Mehr Wirtschaft durch weniger Bürokratie

Schnelle und kundenfreundliche Behördenverfahren können den Ausschlag dafür geben, dass sich Unternehmen in einer Region ansiedeln. Darum liegt in der Umsetzung der EG-Dienstleistungsrichtlinie (EG-DLR) die große Chance, Prozesse zu optimieren und damit E-Government als Wirtschafts- und Standortfaktor auszubauen. Dr. Ute Hansen leitet das Referat für Verwaltungssteuerung und E-Government im Finanzministerium von Schleswig-Holstein und erläutert die organisatorischen Herausforderungen bei der Umsetzung der EG-DLR.

Die öffentliche Verwaltung muss im Laufe des Jahres 2009 die EG-DLR umsetzen und die einheitlichen Ansprechpartner für Unternehmen einführen. Wo sehen Sie die Herausforderungen dabei?

Dr. Ute Hansen: Artikel 6 der EG-DLR fordert den einheitlichen Ansprechpartner, Artikel 7 schafft das Recht auf Information, und Artikel 8 macht die elektronische Verfahrensabwicklung zwingend. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, benötigt die öffentliche Verwaltung eine leistungsfähige technische Infrastruktur. Die standardisierte elektronische Vernetzung der Beteiligten in den Wertschöpfungsbeziehungen bietet in Schleswig-Holstein die Möglichkeit, organisationsübergreifend und damit prozessorientiert zu arbeiten. Dies verschafft allen Akteuren des Landes, der Kammern, der Kommunen und der Wirtschaft eine gemeinsame verlässliche Basis für die Zusammenarbeit, wie sie die EG-DLR in einer für die Verwaltung völlig neuen Qualität fordert.

Wird die neue Infrastruktur für die Umsetzung der EG-DLR ausreichen?

Dr. Ute Hansen: Die technische Infrastruktur- und Standardisierungsleistung reicht nicht aus! Wir müssen auch große organisatorische Herausforderungen annehmen und zügig umsetzen. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Land, Kommunen, Kammern und Wirtschaft müssen Aufgaben und Zuständigkeiten neu geordnet werden. Die neue Aufgabenverteilung wird sich stark an den Prozessen ausrichten. Wenn jeder Beteiligte in den Kommunen, Kammern und im Land sich als Teil eines transparenten Gesamtprozesses versteht und auch so arbeitet, dann verschafft die EG-DLR dem Wirtschaftsstandort Schleswig-Holstein einen echten Vorteil.

Was bedeutet dies für die Mitarbeiter in den Behörden?

Dr. Ute Hansen: Bei einem Genehmigungsprozess wie einer Gewerbeanmeldung zum Beispiel musste der Antragsteller bisher alle notwendigen Dokumente nacheinander besorgen und dazu verschiedene Behörden kontaktieren. Jeder Mitarbeiter kannte dabei lediglich seine Aufgabe – zum Beispiel die Ausstellung eines Führungszeugnisses – hatte jedoch keinen Überblick über den gesamten Prozess, der für die Gewerbeanmeldung notwendig war. Mit der EG-DLR wird sich das grundlegend ändern: Eine Gewerbeanmeldung wird von einem Schritt-für-Schritt-Verfahren zu einem ganzheitlichen Prozess, bei dem die einzelnen Etappen alle zusammengehören. Im Wechsel von der Teilverantwortung der einzelnen Behörden zur Gesamtverantwortung für den ganzen Ablauf liegt großes Optimierungspotenzial – das haben unsere Gespräche mit den Vertretern der Kommunen und Kammern klar ergeben.

Welche Rolle übernimmt das Land Schleswig-Holstein bei der Umsetzung der EG-DLR?

Dr. Ute Hansen: Das Land betreibt und pflegt ein leistungsfähiges Landesnetz und die technische Infrastruktur. Zudem soll ein Prozessregister allen Beteiligten Überblick über sämtliche EG-DLR-relevanten und kommunalen Prozesse verschaffen. Diese technische und prozessuale Infrastrukturverantwortung begleitet das Finanzministerium mit seiner Gesetzesinitiative: Das geplante E-Government-Gesetz soll die rechtlichen Voraussetzungen für den notwendigen technischen und organisatorischen Standardisierungsprozess schaffen.

Wer wird von dem Prozessregister profitieren, welchen Nutzen soll es bringen?

