Időpont: 2014.04.09.

Dunaújvárosi Főiskola

Office 365 a Dunaújvárosi Főiskolán

35 milliós megtakarítás a felsőoktatásban

A Dunaújvárosi Főiskolából közel három évtizede küldték el az első e-mailt. Azóta természetesen sokat fejlődtek az e-mailek küldését és fogadását biztosító technológiák, ám az oktatók és hallgatók évtizedekig két külön levelezőrendszert használtak. A főiskola közel 90 oktatója és 150 munkatársa egy Novell Netware-alapú rendszerrel dolgozott, a hallgatói levelezés pedig főként nyílt forráskódú rendszerre épült. A két rendszer közötti átjárás biztosítása körülményes volt, az egységes levelezés megoldását nagyban nehezítette az is, hogy a hallgatók sokféle e-mail címet használtak, ezért nem volt biztosított, hogy e-mailben garantáltan elérhetőek legyenek.

2013-ban a főiskolán bevezették a Microsoft Office 365 szolgáltatáscsomagot, ezt megelőzően az intézményben használt Novell NetMail-ről már átálltak az Exchange-re, így lehetőség adódott egy kétkomponensű megoldás kiépítésére.

Az Office 365 hibrid Exchange konfiguráció alkalmazása biztosítja a hallgatói levelezés megbízható működtetését és felügyeletét, továbbá megadja a lehetőséget a dolgozói levelezés zökkenőmentes felhőbe költöztetésére is.

A régió innovációs központja

A Dunaújvárosi Főiskola 2000-ben vált önálló felsőoktatási intézménnyé, azóta a főiskola vezetése határozott elképzelést alakított ki arról, hogy miként váljon Dunaújváros és a régió szellemi innovációs központjává. Az utóbbi évtizedben egy közel tízmilliárdos beruházás sorozat eredményeként korszerű egyetemi szintű campust építettek, tudatos oktatási és infrastrukturális fejlesztéseikkel elérték, hogy az elmúlt húsz évben a hallgatók száma a nyolcszorosára emelkedett. Jelenleg közel háromezer hallgatója van az intézménynek, a felvételizők 6 alapszak, 5 mesterszak, 5 felsőoktatási szakképzési szak, és 22 szakirányú továbbképzési forma közül választhatnak.

A Dunaújvárosi Főiskola mindig is érzékeny volt a legújabb technológiák befogadására, náluk működik a felsőoktatási-kutatási adathálózat egyik fontos regionális központja, ahol egy közös használatú nagykapacitású háttértár is üzemel. Az intézmény informatikai rendszere alapvetően Microsoft-platformra épült, számítógépeik szinte mindegyikén Windows operációs rendszer fut.

Technológiai közelítésből azért zseniális az Exchange-Office 365 hibrid megoldás, mert saját címtárunkat alkalmazhatjuk az Office 365-ben történő azonosításra is. Így a felhasználóknak – oktatóknak, dolgozóknak, hallgatóknak – nem kell újra regisztrálni az Office 365-ben, hanem a már megszokott, bejáratott felhasználói név és jelszó párossal érhetik el az összes felhőszolgáltatást.
Kovács Csaba István
főiskolai docens, rendszermérnök
Dunaújvárosi Főiskola

Előzmények: problémák és továbblépési célok

A közel 90 oktató és az intézmény további 150 munkatársa 1987 óta Novell Netware-alapú levelezéssel dolgozott, a hallgatók a ’90-es évek közepén csatlakozhattak a főiskola elektronikus levelezésébe, e-mailjeik egy nyílt forráskódú átjárón keresztül jutottak az intézményi IT-rendszerbe.

A hallgatóktól érkező levelek befogadásáról egy olyan, főként Linux-alapra épült alrendszer gondoskodott, amelynek üzemeltetését a diákok egy csoportja végezte. A hallgatók azonban különböző szolgáltatóknál regisztráltak, ezért sokfajta e-mail címmel rendelkeztek (ráadásul előszeretettel választották a felhő-alapú szolgáltatásokat), ennek következtében nem volt olyan stabil, és garantált elérhetőséget nyújtó e-mailcímük, amelyeket az intézmény biztosan használhatott volna a hallgatói kapcsolattartásban.

Többször felmerült az igény egy olyan intézményi hallgatói levelezőrendszer kialakítására, amelyben a hallgatók e-mail címei egy meghatározott séma alapján képződnek, s ezzel lehetőség nyílik az oktatók és a hallgatói adminisztráció számára a hallgatók egységes elérésére.

