Időpont: 2008.06.18.

LIMEX csoport - DOMEX Szőnyegáruházak Kft.

Jelentős költségmegtakarítás Microsoft Navision vállalatirányítási rendszerrel a DOMEX áruházaknál

Magyarország egyik legnagyobb szőnyegimportőre, valamint az érdekeltségébe tartozó áruházak a Microsoft megoldására alapozva tették átláthatóbbá és olcsóbbá az üzletmenetüket

Nagyszabású projektbe vágta a fejszéjét nemrégiben a LIMEX vállalatcsoport, Magyarország meghatározó szőnyegpadló, PVC-padló, laminált-padló kis és nagykereskedelmével foglalkozó vállalkozása. Mint azt a cégcsoport érdekeltségi körébe tartozó egyik cég, a 22 kiskereskedelemi szakáruházzal rendelkező DOMEX Szőnyegáruházak Kft. ügyvezető igazgatója, Lange Katalin mondja – a LIMEX elért egy olyan kritikus méretet, hogy szükségessé vált egy megfelelő vállalatirányítási rendszer bevezetése. A KARÁDI Rendszerház segítségével bevezetett és testre szabott Microsoft Navision ERP-rendszerben így most a Domex árukészleteivel kapcsolatos adatokat központilag is átlátják. A jobb belső információáramlásnak köszönhetően a raktárkészlet átlagos állományát máris harmadával csökkenteni tudták, miáltal jelentősen csökkentek az import-beszerzések raktározási költségei. A LIMEX csoport tehát a Microsoft Navision révén még inkább piacképes árakkal tud a vevők kegyeiért versenyezni.

A háttér

A LIMEX vállalatcsoport Magyarország egyik jelentős szőnyegpadló, PVC-padló, laminált-padló kis és nagykereskedelmével foglalkozó vállalkozása. A cégcsoport tagjai: LIMEX Kft, LIMEX 2000 Kft., DOMEX Szőnyegáruházak Kft., DOMOTEX Kft., YELLOW STAR Kft, valamint egyéb franchise partnerek. Külön is kiemelendő a A LIMEX 2000 Kft., ami a nagykereskedelemi tevékenységekkel foglalkozik, manapság az ország egyik legnagyobb szőnyegimportőre és olyan cégek beszállítója mint a Praktiker vagy a Baumax. Szintén kiemelendő a DOMEX Szőnyegáruházak Kft., ami a kiskereskedelmi tevékenységek központja a vállalatcsoportban. A 22 szakáruházból álló cég Magyarországon az egyik legjelentősebb forgalmazóvá nőtte ki magát és évről évre bővül újabb áruházakkal. A magyarországi 22 áruházon kívül Szlovákiában 35, Csehországban pedig 55 saját áruházzal rendelkezik. 2004 évben összesen 8 millió m2 padlóburkolót értékesített.

„Áruházainkban nagy hangsúlyt fektetünk az áruválasztékra, elmondhatjuk, hogy nálunk található a legszélesebb választék az említett termékekből. Árukészletünk összetételét úgy alakítjuk ki, hogy minden igényt ki tudjunk elégíteni a legolcsóbb kategóriától a luxus minőségig” – mondja a DOMEX Szőnyegáruházak Kft. ügyvezető igazgatója, Lange Katalin, aki szerint napjainkban az egyik legmeghatározóbb tényező az értékesítéskor a versenyképes ár. A cégcsoport tagjai épp ezért igyekeznek árubeszerzéseiket a lehető legnagyobb mértékben összehangolni, hogy minél nagyobb vásárlóerőt képezve a nagy tételben való import során kialkudható legnagyobb árkedvezményt igénybe véve még kedvezőbb piaci árakkal tudjanak a fogyasztók kegyeiért versenyezni. „A gyártóktól igen jelentős mértékű árut tudunk éves szinten megvásárolni, aminek eredménye egy jóval kedvezőbb ár” – avat be a cégcsoport üzletpolitikája az ügyvezető.

