Időpont: 2012.04.12.

Avex Zrt.

Vállalkozásból vállalat – Microsoft Dynamics NAV-val

Funkcionalitás, rendszer-bevezetési határidő, szoftveres támogatás – három kiemelt szempont az ERP-rendszerek megválasztásánál.

„– Ha nem vezettünk volna be integrált vállalatirányítási rendszert, akkor elsüllyedtünk volna, mert nem tudtunk volna felnézni a víz tetejére, hogy eldöntsük: merre kormányozzuk a hajót. A vezetők információ-ellátottsága óriásit növekedett.”

Purnhauser Dénes
az AVEX Zrt. vezérigazgatója

Az AVEX Zrt. tulajdonosai, egyben vezetői nagyon keményen megküzdöttek azért, hogy egy hasznos, az üzleti folyamatok minden részletét valóban támogató vállalatirányítási rendszerrel dolgozhassanak. Átvizsgálták, elemezték, majd átszervezték a cég belső működését, addig hajlítgatták és igazgatták a szervezet struktúráját és működését, amíg a cégcsoport végül elérte azt a fejlettségi szintet, hogy érdemes legyen bevezetni egy olyan ERP rendszert, amelytől minden üzletvitellel kapcsolatos kérdésükre választ kaphatnak. A Microsoft Dynamics NAV bevezetése előtt történt házon belüli előkészítés önmagában is tanulságos történet, hiszen végül annak eredményeként vált alkalmassá az AVEX Zrt. hogy ne csak túlélje a gazdasági válság nehéz periódusait, hanem továbbra is profitábilis, piacvezető cégként működjön.

Az ügyfél

Az AVEX Kft. a Hauser termék-csoport forgalmazásával kezdte működését 1991-ben. Az indulás óta változatlanul családi kézben lévő céget már a második generáció irányítja, de az alapelvek ugyanazok maradtak, mint amit az alapítók lefektettek: bizalom, munka, innováció és kiváló márkaérték. Az időközben zrt-vé alakult cég profilja kibővült, jelenleg három üzletágban tevékenykednek: a Hauser háztartási és szórakoztató elektronikai termékek forgalmazása mellett két telephelyen (Százhalombattán és Csepelen) foglalkoznak kerékpár összeszereléssel, nagykereskedelemmel és kiszállítással. Ezen kívül iSolutions néven saját informatikai szolgáltató ágazatot hoztak létre – ez a csapat üzemelteti a cégcsoport teljes IT-rendszerét és látja el az informatikai igazgatói funkciót is.

A Microsoft technológiák alkalmazása szerver és kliens oldalon mindvégig szerves részét képezte a cég működé-sének, 2010-ben mindhárom üzletág-nál egyszerre vezették be a Microsoft Dynamics NAV integrált vállalat-irányítási rendszert, amelynek üzemel-tetését a saját csapatukkal végzik. Az ERP rendszer összesen 50 felhasználó mindennapi munkáját segíti.

Az ügyfél üzleti problémája

Az AVEX Zrt. olyan piaci környezetben működik (hipermarketek, elektronikai áruházláncok, sport áruházláncok beszállítói), amelyre komoly konkurencia és árharc jellemző, ezért kritikusan fontos a logisztikai folyamatok hatékony, megbízható működtetése, és ezáltal a nyereséget biztosító árszint meghatározása.

2009-ben úgy döntöttünk, hogy a gazdasági krízis ellenére „19-re lapot húzunk”. Miután megismertük azokat az új és praktikus szolgáltatásokat, amelyekkel a NAV funkció-csomagja az elmúlt években bővült, már könnyű volt döntés
Purnhauser Dénes
az AVEX Zrt. vezérigazgatója

