Időpont: 2008.07.28.

Arcadom Építőipari Zrt.

Egységes szoftver-platform – és minden működik

Az Arcadom Zrt. a magyarországi építőipari cégek meghatározó szereplője. Tevékenységét legjobban az általuk tervezett és kivitelezett létesítmények fémjelzik: Pólus Center, WestEnd City Center, Művészetek Palotája, Nemzeti Színház, Korda Filmstúdió, SportMax, multinacionális cégek irodaházai és áruházai, vagy például a Romániában felépített Pólus Center és az Oroszországban létesítés alatt álló cukorgyár.

Magyarországon, Montenegróban, Oroszországban, Romániában, Lengyelországban és Szerbiában összesen 20 telephelyet működtetnek. A társaság belső informatikai rendszerét néhány éve még csak 120-an használták – 2008-ban azonban már közel 250 fő csatlakozik a központi irodaépületben található szerverekhez.

Építőipari cég vagyunk, szaktudást értékesítünk. Ha a mérnökeink hatékonyabban tudnak dolgozni, akkor az feltétlenül plusz-bevételt jelent a cégnek, még akkor is ha ezek az eredmények nehezen fejezhetők ki forintban.
Toronyi András
belsőgazdálkodási vezető,
Arcadom Építőipari Zrt.

A háttér

Néhány évvel ezelőtt dinamikus cégfejlesztésbe kezdett az Arcadom Építőipari Zrt., céljaik között a létszámbővítés mellett a társaság regionális jelenlétének erősítése is szerepelt. Mindehhez azonban elengedhetetlen volt az informatikai rendszer korszerűsítése.

Linux-platformon működő szerverparkjuk egyre kevésbé felelt meg a növekvő igényeknek annak ellenére, hogy a menedzsment és a mérnökök munkaállomásain (klienseken) Windows XP, és Microsoft irodai alkalmazások futottak. A szerverek operációs rendszere viszont szűk keresztmetszetet jelentett, ezért a központi csoportmunka-funkciók nem voltak elérhetőek az otthon, vagy külső telephelyeken dolgozó felhasználók számára. A Linux-alapú szerverkörnyezet folyamatos bővítgetése ellenére egyre több rendszer-leállás is zavarta a mindennapi munkát, és állandó gondot jelentett, hogy a biztonsági mentések sem történhettek meg.

Öt Linux szerver üzemelt – ezeken tárolták a vállalat számára fontos dokumentációkat is – de a Linux miatt nem alkalmazhattak egységes konfigurációs beállításokat, nem volt jelszóházirend, nem volt egységes hitelesítés sem. A levelező-szerver pedig egyre megbízhatatlanabbá vált, végül a túlterheltség következményeként teljesen összeomlott a levelezés.

Amikor 2006-ban új menedzsment került a cég élére, még karakteresebben jelentkeztek a hiányosságok: az új vezetők korábban megszokták a korszerű csoportmunka szolgáltatásokat és a hatékony külső-belső kommunikációt (Exchange, Office), a frissen kinevezett IT-vezető pedig ragaszkodott a hozzáférési jogosultságok központi menedzselhetőségéhez is.

Rendelkezésére állt ugyan egy külső tanácsadó cég (Infoconsulting Zrt.) által korábban kidolgozott informatikai stratégia (amelyben már szerepelt a Linux leváltása és a teljes szerver-park cseréje), de az új IT-manager a tanulmányok átolvasása után jelezte a cég vezetésének, hogy az Arcadom fejlődési stratégiájában kitűzött célok eléréséhez nem lesznek elegendőek a tervezett frissítések.

Gyors döntés született, és végül az átgondoltabb hardver- és szoftver-fejlesztési terveket fogadták el.

Ma ott tartunk, hogy az Arcadom Zrt. IT-csapata szinte észrevétlenül működik. Egy olyan háttér-szolgáltatás vagyunk, amelynek az a feladata, hogy segítse az üzletmenetet. A vezetői értekezletek napirendjén több mint egy éve nem szerepelt, hogy gondok lennének az informatikai szolgáltatásokkal, vagy sokba kerülne az üzemeltetés. Mindez önmagáért beszél, elégedettséget jelent.
Matejcsok Zsolt
IT vezető,
Arcadom Építőipari Zrt.

Váltás előtt – váltás után

Egy nagyvállalat életében fokozódó feszültséget okozhat, ha a kitűzött fejlődési tempó elérését érezhetően a korszerű belső kommunikációs infrastruktúra hiánya korlátozza. Az Arcadom Zrt. informatikai rendszerének szolgáltatásai azonban 2006-ig nem tartottak lépést a stratégiai tervekkel.

Toronyi András, az Arcadom Zrt. belsőgazdálkodási vezető szerint főként a következő okok nehezítették a cég fejlődését.