Hasonlóan fontos cél volt – ezért már évekkel korábban is kitűzött stratégiai célként szerepelt –, hogy az oktatók mellett a hallgatók is egyre intenzívebben, és akár közös munkáikban is használhassák a központi helyre feltöltött dokumentumokat. Ehhez azonban biztosítani kellett a tananyagok és az oktatási segédletek elektronikus elérhetőségét, valamint a hallgatói csoportmunka sokrétű támogatását.

Microsoft Tisztaszoftver Program

Köztudott, hogy a felsőoktatási szférában meghirdetett informatikai eszközbeszerzési tilalom milyen problémák forrása. Így az egyetemek és főiskolák informatikai és gazdasági szakembereinek új hardver és szoftvereszközök vásárlása nélkül kell megoldaniuk a folyamatosan növekvő intézményi és hallgatói igények kielégítését.

A hallgatóknak biztosítandó IT-szolgáltatások korszerűsítésére a Dunaújvárosi Főiskolán sem maradt más fejlesztési alternatíva, mint a felhő-alapú megoldások, illetve az ingyenes szolgáltatások igénybe vétele.

„2012 elején szereztünk tudomást arról, hogy a Microsoft a „Tisztaszoftver Program” keretében a felsőoktatási intézmények számára is ingyenesen teszi elérhetővé az Office 365 szolgáltatás csomagot. Áprilisban már fel is vettük a kapcsolatot a Microsoft illetékeseivel, és nemsokára megkezdhettük a helyben üzemeltetett Exchange-alapú belső levelezés, és a felhő-alapú Office 365 egyesítésével kiépítendő hibrid rendszerre való áttérés előkészítését. Valójában a hallgatói levelezés integrálása és a központi tartalmak elérhetőségének biztosítása volt az elsődleges cél – ennek megoldására nem is kerestünk más felhő-alapú megoldást, mivel alapvetően a Microsoft technológiai platformján működünk. Végül a tervezettnél sokkal gazdagabb funkciókat kínáló rendszert kaptunk, amivel így a hallgatók a legkorszerűbb irodai alkalmazásokat is ingyenesen használhatják.”.” – foglalta össze az előzményeket Kovács Csaba István, a Dunaújvárosi Főiskola docense és 2012. decemberéig a főiskola informatikai vezetője.

A felhő-alapú szolgáltatások igénybevételéről szóló döntés meghozása előtt figyelembe kellett venni, hogy az általános jogi szabályozások (az adatbiztonsággal és adatvédelemmel kapcsolatos előírások) korlátozzák-e a felhőszolgáltatások alkalmazását – ami érthető, hiszen a Dunaújvárosi Főiskola is kormányzati intézmény, ahol a belső levelezés érzékeny adatokat is tartalmazhat. Mindezek szabályozására egy belső rendelkezésben húztak határvonalat, meghatározták, hogy mi kerülhet a felhőbe, és mi nem.

Mindezeken túl számolniuk kellett az esetleges későbbi kockázatokkal is. Mérlegelték a felhő-alapú szolgáltatások adatbiztonságáról létező valós, vagy vélt híreszteléseket, a helyi adatmentés és archiválás megoldhatóságát. Ugyanakkor feltérképezték, hogy milyen feladatokkal kell szembenézniük abban az esetben, ha bármilyen okból mégiscsak vissza kell térniük a házon belüli üzemeltetésére.

Végül a főiskola vezetősége a biztosan tervezhető rövid távú (és az azon túl, középtávon várható) előnyöket, és az említett kockázatokat összevetve egyértelműen az Office 365 bevezetése mellett szavazott.

Mérlegeltek – és mint utólag kiderült: jól döntöttek.

Az Office 365 bevezetésekor éppen az volt az egyik kiemelt elvárás, hogy a felhasználói azonosítás a lokális címtárból történjen. Ráadásul a karbantartás és az üzemeltetés is egyszerűbbé vált, mert szükség esetén csak egyetlen helyen kell jelszót változtatnunk.
Szabó József
informatikai vezető
Dunaújvárosi Főiskola

Beruházásmentes megoldás, ingyenes szakmai konzultáció

A hallgatói levelezés és az intézményi tartalmak részleges felhőbe költöztetésével kapcsolatos feladatok oroszlánrészét a főiskola informatikusai helyben el tudták végezni. Az Exchange-alapú levelezés és az Office 365 összekapcsolásához azonban szükség volt külső specialisták szakmai támogatására, mert az IT-csapatban nem volt az érintett technológiát megfelelően ismerő rendszermérnök.

