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Fallstudie

WM-data

IT-Dienstleister und Berater maximiert abrechnungsfähige Zeit durch neue IT-Infrastruktur

Datum der Veröffentlichung: 19.02.2007

WM-data ist ein Anbieter von IT-Dienstleistungen auf dem skandinavischen Markt. Das Unternehmen, das kürzlich von der internationalen IT-Dienstleistungsgruppe LogicaCMG übernommen wurde, strebt an, seine Erträge durch effizientere Strukturen und Abläufe zu maximieren. Dies betrifft unter anderem die inhomogene Windows®-Betriebssystemlandschaft und die Haltung von Informationen in unübersichtlichen E-Mail-Ordnern und Netzwerkfreigaben. Um das Ziel einer vereinfachten IT-Verwaltung und eines effektiveren Informationsflusses innerhalb des Unternehmens umzusetzen, rüstet WM-data auf Windows Vista™ und Microsoft® Exchange Server 2007 auf. Zusätzlich wird derzeit gemeinsam mit LogicaCMG ein neues Informationsmanagementsystem basierend auf Microsoft Office SharePoint® Server 2007 implementiert. Die Unternehmensgruppe geht davon aus, alleine durch das neue Informationsmanagementsystem für jeden ihrer 40.000 Mitarbeiter eine wöchentliche Zeitersparnis von rund einer Stunde zu erzielen.

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Ausgangslage

Seit fast 40 Jahren versorgt WM-data einige der größten nordeuropäischen Unternehmen im privaten und öffentlichen Sektor mit IT-Dienstleistungen. In über 100 Geschäftsstellen in Dänemark, Finnland, Norwegen und Schweden bietet das Unternehmen Lösungen an, die den Kunden zu mehr Effizienz verhelfen und somit zu einer stärkeren Marktposition beitragen.

Im August 2006 wurde WM-data vom international tätigen IT-Dienstleister LogicaCMG übernommen. Im Zuge dieser Erweiterung konnte sich LogicaCMG mit gut 40.000 Beschäftigten in 41 Ländern als eines der größten IT-Dienstleistungsunternehmen in Europa etablieren. WM-data wird die eigene Markenidentität noch etwa ein Jahr beibehalten und strebt an, innerhalb dieser Zeitspanne seine IT vollständig in LogicaCMG zu integrieren.

Zitat:

Dies stellt unsere bisher umfangreichste Microsoft-Produktaktualisierung dar, die unsere Geschäftsprozesse entscheidend beeinflussen wird. Schließlich handelt es sich hierbei nicht einfach um den Upgrade zur neuesten Office-Generation, sondern um die Implementierung eines vollständigen, integrierten Geschäftssystems.
Anders Tamm, Leitender Infrastrukturtechniker, CIO Office, WM-data

Anders Tamm, verantwortlicher Techniker für die Infrastruktur im Büro des Chief Information Officer (CIO) bei WM-data, schildert die Herausforderung, das bei WM-data über viele Jahre hinweg angewachsene Wissen effizient zu speichern, verwalten und gemeinsam zu nutzen. „Wir haben 10.000 Mitarbeiter in 100 Geschäftsstellen, die alle auf die Verfügbarkeit effektiver Tools angewiesen sind. Diese müssen ihnen dabei helfen, alle Informationen schnell zu finden, die sie zum Bereitstellen optimaler Lösungen für unsere Kunden benötigen“, so Tamm.

„Was uns fehlte war die Fähigkeit, große Datenmengen so zu speichern, dass sie schnell durchsucht werden konnten. Als Lösungsanbieter ist es für uns sehr wichtig, einmal generiertes Wissen wiederzuverwerten. Wenn aber diese Informationen innerhalb unseres Unternehmens nur schwer zu finden und abzurufen sind, leidet unsere Performance.“

