Besseres Zeitmanagement mit Office 2003

Besprechungen gehören heute zum Alltag in den meisten Unternehmen, doch deren Planung kann enorme Produktivitätseinbußen bedeuten. Denn nicht selten dauert die Vorbereitung auf eine Besprechung länger als das Ereignis selbst.

	TIPP: Ein Telefon, ein PC und eine Internetverbindung reichen aus, um interaktive Besprechungen über das Internet abzuhalten. Weitere Informationen finden Sie hier: Microsoft Office Live Meeting.

Wie werden Besprechungen in Ihrem eigenen Unternehmen geplant? Vielleicht kommen Ihnen folgende Methoden bekannt vor.

Ultimatum: Der Vorgesetzte beruft eine Besprechung ein. Dabei gibt er lediglich bekannt, an welchem Ort und zu welcher Zeit die Besprechung stattfinden wird. Außerdem hat jeder teilzunehmen. Diese Methode kann effektiv sein, führt jedoch unter Umständen bei einigen Mitarbeitern zu Terminengpässen. Wenn diese dann andere Termine umlegen müssen, ist das mit einem hohen Zeitaufwand verbunden.

Gang durchs Büro: Derjenige, der eine Besprechung organisieren möchte, geht durchs Büro und fragt alle Kollegen, wann sie Zeit haben. Sobald sich ein für alle passender Zeitpunkt gefunden hat, wird dieser Termin bekannt gegeben. In der Zwischenzeit haben einige der Besprechungsteilnehmer jedoch wieder andere Termine zu dem vereinbarten Zeitpunkt geplant, so dass der ganze Vorgang wiederholt werden muss.

E-Mail: Der Organisator der Besprechung schlägt per E-Mail zwei alternative Termine vor und bittet alle Teilnehmer, ihm jeweils seinen Wunsch mitzuteilen. Wenn alle unverzüglich antworten und eine der Optionen allen passt, ist diese Methode relativ effektiv.

Wenn Ihr Unternehmen allerdings nicht über einen Server oder ein automatisiertes System für Planungen in Echtzeit verfügt, kann die Organisation von Besprechungen sehr viel Zeit kosten.

Welche Lösung ist nun die beste? Die meisten Unternehmen nutzen heute Microsoft Office für den Umgang mit E-Mails sowie Präsentationen, Tabellenkalkulationen und Marketingmaßnahmen. Viele setzen jedoch lediglich die grundlegenden Funktionen der Anwendung ein und nehmen weniger bekannte, wenngleich äußerst nützliche Tools, nicht in Anspruch. Hier finden Sie einige Funktionen, die ein besseres Zeitmanagement ermöglichen.

Einsicht in die Terminplanung anderer Mitarbeiter
Benutzer von Office Small Business Edition 2003 und Small Business Server 2003 verfügen über effektive Optionen, um Besprechungen sehr einfach zu planen. Zu diesen Optionen zählen:

Anzeige mehrerer Kalender: In Outlook 2003 haben Sie die Möglichkeit, neben Ihrem eigenen, auch andere Kalender einzusehen. Bei der Planung einer Besprechung können Sie die Kalender der gewünschten Teilnehmer aufrufen. Diese sind farbig gekennzeichnet und beschriftet, damit Sie die Zeitpläne Ihrer Mitarbeiter, deren Urlaub sowie besondere Ereignisse schnell vergleichen können. Nachdem Sie den Kalender eines Mitarbeiters geöffnet haben, lässt er sich ganz einfach anzeigen oder ausblenden.

Besprechungsarbeitsbereiche
Mit der neuen Outlook 2003-Funktion "Besprechungsarbeitsbereiche" können Sie Besprechungen planen und organisieren. Sie haben die Möglichkeit, Tagesordnungen, Anschauungsmaterialien, Dokumentenverknüpfungen, Teilnehmerlisten und andere Dokumente in einem Verzeichnis abzulegen, auf das alle Zugriff haben. Besprechungsarbeitsbereiche lassen sich automatisch erstellen, wenn Sie die Einladungen zur Besprechung in Outlook 2003 verschicken. (Um diese Funktion nutzen zu können, benötigen Sie außerdem Microsoft Small Business Server 2003 mit Windows SharePoint Services.)

Prüfen der Verfügbarkeit online
Mit Office 2003 können Sie Besprechungen mit Outlook-Benutzern planen, die keinen Microsoft Exchange Server nutzen, indem die Frei-Gebucht-Informationen über das Internet bereitgestellt werden. So können Sie Termine mit Remote-Mitarbeitern oder Mitarbeitern anderer Unternehmen, mit denen Sie sich regelmäßig treffen, planen. Erste Schritte:

• Öffnen Sie Outlook, und klicken Sie auf Kalender.
  
  
• Klicken Sie auf das Menü Aktionen.
  
  
• Klicken Sie auf Besprechung planen.
  
  
• Fügen Sie die Teilnehmer hinzu, indem Sie auf Weitere einladen klicken und Personen aus Ihrem Adressbuch auswählen oder die Namen und E-Mail-Adressen in die vorgesehenen Felder einfügen.
  
  
• Wenn Sie einen Besprechungsteilnehmer hinzufügen, fragt Sie ein Dialogfeld, ob Sie sich beim Microsoft Office Internet Frei-Gebucht-Service anmelden möchten. Klicken Sie auf Anmelden, und befolgen Sie die Anweisungen auf der Webseite, um Ihre Frei-Gebucht-Informationen einzurichten.
  
  
• Füllen Sie die restlichen Informationen über die Besprechung aus. Wenn die Besprechungsanforderung an Personen gesendet wird, die nicht beim Frei-Gebucht-Service angemeldet sind, haben diese die Möglichkeit, sich anzumelden.
  
  

Mit dem Frei-Gebucht-Service zeigt Outlook bei einer Outlook-Besprechungsanforderung die freien beziehungsweise gebuchten Zeiten der Teilnehmer an, doch Sie können diese auch über das Internet abrufen. Dabei lässt sich der Datenschutz folgendermaßen gewährleisten:

• Es werden keine Daten zu den Orten oder Aktivitäten anderer Personen angezeigt.
  
  
• Nur Mitglieder des Services sind teilnahmeberechtigt.
  
  
• Nur Personen, denen Sie den Zugriff gewährt haben, haben Zugriff auf Ihre Frei-Gebucht-Informationen.
  
  

Besprechungen sind für die meisten Geschäftsvorgänge unerlässlich. Damit sie möglichst produktiv sind, ist eine effektive Planung der erste Schritt in die richtige Richtung.