A megalakulást követően vállalat-irányítási rendszerként évekig a hazai fejlesztésű Nagy Machinátort, valamint egyedi fejlesztésű sziget-megoldásokat használtak. Emiatt a rendszerek közötti adatkapcsolat minimális volt, az adatokat többszörös rögzítéssel, manuálisan kellett felvinni a kezdetleges adatbázisokba. Így azonban a cégvezetés csak nagy késéssel jutott az üzleti folyamatokat tartalmazó információhoz, illetve a cég gazdasági helyzetét mutató adatokhoz. Mindez gyakorlatilag lehetetlenné tette a termelés vevői igényekhez igazított ütemezését, de a kialakított ütemterv alapján a beszerzések tervezését sem tudták pontosan elvégezni. A beszer-zésekre jellemző hosszú átfutási (akár 4-5 hónap) idők miatt kritikussá vált az értékesítés pontos tervezése.

Az AVEX Zrt. főként nagykereskedőkön keresztül értékesíti termékeit, akiknél kényelmi szempontok is szerepet játszanak egy adott szállító kiválasz-tásában, így szükségük volt egy kor-szerű, egyszerűen használható B2B megoldásra is.

A bevezetés előzményei és háttere

A cégvezetés évek óta gondolkodott egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetésén, de különböző okok miatt halogatták a beruházást. A 2008-as gazdasági válság idején megváltozott üzleti környezet azonban döntésre késztette a menedzsmentet: vagy előre menekülnek és beruháznak, vagy veszélyeztetik a cég stabil és nyeresé-ges működtetését. Az évek során ugyanis egyértelműen bebizonyoso-dott, hogy korszerű vállalatirányítási rendszer nélkül még a legjobban kialakított szervezet sem képes teljesítménye maximumát nyújtani és megtartani, vagy erősíteni piaci pozícióit.

„– A cég dinamikus növekedése ellenére a szűk tulajdonosi körben pontosan láttuk, hogy irányítási problémák vannak. Már 2000-ben megfogalmazódott, hogy profi vállalatirányítási rendszert kellene bevezetni, de az akkori próbálkozás sikertelen volt, sőt, valójában egy kudarcélmény volt a teljes szervezet számára. Olyannyira, hogy 2000. márciusában visszaálltunk az újonnan bevezetett rendszerről a régire, amit eleve már le akartunk váltani...” – emlékezett vissza a sikertelen kísérletre Purnhauser Dénes, az AVEX Zrt. vezérigazgatója, aki testvérével 2003-től vett részt a cég irányításában.

2010 elején leültünk és végigbeszéltük, megtervez-tük a projektet, amely végül az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósult meg. A megvalósításhoz utófinanszírozási konstrukcióban elérhető segítséget kaptunk az EU GOP pályázattól, amibe bevonhattuk a megvalósított rendszer minden elemét: a szoftver licenceket (NAV, webáruház, SQL Server, alap infrastruktúra), a bevezetési szolgáltatást és hardver eszközöket is. Augusztus közepén indult a bevezetés, decembertől már élesben használtuk a rendszert. Azóta eltelt egy év, így a NAV előnyeiről már bőséges tapasztalattal rendelkezünk.
Purnhauser Dénes
az AVEX Zrt. vezérigazgatója

Javaslatukra 2005-ben úgy döntött a menedzsment, hogy ismét nekifutnak egy vállalatirányítási rendszer bevezetésének.

„– A problémák ugyanazok voltak, mint korábban: nem, vagy csak lassan, ráadásul rendezetlenül jöttek az adatok, annak ellenére, hogy elindítot-tunk egy kontrolling rendszert. Akkor léptünk kapcsolatba az XAPT Hungary Kft.-vel, nekiálltunk kidolgozni az együttműködés feltételeit. Az utolsó pillanatban azonban egy külső partner-rel is átvilágíttattuk a céget, és fel kellett ismernünk, hogy nem oldottuk meg azokat a gondokat, amelyek a múltkori kudarchoz vezettek. Be kellett látnunk, hogy nem a bevezető partnerrel volt probléma – hanem velünk.” – mondta a vezérigazgató.

