Időpont: 2013.04.16.

Conrad Electronic SE

Biztonságos, Vírusmentes Levelezés – Beruházás Nélkül

„–Végeredményben nincs szükségünk üzemeltetéssel foglalkozó szakemberre. Ügyvezetőként, a cég ügymenetét tekintve, számomra az a legfontosabb, hogy megtaláltunk egy megbízható, stabil, felhasználóbarát megoldást, ami üzembiztosan működik már több, mint egy éve. Az pedig kifejezetten kellemes meglepetés volt, amikor megkaptuk az első számlákat. A havi licencdíj a BPOS idejében fizetett 130 euróról 107 euróra csökkent, annak ellenére, hogy időközben, a cég növekedése miatt 24 helyett már 26 felhasználóra bővültünk. Bizonyára érthető, hogy nem keresünk ennél gazdaságosabban üzemeltethető megoldást.”

Kacsóh Gergely, ügyvezető igazgató, SZINKER Áruküldő és Kereskedelmi Kft.

A SZINKER Áruküldő és Kereskedelmi Kft.-nél évekig az egyik telefonszolgáltató által üzemeltetett elektronikus levelezőrendszert használták. A megoldás nemcsak lassú volt, de a korlátozott méretű tárhely miatt rendszeresen a „Sajátgépre” kellett letölteni a leveleket, emiatt az is előfordult, hogy egy számítógép meghibásodása miatt fontos e-mailek vesztek el örökre.

A problémák megszüntetésére 2011 tavaszán új megoldást keresett a cég. Megvizsgálták a helyben telepített Exchange-alapú levelezés lehetőségét, de a szerverre és szoftverekre fordítandó több mint 300000 forintos beruházással összehasonlítva sokkal költséghatékonyabb megoldásnak ígérkezett az akkoriban már elérhető, havi bérleti díjjal kifizethető felhő-alapú szolgáltatások közül választani. Először a már Magyarországon is terjedőben lévő BPOS-ra (Business Productivity Online Suite) váltottak, 2012 márciusában pedig áttértek az Oficce 365-re – azóta ezt használják levelezésre az asztali PC-kről vagy táblagépekről. A 26 fős cég így havi 107 euróért kap teljes körű, távolról is elérhető szolgáltatáscsomagot.


„– Mivel a
BPOS-t szolgáltatásként vehettük igénybe, nagyon leegyszerűsödött a képlet: kizárólag a fel-használószámmal arányos havi licencdíjakat kellett fizetnünk – cserébe garantált rendelkezésre-állású levelezőszolgáltatást kaptunk.”
Kacsóh Gergely
ügyvezető igazgató
SZINKER Áruküldő és Kereskedelmi Kft.

Az ügyfél

A félvezetők, számítógép-alkatrészek és egyéb elektronikai termékek forgalmazására szakosodott SZINKER Áruküldő és Kereskedelmi Kft.-t 1994-ben egy magyar vállalkozó alapította. A kft. nem sokkal később már a német Conrad Electronic SE képviseleteként működött, amely először 50%-os tulajdonrészt szerzett a vállalkozásban, 2009-ben pedig felvásárolta céget.

A SZINKER Kft. 1998 óta 400 négyzetméteres szaküzletet működtet a Teréz körúton, a cég termék-portfoliójában az elektronikai mérőműszerek és szerszámok mellett a legkülönbözőbb házi és kerti elektronikai, világítástechnikai, automatizálási termékek szerepelnek, de megtartották a hobbi elektronikai, autóelektronikai, környezetvédelmi, valamint alkatrészek és építőelemek profilját is, amelyet a tápegységek, elemek, akkumulátorok széles skálája is kiegészít. Jelenleg Magyarországon több, mint 70000 árucikket forgalmaznak.

A webshopot is üzemeltető SZINKER Áruküldő és Kereskedelmi Kft. központjában és belvárosi szaküzletében jelenleg 26-an dolgoznak.

Alaphelyzet, üzleti problémák

„–A cég informatikai környezetének korszerűsítése igazán csak 2010 után gyorsult fel. Ma már a központban és a szaküzletben is főként a Microsoft Outlook-ot használjuk, de az elektronikus levelezés évekig a legnagyobb telefonszolgáltató online elérhető szolgáltatásán keresztül történt. A szolgáltatás jellemzői a belépéskor még megfeleltek ugyan az akkori elvárásoknak – bár a felhasználók számára a kialakított kezelőfelület nehézkes volt, és erősen limitált méretű postafiók-kapacitást kínált –, az évek során azonban érthetően egyre jobban elavult. Mindenképpen új és korszerű e-mail megoldást szerettünk volna találni, ezért körülnéztünk a piacon az akkor elérhető telepített, valamint a szolgáltatásként kínált lehetőségek között.” – foglalta össze az első váltás előzményeit Kacsóh Gergely, a SZINKER Áruküldő és Kereskedelmi Kft. ügyvezető igazgatója.