A probléma, a feladat

A kezdeti dinamikus növekedés és a sok telephelyes, több cégből álló működés miatt azonban elérték azt a méretet, amikor úgy érezték, az üzletmenet átláthatósága vezetői szempontból veszélybe kerülhet, nem mindig tudták a lehető legjobban optimalizálni a beszerzéseket és ez növelte az import utáni raktározás költségeit is. „A cégcsoport indulásakor arra koncentráltunk, hogy minél szélesebb körben ismertté váljunk a piacon. Miután ezt elértük, innentől kezdve igazán felelősség vezetői szempontból ezt a helyzetet fenntartani, a növekedést, az átlátható üzletmenetet biztosítani. A biztonságérzet hiánya diktálta azt, hogy keressünk egy megbízható rendszert napi működésünk és stratégiai növekedésünk háttereként” – eleveníti fel Lange Katalin, mi vezetett oda, hogy egy korszerű vállalatirányítási rendszer bevezetésén kezdtek el gondolkodni. A korábbi, Microsoft DOS alapú, saját fejlesztésű rendszerük nem, vagy csak nagyon nehezen biztosította azokat a szolgáltatásokat, amiket egy korszerű vállalatirányítási rendszertől egyszerűen megkaphattak volna, problémás volt az egyes telephelyek közötti információáramlás, ami faxok, postai küldemények küldözgetését tette szükségessé, ami amellett, hogy hosszadalmas és kényelmetlen folyamat volt, nem kis pluszköltséget is rótt a cégcsoportra, amit végső soron a cég vásárlóira kellett volna továbbhárítani. „A vállalat telephelyeiről a központba az információáramlás igen nehézkes volt eddig. A keletkezett információk feldolgozása, a vezetői döntések a korszerűtlen technológia miatt nem igazán voltak kiszolgálva” – foglalja össze az igazgatóasszony.

Miután meghozták a döntést, hogy az üzletmenet még sikeresebbé tétele érdekében integrált vállalatirányítási szoftverrendszert vezetnek be, európai uniós pályázatok után kutatva kedvező finanszírozási konstrukciót találtak a Gazdasági Versenyképesség Operatív Program (GVOP) keretében. „A pályázat céljai megegyeztek az akkor még csak tervezett projektünk szándékával, és végül sikerült elnyernünk a vissza nem térítendő uniós támogatást” – említ egy jelentős, a projekt sikeréhez is hozzájáruló mozzanatot Lange Katalin.

Kritikus elvárások

A bevezetendő vállalatirányítási rendszerrel szemben megfogalmazott elvárások között olyan szempontok szerepeltek, mint hogy a DOMEX Szőnyegáruházak Kft. áruforgalmi- és pénzügyi folyamatait integrálni lehessen, sőt a későbbiekben akár a szomszédos országokban nyitott DOMEX-üzletek is becsatlakozhassanak a rendszerbe. Meg kívánták teremteni, hogy az árpolitikát és a termékskálát közvetlenül a központból is lehessen alakítani a rendszeren keresztül, és közvetlen, naprakész rálátása legyen a központi beszerzéssel foglalkozó kollégáknak az összes vevői rendelésről, hogy ezáltal le tudják szorítani a készletezési és árufinanszírozási költségeket, valamint a hatékonyabb, gyorsabb beszerzésnek köszönhetően a vevői elégedettséget is tovább lehessen növelni. A vállalatirányítási rendszer kialakítása után a cégcsoport menedzsmentje számára biztosítani kellett az elemzések, riportok készítésének lehetőségét, valamint az ERP-rendszernek a lehető legnagyobb mértékben kell automatizálnia a napi pénzügyi- és kereskedelmi folyamatokhoz kapcsolódó tevékenységeket. „Mivel minden áruházunk önálló, és közvetlenül a budapesti központtal és a gödöllői raktárral áll kapcsolatban, a központ számára nagyon fontos, hogy a legpontosabb költség- és árbevételi jelentések álljanak rendelkezésre az egyes áruházak által rendelt és értékesített termékekről. A riportok nem csak boltokra lebontva szükségesek, hanem a különböző értékesítési és fizetési típusonként, sőt értékesítési munkatársakra lebontva is kellenek” – említi a projekt megindítása előtt megfogalmazott egyik elvárását az ügyvezető igazgató.

