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IT - Informationsverarbeitung im Unternehmen

Office 365

Office 365 hilft vor allem KMUs - ein Interview mit Martina Grom

Martina Grom wurde im Januar zur ersten MVP (Microsoft Most Valuable Professional) für Office 365 im deutschsprachigen Raum ernannt. In Österreich ist die Cloud-Expertin in IT-Kreisen durch Ihre Aktivitäten in Blogs, Foren und auf Veranstaltungen bestens bekannt. Anlässlich des bevorstehenden Starts von Office 365 habe ich mich mit ihr über das neue Online-Angebot unterhalten.

Jörg Ruch: Office 365 ist ein "Office aus der Cloud". Office kennen alle, aber was ist diese Cloud?

Martina Grom: Office 365 ist viel mehr als ein Office aus der Cloud. Als Cloud-Dienste werden Services bezeichnet, die über das Internet bezogen werden – vereinfacht könnten wir sagen: Alles was Cloud ist, ist auch Internet. Damit ist es eigentlich nichts neues, denn das Internet nutzen wir ja schon lange.

Ruch: Warum ist das besser als Office aus der Schachtel?

Grom: Office 365 bietet den Benutzern nicht nur „Office in der Cloud“ – also Word, Excel, PowerPoint über den Browser - sondern mit Exchange Online eine professionelle E-Mail-Plattform, mit SharePoint Online eine Möglichkeit der Zusammenarbeit und mit Lync Online die Möglichkeit der Live-Kommunikation.

Ruch: Brauche ich so was als KMU überhaupt? Internationale Dependancen habe ich nicht, und mit Partnern arbeite ich per E-Mail.

Grom: Gerade für KMUs ist die Lösung super, weil das KMU damit einen Service beziehen kann, ohne sich um eigene Hardware, Updates und Patches kümmern zu müssen. Da es sich um ein Abonnement handelt, sind die Kosten kalkulierbar. Und mit der Unterstützung durch einen Partner geht die Einrichtung schnell und problemlos.
Oft sehe ich bei KMUs auch, dass hier viel mit Spam und Viren gekämpft wird, die über E-Mails versendet werden – mit Office 365 und dem dort enthaltenen Spam- und Virenschutz gehört das der Vergangenheit an.
Ein KMU kann mit Office 365 endlich arbeiten wie jedes Großunternehmen auch – und der Service wächst mit den Anforderungen mit. Neue User werden über einen Klick hinzugefügt – dann, wenn ich sie auch tatsächlich brauche.
Jeder, der schon einmal mit Partnern über E-Mail Dokumente ausgetauscht hat, weiß, wie mühselig dann eine Konsolidierung werden kann. Da ist es schon deutlich bequemer und einfacher, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten.

Ruch: Muss ich immer Online sein, um Office 365 zu nutzen? Und wie schnell muss mein Internet mindestens sein?

Grom: Jein. :-) Für den Versand von E–Mails braucht man klarerweise eine Verbindung zum Internet. Um Mails aber zu bearbeiten, ist das nicht nötig – Outlook bietet mir eine Offline-Funktionalität an, bei der ich zwar keine neuen E-Mails empfangen oder senden kann, aber bestehende beantworten und bearbeiten kann. Sobald ich dann wieder mit dem Internet verbunden bin, werden die Nachrichten weggeschickt und neue empfangen.
Wie schnell muss mein Internet sein? – Meiner Erfahrung nach ist die Arbeit mit Office 365 bei den heute jedem von uns zur Verfügung stehenden Bandbreiten schnell und einfach möglich. Ein Kunde hat mir unlängst sogar das Feedback gegeben, dass er bei zwei E-Mail-Konten, die er in seinem Outlook verwendet – eines mit Office 365 und der Cloud, das andere mit dem Exchange Server im gleichen Gebäude (also „On-Premise“) – keinen Geschwindigkeitsunterschied bemerkt. Beide Konten funktionieren gleich schnell.

Auch meine anderen Daten kann ich offline verwenden. SharePoint kann ich z.B. mit SharePoint Workspace sicher und bequem auch offline mitnehmen.
Microsoft garantiert übrigens auch eine 99,9% Verfügbarkeit von Office 365 – im Vergleich: Ein herkömmliches Festnetztelefon hat eine Verfügbarkeit von 98,5%. Wenn einmal die Internetleitung ausfällt, empfängt Office 365 weiterhin E-Mails für mich und ich kann auch mit einem Datenstick sofort Online wieder auf alle Daten, Dokumente und E-Mails zugreifen.

Ruch: Benutzt Microsoft meine Daten auch, um mich mit Werbung zu „versorgen“?

Grom: Nein, es handelt sich bei Office 365 ja um einen bezahlten Service. Und anders als bei den Gratis-Diensten für Endanwender gibt es hier keine Werbung.

Ruch: Wenn ich Kundendaten, Korrespondenz oder Verträge mit Office 365 verwalte, sind die dann sicher?

Grom: Die Kommunikation mit Office 365 erfolgt über SSL, was eine Standardverschlüsselung im Internet darstellt. Im Enterprise Plan ist auch SharePoint Online mit einem SSL-Zertifikat geschützt.
Microsoft hat in seinen modernen Rechenzentren auch eine Reihe an Sicherheitsanforderungen erfüllt und zertifiziert. Das beinhaltet neben der physischen Absicherung der Rechenzentren auch die logische Absicherung der Daten. Hand aufs Herz: Welches KMU leistet sich eine solche Absicherung im eigenen Serverraum? Hier profitiert jeder von der Erfahrung des Herstellers.

Ruch: Abgesehen von Hacker-Angriffen – wo liegen meine Daten dann eigentlich? Können da ausländische Regierungen drauf zugreifen oder meinen Zugang einfach sperren? Und welche Datenschutz-Rechte gelten – die hier in Europa oder die eines Drittlandes?

Grom: Europäische Daten liegen auch in europäischen Datenzentren, d.h. es gilt europäisches Recht. Microsoft erfüllt den ISO 27001 Standard und auch den ISO 27002. Dies wird mit jährlichen internen Audits validiert. Datenverkehr wird über Safe Harbour geregelt.

Ruch: Ein Fazit – welche Merkmale sprechen aus Ihrer Erfahrung dafür, dass Office 365 für meine Anforderungen passt?

Grom: Die Anforderungen sind vielfältig: Ich denke jedes Unternehmen, das sich Gedanken über Erweiterung / Updates oder Umstellung macht, sollte sich Office 365 anschauen. Ebenso wie Neugründer und Start-ups, die schnell und einfach eine erstklassige Lösung einsetzen wollen. Sobald ich kommunizieren will, sind die Anforderungen schon klar. Office 365 hilft vor allem KMUs, hier eine moderne und sichere Lösung einzusetzen.

Frau Grom, herzlichen Dank für das interessante Gespräch!

Martina Grom

Consultant und CEO bei atwork information technology

Autorin für TechNet Team Blog Austria und Organisatorin der österreichische Cloud-Usergroup;
Twitter: @magrom

Erste MVP (Microsoft Most Valuable Professional) für Office 365 im deutschsprachigen Raum

Weitere ausführliche Informationen zu Martina Grom finden Sie im MVP-Profil:


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