Steuer-Einmaleins für Existenzgründer in der Phase vor der Gründung

Steuer-Einmaleins für Existenzgründer in der Phase vor der Gründung

von Bernhard Köstler

Von der zündenden Geschäftsidee bis zum Weg in die berufliche Selbständigkeit vergehen oftmals Monate, wenn nicht sogar Jahre. Doch was ist mit den Ausgaben, die in dieser Vorbereitungszeit vor der tatsächlichen Gründung anfallen? Gehen diese verloren oder können diese Ausgaben dem Finanzamt bereits präsentiert werden?

Die gute Nachricht: Das Finanzamt akzeptiert die Berücksichtigung so genannter vorweggenommener Betriebsausgaben. Anders als bei bereits gegründeten Unternehmen, müssen Gründer in spe jedoch sämtliche Belege beim Finanzamt einreichen und besonders detailliert erläutern, warum die angefallenen Betriebsausgaben mit der künftigen selbständigen Betätigung zusammenhängen. In der Praxis stellen sich hierbei insbesondere folgende Fragen:

Welche Kosten fallen typischerweise vor der eigentlichen Gründung an?

Vorweggenommene Betriebsausgaben sind praktisch alle Aufwendungen, die ursächlich mit der künftigen selbständigen Tätigkeit in Verbindung stehen. Typische Vorgrünungskosten sind beispielsweise

Fahrtkosten: Fährt ein Gründer in spe von München nach Nürnberg auf eine Gründermesse und legt dabei mit seinem Privat-Pkw hin und zurück 390 Kilometer zurück, darf er dem Finanzamt hierfür 30 Cent je gefahrenen Kilometer, also 117 Euro, als Betriebsausgaben präsentieren. Das gleiche gilt für Fahrten zu Gründerseminaren, zur Bank wegen Finanzierungsgesprächen oder zur Buchhandlung wegen des Kaufs von Gründerliteratur.

Fachliteratur: Alle Ausgaben für Bücher und Zeitschriften, die sich mit dem Thema Existenzgründung befassen, dürfen steuerlich erfasst werden. Als Nachweis sind die Belege der Buchhandlung oder des Verlags aufzubewahren.

Messebesuche: Neben den Eintrittsgeldern dürfen bei einer Abwesenheit von zu Hause wegen des Besuchs einer Gründermesse von mindestens 8/14/24 Stunden Verpflegungsmehraufwendungen von 6/12/24 Euro und gegebenenfalls Übernachtungskosten als vorweggenommene Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.

Computer, Telefon, Porto & Co.: Möchte sich ein Steuerzahler in naher Zukunft selbständig machen und erwirbt er zur Erstellung seines Businessplans und zur Ausarbeitung seines Unternehmenskonzepts einen Computer, darf er die Kosten hierfür auf drei Jahre abschreiben. Kostet der Rechner 1.500 Euro, dürfen so in den nächsten drei Jahren jeweils 500 Euro als Steuer sparende Ausgaben verbucht werden. Anteilige Telefon und Internetgebühren für Auskünfte und Recherchen dürfen genauso aufgezeichnet werden, wie Portokosten wegen Anforderung von Gründungsunterlagen.

Was bringt es mir eigentlich, vorweggenommene Betriebsausgaben aufzuzeichnen?

Die aufgezeichneten Betriebsausgaben vor der eigentlichen Gründung stellen steuerlich Verluste dar, die mit anderen positiven Einkünften Steuer sparend verrechnet werden dürfen. Sind keine anderen Einkünfte vorhanden, darf der Verlust auch im Vorjahr mit positiven Einkünften verrechnet werden. Ist das auch nicht möglich, stellt das Finanzamt den Verlust offiziell in einem extra Steuerbescheid fest. Werden in den nächsten Jahren positive Einkünfte erzielt, zieht das Finanzamt diesen festgestellten Verlust automatisch ab.

Wo in der Einkommensteuererklärung trage ich meine vorweggenommenen Betriebsausgaben ein?

Hierzu gibt es die Anlage GSE zur Einkommensteuererklärung. Die vorweggenommenen Betriebsausgaben sind als Verlust mit einem Minuszeichen einzutragen.

Genügt es nicht, die Kosten erst im Jahr der tatsächlichen Gründung als Betriebsausgabe anzusetzen?

Leider nein. Bei vorweggenommenen Betriebsausgaben gilt nämlich das strenge Abflussprinzip nach § 11 EStG. Danach müssen Betriebsausgaben stets in dem Jahr erfasst werden, in dem sie tatsächlich gezahlt wurden. Wären beispielsweise im Jahr 2006 vorweggenommene Betriebsausgaben in Höhe von 3.500 Euro angefallen, der Gründer in spe erklärt diese in seiner Steuererklärung 2006 nicht und der Steuerbescheid wird 2006 unanfechtbar, können die Ausgaben weder in 2006, noch im Jahr der tatsächlichen Gründung abgezogen werden. Sie verpuffen steuerlich ungenutzt.

Wie kann ich reagieren, wenn das Finanzamt meine vorweggenommenen Betriebsausgaben und meine Gründungsabsichten anzweifelt?

Hat ein Steuerzahler in Bezug auf eine geplante Gründung unüblich hohe Ausgaben (z.B. Amerikareise eines angehenden Händlers für amerikanische Fahrzeuge), kann das Finanzamt diese Kosten als zweifelhaft ansehen und den Abzug nicht zulassen. In diesem Fall ist es ratsam, einen Antrag zu stellen, dass das Finanzamt die Ausgaben nach „ 165 AO“ vorläufig anerkennt. In diesem Fall kann das Finanzamt die Kosten rückwirkend wieder streichen, sollte es später wie vom Finanzamt vermutet nicht zur Gründung kommen.

Was passiert, wenn ich wider Erwarten kein Unternehmen gründe?

Das Finanzamt muss den Verlust in aller Regel trotzdem anerkennen. Hier ist jedoch Überzeugungsarbeit gefragt. Der Steuerzahler muss detailliert nachweisen, dass er tatsächlich einen Gründungswillen hatte. Außerdem muss er begründen, woran der Weg in die berufliche Selbständigkeit letztendlich scheiterte. Zusätzlich sollten Unterlagen vorgelegt werden, die ausschlaggebend für die unterbliebene Gründung waren (Ablehnung von Krediten durch Banken, schlechte Prognosen von Experten bezüglich des Businessplans, familiäre Verpflichtungen, die eine Festanstellung voraussetzen, etc.).