Nagyon fontos momentum, hogy a cégvezetés felismerte: egy vállalat-irányítási rendszer önmagában nem visz szervezettséget egy cégbe – egy jól szervezett cégnél azonban tervezhető jövőkép rajzolható ki egy megfelelően testre szabott ERP rendszerrel. Eldöntötték azt is, hogy megszerzik az ISO minősítést, kialakítják a belső szabályozást, tisztázzák a tevékenységi és felelősségi köröket, elkészítik a szervezeti ábrát, hogy egyértelmű legyen a cég belső hierarchiája, a továbbiakban pedig tervekre, és azok rendszeres ellenőrzésére építve dolgoznak.

2007 óta már a testvérpár vezeti az AVEX Zrt.-t, akiknek nem sokkal később már komoly gondokkal kellett szembenézni: 2008 őszén a cég életébe is „beköszönt” a gazdasági válság.

„– Egészen addig megmaradtunk a hagyományos, manuális adatrögzítés-nél, amíg nem alakult ki a ma már létező korszerű belső kultúra, és a szervezetünk nem fejlődött olyanná, amikor már bevezethető az ERP rendszer. 2009-ben úgy döntöttünk, hogy a gazdasági krízis ellenére „19-re lapot húzunk”. Miután megismertük azokat az új és praktikus szolgáltatá-sokat, amelyekkel a NAV funkció-csomagja az elmúlt években bővült, már könnyű volt döntés.” – mondta Purnhauser Dénes.

Az XAPT szakemberei a Microsoft Dynamics NAV rendszer segítségével a szigetrendszerekben működő funkciókat egy egységes, integrált rendszerbe terelték, amelyhez egy teljesen integrált B2B és B2C webáruházat is kapcsoltak, és dedikált nagyvevők esetén biztosították az elektronikus rendelések fogadását is.

A 2010-ben bevezetett Microsoft Dynamics NAV az AVEX Zrt. üzleti folyamatait nagyobb mértékben lefedi: az értékesítés megtervezésétől, a vevői igények rögzítésén át, a termelés és beszerzés megtervezésén keresztül a kiszállításig, számlázásig, valamint a főkönyvi könyvelésig és a vezetői riportok előállításáig. Végül az XAPT szakértőinek tanácsára a Dynamics NAV úgynevezett „Advanced Management” csomagját vezették be, amiben a teljes ügyvitel modulcsoport (pénzügy, számvitel, készlet, raktár, termelés, CRM) szerepel.

„– 2010 elején leültünk és megtervez-tük a projektet, amely végül az Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszí-rozásával valósult meg. A megvaló-sításhoz utófinanszírozási konstruk-cióban elérhető segítséget kaptunk az EU GOP pályázattól, amibe bevonhat-tuk a megvalósított rendszer minden elemét: a szoftver licenceket (NAV, webáruház, SQL Server, alap infrastruktúra), a bevezetési szolgál-tatást és hardver eszközöket is. Augusztus közepén indult a bevezetés, decembertől már élesben használtuk a rendszert, így a NAV előnyeiről már bőséges tapasztalattal rendelkezünk.” – fogalmazott a vezérigazgató.

A bevezetés két fázisban történt meg: az első lépcsőben a pénzügyi, keres-kedelmi, beszerzési, logisztikai és termelési folyamatok lefedése valósult meg, a második fázisban bekapcsolták a webáruházat, valamint véglegesítet-ték a vezetői riportokat, kialakították az értékesítés tervezését és ennek alapján a beszerzés optimalizálást.

A bevezetés során az XAPT szakembe-rei által kialakított webáruházat a Dynamics NAV rendszerbe integráltan beépülő Sana E-commerce megoldás-sal valósították meg, amely online kapcsolatot biztosít a weben elérhető és a rendszerben nyilvántartott adatok között.

