Vor dem Einzug der Computer in den Unternehmensalltag war es nicht möglich, an wichtige Unternehmensberichte und -akten zu gelangen, ohne vom Platz aufzustehen und die Papiere einem geschlossenen Aktenschrank zu entnehmen.

	TIPP In bestimmten Fällen möchten Sie festlegen, wer Zugriff auf ein Dokument hat. In anderen Fällen möchten Sie nur festlegen, wer ein Dokument bearbeiten kann. Über den Aufgabenbereich „Dokument schützen“ in Word 2003 können Sie festlegen, ob (und welche) Änderungen oder Kommentare eine andere Person an einem Dokument vornehmen kann. Hier können Sie auch die Personen festlegen, die von den von Ihnen erstellten Regeln ausgenommen sind. Office 2007 bietet Ihnen durch umfangreiches Rechtemanagement individuelle Schutzmöglichkeiten für jeden Dokumententyp.

Der moderne digitale Arbeitsplatz macht den Zugriff auf Dokumente viel leichter. Mitarbeiter und sogar entsprechend geschulte Außenstehende können über den PC mit nur wenigen Mausklicks beinahe jedes Unternehmensdokument finden und anzeigen.

Geschäftsinhaber sind zu Recht besorgt. Das nicht autorisierte Anzeigen und die Weitergabe von vertraulichen Kunden- und finanziellen Daten, Mitarbeiterinformationen, Produktspezifikationen und anderen vertraulichen Dokumenten kann verheerende Folgen haben. Sicherheitslücken können z. B. zu Umsatzverlust, verminderter Wettbewerbsfähigkeit, beeinflussten Erwerbs- und Einstellungsentscheidungen und zur Schädigung des Kundenvertrauens führen. Der Bericht für die Lohnbuchhaltung zum Beispiel könnte, wennn er in Umlauf gerät, für Ärger unter den Mitarbeitern sorgen.

Wie können Sie vertrauliche Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen? Mit den folgenden Strategien bleiben vertrauliche Dokumente auch vertraulich.

Einfache Möglichkeiten zum Dokumentenschutz

Mit diesen einfachen Maßnahmen und Technologien sorgen Sie für Dokumentensicherheit:

1. Vernichten Sie Ausdrucke. Ausdrucke vertraulicher Dokumente sollten Sie nach Besprechungen vernichten. Fordern Sie auch alle Teilnehmer auf, dies zu tun.

2. Beschriften Sie Dokumente. Wenn sich Mitarbeiter der Vertraulichkeit von Dokumenten nicht bewusst sind, ergreifen sie auch nicht die nötigen Vorsichtsmaßnahmen. Fordern Sie die Verfasser auf, die Kopf- oder Fußzeile der Dokumente mit dem Vermerk „Vertraulich“ zu kennzeichnen. Es ist auch möglich, ein Wasserzeichen mit dem Vermerk „Vertraulich“ zu erstellen. Wählen Sie in Word 2007 aus dem Menü „Seitenlayout“ den Eintrag „Seitenhintergrund“ und anschließend „Wasserzeichen“ (bei Word 2003 aus dem Menü „Format“ den Eintrag „Hintergrund“ und anschließend „Gedrucktes Wasserzeichen“). Wählen Sie anschließend aus der Dropdown-Liste die Option „VERTRAULICH“.

3. Verwenden Sie den Kennwortschutz. Sie können die Zugriffsrechte für ein Dokument einschränken, indem Sie einen Kennwortschutz einrichten, so dass jeder, der das Dokument öffnen möchte, das von Ihnen erstellte und weitergegebene Kennwort kennen und eingeben muss. Diese Funktion ist für alle mit Microsoft Office 2007 oder Office 2003 erstellten Dokumente, Tabellen und Präsentationen verfügbar. Bei Office 2007 gehen Sie folgendermaßen vor:

4. Installieren Sie eine Firewall. Es gibt zahlreiche gute Gründe, eine Firewall zu installieren - einer davon ist der Schutz wichtiger Dokumente. Firewalls können Interneteindringlinge daran hindern, auf die Dateien Ihres Computers zuzugreifen und wichtige Informationen anzuzeigen. Windows Vista und Windows XP Professional sind mit einer leicht zu installierenden Software-Firewall ausgestattet.

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