EAI mit Microsoft Dynamics AX: So schaffen Sie eine integrierte IT-Architektur

In einer komplexen und verteilten Organisationsstruktur, die sich auf Niederlassungen in verschiedenen Ländern und Regionen erstreckt, ist die Wahl der richtigen Unternehmenssoftware und IT-Systemarchitektur ein wesentlicher Faktor für Unternehmenserfolg und Wachstum.

Microsoft Dynamics AX steht in mehreren Landes- und Sprachversionen zur Verfügung. Mit der dezidierten Ausrichtung auf den gehobenen Mittelstand mit internationaler Ausrichtung sowie für Großunternehmen ist die ERP-Lösung optimal für den Einsatz in einem so genannten Hub&Spoke-Szenario geeignet: Entweder kann Microsoft Dynamics AX als ERP-System für das Hub (in der Regel die Hauptniederlassung in einer komplexen und verteilten Organisationsstruktur) eingesetzt werden – oder aber auch bei den Spokes (üblicherweise kleinere Landesniederlassungen), die über Enterprise Application Integration, kurz EAI, an das Hub und damit ggf. an ein anderes System (z. B . von SAP) angebunden werden. Und selbstverständlich ist auch ein EAI-Szenario möglich, das komplett mit Microsoft Dynamics AX realisiert wird und somit auf AX in der Zentrale und den Niederlassungen setzt.

Grundsätzlich wird EAI benutzt, um

• Stammdaten abzugleichen,
• durchgängige Prozesse zu abzubilden,
• Datenkonsolidierungen durchzuführen und
• übergreifende Transaktionen zu ermöglichen.

Klicken Sie hier, um mehr über das EAI-Konzept (Enterprise Application Integration) von Microsoft Dynamics zu erfahren.

Es gibt verschiedene Gründe, die für eine EAI-Strategie sprechen. Wenn beispielsweise einige Niederlassungen in einer Organisationsstruktur bestimmte Aufgaben übernehmen – z. B. als Produktionsstätte oder Servicecenter – so unterscheiden sich deren Anforderungen an eine Unternehmenssoftware zumeist stark von anderen Unternehmensstandorten bzw. der Hauptniederlassung, in der alle Informationen und Prozesse zusammenfließen. Gerade kleinere Niederlassungen brauchen häufig eine ERP-Lösung mit einem geringeren Funktionsumfang, da diese kostengünstiger und mit weniger (Personal-)Aufwand zu betreiben sind und nichtsdestotrotz Anforderungen eines Konzerns Rechnung tragen muß (z.B. Konsolidierung oder umfangreiches Intercompany-Geschäft). In vielen Fällen sind auch Firmenübernahmen dafür verantwortlich, dass innerhalb einer Organisation verschiedene Unternehmenslösungen eingesetzt werden. Um dennoch alle Informationen zentral zusammenzuführen und die Kontrolle über alle Prozesse zu behalten, ist eine EAI-Architektur von Nöten. Hierbei werden die einzelnen ERP-Systeme über intelligente Middleware-Komponenten einfach ineinander verzahnt, so dass Prozesse und der Austausch von Daten reibungslos ablaufen. Die Vorteile:

• Einfachheit: Die einzelnen Niederlassungen sind nur für einen Teil der Gesamtprozesse eines Unternehmens/einer Organisation verantwortlich. Aus diesem Grund bietet sich der Einsatz dezentraler Systeme in den Niederlassungen an; denn diese sind in der Regel einfacher strukturiert und kostengünstiger in Betrieb, Wartung und Administration als ein monolithisches System, das die Anforderungen jedes Standorts abdecken muss. Zudem können markt- und länderspezifische Anforderungen mit dezentralen Systemen häufig flexibler abgebildet werden.
• Positive Kosteneffekte: Die Implementierung von dezentralen, flexibleren Systemen ist kostengünstiger als ein groß angelegtes Implementierungsprojekt für ein monolithisches, zentrales System. So wird ein positiver Kosteneffekt auf das Gesamtszenario erzielt. Dies gilt nicht nur für die Initialkosten, sondern auch im erheblichen Maße für die Betriebs- und Upgradekosten eines Systems.
• Migration Schritt für Schritt: EAI-Szenarien ermöglichen Unternehmen, schrittweise auf ein neues System zu wechseln. Die schnellere Einführung der Systeme bei den kleineren Niederlassungen sorgt bereits innerhalb kurzer Zeit für sichtbare Ergebnisse. Zudem wird das Risiko reduziert, das sich aus einer „Big Bang Einführung“ (Ablösung der gesamten ERP-Systemlandschaft zu einem Zeitpunkt) ergibt.
• Verfügbarkeit: Dezentrale Systeme sind auch ohne das jeweilige zentrale System verfügbar und können unabhängig weiteroperieren. Sobald das zentrale System oder die Kommunikationsverbindung dorthin wieder verfügbar ist, werden die Transaktionen an das zentrale System übergeben.
• Carve-out-Strategie: Organisationen müssen sich zunehmend flexiblen (Re-) Organisationsprozessen stellen. Dafür ist es nicht selten erforderlich, eine Organisationseinheit (Sparte, Niederlassung oder andere Unternehmensbereiche) mit deren Datenbasis aus der alten, übergeordneten Organisation herauszulösen und unter eine neue, übergeordnete Einheit zu stellen. Dezentrale Datenbestände erleichtern diesen Prozess; denn ein „Herausschälen“ (Carve-out) von Daten einer dezentralen Einheit aus einem zentralen Datenbestand ist extrem aufwändig und kostspielig.