Természetesen több terméket és cég ajánlatát is megvizsgálták a projekt elindítása előtt. „A bevezetendő ERP rendszer és a bevezetést segítő partner kiválasztásakor számos szempontot kellett mérlegelnünk” - emlékszik vissza Lange Katalin, akitől megtudtuk, hogy három megoldás merült fel, az SAP Business One, a Microsoft Axapta és a Microsoft Navision – e három közül választották ki a számukra legalkalmasabbat. „Amikor a végső döntést meghoztuk, természetesen az egyik legfontosabb szempont volt a termék bevezetésének, testre szabásának és üzemeltetésének ára és a kedvező szerződési feltételek, de azt is mérlegelnünk kellett, hogy a választandó szoftvermegoldás az igényeinket mindenben kielégítő, rugalmas és ezáltal könnyen a mi igényeinkhez igazítható, a jogosultsági szinteket is megfelelően kezelő, biztonságos és jól támogatott, rendszer legyen. Azt is elvárásként fogalmaztuk meg, hogy a szoftvermegoldás fejlesztője és a bevezetendő partner a szakterületen leginkább jártas és elismert cég legyen, a szoftver jövőjét illetően pedig megfelelő perspektívával rendelkezzen, de természetesen a bevezetés várható időtartamát is figyelembe vettük” – említ néhány szempontot az igazgatóasszony, amelyeket összesítve végül a Microsoft Navision és a Microsoft-partner KARÁDI Rendszerház Kft.. mellett döntöttek. De ilyen szempont volt az is, hogy a bevezetett szoftver használatát a cégcsoport munkatársai könnyen el tudják-e sajátítani, minél kisebb legyen az oktatásra fordított idő és költség és hogy a rendszer a meglévő Microsoft-alkalmazásokkal (például MS Office) hogyan kapcsolódik össze. „Gyakorlatilag minden érv a Microsoft Navision és a KARÁDI mellett szólt, hiszen nem csak a vállalatirányítási rendszer megvalósítását és a cégek igényeire való testre szabását vállalta, hanem a GVOP-pályázati anyag összeállítását is, így valósulhatott meg a beruházás 50 százalékos EU-támogatással” – összegzi az előkészítés folyamát Lange Katalin.

Megoldás

A projekt több lépcsőben zajlott, először a központban kezdődött meg a bevezetés, majd a tesztperiódust követően sikeresen élesítették és az áruházaknál azóta már megelégedéssel használják az MS Navisiont. Az áruházi és a házipénztárak forgalmának kezelésére egyedi pénztármodul fejlesztésére volt szükség és a meglehetősen összetett logikájú cikkszámképzést is újra kellett gondolni, hogy a cégcsoport tagjai közös cikktörzset használhassanak. „A cikkszámok újragondolása módot adott az eredetileg ötezres cikktörzs háromezerre való csökkentésére, miközben a termékeket termékcsoportokba tudtuk sorolni, és így termékcsoportokra bontott kimutatások is készíthetők” – mondja a KARÁDI Rendszerház projektvezetője, Király Péter. A projekt összetettségét mutatja, hogy az áruházak adatait és tranzakcióit közös adatbázisban kellett leképezni a NAVISION rendszerben, ezért a vállalati alapadatok felvitelén túl át kellett dolgozni a régi áruházanként készített számlatükröt, ki kellett alakítani a könyvelési és ÁFA könyvelési csoportokat, és azt, hogy az áruházak felelősségi központok, dimenziók és raktárakként is kezelhetők legyenek.

Összetett feladat volt az árképzés és a mennyiségi egységek kezelése is: a cégcsoportnál ugyanis a beszerzéseket tekercsben számolják el (pl. 5 tekercs szőnyeg), azonban a kiskereskedésekben való értékesítéskor a DOMEX áruház már folyóméterben ad el. Ugyanakkor a beszerzési költségeket négyzetméterre vetítve kell számolni, és a szőnyegáruházakban lévő eladási árakat a központban ez alapján határozzák meg. Tovább bonyolítja a helyzetet, hogy a cégcsoportnál kétféle valutaárfolyammal kell számolni: a számviteli törvény miatt az ÁFA-bevallások elkészítéséhez a Magyar Nemzeti Bank árfolyamait kell használniuk, ám az árképzéskor a Raiffeisen Bank középárfolyamát kell figyelembe venniük. (Mivel a Navision 3.7-es verziója a kétféle árfolyamkezelést még nem támogatta, a KARÁDI Rendszerház programozóinak kellett ezt a lehetőséget programozói munkával a vállalatirányítási rendszerbe beépíteniük. A Navision újabb, 4-es verziójában viszont ez a lehetőség már eleve adott.) Természetesen a Microsoft-partner gondoskodott a szükséges licencek szoftvermodulok Írországból történő beszerzéséről, a rendszer implementációjáról és a korábban más rendszerben feldolgozott adatok migrációjáról, valamint a már említett testre szabáson túl a felhasználók betanításáról is. A régi rendszer kiváltását ráadásul valóban éles környezetben kellett véghez vinni, hiszen az Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal épp akkor tartott több hetes ellenőrzést a cégcsoportnál, amikor a fejlesztés megkezdődött, ráadásul azt követően pedig a könyvvizsgáló végzett auditot, mindez azonban nem okozott különösebb gondot.

