E-Government Starter Kit - Wirtschaftlichkeit: Kosten sparen am Beispiel der Online-Melderegisterauskunft
Eine Investition, die sich rechnet
Auch die öffentliche Verwaltung muss heutzutage kostensensibel wirtschaften. Dieser Herausforderung müssen sich große und kleinere Kommunen stellen. Die Frage, ob die Investition in eine E-Government-Lösung nicht hinter wichtigeren Aufgaben zurückstecken sollte, ist angesichts leerer Kassen durchaus berechtigt. Wer nicht kurzfristig plant wird jedoch erkennen, dass gerade die Investition in die technologische Infrastruktur einer Behörde wirtschaftliches Arbeiten überhaupt erst ermöglicht.
Ein starkes Argument für kosteneffiziente Behördenarbeit
Das E-Government Starter Kit (EGSK) wurde speziell für die öffentlichen Verwaltungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene entwickelt. Es ist die Lösungsplattform für alle Organisationen der öffentlichen Hand, die elektronische Dienstleistungen über Internet und Intranet realisieren und bestehende Fachanwendungen und deren Dienste einbinden möchten. Da die Dienste das gesamte vorhandene Leistungsspektrum des Microsoft EGSK nutzen, können die Dienstmodule selbst sehr schlank und effizient gehalten werden. Diese Fokussierung auf die Kernkompetenz eines Dienstmoduls gewährleistet den wirtschaftlichen Betrieb von E-Government-Diensten.
Wir rechnen mit.
Die Melderegisterauskunft (MRA) ist für alle Kommunen eine bundesweite Aufgabe mit hoher Fallzahl. Eine Studie in Siegburg hat ergeben, dass jährlich durchschnittlich 0,5 einfache Melderegisterauskünfte pro Einwohner gestellt werden. Diese relativ hohe Fallzahl kommt dadurch zustande, dass viele Anfragen zu Massenauskünften an meist gleiche Antragsteller führen: Rechtsanwälte, Inkassobüros, andere Unternehmen oder auch externe Behörden.
Bei einer manuellen Bearbeitung jedes einzelnen Antrags beträgt die Bearbeitungszeit mit Hilfe von Formularvordrucken im Meldeamt bei einer einfachen Melderegisterauskunft durchschnittlich 1,5 Minuten, ohne Formularvordrucke bis zu fünf Minuten. Die Bearbeitungszeit für eine erweiterte Melderegisterauskunft kann sogar bis zu sieben Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Der Verwaltung entstehen dabei hohe Kosten für Personal, aber auch für Porto, Toner, Briefumschläge et cetera. Zudem sind Postlaufzeiten von mehr als einer Woche zwischen Absendung der Anfrage und dem Eingang der Rückantwort beim Antragsteller der Normalfall.
Online-MRA-Auskünfte: Aktive Kosteneinsparung und besserer Bürgerservice durch EGSK
Die automatisierte Bearbeitung der Meldeauskunft mit Hilfe des EGSK hat einen enormen Nutzen für Bürger, Großkunden und natürlich die Verwaltungen: Die Verwaltungskunden bekommen sofort und online eine Antwort auf ihre Anfrage. Dies erhöht die Akzeptanz, aufgrund der positiven Erfahrung werden schon in kürzester Zeit die meisten Antragsteller – hier im Besonderen Großkunden mit einer hohen Fallzahl an Anfragen – den Service einer Online-Auskunft nutzen.
Durch die enormen Vorteile der EGSK-Online-Melderegisterauskünfte kann schnell eine hohe Rate der Online-Antragssteller erreicht werden. Je größer die Online-Nutzungsrate der Antragssteller, desto größer die Kosteneinsparung:
* Bei einer Gemeinde mit 50.000 Einwohnern, 0,5 MRA pro Einwohner, 1,5 Minuten Bearbeitungszeit pro MRA
So könnten zum Beispiel bei einer Kommune mit 50.000 Einwohnern jährlich etwa 26.000 Euro an Personal- und haushaltswirksamen Kosten eingespart werden. Die eingesparte Zeit für die Bearbeitung der Anträge könnten Verwaltungsmitarbeiter für andere dringendere Aufgaben nutzen.
Grundsätzlich gilt: Je größer die Einwohnerzahl der Kommune, desto größer die Einsparungseffekte mit dem Einsatz des E-Government Starter Kit:
* Bei 0,5 MRA pro Einwohner, 1,5 Minuten Bearbeitungszeit, 70% Online-MRA-Anträge
Mit dem Einsatz des EGSK können Online-Melderegisterauskünfte jeglicher Art realisiert werden:
Bei nicht automatisierten Melderegisterauskünften entstehen je nach Bearbeitungszeit große Verwaltungskosten, die der Einsatz des EGSK erheblich reduziert:
* Bei einer Kommune mit 50.000 Einwohnern, 0,5 MRA pro Einwohner, 70% Online MRA-Anträge
Mit dem EGSK ist gewährleistet, dass die Wiedergewinnung der Investition in kürzester Zeit möglich ist.
Eine EGSK-Implementierung ist ab 25.000 Euro zu realisieren. Die Investition einer 46.000-Einwohner-Kommune hat sich bereits nach einem Jahr allein durch den Online-MRA-Dienst amortisiert.
