Reisen mit Kostenbremse: Travel Management

von Klaus Dietzel

Für Geschäftsreisen wurden im Jahr 2007 Ausgaben von weit über 47 Milliarden Euro getätigt. Die Optimierung des Einkaufs durch das Travel-Management verheißt große Ein-sparpotenziale. Vor allem dem Mittelstand bieten sich ungeahnte Chancen.

Die drei Brüder Daniel, Jens und Kai-Wolfgang Heim haben sich als Spritsparer einen Namen gemacht. Die Entrepreneure, die im baden-württembergischen Tuttling ein Bauunternehmen betreiben, stießen im Internet auf die Seite www.spritmonitor.de. Dort haben mehr als 80.000 Nutzer fast jeden Wagentyps ihre Verbrauchswerte eingegeben. Die Website ist aber nicht nur etwas für Statistik-Freaks, sondern sie macht das Spritsparen zum spielerischen Wettbewerb. Die Gebrüder Heim haben ihn gleich auf das gesamte Unternehmen ausgedehnt.

Für denjenigen Mitarbeiter, der am meisten Sprit einspart, haben die Jungunternehmer ein Wellness-Wochenende ausgelobt. Zusätzlich spendierten die Brüder sich und ihrer Belegschaft eine Schulung, bei der ein sparsamer Fahrstil trainiert wurde. Das Resultat nach einem Jahr kann sich sehen lassen: Die 45 Fahrzeuge des Bauunternehmens sparen rund 40.000 Euro ein, das sind 7,5 Prozent der bisherigen Kraftstoffkosten – einfach nur durch einen sparsameren Fahrstil.

Doch nur in wenigen Firmen zwischen Nordseestrand und Alpenrand wird eine benzinsparende Fahrweise mit derartiger Stringenz und Konsequenz praktiziert. Im Gegenteil: Deutschlands Führungskräfte in Vertrieb und Marketing brettern in ihren groß bemessenen Dienstwägen von einem Termin zum nächsten und machen sich nicht gerade durch einen ökonomischen Fahrstil bemerkbar. Warum auch? Die Firma zahlt ja.

Kein Wunder, dass die Reisekosten vielfach aus dem Ruder laufen. Die Ausgaben für Geschäftsreisen belaufen sich nach einer aktuellen Studie des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) für das Jahr 2006 auf über 47,4 Milliarden Euro (plus drei Prozent gegenüber 2005). Für das Jahr 2007 ist mit einem weiteren Anstieg zu rechnen. Nach VDR-Analyse wurden die kleinen und mittleren Unternehmen im vergangenen Jahr zwar weiterhin etwas stärker zur Kasse gebeten, doch haben sie die Kostenexplosion vom Vorjahr stoppen können. »Die jüngsten Ergebnisse belegen, dass die Kostenkontrolle vielfach gelungen ist«, analysiert Michael Kirnberger, Präsident des VDR.

Hohes Einsparpotenzial möglich

Angesichts des milliardenschweren Kostenvolumens für Geschäftsreisen ergibt sich durch eine gezielte Optimierung ein enorm hohes Einsparpotenzial. Doch im Alltag wird dieses von den Firmen kaum erkannt. Vor allem der Mittelstand hat Nachholbedarf. »Der Umgang mit Geschäftsreiseausgaben ist verbesserungsbedürftig«, resümiert Kirnberger. Die Unternehmen müssten diejenigen Mitarbeiter, die mit dem Einkauf von Reiseleistungen betraut sind, besser qualifizieren.

Nach Ansicht der dritten Travel-Management-Studie von Air Plus macht sich vor allem das Aushandeln von Firmentarifen bezahlt. So werden die realisierten Einsparungen durch Firmentarife auf durchschnittlich 16 Prozent geschätzt. Im Vergleich zum Jahr 2006 haben Betriebe im Jahr 2007 wesentlich häufiger Firmenraten mit Hotels (plus 10 Prozent), Autovermietern (plus 6), Veranstaltungsdienstleistern (plus 8) sowie der Bahn (plus 5) verhandelt. Lediglich bei den Fluglinien vereinbarten dies erstmals weniger Unternehmen als im Vorjahr (minus 4 Prozent).