EAI und Ihr Nutzen mit Microsoft Dynamics AX

• Konsolidierung von Finanzdaten

Häufig agieren die einzelnen Niederlassungen eines Unternehmens als eigenständige Geschäftseinheiten. Damit dennoch ein zentrales Controlling und Reporting möglich ist, müssen die Niederlassungen ihre Daten und Finanzergebnis an die Hauptniederlassung übergeben, wo sie über verschiedene Medien und Formate hinweg in ein zentrales System eingespeist werden. Mit EAI entfallen die mühsamen und fehleranfälligen manuellen Abstimmungsprozesse und die Erfassung z. B. in Tabellenkalkulationen. Stattdessen fließen alle Daten automatisch und ohne Medienbrüche in die Finanzbuchhaltung der Hauptniederlassung ein. Microsoft Dynamics AX bietet dafür:

• Zentrale Erfassungen, in denen die Daten gebucht und alle Werte automatisch in das gewünschte Format transformiert werden
• Mehrwährungsfunktionalität
• Effiziente Struktur im Kontenplan, Unterstützung mehrerer Dimensionen, flexibles Reporting
• Individuelle Einstellung der Konsolidierungszeitpunkte, z. B. nachts oder am Wochenende, um den laufenden Betrieb nicht zu stören
• Über 36 Landesversionen, die die handels- und steuerrechtlichen Gegebenheiten eines Landes abbilden

• Zentralisierung des Einkaufs

Kann ein Unternehmen seine Beschaffungsprozesse mit EAI zentralisieren, so profitiert es in der Regel von Mengenrabatten bei seinen Lieferanten und einer einfacheren Steuerung seiner Logistikprozesse. Damit Bestellvorschläge bzw. Warenanforderungen nicht einzeln und manuell an die Niederlassung, die den zentralen Einkauf bearbeitet, übermittelt werden müssen, gibt es in Microsoft Dynamics AX mehrere hilfreiche Funktionen:

• Unterstützung mehrerer Lagerorte und Niederlassungen (Sites) für alle Bestandsbuchungen
• Aktualisierungen der verfügbaren Lagerbestände über Standorte hinweg
• Automatische Statusrückmeldung an die bestellenden Niederlassungen
• Mehr Transparenz in der Kommunikation zwischen allen Niederlassungen und mit den Lieferanten

Das Application Integration Framework – die technologische Basis für EAI

Microsoft Dynamics AX ist eines der modernsten ERP-Systeme am Markt und bietet umfassende Integrationsmöglichkeiten.

Das Application Integration Framework (AIF) von Microsoft Dynamics AX ist die Basis für eine umfassende Application-to-Application (A2A)-Integration. Für einen reibungslosen Datenaustausch bieten sich die Webservices aus dem AIF an, die Microsoft Dynamics AX den Aufruf von Funktionen in einem externen System erlauben. Ebenso kann externen Systemen ermöglicht werden, Funktionen in Microsoft Dynamics AX aufzurufen.

Das AIF unterstützt synchrone und asynchrone Kommunikation und ermöglicht so den zuverlässigen Dokumentenaustausch im XML-Format. Beim synchronen Austausch wird eine Dokumentenklasse, die mit Microsoft Dynamics AX-Geschäftslogik definiert wurde, genutzt. Diese Dokumentenklasse wird in serieller Reihenfolge in XML- und Überschriftinformationen unterteilt und als Nachricht ausgegeben, die anschließend in bzw. aus Microsoft Dynamics AX übertragen werden kann.

Der asynchrone Austausch basiert auf einem Adapter, der die Dokumente für den Austausch über einen bestimmten Übertragungsmechanismus, wie z. B. Microsoft Message Queuing (MSMQ) oder Microsoft BizTalk Server, in ein geeignetes Format umwandelt. Jedes Dokument wird zunächst in eine Warteschleife verschoben und später von Microsoft Dynamics AX stapelweise zusammen mit anderen Dokumenten verarbeitet. Folgende Austauschmöglichkeiten werden unterstützt:

• Versenden von Dokumenten aus Microsoft Dynamics AX an ein anderes System
• Empfangen von Dokumenten aus anderen autorisierten Systemen in Microsoft Dynamics AX und Erstellen neuer Datensätze in Microsoft Dynamics AX
• Antworten auf Lese- und Abrufanfragen, um eingehende Anfragen aus anderen autorisierten Systemen in Microsoft Dynamics AX zu bearbeiten, die angeforderten Daten aus Microsoft Dynamics AX abzurufen und mit entsprechender Filter- und Sicherheitseinstellung als Antwort an das andere System zu senden

Mit dem Application Integration Framework (AIF) und den Webservices kann die Effizienz z. B. in der Lieferkette verbessert werden, indem alle beteiligten Unternehmen Zugriff auf Microsoft Dynamics AX erhalten. So können Datensätze in Microsoft Dynamics AX automatisch gelesen, abgefragt, erstellt und aktualisiert werden.

Erfolgreiche Integrationsszenarien bei Kunden: EAI mit Microsoft Dynamics AX im Praxiseinsatz

Ihre Vorteile mit Microsoft Dynamics AX als EAI-Komponente

• Eines der modernsten Systeme am Markt
• Internationales, zentrales ERP-System mit über 36 Landes- und Sprachversionen – auch für den arabischen, asiatischen und osteuropäischen Raum
• Investitionssicherheit; Wartungsgarantie
• Einfache Anpassungen, hohe Benutzerakzeptanz
• Industriespezifische Erweiterungen bereits im Standard für Prozessindustrie, Diskrete Fertigung, Dienstleistungsunternehmen und Handel

Diese und weitere Möglichkeiten bietet Ihnen eine EAI-Strategie mit Microsoft Dynamics AX. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie EAI auch für Ihre Unternehmensstandorte gewinnbringend nutzen können, wenden Sie sich bitte an Ihren Microsoft Dynamics-Partner. Oder nehmen Sie Kontakt zu uns auf – wir beraten Sie gern!