Programme zur Kontaktverwaltung, Datenbanken und CRM-Software sind nützliche Helfer zur Erfassung und Verwaltung von Kundendaten.

Einem Unternehmer muss nicht gesagt werden, wie wichtig die sorgfältige Erfassung und Verwaltung von Kundendaten ist. Kundendaten sind in vielen Bereichen unerlässlich – vom Verkauf und Marketing über den Kundendienst bis hin zur Buchhaltung und finanziellen Planung.

Allerdings ist es häufig nicht gleich ersichtlich, welches System zur Verwaltung von Kundendaten für ein wachsendes Unternehmen am besten geeignet ist. Zu Anfang können einfache Excel-Tabellen ausreichend sein. Sobald ein Unternehmen jedoch wächst und der Kundenstamm größer wird, könnte ein komplexeres System zur Erfassung und Analyse von Kundendaten erforderlich werden.

	Tipp Viele Kleinunternehmen verwenden Microsoft Windows Small Business Server 2003 für die nahtlose Integration und Unterstützung wichtiger Tools zum Verwalten von Kundendaten, wie Microsoft Dynamics CRM und Microsoft Office Small Business Edition.

Es gibt viele Möglichkeiten, Kundendaten zu verwalten. Was jedoch für das eine Unternehmen geeignet ist, kommt für ein anderes vielleicht nicht in Betracht. Informieren Sie sich deshalb über die Funktionen und Vorteile gängiger Systeme zur Erfassung und Verfolgung von Kundendaten. Im Folgenden werden drei dieser Systeme vorgestellt: ein Programm zur Kontaktverwaltung, eine Datenbank und CRM-Software (Customer Relationship Management).

Outlook 2007 mit Business Contact Manager (BCM)

Mit diesem benutzerfreundlichen Tool zur Kontaktverwaltung können Sie sämtliche Kundendaten zentral organisieren und zugänglich machen. BCM ist unter anderem in Microsoft Office Small Business 2007 und Microsoft Office Professional 2007 enthalten und bietet folgende Möglichkeiten:

BCM bietet auch eine Funktion, mit der sämtliche erfassten Kundendaten über ein PC-Netzwerk (Peer-to-Peer) gemeinsam verwendet werden können. Das bedeutet, dass alle Mitarbeiter gemeinsam auf Kontakte, Konten, Verlaufsdaten von Kunden und Geschäftsmöglichkeiten zugreifen können. Über eine gemeinsame Datenbank werden alle Computer im Netzwerk mit sämtlichen Änderungen aktualisiert. Dies ermöglicht einen umfassenden Überblick über alle Kundendaten. Dadurch wird es für Mitarbeiter einfacher, gegebenenfalls für ihre Kollegen einzuspringen.

Microsoft Office Access 2007

Als Teil des Microsoft Office-Systems ist Access unter anderem in Microsoft Office Professional 2007 enthalten. Dieses System zur Datenbankverwaltung verfügt über Tools, die einerseits den hohen Ansprüchen von Entwicklern genügen, andererseits jedoch auch für Anfänger relativ leicht zu erlernen sind.

Im Grunde ist eine Datenbank nichts anderes als eine Ansammlung von Informationen zu einem bestimmten Thema oder Bereich. Zweck einer Datenbank ist es, die Organisation, den Zugriff sowie die gemeinsame Verwendung dieser Informationen effizienter zu gestalten. Ein Beispiel: Auf Ihrem PC ist möglicherweise nur ein Teil Ihrer Kundenkontakte gespeichert. Die restlichen Daten befinden sich vielleicht in einer Kundenkartei am Empfang, im Aktenschrank Ihrer Buchhaltung oder in einer Tabellenkalkulation der Vertriebsabteilung mit Auftragsprotokollen. Ändert sich die Telefonnummer eines Kunden, müssen Sie die Kontaktdaten an jeder der drei genannten Stellen entsprechend aktualisieren. Wenn Sie eine Access-Datenbank verwenden, müssen Sie die Kontaktdaten nur einmal anpassen. Die Telefonnummer des Kunden wird automatisch in der gesamten Datenbank aktualisiert.

Einer der Hauptgründe, weshalb Informationen in einer Datenbank gesammelt werden, ist natürlich die gemeinsame und effektive Nutzung dieser Daten. Mit Access 2007 können Daten problemlos über Berichte und Webseiten gemeinsam verwendet werden.

Sowohl Outlook mit BCM als auch Access mögen für Sie besonders interessant erscheinen, wenn Sie beide als Teil des Microsoft Office-Systems ohnehin schon besitzen. Wenn Sie sich jedoch den Aufbau profitablerer Kundenbeziehungen zum Ziel gesetzt haben, sollten Sie sich über die Vorteile von Software informieren, die speziell zu diesem Zweck konzipiert wurde.

Microsoft Dynamics CRM 4.0

Die Verantwortung für die Pflege von Kundenbeziehungen liegt in der Regel nicht nur bei einer Person oder Abteilung. Ganz gleich, ob am Empfang, im Verkaufsteam oder im Vertrieb – jeder Mitarbeiter, der in irgendeiner Weise Kontakt zu Kunden hat, trägt seinen Teil dazu bei. Durch den Einsatz von CRM-Software können alle Mitarbeiter schnell und einfach auf Informationen zugreifen oder diese weitergeben. So kann sichergestellt werden, dass der Kunde stets denselben zuverlässigen Service erhält.

Im Folgenden sehen Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie mit Microsoft Dynamics CRM 4.0 Prozesse optimieren können. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für die Kunden und müssen weniger Zeit mit administrativen Tätigkeiten verbringen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt: Microsoft Dynamics CRM 4.0 ermöglicht eine genau auf die aktuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittene Konfiguration der Benutzeroberfläche und der Workflow-Prozesse. Sobald das Unternehmen wächst, kann die jeweilige Konfiguration an die veränderten Gegebenheiten angepasst werden.

Schließlich steht und fällt das Wachstum eines Unternehmens mit der sorgfältigen Erfassung und Verwaltung der Kundendaten.

Weitere Artikel zum Thema:

Finden Sie einen qualifizierten Microsoft-Partner in Ihrer Nähe.