Selbst in großen Unternehmen, in denen zahlreiche IT-Mitarbeiter tätig sind, werden die Postfächer mittlerweile von Junk-E-Mails überflutet. Die Produktivität der Mitarbeiter wird dadurch erheblich beeinträchtigt. Spams sind und bleiben ein heimtückisches Problem für jedes große und kleine Unternehmen auf der ganzen Welt.

Bringt Sie schon allein der Gedanke auf die Palme, dass Ihre Beschäftigten wertvolle Arbeitszeit vergeuden, wenn sie die Junk-E-Mails löschen? Dann ist es dringend an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen, mit denen Sie die Spam-Flut eindämmen können. Mit Hilfe der folgenden fünf Tipps werden Spam-Mails zwar nicht vollkommen aus Ihrem Posteingang verschwinden, aber Sie können die Ausfallzeit, die durch Bearbeiten dieser Junk-E-Mails anfällt, deutlich reduzieren.

	Tipp: Sie können verhindern, dass der Junk-E-Mail-Filter in Outlook 2003 erwünschte E-Mails herausfiltert, die Sie von Ihren Kontakten im Adressbuch geschickt bekommen. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. Gehen Sie dann auf der Registerkarte Einstellungen unter E-Mail auf Junk-E-Mail. Klicken Sie auf die Registerkarte Sichere Absender. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Meine Kontakte sind auch vertrauenswürdige Absender.

1. Aktivieren Sie Junk-Mail-Filter. Wenn das von Ihnen verwendete E-Mail-System über keine integrierten Filter verfügt, sollten Sie einen eigenständigen Junk-Mail-Filter herunterladen oder einen anderen E-Mail-Client verwenden. (Informationen zu den in Outlook 2003 verfügbaren, innovativen Anti-Spam-Funktionen finden Sie weiter unten.)



2. Bleiben Sie für Spam-Versender unentdeckt Wenn Ihre Firmenwebseite über einen E-Mail-Link verfügt, können Sie davon ausgehen, dass Sie mit Junk-Mails überschüttet werden. Besser ist es, wenn Sie Besucher Ihrer Homepage bitten, Ihre E-Mail-Adresse manuell einzugeben und Sie zu informieren, weshalb diese Sie kontaktieren. Falls Sie Ihre Webseite bei Suchmaschinen eintragen, sollten Sie wählerisch sein und prüfen, ob es sich bei den Suchmaschinen um seriöse Dienste handelt. Erlauben Sie Ihren Mitarbeiten nicht, geschäftliche E-Mail-Adressen für die Anmeldung bei Newsgroups oder anderen öffentlichen Webseiten zu verwenden.



3. Senden Sie niemals eine Antwort-E-Mail auf Spam-Mails. Wenn Sie Spam-Mails beantworten, zeigen Sie den Absendern, dass es sich bei Ihrer E-Mail-Adresse um eine aktive Adresse handelt.



4. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie HTML-E-Mails öffnen. HTML-E-Mails können Web-Bugs oder Nachverfolgungscodes enthalten. Diese ermöglichen es den Absendern, Ihre E-Mail-Adresse und zusätzliche Informationen auszuspionieren, sobald Sie die E-Mail geöffnet haben.



5. Verwenden Sie ein eigenes E-Mail-Konto für Webtransaktionen. Wenn Sie Produkte oder Dienste online kaufen oder kostenlose E-Mail-Newsletter abonnieren, ist es empfehlenswert, eine E-Mail-Adresse eines kostenlosen webbasierten E-Mail-Anbieters wie Hotmail zu verwenden. So müssen Sie Ihre firmeneigene E-Mail-Adresse nicht preisgeben.

So funktionieren die Junk-Mail-Filter
Wenn Sie Microsoft Office Small Business Edition 2003 verwenden, setzen Sie wahrscheinlich Outlook 2003 mit Business Contact Manager ein, um E-Mail-Nachrichten zu senden und zu empfangen und um Ihre Kontakte zu verwalten. Die neueste Outlook-Version ist zudem mit zahlreichen leistungsstarken Funktionen ausgestattet, die Spams bekämpfen. Dazu zählt zum Beispiel der Junk-Mail-Filter, der auf die neuesten Technologien setzt. Dieser wertet basierend auf verschiedenen Faktoren wie Sendezeitpunkt, Inhalt und Struktur einer Nachricht aus, ob diese als Junk-Mail eingestuft wird.

Der Filter ist standardmäßig auf eine niedrige Stufe eingestellt, mit der offensichtliche Spam-Mails erkannt werden. Nachrichten, die der Filter abfangt, werden an einen Ordner für Junk-Mails gesendet, auf den Sie jederzeit zugreifen können. Sie haben die Möglichkeit, den Filter auf eine höhere Stufe einzustellen. Hierbei besteht jedoch das Risiko, dass auch erwünschte Nachrichten im Junk-Mail-Ordner landen. Die Nachrichten gehen jedoch nicht verloren; sie werden lediglich nicht in Ihrem Posteingang angezeigt. Sie können Outlook 2003 aber auch so konfigurieren, dass Junk-Mail-Nachrichten automatisch gelöscht werden.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Junk-E-Mail-Einstellungen in Outlook 2003 zu ändern:

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.



2. Gehen Sie dann im Dialogfeld Optionen im Abschnitt E-Mail auf Junk-E-Mail.



3. Wählen Sie, wie hoch die Stufe für Ihren Junk-E-Mail-Schutz sein soll.



4. Klicken Sie auf OK.

So richten Sie eine sichere E-Mail-Liste ein
Wenn Sie verhindern möchten, dass erwünschte E-Mail-Nachrichten im Junk-Mail-Ordner landen, können Sie eine Liste mit sicheren Anwendern und deren E-Mail-Adressen und Domänennamen anlegen. Nachrichten, die von diesen Adressen geschickt werden, erscheinen dann stets im Posteingang. Bei diesem System gilt:

• Den Kontakten wird grundsätzlich vertraut.



• Wenn Ihr Unternehmen mit Microsoft Exchange Server arbeitet, werden Nachrichten, die innerhalb Ihres Unternehmens abgeschickt werden, nie als Junk-Mail behandelt.



• Sie können Outlook 2003 so konfigurieren, dass ausschließlich Nachrichten akzeptiert werden, die von Adressen auf Ihrer Liste mit den sicheren Absendern stammen.

Mit Hilfe weiterer Anti-Spam-Funktionen in Outlook 2003 können Sie Folgendes machen:

• Sie können eine Liste mit E-Mail-Adressen und Domänennamen erstellen, die abgeblockt werden. Nachrichten von geblockten Absendern landen stets im Junk-Mail-Ordner.



• E-Mail-Listen und -Gruppen, bei denen Sie Mitglied sind, können Sie einer Liste mit sicheren Empfängern hinzufügen. Damit wird gewährleistet, dass Nachrichten, die an die E-Mail-Adressen oder Domänennamen auf der Liste gesendet werden, nicht als Junk-Mail behandelt werden, unabhängig vom Absender und Inhalt der Nachricht.



• Aktualisieren Sie regelmäßig Ihren Junk-Mail-Filter, um unerwünschte E-Mail-Nachrichten zu blockieren. Microsoft sorgt dafür, dass kontinuierlich Updates für den Filter verfügbar sind.

Sicherlich ist es unrealistisch, dass Junk-Mails nie wieder den Weg in Ihren Posteingang finden. Doch mit der richtigen Software und einigen grundlegenden Vorsichtsmaßnahmen sind Sie in der Lage, Produktivitätsverluste auf Grund von Spam-Mails auf ein Minimum zu reduzieren.