„A Zomputer Kft. szakmérnökétől kaptunk technológiai támogatást, ami a gyakorlatban azt jelentette, hogy az átállás fontosabb lépcsőiről telefonon és e-mailben konzultáltunk, illetve időnként megosztott képernyőkön keresztül is kaptunk távsegítséget. Igazi csapatmunka volt: Zombory Zoltán Budapestről instruált minket, mi pedig Dunaújvárosban dolgoztunk, itt végeztük el a szükséges beállításokat. Főleg a lokális Active Directoryval való kapcsolódás és a hibrid Exchange kialakításához kellett a segítsége. Az Office 365 regisztrációt néhány kattintással magunk is el tudtuk végezni, az Exchange rendszerrel történő hibrid kapcsolat kialakítása és az Active Directoryval történő föderatív kapcsolat beállítása már nem volt könnyű, ahhoz speciális szaktudásra volt szükség. Végül 2013 áprilisában fejeztük be az Office 365 telepítését, így az új tanévben már élesben működhet a rendszer." – mondta Szabó József, aki jelenleg az informatikai szolgáltatás vezetője.

Oktatók és hallgatók: több ezer felhasználó

A bevezetés óta a főiskola 240 dolgozója és több mint 2500 hallgatója használhatja az Office 365 és a benne foglalt SharePoint szolgáltatásait.

A minden elvárásnak megfelelő hibrid rendszer megtartotta az Exchange-alapú belső levelezéssel szemben támasztott magas szintű biztonsági elvárásokat. Ugyanakkor a felhő-alapú szolgáltatások megnyitásával azt is lehetővé tette, hogy a hallgatókat is bevonják az intézményi levelezésbe, és ők is ingyenesen használhassák az Office 365 szolgáltatás csomagját, valamint elérhessék a SharePointra feltöltött dokumentumokat.

Hibrid rendszer közös címtárral – rugalmas lehetőségek

„Technológiai közelítésből azért zseniális az Exchange-Office 365 hibrid megoldás, mert saját címtárunkat alkalmazhatjuk az Office 365-ben történő azonosításra is. Így a felhasználóknak – oktatóknak, dolgozóknak, hallgatóknak – nem kell újra regisztrálni az Office 365-ben, hanem a már megszokott, bejáratott felhasználói név és jelszó párossal érhetik el az összes felhőszolgáltatást. Az intézmény informatikai környezetét is úgy alakítottuk át, hogy szinte minden rendszerünk az Active Directoryból végzi az azonosítást, beleértve a hallgatói Neptun rendszert is. Az Office 365 bevezetésekor éppen az volt az egyik kiemelt elvárás, hogy a felhasználói azonosítás a lokális címtárból történjen. Ráadásul a karbantartás és az üzemeltetés is egyszerűbbé vált, mert szükség esetén csak egyetlen helyen kell jelszót változtatnunk.”– emelte ki az egységesített címtárral és az üzemeltetéssel kapcsolatos előnyöket a főiskola informatikai vezetője.

Végeztünk gazdaságossági számításokat, amelyek egyértelműen megmutatták, hogy mekkora összeget takarítottunk meg. Kiderült, hogy a 2500 aktív hallgatóra megköthető – de kizárólag csak az Exchange és a SharePoint használatára érvényes – szerződés licencdíja több mint 35 millió forintjába került volna a főiskolának. Mindehhez hozzá kellene adnunk az irodai programcsomagban található alkalmazások esetleges licencdíjait, hiszen a felhőszolgáltatások elérésével a Word, az Excel és a PowerPoint is ingyenesen áll a hallgatók rendelkezésére.
Szabó József
informatikai vezető
Dunaújvárosi Főiskola


35 milliós megtakarítás

Végül a Dunaújvárosi Főiskola hardver- és szoftverberuházás nélkül tudta megoldani, hogy az intézmény oktatói és a tanulmányi adminisztráció e-mailben is biztosan elérhesse a hallgatókat. A diákok számára pedig megnyílt annak lehetősége, hogy az Office 365-ön át a mindenkor legfrissebb irodai alkalmazásokkal dolgozhassanak, és bárhonnan elérhessék azokat a SharePointra feltöltött dokumentumokat is, amelyeket az oktatók, vagy hallgatótársaik osztottak meg.

„Sikerült megoldani, hogy megbízhatóan működjön a hallgatói levelezés, mindenkit garantáltan elérhetünk e-maillel. Végeztünk gazdaságossági számításokat, amelyek egyértelműen megmutatták, hogy mekkora összeget takarítottunk meg. Kiderült, hogy a 2500 aktív hallgatóra megköthető – de kizárólag csak az Exchange és a SharePoint használatára érvényes – szerződés licencdíja több mint 35 millió forintjába került volna a főiskolának. Mindehhez hozzá kellene adnunk az irodai programcsomagban található alkalmazások esetleges licencdíjait, hiszen a felhőszolgáltatások elérésével a Word, az Excel és a PowerPoint is ingyeneses áll a hallgatók rendelkezésére. Ráadásul mindig a legfrissebb verziót használhatjuk, az üzemeltetéssel azonban nem kell foglalkoznunk.” – foglalta össze a gazdasági előnyöket Szabó József.