In den kleinen und mittelständischen Unternehmen lauten die Patentrezepte für Einsparungen allerdings viel zu oft »weniger reisen« oder »schlechter reisen«. Wer für seine Firma schon mal einen Zwölf-Stunden-Flug in der Holzklasse absolviert hat, weiß um den Motivationsschub dieser Reiserichtlinienverordnung. Vor allem dann, wenn sich die Geschäftsführung für die gleiche Reise ein Ticket in der ersten Klasse gönnt.

Wie Firmen Kosten drücken

Nach VDR-Analyse kommt für die KMU’s als Sparmaßnahme vor allem eines in Betracht: 25 Prozent der Firmen zwischen Flensburg und Füssen setzen darauf, weniger Reisen zu genehmigen, genauere Kontrollen der Ausgaben durchzuführen oder die Reiserichtlinien zu verschärfen. Immerhin 20 Prozent der Betriebe wollen die Reisekategorien senken, was kurzfristige Sparerfolge bringen kann, jedoch auch schnell das Gegenteil bewirkt. Auf jeweils 15 Prozent bei den Kostensenkungsmaßnahmen kommen die Nutzung von Billig-Airlines und Preisvergleichen sowie der Ausbau von Online-Buchungen. Gerade Letzteres wird immer wichtiger. »Beim Einkauf von Geschäftsreisen ist der Trend weg vom stationären Reisebüro ungebrochen«, so der VDR. Über ein Viertel der Firmen, die weiteres Sparpotenzial sehen, setzen auf Online-Buchungen. Tendenz steigend.

Vor allem Buchungen über die Firmensite www.bahn.de oder die Hotelbuchungsseiten hrs.de und hotel.de haben sich durchgesetzt. So hat die Bahn ihr Internet-Angebot um ein eigenes Business-Portal für Geschäftsreisende unter www.bahn-corporate.de erweitert. Nach Erreichen eines bestimmten Mindestumsatzes erhalten die Kunden einen Login-Namen samt Password und können die Tickets gegen eine monatliche Rechnung erwerben. Auch können mehrere Mitarbeiter einer Firma über denselben Account buchen. Die getätigten Buchungen können jederzeit eingesehen werden, sodass die einzelnen Buchungen der firmeninternen Rechnungsstellung im Detail vorliegen. Das Bahn-Buchungssystem wählt automatisch den günstigsten Tarif aus. Das gilt für die Angebote Großkunden-Rabatt (umsatzabhängig drei bis zehn Prozent) ebenso wie für Spar- und Aktionspreise oder Tickets mit allen Bahncards.

Ab 2008 will die Bahn Unternehmen besondere Anreize bieten, ihre Geschäftsreisen auf das umweltfreundliche Verkehrsmittel zu verlagern – etwa durch kleinere Abstufungen im unteren Bereich der Rabattstaffel, sodass vor allem kleine und mittlere Firmen schneller höhere Rabatte erhalten. Ein Unternehmen, mit dem die Bahn jährlich mehr als 100.000 Euro Umsatz macht, kann künftig den doppelten Großkunden-Rabatt erhalten, wenn es seine Erste-Klasse-Umsätze innerhalb eines Jahres um 20 Prozent oder mehr steigert. Und das ist nicht das Ende der Fahnenstange: Sollte ein Betrieb ein Gesamtausgabenwachstum (1. und 2. Klasse) über 15 Prozent innerhalb eines Jahres nachweisen können, erhält er sogar den dreifachen individuellen Großkunden-Rabatt.

Insbesondere ihre Erste-Klasse-Kundschaft will die Bahn umwerben. Seit dem Fahrplanwechsel am 9. Dezember werden die Premiumkunden mit kleinen Aufmerksamkeiten verwöhnt. In den Zügen sollen 200 zusätzliche Servicekräfte die Passagiere kostenlos mit Snacks, Getränken und Zeitungen versorgen. In Großstadt-Bahnhöfen werden verstärkt Lounges für Erste-Klasse-Fahrkartenbesitzer eingerichtet, in denen es ebenfalls ein kleines, kostenloses Speise-angebot sowie einen gebührenfreien Internetzugang gibt.