Előnyök

„Így utólag már bátran elmondhatom, hogy a lehető legjobb döntést hoztuk, amikor a KARÁDI Rendszerházat és a Microsoft megoldását választottuk” – így értékeli az ügyvezető a projektet. A bevezetés sikeres volt, a márciusban elindult projekt magyarországi szakasza időközben a feladat összetettsége ellenére már a végére is ért. Az egyes áruházak az interneten keresztül elérik az Interware budapesti szerverfarmjában elhelyezett Navision szerverét, ahová a Microsoft Remote Desktop révén jelentkezhetnek be a cég dolgozói a megfelelő azonosítást követően.

Költségmegtakarítás

Az ügyvezető igazgató számos szempontot említett, hogy a Microsoft megoldása milyen változásokat hozott a cégcsoport életében. Ezek közül talán a legkézzelfoghatóbb, hogy „a készletek átlagos állományát mintegy 33 százalékkal tudjuk csökkenteni, ami természetszerűleg jótékony hatással van a raktározási, finanszírozási költségeinkre, hiszen a termékek rövidebb ideig állnak fölöslegesen a raktárban, az egyidejű beszerzésekkor nagyobb kedvezményeket kapunk a gyártóktól és ráadásul az importárukban rövidebb ideig áll a pénzünk. Mindez annak köszönhető, hogy valamennyi áruház árukészleteivel kapcsolatos adatokat központilag is látjuk, kezelni tudjuk és az árainkat is pontosabban tudjuk kalkulálni jobban figyelembe véve a bekerülési (vám, szállítás, raktározás stb.) költségeket. A Microsoft Navision által megvalósult jobb belső információáramlásnak köszönhetően még inkább piacképes árakkal tudunk a vevők kegyeiért versenyezni!”

Átlátható ügymenet, hatékonyabb információáramlás

„A másik fontos változás – folytatja az igazgatóasszony az előnyök sorolását -, hogy a közép- és felsővezetés ezentúl több információhoz jut hozzá a partnercégek pillanatnyi helyzetével kapcsolatban. Csak a készletekről mintegy 120 fajta riportot lehetséges lekérni, gyakorlatilag mindössze néhány kattintással tudunk akár termékcsoportokra lebontva nézve is adatokhoz jutni, és az információkat könnyen át tudjuk tenni más típusú hasznosításhoz akár valamilyen más Microsoft-alkalmazásba, például Excelbe, Wordbe is”.

Nem okozott gondot megkedveltetni az új rendszer kezelését az alkalmazottakkal sem. „Bár az igaz, hogy a régi, DOS-os programunkhoz képest jóval összetettebb, nagyobb tudású rendszerben valamennyivel több képernyőfelülettel találkoznak a felhasználók, de a szoftvermegoldásban a Microsoft Windows és Office programokból már ismert kezelőfelület köszön vissza, ami nagyban megkönnyítette a betanítást. Ráadásul a megoldásszállító megfelelő oktatást tartott cégen belül, és ha bármilyen technikai nehézség, kérdés adódik, akkor a mai napig is bátran felhívhatjuk a tanácsadókat segítségért”. A KARÁDI projektmenedzsere, Király Péter ezt azzal egészítette ki, hogy a testre szabáskor igyekeztek a rendszert úgy beüzemelni, hogy a felhasználóknak ne kelljen 5-6 képernyőfelületnél többel megismerkedniük. A felhasználók számára nagy könnyebbséget jelentett az is, hogy a Navision magyar nyelvű.

Mindeközben a DOMEX Szőnyegáruházak egy valóban megbízható, biztonságos rendszerhez jutott, amellyel sikerült kiváltani a régi DOS-os rendszert és a számos automatizmussal még humánerőforrást is sikerült megtakarítani. A Navision megoldásával megoldódtak a jogosultsági kérdések is, azaz minden felhasználó csak azokat az adatokat látja, amikre munkájából adódóan szüksége van. „Ezentúl nem kell faxon vagy postán küldözgetni a telephelyek között az információkat, sőt például ezentúl nem lesznek készleteltérések” – mondja az ügyvezető, aki szerint mostantól „csak egy igazság van a cégnél: az, amit a Navision rendszerben látnak”. Ezentúl digitálisan készülnek a cégek tárgyi eszköz nyilvántartásai is: ezzel például a korábban évente 2-3 ezer űrlap kézzel való kitöltésétől kímélik meg a pénzügyi részleget.

Megtérül!

„A partnercég tanácsadói igen alapos munkát végeztek az előkészítő fázistól kezdve a bevezetésen át az oktatásig. A munka gördülékenyen ment és a Navision rendszer kínálta előnyöket látva elmondható, hogy a beruházás rövid időn belül meg is térül” – foglalja össze az elmondottakat Lange Katalin, aki elárulja még, hogy a sikeren felbuzdulva hamarosan a külföldi DOMEX-áruházak bekapcsolása is megkezdődik, ami további költségmegtakarítást eredményez majd a vállalaton belül.

Megoldás áttekintése

Ügyfélprofil

A LIMEX vállalatcsoport Magyarország meghatározó szőnyegpadló, PVC-padló, laminált-padló kis és nagykereskedelmével foglalkozó vállalkozása. A cégcsoport tagjai: LIMEX Kft, LIMEX 2000 Kft., DOMEX Szőnyegáruházak Kft., DOMOTEX Kft., YELLOW STAR Kft. Külön is kiemelendő a DOMEX Szőnyegáruházak Kft., ami a kiskereskedelmi tevékenységek központja a vállalatcsoportban. A 22 szakáruházból álló cég Magyarországon az egyik legjelentősebb forgalmazóvá nőtte ki magát és évről évre bővül újabb áruházakkal. A magyarországi 22 áruházon kívül Szlovákiában 35, Csehországban pedig 55 saját áruházzal rendelkezik. 2004 évben összesen 8 millió m2 padlóburkolót értékesített.

Az üzleti helyzet

A vállalatcsoport korábban a gyors növekedésre koncentrált, amikor azonban ezt elérte, szükségessé vált a további fejlődéshez az átlátható üzletmenet megteremtése. A készletekre való jobb rálátással csökkenteni kívánták az importtal és a raktározással kapcsolatos költségeiket, javítani kívánták a belső információáramlást, a vállalati menedzsment nagyobb rálátást szeretett volna az egyes üzleti folyamatokra, amire a régi, Microsoft DOS operációs rendszerre fejlesztett egyéni szoftverrel nem voltak képesek.

Megoldás

A cégcsoport Microsoft alapú integrált vállalatirányítási (ERP) rendszert vezetett be, amellyel a különálló érdekeltségek készletei egyben kezelhetők.

Előnyök
  • A menedzsment jobban átlátja a cégek, áruházak pillanatnyi helyzetét
  • Azonnali rálátás a beszerzési igényekre
  • A beszerzések logisztikai folyamatának egyszerűsödése, gyorsulása
  • Raktározási költségek jelentős csökkentése
  • Hatékonyabb információáramlás, kommunikációs költségekkel kapcsolatos megtakarítások
  • Továbbfejleszthető rendszer, a külföldi partneráruházak is bevonhatók
  • Biztonság, megbízhatóság
  • Egységes és teljes körű jogosultságkezelés
  • Rugalmas, hozzáértő bevezető partner
  • Kedvező ár és szerződési feltételek
  • MS Office integráció
  • Könnyű kezelhetőség
Szoftverek és szolgáltatások
Iparági szektor
Ország/Régió

Magyarország

Tanácsadó és bevezető partner