Jelenkép, jövőkép

Minél nagyobb egy szervezet, annál nehezebb és időigényesebb feladat kialakítani az egységes felhasználói szokásokat. Érthető, hogy a Dunaújvárosi Főiskola közel 250 alkalmazottja és 2500 hallgatója fokozatosan veszi használatba az új szolgáltatásokat, amelyek elsajátításához egy oktatási segédlet összeállítását is tervezik az Informatikai Szolgáltató Központ (ISZK) munkatársai, akik egyébként az intézmény egészére biztosítják a homogén informatikai infrastruktúra üzemeltetését.

„Az Office 365 számos új lehetőséget kínál oktatóknak és hallgatóknak egyaránt. A legfontosabb talán az, hogy nemcsak az oktatók alakíthatnak ki virtuális tanköröket, amelyek tagjaival e-mailben tarthatják a kapcsolatot, hanem a hallgatók is létrehozhatnak egy-egy feladatra szervezett munkacsoportokat. Ráadásul a SharePoint segítségével az oktatók feltölthetik a minden érdekelt számára elérhető aktuális segédleteket – a hallgatók pedig lépésről-lépésre közösen, a legkorszerűbb irodai alkalmazásokkal készíthetik el a vizsgafeladatokat. Óriási szabadságfokot kínál mind az oktatók, mind pedig a hallgatók számára, hogy az Office Web App (OWA) segítségével szinte bárhonnan elérhető levelezésük. Bízunk abban, hogy a felhasználói szokások változásával mihamarabb kialakul az oktató-hallgató együttműködés új színtere. Már azt is elkezdtük előkészíteni, hogy a SharePointon legyenek dokumentumtárak, elérhetőek legyenek a közös levelezési címek, a csoportmunka támogatásához kialakíthatóak legyenek közös naptárak. A következő lépés a Lync szolgáltatásainak használata lehet, remélem, nincs túl messze az idő, amikor egy hallgató videokonferencia keretében is el tudja érni konzulensét. Különösen a levelező hallgatók oktatásában nagyon sok idő és utazási költség lesz megtakarítható, ha az oktatók és a hallgatók is rendszeresen használják majd a Lyncet.” – vázolta fel a közeljövő terveit Kovács Csaba István, a Dunaújvárosi Főiskola docense.

Zárójelben – avagy: az „ábra” önmagáért beszél

A krónikás megjegyzése: az esettanulmány alapjául szolgáló beszélgetés is a Lync segítségével történt. Kovács Csaba István és Szabó József, valamint a krónikás valójában egy virtuális tárgyalóban találkozott, beszélgetés közben akár dokumentumokat is megoszthattak volna. Az interjúban elhangzottakat a Lync erre szolgáló funkciójával digitális formátumban rögzítették.

Áttekintés


office365

Iparág:

oktatás

Ügyfélprofil:

Dunaújvárosban 1969 óta működik főiskola, amely Dunaújvárosi Főiskola néven 2000-ben vált önálló felsőoktatási intézménnyé, az utóbbi évtizedben egy közel tízmilliárdos beruházás sorozat eredményeként korszerű campust építettek. A főiskolának közel háromezer hallgatója van, a felvételizők 6 alapszak, 5 mesterszak, 5 felsőoktatási szakképzési szak és 22 szakirányú továbbképzési forma közül választhatnak. Az intézmény informatikai rendszere alapvetően Microsoft-platformra épült, számítógépeik szinte mindegyikén Windows operációs rendszer fut.

Alaphelyzet, elvárások

Többször felmerült az igény egy olyan intézményi levelezőrendszer kialakítására, amelyben a hallgatók email-címei egy meghatározott séma alapján képződnek, s ezzel lehetőség nyílik az oktatók és a főiskolai adminisztráció számára a hallgatók egységes elérésére.
Hasonlóan fontos cél volt, hogy az oktatók mellett a hallgatók is egyre intenzívebben, és akár közös munkáikban is használhassák a központi helyre feltöltött dokumentumokat.

Előnyök
  • Oktatók és hallgatók garantáltan elérhetik egymást e-mailben.
  • Az üzemeltetés egyszerűbbé vált, csak egyetlen helyen kell jelszót változtatni.
  • A felhasználói azonosítás a lokális címtárból történik, így az oktatók és a hallgatók ugyanazokkal az azonosítókkal tudnak belépni az Office 365-be, amelyekkel az intézményen belüli szolgáltatásokat elérik.