Der Umstand, dass die diversen Abteilungen von WM-data mit unterschiedlichen Versionen des Windows®-Betriebssystems arbeiten, darunter Windows 2000 Professional und Windows XP Service Pack 2, schränkt die Leistungsfähigkeit und Effizienz des Dienstleisters zusätzlich ein. Aufgrund dieser heterogenen Betriebssystemlandschaft gestaltet sich die Fehlersuche und –behebung schwierig und nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. „Wenn heute ein Programmierer oder Systemarchitekt einen Fehler meldet, verstreichen zwei bis drei Tage bis der Fehler behoben ist“, bringt Tamm das Problem auf den Punkt. „Solche Ausfallzeiten können wir uns schlichtweg nicht leisten. Jeder Arbeitsausfall aufgrund eines Computerproblems kostet unsere Firma Geld.“ Tamm und Jonas Lundqvist, Projektmanager des Bereichs InfraSolutions von WM-data, verfolgten daher das gemeinsame Ziel, „die Ausfallzeiten auf unter eine Stunde pro Supportfall zu reduzieren“, berichtet Tamm.

Ein letztes Problem bestand darin, dass sich das vorhandene E-Mail-System angesichts des große Datenvolumens, das täglich bei WM-data genutzt und bewegt wird, an der Kapazitätsgrenze bewegte. „Bei so vielen Mitarbeitern, die sich zum Speichern und Verteilen von Daten und Dokumenten auf den E-Mail-Dienst verlassen, führte der Bedarf an immer größeren Postfächern zu einem ernsthaften Problem“, erläutert Tamm. Es wurde daher eine kostengünstige Lösung benötigt, die mit den Speicherplatzbedürfnissen der Mitarbeiter Schritt halten kann. „Auf den Punkt gebracht: Wir mussten unsere Speicherkapazität ausbauen. In diesem Zusammenhang bot es sich an, zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen und das aufgerüstete E-Mail-System gemeinsam mit Active Directory®-Informationen in LogicaCMG zu integrieren.“

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Lösung

Um die Servicequalität und den Gewinn zu maximieren, hält WM-data konstant Ausschau nach neuen Technologien zum Optimieren der eigenen Geschäftsprozesse. Bevor sich der Dienstleister zur Teilnahme am Microsoft® Technology Adoption Program (TAP) für das Windows Vista™-Betriebssystem entschied, wurde die neue Technologie von WM-data-Entwicklern sorgfältig geprüft. „Unsere Entwickler hatten bereits angefangen, das System zu testen“, erinnert sich Tamm. „Und auch unsere Kunden zeigten Interesse. Wir pflegen ‚die gleiche Medizin zu nehmen, die wir verschreiben’, weshalb wir Windows Vista möglichst schnell kennenlernen und sein Potenzial für unsere Kunden ausloten wollten.“

Zeitgleich zu TAP für Windows Vista trat WM-data auch dem 2007 Microsoft Office Rapid Deployment Program (RDP) bei, im Rahmen dessen ein neues Informationsmanagementsystem basierend auf Microsoft Office SharePoint® Server 2007 implementiert wurde. Tamm weiter: „Zwar handelte es sich beim Windows Vista- und SharePoint Server 2007-Pilot um getrennte Projekte, aber die Produkte ergänzen sich so gut, dass wir sie als gemeinsame Investition auf dem Weg zur Integration mit LogicaCMG betrachten. Als nächster wichtiger Schritt in diesem Integrationsprozess steht der Upgrade auf [Microsoft] Exchange Server 2007 an.“

Konsolidierung auf einer einzigen Desktop-Plattform
Im November 2006 implementierte WM-data die Release-to-Manufacturing (RTM)-Version von Windows Vista Enterprise für ca. 75 Testbenutzer im technischen Support. Anfang 2007 war die Zahl der Benutzer bereits auf 110 angewachsen, darunter auch Benutzer aus anderen Abteilungen wie z. B. Buchhaltung und HR. „Zunächst sollte sich das technische Personal mit dem neuen Betriebssystem vertraut machen, damit es die Benutzer der anderen Abteilungen im Zuge der weiteren Aktualisierung optimal betreuen konnte“, fährt Lundqvist fort.