Első kör: BPOS

2011 áprilisában a SZINKER webáruházának tárhelyét biztosító Peet&Cook Kft. javaslatára a cégnél először kipróbálták, majd a kedvező tapasztaltok miatt át is tértek a Microsoft havi bérleti díjért igénybe vehető felhő-alapú szolgáltatás-csomagjára, a BPOS-ra (Business Productivity Online Suite).

A váltás előtt azonban alaposan megvizsgálták, hogy milyen kiadásokkal járna, ha az akkoriban divatos „cloud-computing” helyett mégis a hagyományos, helyben telepített Exchange-alapú levelezőrendszerre állnának át. Az összehasonlítás végeredménye egyértelműen a BPOS mellett szólt, ugyanis a helyben telepített levelező-rendszer kiépí-téséhez mindenekelőtt egy 250000-300000 forintért megvásárolható szervert kellett volna rendszerbe állítani. Ezen felül számolni kellett volna a szükséges szoftverlicencek, valamint vírusirtó-program megvásárlásával járó kiadásokkal, a későbbiekben pedig állandó havi tételként jelentkeztek volna az üzemeletetéshez kapcsolódó költségek is.

„– Mivel a BPOS-t szolgáltatásként vehettük igénybe, nagyon leegyszerűsödött a képlet: kizárólag a felhasználószámmal arányos havi licencdíjakat kellett fizetnünk – cserébe garantált rendelkezésre-állású levelezőszolgáltatást kaptunk.” – foglalta össze röviden a döntés hátterét Kacsóh Gergely.

Az ügyvezető ma már mosolyogva meséli az indulás gondjait, amelyek több mint egy hétig okoztak némi gondot a cég üzletvitelében.

„– Kicsit nehézkes volt az indulás, ugyanis eltűnt az adminisztrátori jelszó. Egyszerűen nem tudtunk belépni a levelező-rendszerünkbe – végül kaptam egy amerikai telefonszámot, így sikerült megoldani a problémát. A call-center munkatársa a megfelelő ügyfél-azonosítók megadása és a biztonsági ellenőrzések után lecserélte az admin-jelszavunkat. Azután minden funkció és szolgáltatás tökéletesen működött – egyszerűen tudtam új felhasználókat hozzáadni a dolgozói listához, és megoldható volt a hozzájuk tartozó jelszavak generálása is. A kezdeti nehézségektől eltekintve azt mondhatom, hogy végül egy könnyen áttekinthető felhasználói kezelőfelülettel találkoztunk, és egy jól használható, stabilan működő, az üzemeltetési gondoktól mentes szolgáltatást kaptunk.” – mondta az ügyvezető.

Második kör:
Office 365 – egyelőre csak levelezésre

„– 2012 februárjában a Peet&Cook szakértőinek javaslatára kipróbáltuk az Office 365-tel elérhető szolgáltatásokat, és úgy tapasztaltuk, hogy a továbbfejlesztett rendszer a korábbiaknál sokkal megnyerőbb, felhasználóbarát, igazán kézre álló online kezelőfelületet nyújt. Természetesen vizsgáltuk azt is, hogyan változik majd a havidíjas szolgáltatás díja, s mivel nem kellett áremelkedéssel számolnunk, márciustól átváltottunk a Microsoft Office 365-re. Egyelőre a szolgáltatás-csomag levelezéshez kapcsolható funkcióit használjuk a központi iroda és a szaküzlet között, video-konferenciákat az anyacéggel sem szervezünk, a telefonbeszélgetésekhez pedig a flottakedvezménynek köszönhetően ingyenes mobil-telefonokat használjuk. Kis cég vagyunk, de ennek ellenére tervezzük a Microsoft SharePoint és a Microsoft Outlook integráltan működő szolgáltatásainak kipróbálását és későbbi bevezetését – mivel tudjuk, hogy az Office 365 a jelenleg használtnál sokkal gazdagabb funkcionalitást kínál.” –mondta Kacsóh Gergely.

„– Kis cég vagyunk, de ennek ellenére tervezzük a Microsoft SharePoint és a Microsoft Outlook integráltan működő szolgáltatásainak kipróbálását és későbbi bevezetését – mivel tudjuk, hogy az Office 365 a jelenleg használtnál sokkal gazdagabb funkcionalitást kínál.”
Kacsóh Gergely
ügyvezető igazgató
SZINKER Áruküldő és Kereskedelmi Kft.

