Von Monte Enbysk

Was sagt eine E-Mail über Sie als Manager aus?

Aus der Art, wie eine E-Mail verfasst ist, kann man einiges ablesen. So kann man erkennen, welchen Status ein Manager am Arbeitsplatz hat, ebenso wie seine Arbeitsgewohnheiten ausschauen und wie hoch sein Stresspegel ist. Sogar die Persönlichkeit des Absenders kann anhand einer E-Mail analysiert werden.

	TIPP: Wenn Sie E-Mails an Mitarbeiter versenden, die nicht von anderen gelesen werden sollen, können Sie eine der folgenden Optionen zur Markierung auswählen: Privat, Persönlich oder Vertraulich. Beachten Sie aber, dass eine solche Markierung nicht verbindlich ist und der Mitarbeiter die E-Mail trotzdem weiterleiten darf. Weitere Informationen (engl.)

E-Mails von Managern mit „höherem Status" sollten in einem formellen Ton verfasst werden. Alberne Sprüche, Smileys und Witz-Mails sind häufiger in den unteren Managementebenen als in gehobenen Positionen anzutreffen, da dort die Kommunikation aufgabenorientiert ist und Humor Stress abbauend wirkt.

Im Folgenden finden Sie 10 Tipps für den optimalen Einsatz und die einfache Verwaltung von E-Mails.

1. Nutzen Sie E-Mail als eine Kommunikationsoption, aber nicht als ausschließliches Kommunikationsmittel.
   E-Mails sind schnell und unkompliziert. Mit einem Klick können wichtige Informationen um die ganze Welt geschickt werden. Viele Manager denken, sie könnten ausschließlich dieses Werkzeug nutzen, um Mitarbeiter zu führen und Anweisungen zu verteilen. Die Kollegen werden folglich mit Massen-E-Mails überschwemmt. Doch oftmals erreichen sie damit die falschen Personen. Besser ist es, E-Mails gezielt einzusetzen.



2. Halten Sie E-Mails kurz und knapp. E-Mails, die die Bildschirmlänge überschreiten, werden oft nicht sofort gelesen, sondern abends oder am folgenden Tag. Manchmal sollten daher wichtige Entscheidungen und Anweisungen persönlich oder per Telefon weitergegeben werden.



3. Drücken Sie sich in E-Mails so klar wie möglich aus. Geben Sie gezielte Arbeitsanweisungen. Wählen Sie eine klare und verbindliche Betreffzeile (und ändern Sie diese, wenn sich der Betreff einer mehrmals weitergeleiteten E-Mail ändert). Entscheiden Sie, wer in die Zeile „An:" und wer in die Zeile „Cc:" gehört. Stellen Sie Projektschritte und Prioritäten deutlich dar, entweder in Listen oder mit Gliederungspunkten. Stellen Sie – beispielsweise per Lesebestätigung − sicher, dass alle Empfänger Ihre Nachricht gelesen und verstanden haben.



4. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Fragen zu stellen, falls Ihre E-Mail unklar formuliert ist. Dadurch zeigen Sie, dass Sie für Ihre Kollegen immer ansprechbar sind.



5. Führen Sie niemals Auseinandersetzungen per E-Mail.Wütende E-Mails, Kritik oder Ironie erreichen oft das Gegenteil von dem, was beabsichtigt war. Kurz angebundene E-Mails erscheinen oft böswilliger als geplant, da der Empfänger Gesichtsausdruck und Körpersprache des Absenders nicht vor Augen hat. Sie können vor allem unangenehme Botschaften oftmals viel besser persönlich oder telefonisch vermitteln.



6. Würzen Sie Ihre E-Mails mit Humor, aber setzen Sie nicht zu viele Emoticons, Smileys und Witze ein. Smileys bieten sich an, wenn Sie zeigen wollen, dass etwas scherzhaft gemeint ist. Wenn Sie jedoch zu oft scherzen, wird man Ihre E-Mails nicht allzu ernst nehmen. Beachten Sie, dass in manchen Unternehmen Witz-Mails verboten sind.



7. Nutzen Sie eine fünfminütige Verzögerung zwischen Postausgang und tatsächlichem Senden. So können Sie schlecht formulierte E-Mails noch vor dem Versenden wieder zurückrufen. Der Regelassistent in Microsoft Outlook ermöglicht es, E-Mails verzögert zu senden.



8. Beantworten Sie E-Mails immer am Eingangstag.Wenn Sie dies im Laufe Ihres Arbeitstages nicht schaffen, planen Sie mehr Zeit ein, oder delegieren Sie Verantwortung. Wann ist es zu spät für eine Antwort? Nie. Die Hauptsache ist, Sie haben eine gute Erklärung.



9. Falls Ihre E-Mail-Bearbeitung zu viel Zeit in Anspruch nimmt, holen Sie sich Unterstützung bei Ihrer Assistenz oder einem Trainer. E-Mails sind in der heutigen Zeit das wichtigste Kommunikationsmittel. Sie kommen um die elektronische Post nicht herum. Denken Sie daran, dass Sie nach den Formulierungen und Inhalten Ihrer E-Mails beurteilt werden.



10. Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung und den Thesaurus. Die Rechtschreibprüfung zeigt Ihnen Tippfehler und grammatikalische Fehler an. Thesaurus ist ein Nachschlagwerk − auch für andere Sprachen.