Das neue Betriebssystem wurde auf Hardwareplattformen unterschiedlicher Hersteller bereitgestellt. So zum Beispiel auf tragbaren IBM Thinkpad Computern der Firma Intel mit integrierter Intel® vPro™-Technologie. Diese Geräte sind darauf ausgelegt, das Fernmanagement von Computern zu erleichtern, Vorgänge zu automatisieren und Wartungskosten zu senken. Außerdem erlauben sie den Technikern von WM-data, auf die Geräte selbst im ausgeschalteten Zustand oder bei inaktivem Betriebssystem zuzugreifen und sie zu verwalten. „WM-data ist davon überzeugt, dass mit Intel vPro-Technologie das Angebot und die Qualität von IT-Outsourcing-Dienstleistungen für Geschäftskunden deutlich verbessert werden kann. Daher empfehlen wir Intel vPro als bevorzugte Hardwareplattform für Aktualisierungen auf Windows Vista“, resümiert Johan Ripe, Direktor des Infrastruktur-Geschäftsbereichs von WM-data in Schweden.

WM-data installierte das neue Betriebssystem unternehmensweit mit Hilfe von Microsoft Solution Accelerator für Business Desktop Deployment (BDD) 2007 Lite Touch Installation (LTI), einem Tool, das den gesamten Implementierungsprozess von Windows Vista begleitet und weitgehend automatisiert. Das erforderliche Image wurde von DVD oder einem Server heruntergeladen. „Wir haben ein Image für 20 bis 30 unterschiedliche Hardwarekonfigurationen erstellt. Dieser vereinfachte Imaging-Prozess beschleunigt die Implementierung und versetzt uns in die Lage, Windows Vista effizient bei unseren Kunden zu installieren“, fährt Lundqvist fort. Die unternehmensweite Einführung von Windows Vista bei WM-data und LogicaCMG wird mit BDD 2007 und Microsoft Systems Management Server 2003 in Form einer ferngesteuerten Zero Touch Installation (ZTI) erfolgen.

Lundqvist weiter: „Aus Supportsicht gehen wir davon aus, mit Windows Vista die Bearbeitungszeit für Supportfälle verringern zu können, was sich direkt auf die Arbeitsproduktivität auswirken und unser Unternehmen folglich profitabler machen wird.“ Zudem ermöglichen die Windows Vista-Performanceüberwachungstools IT-Administratoren, sämtliche an einem Computer kürzlich vorgenommenen Änderungen in einem übersichtlichen Protokoll einzusehen. Diese und weitere Funktionen, wie z. B. verbesserte Remote Assistance, werden dazu beitragen, den Fehlerbehebungsprozess zu optimieren.

Implementierung eines neuen Informationsmanagementsystems
Begleitend zum 2007 Microsoft Office-System RDP entwickelte WM-data ein neues System zur Kollaboration und Informationsverwaltung auf Basis von Office SharePoint Server 2007.

Mit diesem System können Projektteams auf webbasierten Team-Sites Informationen wie Projektpläne, Dienstpläne und Lösungsvorschläge speichern, verwalten und austauschen. Noch läuft die Pilotphase mit 200 Benutzern, „und trotzdem stehen bereits 600 weitere Mitarbeiter Schlange, die auch mit den SharePoint Server 2007-Sites arbeiten möchten“, freut sich Tamm. Die Teamsites stellen darüber hinaus nützliche Tools für die Zusammenarbeit zur Verfügung, darunter Blogs (Web-Logs) und Wikisites (Websites, auf denen Besucher Inhalte unkompliziert hinzufügen, entfernen und bearbeiten können), welche die Kommunikation der räumlich verteilten WM-data-Teams erleichtern. „Bei uns laufen in der Regel mehrere Projekte gleichzeitig, und die Berater, die mit unterschiedlichen Teilaspekten eines Projekts befasst sind, befinden sich oft an unterschiedlichen Standorten. Seit wir große Teile der Projektdaten von E-Mail-Ordnern und Netzwerkfreigaben verlagert haben, funktioniert die Kommunikation and Abstimmung unter den Teammitgliedern wesentlich besser“, berichtet Tamm.