– Felhasználói oldalról állandó gondot jelentett, hogy a központi irodaházban elérhető szolgáltatások nagy részét nem használhatták mérnökeink, ha külső helyszínen dolgoztak. Ráadásul a korábbi linuxos rendszer nem biztosította, hogy a hazai és külföldi telephelyeken egységes, mindenhonnan elérhető, és azonos szolgáltatásokat nyújtó kommunikációs rendszer üzemeljen.

Matejcsok Zsolt, IT vezető szakmai oldalról közelítve összegezte a hiányosságokat.

– A szerverek tárkapacitása elsősorban ezért volt kevés, mert a korábbi rendszergazdák nem korlátozták a felhasználók egyéni tárigényét, így folyamatos csúcsra-járatással dolgoztak a kiszolgálók. Komoly gondot jelentett az is, hogy a csoportmunka funkciók nem voltak elérhetők, és a rendszeres adat-mentésekhez nem voltak hardver-eszközök. Biztonsági szempontból pedig az jelentett kockázatot, hogy az egyéni jelszavakat a szerver egyik text-állományában tárolták. Amikor összeomlott a levelező-rendszer, azonnal eldőlt: a korszerűsítés nem halogatható tovább.

Az igényektől a megoldásig – egységes MS-platform

Az új IT-rendszerrel kapcsolatos elvárásokat pontosan megfogalmazta a menedzsment. Az elsődleges igények között szerepelt, hogy a cégvezetők és a külső helyszíneken dolgozó mérnökök által használt mobil kommunikációs eszközök (noteszgépek, PDA-k, intelligens mobiltelefonok) ugyanazokat az aktuális információkat mutathassák minden jogosultnak. Fontos volt az is, hogy a cég napi működéséhez szükséges állományok (például az Outlook levelezési és naptár-funkciói) szinkronizálása megtörténjen minden felcsatlakozás alkalmával – függetlenül attól, hogy a kapcsolat az irodaépületben vagy a külső helyszínek egyikéről valósul meg.

A cég IT-vezetőjének javaslatára innovatív alapokra helyezték a teljes informatikai rendszert – az új megoldás lényege az volt, hogy a teljes környezetet Microsoft platformra kell helyezni. Végül az új szerverekre a Windows 2003 R2 operációs rendszer alatt futó Systems Management Server (SMS) 2003 és az Exchange 2007 szoftvereket telepítették, amelyekkel megoldódtak többek között a csoportmunka-használat, a levelezés, a hozzáférés-kezelés, a távmunka és távmenedzsment gondjai is.

Az asztali számítógépeken és noteszgépeken pedig Windows XP SP2 operációs rendszer és – egyelőre – az Office Professional 2003 irodai programcsomag működik, amelyet azonban már a közeljövőben az Office Professional 2007 követ majd. A mérnökök egy része a tervezéshez az MS Projectet is használja, és természetesen a tervezőszoftverek (AutoCAD, ArchiCAD) is megtalálhatók gépeiken.

A szerver-platform váltásában komoly segítséget nyújtottak a LicensePort Kft. szakértői, akik már rendelkeztek a Linuxról történő átálláshoz szükséges szakmai tapasztalatokkal.

2007. március közepén kezdték meg az átállást, akkor érkeztek az új blade-szerverek is. Az IT-csapat kiemelt célja volt, hogy a felhasználók végig zavartalanul dolgozhassanak: az átállás után lássák a régi levelezésüket, és a megszokott jelszavakkal érhessék el az új rendszert is. Rövid időn belül több mint 100 munkaállomást léptettek be az új rendszerbe – mindenki kapott egy e-mailt, amelyben részletesen leírták a tudnivalókat.

A váltás egyetlen hétvége alatt megtörtént: 2007. április 16-án indult élesben az új rendszer, azon a hétfőn már az új felületet látták a felhasználók. Zökkenőmentesen lezajlott az átállás, igaz, aznap öten ültek a help-desk gépeinél, de nem volt komolyabb gond – keddre pedig teljesen normalizálódott a helyzet.

Felhasználói oldalról nézve nagy előrelépés, hogy a megfelelő jogosultságokkal rendelkező kollégáink ugyanazokat az információkat érhetik el kívülről is, amit a központi irodaházban láthatnának. Megvalósult a „bárhonnan és bármikor” elérhető adatok igénye, a gyors döntésekhez szükséges adatok bármilyen mobil eszközzel is lekérdezhetők.
Toronyi András
belsőgazdálkodási vezető,
Arcadom Építőipari Zrt.

Előnyök

A tapasztalatok összegzésénél Matejcsok Zsolt mindenek előtt azt emeli ki, hogy jelentősen megnőtt a rendszerbiztonság – az átállás óta gyakorlatilag nem volt leállás.

