Wer die richtigen Schwerpunkte setzt, kann unnötigen Stress bei der Arbeit vermeiden

„Wer nicht plant, wird verplant“, sagt Holger Wöltje, Berater, Trainer und Experte für elektronisches Zeitmanagement im Seiwert-Institut. „Jeder von uns hat jeden Tag genau 24 Stunden Zeit. Entscheiden Sie, wie Sie sie nutzen“, ergänzt er. Jeder, der ein Unternehmen leitet, kennt die Problematik: Die Vielfalt von Aufgaben ist kaum zu bewältigen, die Zeit rennt davon. Einziger Ausweg: ein konsequentes Zeitmanagement.

„Die wichtigste Grundregel ist dabei, Prioritäten zu setzen“, rät Wöltje. Es gilt festzusetzen, welche Aufgaben wichtig sind und welche zu welchem Zeitpunkt erledigt sein müssen. „Hilfreich ist hierfür die so genannte 25.000-Dollar-Methode“, meint der Experte vom Seiwert-Institut.

Mittlerweile gibt es viele Möglichkeiten, auch vom Urlaubsort auf seine E-Mails zuzugreifen: Per Handy oder Smartphone können Reisende ihre Nachrichten abfragen. Auch mit einem Notebook plus Datenkarte ist dies möglich. Eine weitere Alternative sind Internetcafés, über deren PCs Sie auf ihr elektronisches Postfach zugreifen können.

Hinter diesem System steckt eine kleine Geschichte: Der bekannte Manager Charles Michael Schwab hat Anfang des 20. Jahrhunderts die Firma Bethlehem Steel zu einem der größten Stahlkonzerne der Welt auf- und ausgebaut. Schwab hatte sich stets überlegt, wie er in seinem Unternehmen Prozesse verbessern könnte. Deshalb holte er sich einen Berater namens Irving Lee, der ihm ein Zeitmanagement-System entwickeln sollte. Lee schlug ihm eine Methode vor. Das Honorar wurde nicht fest vereinbart, Lee forderte nur einen angemessenen Betrag. Schwarz schickte ihm einen 25.000-Dollar-Scheck, weil er von Lees Strategie vollends überzeugt war. Das Lee-Konzept machte sich daraufhin als die 25.000-Dollar-Methode einen Namen. Das Prinzip dahinter ist sehr einfach:

Office Outlook macht Sie noch effektiver

Heute benötigen Sie für die 25.000-Dollar-Methode kein Papier mehr. Sie können viel schneller und übersichtlicher arbeiten, wenn Sie Ihre Aufgaben mit Hilfe von Outlook 2003 erledigen. „Outlook ist mehr als nur ein E-Mail-Client und ein Besprechungskalender“, meint denn auch Berater Wöltje. Hier können Sie Aufgaben, Termine, Kontaktdaten und Nachrichten verwalten und bearbeiten.

Windows SharePoint Services für effiziente Meetings

Auch Windows SharePoint Services können Sie beim Zeitmanagement unterstützen. Ein Beispiel: Wer ein Meeting vorbereitet, muss oft die Tagesordnung per E-Mail verschicken. Als Antwort erhält er oft verschiedene Bitte, neue Tagesordnungspunkte aufzunehmen. Der Organisator hat am Ende dann mehrere E-Mails, die er wiederum zusammenfassen und verschicken muss. Reine Zeitverschwendung.

Berater Wöltje rät: „Sie können produktiver arbeiten, wenn Sie schon vorab in Ruhe überlegen, ob Sie beispielsweise überhaupt eine Tagesordnung benötigen, wer dafür zuständig sein soll, wer welche Redezeit bekommt und so weiter.“ Effizient ist es auch, wenn Sie allen Teilnehmern schon vorab die relevanten Unterlagen zukommen lassen. Dadurch kann sich jeder vorbereiten und das Meeting dauert nicht so lange.“ Nutzen Sie dafür auch technische Hilfsmittel wie Windows SharePoint Services. Mit ihnen können Sie virtuelle Teamräume schaffen, in denen Sie alle wichtigen Dokumente für eine Besprechung ablegen können. Ihre Kollegen und Teammitglieder können einfach per Internet Explorer oder direkt aus Microsoft Office-Anwendungen darauf zugreifen und sind so stets auf dem Laufenden, was Ihr Meeting angeht.

„Sie können schon vor dem Meeting Fragen ins Intranet stellen, so dass jeder Teilnehmer sein Feedback dazu geben kann. Das erspart später im Meeting lange Diskussionen“, empfiehlt Wöltje. Das Gleiche gilt für die Tagesordnungspunkte: Jeder Teilnehmer kann seine eigenen im virtuellen Teamraum einstellen.

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