Ha nem vezettünk volna be integrált vállalatirányítási rendszert, akkor elsüly-lyedtünk volna, mert nem tudtunk volna felnézni a víz tetejére, hogy eldöntsük: merre kormányozzuk a hajót. A vezetők információ-ellátottsága óriásit növekedett. Pontosan tudjuk, hogy mit kell tennünk, ha felmegy az euró, és mit kell lépnünk, ha csökken az árfolyam. 2008-ban, a gazdasági válság első szakaszában még sok álmatlan éjszakánk volt – 2011-ben és 2012-ben már nyugodtan alszunk. A Dynamics NAV-ból kinyerhető riportoknak és elemzéseknek köszönhetőn minden helyzetre van hatékony stratégiánk, így mindig a helyes döntéseket tudtunk meghozni, mivel mindig naprakész kimutatások alapján dönthetünk.
Purnhauser Dénes
az AVEX Zrt. vezérigazgatója

Előnyök, tapasztalatok

A Dynamics NAV alapokon megvaló-sított megoldás kezeli a teljes AVEX cégcsoport működését, beleértve a kerékpár és háztartási gép üzletágat, valamint az informatikai szolgáltató ágazatot, ezzel biztosítva a csoport pénzügyi konszolidációját. A standard funkciókat számos helyen kiegészítet-ték olyan, egyedi igények alapján megvalósított fejlesztésekkel, mint például a vonalkódos azonosítás, a bérmunka-folyamatok támogatása, a speciális üzletkötői tevékenység támogatása, a kampányok, akciók kezelése és a konténer-kihasználás optimalizálása. Az adminisztráció csökkenésével a cégcsoport működési hatékonysága jelentősen növekedett. A folyamatok integrált kezelése és a naprakész adatszolgáltatás támogatja a megalapozott vezetői döntéseket, ezzel jelentősen növeli a cég versenyképességét.

„– A Dynamics NAV szolgáltatásai nagyban hozzájárultak ahhoz, hogy az elmúlt évben vállalattá szerveződött a korábbi vállalkozás. A bevezetés óta valóban a teljes cégcsoport, az üzlet-ágak vezetésével tudunk foglalkozni, amit nem tudtunk volna megoldani egy hatékony ERP rendszer nélkül. Gyakorlatilag a menedzsment szabadságát kaptuk meg a NAV-tól, így nemcsak nagyobb részt átláthatjuk, hanem végre irányíthatjuk is az üzleti folyamatokat, kézben tarthatjuk a pénzügyeket, a teljes működést, és pontosan tervezhetjük a tevékeny-ségek minden részletét. A kereskede-lemben versenyképesebbekké váltunk, egy komoly cégcsoportot egyetlen felületről és egységesen tudunk kezelni – ezek óriási előnyök. A kerékpár üzletágnál megvalósított, a NAV-val integráltan működő B2B weboldalnak köszönhetően ma már elektronikus formában történik a cég teljes értéke-sítésének több mint 50 százaléka.” – mondta Purnhauser Dénes.

Az AVEX Zrt. több mint 150 beszállí-tóval dolgozik, a háztartási eszközök üzletág 40 ügyfélnek értékesít, a kerékpár üzletág 300 végpont felé szállítja ki az összeszerelt bicikliket. A forgalom növekedését jól mutatja, hogy az elmúlt években megtízszere-ződött a kimenő és bejövő számlák mennyisége, amit képtelenség lett volna a korábbi módszerekkel kezelni.

„– Ha nem vezettünk volna be integrált vállalatirányítási rendszert, akkor elsüllyedtünk volna, mert nem tudtunk volna felnézni a víz tetejére, hogy eldöntsük: merre kormányozzuk a hajót. A vezetők információ-ellátottsága óriásit növekedett. Pontosan tudjuk, hogy mit kell tennünk, ha felmegy az euró, és mit kell lépnünk, ha csökken az árfolyam. 2008-ban, a gazdasági válság első szakaszában még sok álmatlan éjszakánk volt – 2011-ben és 2012-ben szintén óriási a kihívás, de legalább tudjuk, hogy hogyan döntsünk, így jóval nyugodtabban alszunk. A Dynamics NAV-ból kinyerhető riportoknak és elemzéseknek köszönhetőn minden helyzetre van hatékony stratégiánk, így mindig helyes döntéseket tudtunk hozni, mivel mindig naprakész kimutatások alapján dönthetünk.” – foglalta össze tapasztalatait Purnhauser Dénes, az AVEX Zrt. vezérigazgatója.

