Mit Microsoft Office Outlook und Outlook Mobile sind Anwender immer über ihre Termine auf dem Laufenden − und zwar von jedem Ort aus.

Die Architekten des Landsberger Bureau für Architektur verbringen nicht viel Zeit im Büro. Meistens sind sie unterwegs auf Baustellen, bei Kunden, bei Handwerkern oder Dienstleistern. Eine gute Terminplanung und -absprache ist für sie ein absolutes Muss. Architekt Alexander Herrmann erzählt: "Weil wir nur selten gleichzeitig im Office sind, können wir Termine natürlich nicht so leicht untereinander besprechen." Trotzdem müssen sie sich gegenseitig auf dem Laufenden halten. Verschiebt sich ein Termin, müssen sie sofort informiert werden, damit keiner von ihnen eine Baustelle unverrichteter Dinge verlassen muss.

Termine managen mit Hilfe von Outlook, Outlook Mobile und OWA

	TIPP: Damit Sie kein wichtiges Spiel der Fußball-WM verpassen, sollten Sie die Termine in ihren Microsoft-Office-Outlook-Kalender eintragen. Den Spielplan finden Sie als Excel-Tabelle übrigens auf der Office-Vorlagen-Seite zum kostenlosen Download.

Für viele ist ihr Terminkalender zum zentralen Planungselement geworden. Sie verfahren nach dem Motto: "Was nicht in meinem Kalender steht, findet nicht statt." Kurzum, in den Kalender gehören nicht nur wichtige Kundentermine, sondern auch Arzttermine, Geburtstage, private Treffs mit Freunden oder einfach nur Termine, an denen ein besonderer Film im Fernsehen kommt. Auch die wichtigsten Spiele der Fußball-WM sollten im Terminkalender nicht fehlen.

Dafür ist natürlich Konsequenz gefragt: Nur wer alles genau einträgt, kann sich 100-prozentig auf seinen Kalender verlassen und muss keinen Termin mehr im Kopf behalten. Microsoft unterstützt Anwender dabei, dass sie ihre Termine dann auch jederzeit und an jedem Ort abrufen, verändern und neu festlegen können. Die Microsoft-Welt liefert Technologien und Tools, die perfekt aufeinander abgestimmt sind.

Im Büro am Arbeitsplatzcomputer können Anwender dank Microsoft Office Outlook nicht nur einzelne Termine eintragen, sondern auch regelmäßige Termine als Serie. Sie können sich daran erinnern lassen und die Termine in Kategorien wie "Privat", "Wichtig" oder "Anreise einplanen" farblich ordnen. Mit der Markierung als "Privat" kann man übrigens dafür sorgen, dass kein anderer privat gekennzeichnete Termine lesen kann. Ausnahmen können dann dank Vergabe von Zugriffsrechten jedoch noch gemacht werden. Wer noch mit einem Terminplaner aus Papier arbeitet, kann sich den Terminkalender formatgerecht ausdrucken. In Unternehmen mit Windows Small Business Server 2003 können Kollegen zentral bei ihren Kollegen Termine eintragen oder Vorschläge für eine Besprechung per Mail verschicken. Auch Gegenvorschläge für eine Besprechungszeit können angezeigt werden. In Microsoft Office Outlook können sogar mehrere Kalender nebeneinander geöffnet werden. Auf diese Weise haben Anwender nicht nur ihre eigenen, sondern auch die Termine Ihres Chefs und ihrer Kollegen im Griff.

Wer unterwegs ist, kann dank eines Windows Mobile-basierten Gerätes und der Software Microsoft Outlook Mobile ebenso Termine eingeben und ändern. Damit diese Daten auch auf dem Arbeitsplatzcomputer zur Verfügung stehen, übernimmt die Active Sync-Technologie die Synchronisation, sobald das mobile Gerät mit dem Rechner oder Server verbunden wird. Firmen, die Microsoft Small Business Server 2003 oder mit Exchange Server 2003 arbeiten, haben noch weitere Möglichkeiten. Benutzer können über das Internet mit Hilfe von Outlook Web Access (OWA) auf E-Mails, Terminpläne und Kontakte zugreifen. Outlook Web Access ist ein E-Mail-, Adress- und Kalenderprogramm, das im Browser ausgeführt wird. OWA ähnelt im Konzept dem Hotmail-Dienst, verfügt allerdings über die Oberfläche, die Benutzerführung und zahlreiche Funktionen von Outlook 2003. Dank OWA kann sich ein mobiler Benutzer, der mit tragbaren Geräten wie einem Laptop oder einem Handy ausgestattet ist oder beispielsweise in einem Internetcafé sitzt, beim Server mit einem Benutzernamen und Kennwort jederzeit von einem beliebigen Ort anmelden. Für mehr Mobilität sorgt auch die Technik Outlook Mobile Access (OMA). Dank ihr können Nutzer unterwegs mit dem Mobiltelefon oder anderen mobilen Geräten auf ihre E-Mails in Outlook zugreifen und diese bearbeiten.

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