Zitat 2:

Wir gehen davon aus, mit Windows Vista die Bearbeitungszeit für Supportfälle verringern zu können, was sich direkt auf die Arbeitsproduktivität und somit die Wirtschaftlichkeit unseres Unternehmens auswirken wird.
Jonas Lundqvist, Projektmanager InfraSolutions Geschäftsbereich, WM-data

Für WM-data sind die leistungsfähigen Suchfunktionen von Office SharePoint Server 2007 besonders interessant, da sie den Mitarbeitern ermöglichen, Informationen schnell und einfach zu finden. Während die Daten früher in isolierten E-Mail-Verzeichnissen und Netzwerkfreigaben gespeichert wurden, macht das neue Managementsystem Dokumente, technische Daten und andere Informationen unternehmensweit verfügbar. „Um unseren Kunden den bestmöglichen Service bieten zu können, muss unserer Informationsnetzwerk auf die Mitarbeiter ausgerichtet sein. Mit SharePoint Server 2007 sind wir in der Lage, diese Vision umzusetzen“, sagt Tamm. Der nahtlose Übergang der Suche zwischen Office SharePoint Server 2007 und Windows Vista ist ein weiteres wichtiges Kriterium für WM-data. „Das wird unseren Mitarbeitern erlauben, Informationen von SharePoint-Sites offline zu nehmen und auf dem Desktop lokal zu durchsuchen“, erläutert Tamm.

Parallel zum Pilotprojekt des neuen Informationsmanagementportals bei WM-data befindet sich LogicaCMG in der Einführungsphase einer ähnlichen Informationsmanagementlösung basierend auf Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003. „Bei LogicaCMG waren es anfangs auch 200 SharePoint-Benutzer, und mittlerweile ist die Zahl der Benutzer auf 10.000 angestiegen. Die Kunde von SharePoint [Server] verbreitet sich im Unternehmen wie ein Lauffeuer – und alle wollen mit von der Partie sein“, stellt Tamm fest. Die Unternehmen planen die beiden Informationsmanagementsysteme im Zuge der Integration zu vereinen. Zu diesem Zweck wird LogicaCMG ebenfalls auf Office SharePoint Server 2007 aufrüsten. „LogicaCMG hat festgestellt, dass viele der intern entwickelten Funktionen in SharePoint Server 2007 bereits standardmäßig im Lieferumfang enthalten sind. Unser Mutterunternehmen möchte auch in den Genuss all dieser neuen Funktionen kommen.“ Als Integrationsschicht für die Anbindung von Office SharePoint Server 2007 an die Line-of-Business-Systeme von WM-data, wie CRM, Buchhaltung und Personalverwaltung, ist Microsoft BizTalk® Server 2006 vorgesehen.

Konsolidierung der E-Mail-Systeme
Die Planung sieht vor, alle E-Mail-Daten, einschließlich der Informationen zu Benutzerkonten und Postfächern, in LogicaCMGs E-Mail-System zu übernehmen. WM-data betrachtet dies als ideale Gelegenheit für eine gemeinsame Integration und Aktualisierung auf Exchange Server 2007. WM-data und LogicaCMG sind aktuell damit beschäftigt, eine Architektur für zwischen 40.000 und 60.000 Postfächer zu entwerfen, die das neue System weltweit verwalten soll. Unterstützt werden sie dabei von Microsoft Services. „Im Zuge der Aktualisierung und Zusammenlegung mit LogicaCMG werden wir sowohl unsere Mail- als auch Active Directory-Struktur überarbeiten“, sagt Tamm. „Dies wird es uns erlauben, die gesamte Struktur zu gegebener Zeit mühelos zu übertragen. Wir freuen uns bereits auf die übersichtliche Systemumgebung und erhöhte Skalierbarkeit von Exchange Server 2007, die es uns unter anderem ermöglichen wird, mit jedem Server eine höhere Anzahl an Benutzerkonten zu unterstützen.“

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Vorteile

Windows Vista und Office SharePoint Server 2007 werden WM-data in die Lage versetzen, effizienter zu arbeiten: Dazu gehören die deutliche Reduzierung von Ausfallzeiten aufgrund technischer Probleme, und die beschleunigte Informationsbeschaffung im Unternehmen. Hinzu kommen die Vorzüge von Exchange Server 2007, mit dem das Unternehmen ein leistungsfähigeres und zugleich kostengünstigeres E-Mail-System einführt.