Tapasztalatok és előnyök

A telefonszolgáltató központi szerverén csak erősen korlátozott tárhely állt a SZINKER rendelkezésére, így időközönként minden felhasználónak saját számítógépére kellett letöltenie a felhalmozódott e-maileket, ha nem akarta, hogy elvesszenek a levelek. Ebből persze az is következett, hogy amennyiben tönkrement egy PC, akkor az üzletmenet szempontjából fontos e-mailek is örökre elveszhettek.

„– Az Office 365 bevezetése óta már biztosan nem fordulhat elő a levelek elvesztése. Minden felhasználónk 25 gigabájtos postafiók-kapacitással rendelkezik, így már nem kell sem törölniük, sem letölteniük a leveleket, és nem fordulhat elő adatvesztés sem. A számítási felhőben elérhető Exchange Serverrel mindig, és bárhonnan elérhetjük az összes levelet.” – kezdte az előnyök felsorolását a SZINKER Kft. ügyvezető igazgatója.

Gazdasági közelítésből értelemszerűen a SZINKER-nél is fontos szempont volt, hogy sem a BPOS, sem az Office 365 bevezetésekor nem volt szükség semmilyen hardver- vagy szoftvervásárlásra – így nem beruházásként, hanem havidíjas szolgáltatásként könyvelhetők el a szolgáltatáscsomagért fizetendő költségek.

„– Megúsztunk egy közel 300000 forintos szervervásárlást, ami erős érv volt mindkét döntésnél, de ugyanilyen fontosnak tartom, hogy nem kellett újabb vírusirtó programra költenünk, mivel az Office 365 eleve karanténba helyezi a fertőzöttnek ítélt leveleket, és külön könyvtárba gyűjti a kéretlen leveleket, a spameket. A cég egyéb alkalmazásainak biztonságos védelméről azonban a továbbiakban is külön vírusirtó program gondoskodik.” – mondta az ügyvezető.

„– Mivel a rendszergazda megbízatása nem terjed ki az Office 365 felügyeletére, az alapvető üzemeltetési feladatokat magamra vállaltam. Az új felhasználók bejegyzését, illetve az esetlegesen megszűnő accountok törlését azonban könnyen el tudom végezni, köszönhetően a felhasználóbarát adminisztrátori felületnek. Számomra éppen ezért nagyon fontos az is, hogy nem kell foglalkoznom a szoftverfrissítésekkel, hiszen az Office 365 azt is felkínálja, hogy mindig a legkorszerűbb verziókat használhatjuk. Végeredményben nincs szükségünk üzemeltetéssel foglalkozó szakemberre. Ügyvezetőként, a cég ügymenetét tekintve, számomra az a legfontosabb, hogy megtaláltunk egy megbízható, stabil, felhasználóbarát megoldást, ami üzembiztosan működik már több, mint egy éve. Az pedig kifejezetten kellemes meglepetés volt, amikor megkaptuk az első számlákat. A havi licencdíj a BPOS idejében fizetett 130 euróról 107 euróra csökkent, annak ellenére, hogy időközben, a cég növekedése miatt 24 helyett már 26 felhasználóra bővültünk. Bizonyára érthető, hogy nem keresünk ennél gazdaságosabban üzemeltethető megoldást.” – foglalta össze az előnyöket Kacsóh Gergely, a SZINKER Áruküldő és Kereskedelmi Kft. ügyvezető igazgatója.

További információ a SZINKER Áruküldő és Kereskedelmi Kft.-ről: www.conrad.hu
További információ a Peet and Cook Kft.-ről: www.peetandcook.hu
További információ az Office 365-ről: www.office365.hu

Áttekintés

Ágazat:

kereskedelem

Ügyfélprofil

A SZINKER Áruküldő és Kereskedelmi Kft. 1994 óta foglalkozik műszaki cikkek értékesítésével a magyar piacon, 2009 óta a német Conrad Electronic SE leányvállalataként működik. 400 négyzetméteres szaküzletükben az elektronikai mérőműszerek és szerszámok mellett a legkülönbözőbb házi és kerti elektronikai, világítás-technikai, automatizálási termékeket kínálnak – összesen több, mint 70000 árucikket forgalmaznak. A webshopot is üzemeltető cég központjában és belvárosi szaküzletében összesen 26-an dolgoznak.

Az üzleti igény

A korábbi e-mail szolgáltatatást a lassú elérés, a korlátozott tárhely és a nehezen kezelhető felhasználói felület miatt egy korszerű, gazdag funkcionalitást kínáló, ugyanakkor gazdaságosan működtethető levelezőrendszerre kívánták lecserélni.

Megoldás

Microsoft Office 365

Előnyök
  • a levelezés bárhonnan elérhető táblagéppel, vagy okostelefonnal is,
  • a szolgáltatás havidíja költségként számolható el,
  • a BPOS-hoz képest közel 20%-os megtakarítás érhető el,
  • ingyenes spam-szűrés,
  • nincs szükség külön vírusirtó szoftver üzembeállítására.