Betten billiger buchen

Über einen solchen ist dann auch der kostenlose Online-Hotelreservierungsservice Hotel.de zu erreichen, der neben der Bahn zu den beliebtesten Planungs-Tools in Deutschland zählt. Mit über 780.000 Besuchern gehört er zu den reichweitenstärksten Hotelreservierungs-Sites. Das über 380 Mitarbeiter zählende Unternehmen mit Sitz in Nürnberg verfügt über 210.000 registrierte Hotels weltweit. Pro Monat kommen rund 500 neue Herbergen hinzu. Inzwischen nutzen rund 150.000 KMU’s die Website – darunter mehr als 170 Key Accounts. Pro Monat verzeichnet das börsennotierte Unternehmen über 270.000 gebuchte Übernachtungen.

Wenn Geschäftsreisende geizen

Wesentlich länger am Markt ist der Hotel Reservation Service (HRS). Das 190 Mitarbeiter zählende Unternehmen mit Sitz in Köln betreibt ein weltweites elektronisches Hotel-Reservierungssystem für Geschäfts- und Privatreisende auf Basis einer Datenbank von über 208.000 Hotels in allen Preiskatego-rien. Das System ermöglicht kostenlose Direktbuchungen mit Sofortbestätigung zu permanent aktualisierten HRS-Spezialpreisen. Über 12.000 Unternehmen, die zur Kostensenkung ihr gesamtes Buchungsvolumen über HRS abwickeln, sind dem System inzwischen direkt angeschlossen. Dabei werden Firmenraten integriert, sodass Best-buy-Funktionen möglich sind. Außerdem werden Statistiken geführt, die den Betrieben eine bessere Analyse ihrer Reisedaten ermöglichen.

Die Geiz-ist-geil-Haltung hat längst Einzug in die Welt der Geschäftsreisen gehalten. Billigflieger, die inzwischen auch aus Großstädten abfliegen, sind für Geschäftsreisende annehmbar. Insofern sind Low-Cost-Carrier eine feste Größe im Travel-Management. Und der Vormarsch von Ryanair, Easyjet & Co. geht weiter. Schätzungen gehen für die Billigheimer bis zum Jahr 2010 von einem Marktanteil von 30 Prozent in den fünf führenden Geschäftsreisemärkten Europas (Großbritannien, Deutschland, Spanien, Frankreich, Italien) aus. Zumal clevere Suchmaschinen wie Kayak.com oder Swoodoo.de es neuerdings erlauben, Flüge verschiedener Anbieter auf einer Website zu suchen und zu kombinieren.

Geknausert wird auch beim Bett in der Fremde. Die an Überkapazitäten leidende Hotelbranche bekommt dies deutlich zu spüren. Das starke Wachstum von Billig-Hotelketten wie Etap, Easy Hotel, B&B Hotel oder Motel One spricht Bände. Mit Werbeslogans wie »Hier schlafen die Schlauen« (Etap) wird längst nicht mehr auf Montagearbeiter oder Handwerker gezielt.

Ein anderes Einsparpotenzial ist vielen Unternehmen häufig gar nicht bewusst: Die Rückerstattung der im Ausland gezahlten Mehrwertsteuer. Deutsche Firmen schenken ausländischen Finanzverwaltungen nach aktuellen Analysen jährlich rund 750 Millionen Euro, weil sie die Rückerstattung nicht oder nur halbherzig angehen. Für diesen Betrag ließe sich so manche Reise in der Business-Class bezahlen.

Praxis-Tipp: Sparpotenzial durch Travel-Management
Auf folgende Punkte sollten Unternehmen achten, damit die Reise nicht nur günstig, sondern auch erfolgreich wird.

Mit freundlicher Unterstützung des Haufe Verlags und von

Wichtige Links:

Weitere Informationen zu diesem Thema: