Echte Erlebnisse von echten IT-Profis
Mit Richtlinien zur Lösung
Schwierige Probleme haben oft einfache Ursachen und lassen sich noch einfacher lösen. Wie man dabei auch noch ein leistungsstarkes Tool kennenlernen kann, erzählt Bob Williamson.
Mein Unternehmen nahm vor einigen Jahren ein Upgrade von Windows NT Server 4.0 auf Windows 2000 Server mit Active Directory vor. Nachdem dieses Projekt abgeschlossen war, entschieden wir uns auch dafür, unser Dokumentenmanagementsystem auf SharePoint Portal Server zu migrieren.
Auf den Clients war Windows 2000 Professional Service Pack 3 und Office XP Service Pack 2 installiert. Entsprechend den Standardeinstellungen wurden Dokumente, die die Benutzer bearbeiteten, in Word automatisch zur Liste der zuletzt geöffneten Dateien hinzugefügt. Zudem wurden die Links zu diesen zuletzt bearbeiteten Dokumenten auch im Windows-Startmenü anzeigen, und zwar unter dem Punkt "Zuletzt verwendete Dokumente" mit dem Link http://Server/workspace/directory/dokument.doc. Zunächst schien das alles einwandfrei zu funktionieren – was wohl auch daran lag, dass im Gegensatz zur Liste der zuletzt verwendeten Dokumente in Word niemand den Eintrag im Startmenü verwendete.
Nach einiger Zeit erhielt ich jedoch immer mehr Beschwerden von Benutzern, die mir mitteilten, dass auf ihren Clients das Windows-Startmenü "einfror". Das an sich war bereits sehr merkwürdig und hinderte die Benutzer am Arbeiten. Gravierend wurde die Sache jedoch dadurch, dass die User in der Regel versuchten, das Problem zu beheben, indem sie den Computer einfach ausschalteten. Eine Lösung war also dringend erforderlich!
Erste Reports zeigten, dass das Problem unregelmäßig auftrat und offenbar keinem erkennbaren Muster folgte. Ich versuchte also zunächst, die "üblichen Verdächtigen" zu eliminieren, die für derartige Dinge in Frage kommen: Ich deaktivierte die Antivirensoftware, die das Netzwerk sowie bestimmte dedizierte Verzeichnisse scannte, entfernte unnötige Anwendungen (was darin endete, dass ich schließlich alle Anwendungen außer Word deinstallierte), und installlierte jeden Patch, den ich nur finden konnte. Ich nahm mir sogar Zeit, das Betriebssystem komplett neu zu installieren. Zunächst schien das zu helfen – doch nach einiger Zeit trat das Problem wieder auf.
Ich konnte herausfinden, dass das Startmenü immer genau dann "einfror", wenn der Benutzer den Mauszeiger über den Menüpunkt "Zuletzt verwendete Dokumente" bewegte. Nur das reine Berühren des Menüpunkts mit dem Zeiger reichte schon, um den Computer zum Stillstand zu bringen.
Test zeigten mir, dass ein ähnliches Problem auftritt, wenn der SharePoint Portal Server eine sehr große Anzahl von Dokumenten enthält (in meinem Unternehmen gibt es mehr als 190.000 Dokumente in ungefähr 100 Verzeichnissen). Navigierte ein User über die Netzwerkumgebung zu dem Pfad http:\\server\workspace\directory (allerdings nicht über den Internet Explorer), benötigte das Programm "explorer.exe" einige Zeit, um die Liste der Dokumente anzuzeigen. Mir kam die Idee, dass dieses langsame Anzeigen der Dokumente und das Problem mit dem Startmenü in Zusammenhang stehen könnten. Normalerweise muss ein solch lange Liste auf den Clients meines Unternehmens nicht angezeigt werden, da wir mit einem Makro arbeiten, das dafür sorgt, dass Dokumente in Word direkt im richtigen SharePoint-Verzeichnis abgespeichert werden. Zudem haben wir ein Such-Tool, dass den SharePoint Portal Server anhand von Metadaten nach benötigten Dokumenten durchsucht.
Interessanterweise trat das Problem nur mit den "Zuletzt verwendeten Dokumenten" im Startmenü auf, aber nicht mit der entsprechenden Liste in Word 2002. Zwischen diesen beiden Listen musste es also einen Unterschied geben.
Und so kam es, dass ich damals auf eine Lösung stieß, die mittlerweile für mich selbstverständlich geworden ist: Gruppenrichtlinien. Ich erstellte eine Gruppenrichtlinienobjekt (GPO), das die "Zuletzt verwendeten Dokumente" aus dem Startmenü entfernte, und konnte dadurch das Problem vollständig beseitigen.
Wie so oft, wenn die IT-Abteilung etwas macht, merkte auch in meinem Unternehmen niemand, dass das Problem nicht mehr existierte. Ich allerdings konnte mich freuen, dass die Telefonanrufe zu diesem Thema schlagartig endeten.
Seitdem habe ich mich weiter in das Thema Gruppenrichtlinien eingearbeitet. Ich verwende GPOs sehr oft, sie sind ein sehr leistungsstarkes und hilfreiches Werkzeug.
