A sikeres ERP-bevezetés 5 összetevője

Aki már részese volt egy vállalatirányítási rendszer bevezetésének (vagy akár csak hallott róla), az tudja, hogy jóval többről van szó, mint egy új szoftver megvételéről és telepítéséről. Az alábbiakban öt pontban foglaljuk össze, hogy miről nem szabad megfeledkezni, ha sikeres ERP-projekt résztvevői szeretnénk lenni.

  1. A projektcsapat
    Kulcsszerepe van az implementációs csapat tagjainak: az első pillanattól az utolsóig ők alkotják a projekt gerincét. Az ügyfél joggal várhatja el, hogy olyan tanácsadókkal dolgozzon együtt, akik értik és értékelik a vállalati kultúrát és képesek hatékonyan kommunikálni a belső csapat tagjaival. A tanácsadóknak időt és energiát kell fordítaniuk az igények megismerésére, mert végső soron ők a belső csapat "meghosszabbított karjai" lesznek. Bár technológiai megoldás implementációjáról van szó, nem szabad alábecsülni a mögötte álló emberek fontosságát.
  2. Tudásbázis
    Nem elég, ha a tanácsadók kiválóan értenek a Dyanmics AX-hez: alaposan ismerniük kell az ügyfél iparágát és cégét is, hogy tisztában legyenek az ott alkalmazott legjobb gyakorlatokkal. Meg kell érteniük az ügyfél egyedi problémáit, üzleti céljait és azt, hogyan segít azokat elérni a bevezetni kívánt ERP-rendszer. Az alapos előkészítésen múlhat, hogy mennyire lesz sikeres a bevezetés, és hogy az új rendszer végül meghozza-e a kívánt üzleti eredményt.
  3. Elvárások
    Rendkívül lényeges, hogy az ügyfél tisztában legyen azzal, miért is költ az új rendszerre és mit vár el tőle -- és ezt a külső tanácsadókkal is megértesse. Már a projekt elején tisztázni kell mindenki szerepét és felelősségét, és mindezt dokumentálni is kell, hogy a félreértések és a későbbi viták lehetőségét a legkisebbre csökkentsék. Legalább hetente projektértekezleteket kell tartani, ahol kiderülhet, ha a munka csúszik időben vagy pénzben. Arra viszont egyetlen ügyfél se számítson, hogy a bevezetést teljes egészében ráhagyhatja a külső partnerre: a kezdetektől aktívan részt kell vennie a munkában.
  4. Rugalmasság
    Természetes dolog, hogy a munka megindítása után is változnak az igények, elvárások: a bevezetési módszertannak kellően rugalmasnak kell lenni ahhoz, hogy teret engedjen a változásoknak. A scope változásai miatt sor kerülhet a remélt eredmények újrafogalmazására és a határidők újradefiniálására. Ehhez jó projektmenedzsmentre és a felsővezetés aktív támogatására is szükség van.
  5. Változáskezelés
    Mire jó az új ERP-rendszer, ha senki nem akarja használni? Minden szervezet másképp reagál a változásokra: jó előre fel kell mérni, hogy az adott cégnél milyen jellegű és milyen mélységű oktatásra lesz szükség, hogy a felhasználók szívesen alkalmazzák az új rendszert. Mindenkinek meg kell értenie a változások hogyanját és miértjét, hogy az ellenállás a lehető legkisebb legyen, sőt, a végfelhasználók lehetőség szerint türelmetlenül várják az új rendszer üzembe állítását.