Maximierung der produktiven Arbeitsleistung
Dank verbesserter Funktionen zur Desktopverwaltung und Fehlerbehebung in Windows Vista, die darauf ausgelegt sind, den Supportaufwand der IT-Abteilung zu minimieren, wird WM-data das angestrebte Ziel erreichen, den Arbeitsausfall pro Supportfall unter einer Stunde zu halten. Mit der Einführung eines einheitlichen Betriebssystems wird sich die Arbeit des technischen Supports grundlegend vereinfachen, da sich die Techniker nur mit einer einzigen Plattform auseinandersetzen müssen. Zudem werden die Performanceüberwachungsfunktionen von Windows Vista die Fehlerdiagnose erleichtern, indem sie ein nützliches Protokoll aller am System vorgenommen Änderungen bereitstellen.

Darüber hinaus verspricht sich WM-data von den verbesserten und integrierten Suchfunktionen in Office SharePoint Server 2007 und Windows Vista eine Zeitersparnis von einer Stunde pro Mitarbeiter. Diese Stunde kann fortan wertschöpfend genutzt werden. „Dank Windows Vista und SharePoint Server 2007 werden die Mitarbeiter unseren Kunden künftig jede Woche eine zusätzliche Stunde zur Verfügung stehen. Bei 40.000 Mitarbeitern entspricht das einer Ertragssteigerung in Millionenhöhe, oder zumindest einer sehr hohen Effizienzsteigerung“, stellt Tamm fest.

Verbesserter Kundenservice
Neben der Optimierung interner Abläufe wird sich auch die von WM-data erbrachte Servicequalität verbessern. „Mit SharePoint Server 2007 wird der Beitrag jedes Mitarbeiters zur Leistungserbringung am Kunden gestärkt, da sich für alle der Zugriff auf die benötigten Informationen erleichtern wird,“ meint Tamm.

Tamm plant außerdem, künftig auch Kunden und externen Partnern, wie z. B. Offshore-Entwicklern oder technischen Supportunternehmen, den Zugriff auf Teamsites zu ermöglichen. „Wir versprechen uns von dieser Maßnahme, die Kunden stärker und direkter am Entwicklungsprozess zu beteiligen. Gleichzeitig werden wir diesen Kanal nutzen, um Informationen zu neuen Produkten und Lösungen bereitzustellen.“ Mehr noch: Nach Tamms Einschätzung bietet der Informationsaustausch über Office SharePoint Server 2007-Sites die Möglichkeit für einen grundlegenden Paradigmenwechsel. „Bisher ging die Kundenbeziehung immer vom Vertrieb aus. Mit SharePoint Server 2007 könnte sich diese Geschäftsstruktur ändern, indem diese Technologie den Kunden befähigt, die benötigten Fachkräfte beim Dienstleister auf eigene Faust ausfindig zu machen.“

Mehr Speicherkapazität, geringere Kosten
Derzeit ist das Speichervolumen der E-Mail-Postfächer bei WM-data auf 200 Megabyte beschränkt, und trotz dieser Einschränkung reichen die verfügbaren Speicher- und Serverressourcen kaum noch aus. Mit Exchange Server 2007 kann das Unternehmen bald wesentlich mehr Postfächer auf jedem Server verwalten und folglich deutlich kostengünstiger arbeiten. Als systemeigene 64-Bit-Anwendung mit entsprechend höheren Obergrenzen für Speicher und Cache erleichtert Exchange Server 2007 die Aufgabe von IT-Abteilungen, den Bedarf an Postfach-Speicherplatz und Performance zu decken – und mit stetig wachsenden Postfächern und einer steigenden Anzahl an Konten pro Server Schritt zu halten. „Außerdem können wir dank Exchange Server 2007 unsere teueren Hochleistungsfestplatten durch günstigere Geräte im mittleren Preissegment ersetzen,“ freut sich Tamm. „Ganz zu schweigen von den Vorteilen einer effizienteren Infrastruktur, die wir im Zuge der Integration mit LogicaCMG durch die Konsolidierung der Serverlandschaft genießen werden.“