– Több mint egy éve álltunk át Microsoft platformra, azóta összesen sem volt 10 percnyi üzemidő-kiesésünk. Előtte havonta többórás rendszer-leállással kellett számolnunk. A közel 100%-os rendelkezésre-állás fontos számunkra, hiszen ha mérnökeink nem, vagy csak későn kapnak meg egy fontos e-mailt, akkor az mindenképpen veszteséget jelent a cégnek. Ráadásul a teljesen Microsoft-alapú rendszer határozottan gyorsabb, de tegyük hozzá, hogy ez az új blade-szervereknek is köszönhető.

Az új szoftver-környezetből eredő előnyöket rövid időn belül megtapasztalták a felhasználók is. Az átállást követő napokban jó néhány köszönő-levelet is olvashatott az IT-csapat, amelyekben a mérnökök többek között azt emelték ki, hogy munkájukban milyen előnyökkel jár, hogy végre használhatják az Outlook közös szolgáltatásait, a megosztott naptár-funkciót, és látják a számukra elérhető erőforrásokat. Rövid időn belül elkezdték használni a többi alap-szolgáltatást is, például a feladatkiosztást, vagy a főnök-titkárnő közötti belső levelezést. Nem elhanyagolható az sem, hogy a következő két hétben minden felhasználó rendet rakott saját dokumentumai között, így ezzel is csökkent a szerverek túlterheltsége.

Időközben jelentősen megnövekedett a távmunka aránya, mivel a szakemberek otthon is tudnak dolgozni, minden információ azonnal eljut hozzájuk, és minden erőforrást elérhetnek, ami a feladataik elvégzéséhez szükséges.

Toronyi András ismét felhasználói oldalról közelítve foglalta össze a tapasztalatokat.

– Amikor mérnökeink megérkeznek egy helyszínre, azonnal elkezdhetnek dolgozni – az ebből eredő gazdasági előnyöket nehéz lenne forintban kifejezni. A távoli mobil elérést főként a noteszgéppel rendelkező kollegák használják, de lehetőség van a PDA-val vagy mobiltelefonnal történő csatlakozására is – ezekkel a megoldásokkal főként azok a munkatársaink élnek, akik sokat utaznak. A mobil Internet-kapcsolatnak köszönhetően a jogosult felhasználók minden Microsoft erőforrást elérhetnek útközben is, gyakran előfordul, hogy vonaton, egy autópálya melletti kávézóból, vagy éppen az építkezés helyszínéről csatlakoznak.

A belsőgazdálkodási vezető fontos előrelépésnek tartja az átállás egyik járulékos előnyét, amely egyre jelentősebb megtakarítást jelent a cég életében.

– Korábban a mérnökök nagyrészt külső másolószalonokban sokszorosították a tervrajzokat. Az Arcadom központjában azonban működik egy olyan fénymásoló központ, ahova az átállás óta minden arra jogosult szakember kívülről is elküldheti a tervrajzokat nyomtatásra vagy másolásra. A megtakarítás közvetlenül mérhető: a másolószalonok általában 350-400 forint/négyzetméter áron dolgoznak – házon belül ennek feléért, négyzetméterenként 170-190 forintért tudjuk megoldani a tervrajzok nyomtatását és másolását. Mivel az Arcadom fejlődése az utóbbi két évben meghaladta az 50 százalékot, így nagyon jelentős megtakarításokkal számolhatunk.

Matejcsok Zsolt informatikai szempontból közelítette meg az eredményeket.

– Az új szerver-platformmal megoldódtak a távmenedzsment hiányából eredő problémák is. 2007 júniusa óta a 20 hazai és külföldi telephely (Románia, Montenegro, Oroszország, Szerbia, Magyarország) munkaállomásai menedzselhetők az Arcadom központjából. A külföldi felhasználók számára meglepetést okozott, amikor például egy Konstanzában dolgozó munkatárs úgy kapott távsegítséget, hogy a központi IT átvette tőle a képernyőt, és Budapestről végezte el a hiba kijavítását. De az is előfordult, hogy egy külföldön véletlenül felülírt fájl visszaállítását a központból oldottuk meg – a művelet a távmenedzsmentnek köszönhetően rövid idő alatt sikerült. Az átállás óta nincsenek vírusproblémák, és sikerült kiszűrni a kéretlen leveleket (spamokat) is.

Az új rendszer költséghatékony üzemeltethetőségét az is jól mutatja, hogy a feladatok egy átlagosnál kisebb IT-csapattal is elvégezhetők. A hazai gyakorlat szerint egy közel 250 aktív felhasználót számláló nagyvállalatnál általában 8-10 informatikus dolgozik – az Arcadomnál azonban nem volt szükség bővítésre. A rendszert az átállás óta az IT-vezető és két rendszergazda üzemelteti – a külső telephelyeken nem alkalmaznak informatikusokat.

Megoldás áttekintése

Szoftverek és szolgáltatások
Iparági szektor
Ország/Régió

Magyarország, Montenegró, Oroszország, Románia, Lengyelország, Szerbia

Tanácsadó és bevezető partner