Partner információ

Az XAPT Hungary Kft. az ausztriai New Frontier Group tagja, a Microsoft Dynamics vállalatirányítási rendszerek legnagyobb hazai és nemzetközi téren elismert forgalmazója. Fő tevékenységi köre a Microsoft Dynamics integrált vállalatirányítási és ügyfélkapcsolat kezelő rendszerek bevezetése, valamint az azokhoz kapcsolódó oktatás és a rendszerek vállalati igényeknek megfelelő testre szabása, tovább-fejlesztése. Ezekre a rendszerekre alapozva fejleszt egyedi igényeket kielégítő speciális iparági megol-dásokat többek között az építőipar, a disztribúció, a logisztika valamint a vagyonkezelés és közműszolgáltatás, az autó alkatrész és a nehézgép kereskedelem területén működő vállalatok számára.

Portfoliójában szerepel továbbá üzleti intelligencia és döntéstámogató, jelentéskészítő és üzleti folyamat-menedzsment megoldás. Ezeket olyan vállalatok számára kínálja, akik a piaci és üzleti lehetőségeik és versenyelőnyük lehető legjobb kihasználásához és növeléséhez keresnek megoldást és partnert. A többéves tapasztalattal rendelkező szakemberekből álló XAPT a saját fejlesztésű iparági megoldásainak köszönhetően rendkívül eredményes mind a hazai, mind a nemzetközi piacokon.

A Microsoft Dynamics

A Microsoft Dynamics termékcsalád integrált, teljes körű üzleti alkalmazásokat kínál a kis-, közép- és nagyvállalatok számára. Alkalmazásaink átfogóan optimalizálják a vállalatok stratégiai folyamatait a pénzügy, az adatelemzés, a humánerőforrások, a projektvezetés, az ügyfélkapcsolat-kezelés, a helyszíni szervizelés, az ellátásilánc-kezelés, az e-kereskedelem, a termelésirányítás és a kiskereskedelem területén.

További információ: www.microsoft.com/hun/dynamics

Áttekintés

Az ügyfél

Az AVEX Zrt három üzletágban tevékenykedik: a Hauser háztartási és szórakoztató elektronikai termékek forgalmazása mellett két telephelyen foglalkoznak kerékpár összeszereléssel, nagykereskedelemmel és kiszállítással, emellett iSolutions néven saját informatikai szolgáltató ágazatot hoztak létre.

Az üzleti probléma

Szigetmegoldásokat használtak, emiatt a rendszerek közötti adatkapcsolat minimális volt, az adatokat manuálisan kellett felvinni az adatbázisokba. A cégvezetés csak nagy késéssel jutott az üzleti folyamatokat tartalmazó információkhoz, ami szinte lehetetlenné tette a termelés vevői igényekhez igazított ütemezését. A beszerzések hosszú átfutási ideje (akár 4-5 hónap) miatt kritikussá vált az értékesítés pontos tervezése.

Megoldás

Az AVEX Zrt. az új, praktikus szolgáltatások ismeretében a Microsoft Dynamics NAV mellett döntött.

Előnyök
  • az adminisztráció csökkenésével jelentősen növekedett a cégcsoport működési hatékonysága
  • az AVEX Zrt. versenyképesebbé vált, a cégcsoport üzleti folyamatai egyetlen felületről, egységesen kezelhetők
  • a naprakész adatszolgáltatás segít a megalapozott vezetői döntések meghozásában
Szoftverek és szolgáltatások
Iparági szektor
Ország/Régió

Magyarország

Tanácsadó és bevezető partner