Dr. Ute Hansen: Das Prozessregister wird sämtliche Prozesse ausführlich dokumentieren. Die Mitarbeiter der Behörden finden hier unter anderem alle Abläufe sowie die dazugehörigen Rechtsgrundlagen und können sogar in Zukunft die notwendigen Formulare herunterladen. Das Prozessregister wird permanent erweitert und aktualisiert werden – und daran werden auch die Nutzer beteiligt sein. Die Anwender aus den Kommunen, Kammern und dem Land können Fragen stellen, neue Beiträge liefern oder vorhandene erweitern und kommentieren. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Schwächen eines Prozesses schnell erkennen und gemeinsam Verbesserungen erarbeiten. Das Prozessregister wird zu einer landesweiten Standardisierung verhelfen und die Wirtschaftlichkeit steigern, weil Behörden auf Erfahrungen anderer zurückgreifen können, statt jeden Prozess selbst neu definieren zu müssen.

Und wo bleibt der Mensch?

Dr. Ute Hansen: Über diese Frage freue ich mich. Denn der Erfolg bei der Umsetzung der EG-DLR wird entscheidend davon abhängen, wie wir den Veränderungsprozess gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gestalten. Aus diesem Grund haben wir im schleswig-holsteinischen Projekt zur Umsetzung der EG-DLR die AG Change Management eingerichtet. Darin befassen wir uns gemeinsam mit Mitarbeitern nahezu aller Hierarchieebenen unter anderem mit Wissens- und Informationsmanagement sowie mit der Entwicklung und Umsetzung von Fortbildungsangeboten.

Welche Vorteile bringt diese Zusammenarbeit mit den Behörden noch vor der endgültigen Umsetzung der EG-DLR?

Dr. Ute Hansen: Je früher die betroffenen Mitarbeiter eingebunden und informiert werden, desto einfacher wird die Einführung der neuen Prozesse werden – nicht zuletzt, weil eine rege Kommunikation Vorbehalte abbauen kann. Überdies verschafft der Austausch den Beteiligten die Möglichkeit, die neuen Prozesse von Beginn an mitzugestalten, damit die Erfahrungen einzelner allen zugutekommen. Um Zeit zu sparen, findet die Kommunikation nicht immer persönlich statt. Wir nutzen die elektronischen Kommunikationswege bereits intensiv und setzen einen SharePoint ein. Damit haben auch externe Mitarbeiter Zugriff auf Dokumente und können an virtuellen Besprechungen teilnehmen oder in Foren diskutieren.

Haben Sie bereits einen Plan, den Erfolg der EG-DLR in Schleswig-Holstein ab 2010 messbar und damit steuerbar zu machen?

Dr. Ute Hansen: Wir arbeiten aktuell an den ersten Konzeptionen, wie ein solches strategisches Informations- und Steuerungssystem in Kooperation mit allen Beteiligten entwickelt und aufgebaut werden könnte. Im November 2008 haben wir mit den Kooperationspartnern der E-Government-Kompetenzinitiative im Rahmen eines Konvergenzworkshops erste Ansätze entwickelt. Das Ergebnis sind die „6 Kieler Impulse für ein kooperatives Informations- und Steuerungssystem“. Diese stellen einen guten Ausgangspunkt dar, um die nächsten Schritte im Jahr 2009 gehen zu können. Das Ziel ist, bereits ab 2010 den Erfolg für Schleswig-Holstein im Sinne der Vision „Mehr Wirtschaft durch weniger Bürokratie“ messbar zu machen und damit E-Government weiter als positiven Wirtschafts- und Standortfaktor in Schleswig-Holstein zu positionieren.

Wir danken für das Gespräch.

Weiterführende Informationen

E-Government-Kompetenzinitiative

Die E-Government-Kompetenzinitiative fördert Innovationen im Bereich des E-Governments. Kooperationen von Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung tragen hierzu bei und werden deshalb im Rahmen der Kompetenzinitiative konsequent ausgebaut. Microsoft gehört der E-Government-Kompetenzinitiative als Kooperationspartner an.

Gesetz zur elektronischen Verwaltung für Schleswig-Holstein
Mithilfe von elektronischer Verwaltung sollen die Behörden künftig noch bürgerfreundlicher, schneller, effektiver und kostengünstiger arbeiten. Eine Grundlage dafür schafft das neue Gesetz zur elektronischen Verwaltung für Schleswig-Holstein (E-Government-Gesetz, EGovG), das die Landesregierung im Januar 09 beschlossen hat.

E-Government-Strategie

Die zentrale E-Government-Strategie des Landes Schleswig-Holstein wird durch Leitlinien und Handlungsfelder definiert. Sie soll Arbeitsplätze schaffen und das Wirtschaftswachstum sowie den grenzüberschreitenden Handel mit Dienstleistungen fördern.

Weitere Informationen über Microsoft-Lösungen zur EG-Dienstleistungsrichtlinie finden Sie hier:

www.microsoft.de/eudlr