Eine echte Komplettlösung
Neben Windows Vista, Office SharePoint Server 2007 und Exchange Server 2007 plant WM-data zusätzlich den Einsatz von Microsoft Office Professional Plus 2007. Als Grund verweist Tamm auf das optimale Zusammenspiel der unterschiedlichen Produkte und die vielen erweiterten Funktionen, die unternehmensweit für mehr Effizienz sorgen werden. Hinzufügend stellt er fest: „Durch Integration des 2007 Microsoft Office-Systems mit unseren Backoffice-Systemen werden wir Information künftig wesentlich schneller sammeln und für unsere Kunden aufbereiten können.“ So zum Beispiel mit der Tabellenkalkulationssoftware Microsoft Office Excel® 2007 und Excel Services: Diese ermöglichen die Umwandlung von Tabellen in das browsertaugliche HTML-Format, was den Austausch von Informationen mit dem Kunden erheblich vereinfacht und sicherer macht.

„Dies stellt unsere bisher umfangreichste Aktualisierung von Microsoft-Produkten dar“, so Tamm. „Sie wird unsere Geschäftsprozesse erheblich beeinflussen. Schließlich geht es hier nicht einfach um den Upgrade zur neuesten Generation von Word oder Excel, sondern um die Implementierung eines vollständigen, integrierten Geschäftssystems.“

Windows Vista
Mit Windows Vista wird die IT Ihres Unternehmens zu einer wertvollen Ressource, die entscheidend zur Stärkung Ihrer Marktposition beiträgt: Mitarbeiter finden Informationen schneller und können sie effektiver nutzen. Die mobile Arbeit wird durch Kollaborationstools und besseren Zugriff auf gemeinsam genutzte Daten erleichtert. Ihr IT-Personal verfügt über leistungsfähigere Tools und Technologien, um maximale Daten- und IT-Sicherheit zu gewährleisten und die IT-Umgebung effizient zu verwalten und zu erweitern.

Weitere Informationen zu Windows Vista erhalten Sie unter:

www.microsoft.com/windowsvista

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Weitere Informationen

Weitergehende Informationen zu Produkten und Services von Microsoft erhalten Sie bei der Microsoft Geschäftskundenbetreuung unter E-Mail: BtoB@microsoft.com.
Nähere Informationen erhalten Sie im Word Wide Web unter: www.microsoft.de

Weitere Informationen zu Produkten und Services von WM-data erhalten Sie im Web unter: www.wmdata.com.

Dokumente downloaden:WMData.doc
Tools zum Anzeigen von Office-Dateien

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Lösungsübersicht

www.wmdata.com

Unternehmensgröße des Kunden: 10.000 Mitarbeiter

Profil der Organisation

Als Teil der LogicaCMG Gruppe bedient WM-data skandinavische Firmen im Segment IT-Dienstleistungen. Das Unternehmen mit Firmensitz in Stockholm, Schweden, beschäftigt rund 10.000 Mitarbeiter in 100 Niederlassungen.

Geschäftssituation

WM-data strebte eine höhere Mitarbeiterproduktivität durch Minimierung der Computerausfallzeiten und verbessertes Informationshandling an.

Lösung

WM-data implementiert aktuell Windows Vista™, Microsoft® Exchange Server 2007 und das 2007 Microsoft Office-System, um die interne IT-Infrastruktur und den Zugriff auf Informationen zu optimieren.

Vorteile

• Erhöhter Wertschöpfungsgrad der geleisteten Arbeit

• Verbesserte Servicequalität

• Zusätzliche Speicherkapazität zu geringeren Kosten

• Integrierte Komplettlösung

Hardware

• Tragbare Computer
  − IBM ThinkPad Serie T, X und Z
  − HP/Compaq Evo, Serie NC und NX
  − HP/Compaq Evo, Serie NC und NX

• Desktop-Computer
  − HP D530 SFF
  − HP/Compaq ED510SFF
  − Dell OptiPlex

• Server
  − HP ProLiant DL385, DL585
  − IBM Server Blade Center HS20 88843PGM

Partner

Intel

Software und Services

Microsoft BizTalk Server 2006
Microsoft Exchange Server 2007
Microsoft Office Excel 2007
Microsoft Office SharePoint Server 2007
Microsoft Office Word 2007
Microsoft Systems Management Server 2003
Microsoft Windows Server 2003 Enterprise Edition
Windows Vista Enterprise

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