Időpont: 2012.12.28.

Eötvös Loránd Tudományegyetem Informatikai Kar

Levelezés és csoportmunka a felhőből, Office 365 alapokon

„A Microsoft Office 365 keretében elérhető kommunikációs felhőszolgáltatásoknak köszönhetően sokkal kisebb költségek mellett tudjuk ugyanazokat a szolgáltatásokat kínálni, magasabb szintű megbízhatóság és változatlan felhasználói élmény mellett, miközben az adminisztrátorok munkaideje is felszabadult egyéb feladatok elvégzésére.”

Papp István, az ELTE Informatikai Kar Microsoft technológiákért felelős rendszergazdája

Nem sok választási lehetősége maradt az ELTE Informatikai Karának, amikor a korábban érvényes licencfeltételek változásai miatt új megoldást kellett találni a levelezési és kommunikációs szolgáltatások ellátására. Az egyetlen reális alternatíva a felhőszolgáltatások igénybe vétele volt, és mivel a kar amúgy is élen jár az újszerű technológiák alkalmazásában, nem haboztak. A Microsoft Office 365 ráadásul egyáltalán nem kényszer- vagy félmegoldás. A felhasználók a megszokott felületeken, nagyobb üzembiztonság mellett dolgozhatnak, a rendszeradminisztrátorok munkája egyszerűsödött, a kar pedig még pénzt is megtakarít.

Nemes tradíciók

Magyarország legrégebbi, ma is működő egyetemének, az 1635-ben alapított Eötvös Loránd Tudományegyetemnek az egyik legfiatalabb szervezeti egysége a 2003 óta működő Informatikai Kar. A karon elsősorban programtervező informatikusokat oktatnak, alap- (BSc) és mesterképzésben (MSc) egyaránt. A hallgatók száma az esti és a levelező tagozatos, valamint a visszatérő hallgatókkal együtt eléri a 3000-et. A kar mintegy 120 oktatót foglalkoztat, ezen kívül 30 tanár külsősként dolgozik. A tanszékek mellett a dékáni hivatal, a gazdasági és az üzemeltetést ellátó informatikai csoport, valamint a könyvtár alkotják a további szervezeti egységeket.

A hardverek régen megérettek a cserére, de pótlásukra nem állt rendelkezésre elegendő anyagi forrás. Még egy kisebb adatvesztés is bekövetkezett hardverhiba miatt. A lokális rendszer fenntartása új szerverek beszerzését tette volna szükségessé, ez pedig vállalhatatlan pénzügyi terheket rótt volna az Informatikai Karra
Papp István,
az ELTE Informatikai Kar Microsoft technológiákért felelős rendszergazdája

Egységes kommunikáció

Az Informatikai Karon nem csak elméleti megközelítésben foglalkoznak az információtechnológiával, hanem az a dolgozók és a hallgatók mindennapjaiba is szervesen beépült. Az alap hálózati infrastruktúrát az ELTE Informatikai Igazgatósága szolgáltatja, de a szervereket és az azokon futó szolgáltatásokat a kar informatikai csoportja biztosítja a dolgozók és a hallgatók számára. Ebbe beletartozik az IP-címek kezelése, a szerverek és a kliensgépek menedzsmentje, az Active Directory karbantartása, valamint a kari webportál kialakítása és üzemeltetése.
2011-re egy jól működő, Microsoft technológiákra alapuló infrastruktúra alakult ki az Informatikai Karon, mondja Papp István, az intézmény szakértője. Mintegy tucatnyi szerveren 30-40 virtuális kiszolgáló fut, amelyek 600-700 kliensgépet (vegyesen asztali és hordozható számítógépeket) szolgálnak ki. A felhasználók adatait és jogosultságait Active Directory címtár tárolja; a levelezést Microsoft Exchange 2010 szerver szolgálta ki, de ezen használták közös naptárakat, levelezőlistákat is, az OWA és az ActiveSync segítségével pedig távoli számítógépről, illetve mobil eszközökről is elérhetőek voltak az Exchange-ben tárolt információk. Ezeket egészítette ki a Lync Server 2010, amelyet a hallgatók azonnali üzenetküldésre, fájlok továbbítására és a számítógép alapú telefonhívások lebonyolítására használtak; a dolgozók a belső infrastruktúrán videokommunikációt is tudtak rajta bonyolítani, illetve a hagyományos telefonokra is tudtak hívásokat kezdeményezni. Mindezeken túl egy SharePoint 2010 szerver tette teljessé a kommunikációs és kollaborációs infrastruktúrát: ezen futott a kar hivatalos weblapja, illetve ezen tudtak saját együttműködési oldalakat létrehozni a felhasználók.

Kénytelen továbblépés

Bár a kommunikációs szolgáltatásokat kínáló rendszerrel semmilyen problémája nem volt az ELTE Informatikai Karának, néhány körülmény mégis arra kényszerítette, hogy új megoldás után nézzen.
Szóba jöhetett volna valamilyen más technológiára épülő (esetleg nyílt forráskódú) levelező és kommunikációs rendszer kiépítése. Ehhez még a szakértelem is meglett volna az Informatikai Karon (még az Exchange 2007 előtt linuxos levelezőrendszert használtak), de erre több okból sem akartak visszatérni. Az első problémát a kommunikációs szolgáltatásokat biztosító hardverek elavulása jelentette. "A hardverek régen megérettek a cserére, de pótlásukra nem állt rendelkezésre elegendő anyagi forrás. Még egy kisebb adatvesztés is bekövetkezett hardverhiba miatt. A lokális rendszer fenntartása új szerverek beszerzését tette volna szükségessé, ez pedig vállalhatatlan pénzügyi terheket rótt volna az Informatikai Karra", mondja Papp István.
A másik ok az volt, hogy nem akarták feladni a Microsoft technológiáját. "A karon természetesen többféle platform használatát és kezelését is tanítjuk, de a belső feladatok ellátásában nem jó a sokszínűség. A Microsoft Exchange 2010 kiválóan bevált nálunk, kollégáink kellő jártasságra tettek szert a menedzselésében, a Microsoft megoldásai pedig összességében sokkal integráltabbak és több lehetőséget kínálnak, mint a konkurens termékek. Az oktatók és a hallgatók is megszokták a kliensek kezelését, és alighanem gondot okozott volna, ha egy új szoftverrel kell megismerkedniük. Ami jól működik, azt nem szívesen cseréljük le", foglalja össze Sándor Antal, az Informatikai Kar szakértője, hogy miért ragaszkodtak a Microsoft megoldásaihoz.


A Microsoft Exchange 2010 kiválóan bevált nálunk, kollégáink kellő jártasságra tettek szert a menedzselésében, a Microsoft megoldásai pedig összességében sokkal integráltabbak és több lehetőséget kínálnak, mint a konkurens termékek.
Sándor Antal,
az Informatikai Kar szakértője

Ingyenes csomagban

Így nem maradt más alternatíva, mint a felhőből igénybe venni a levelezési és kommunikációs szolgáltatásokat. Amikor először felmerült a lehetőség, még a BPOS-t ajánlotta a Microsoft, de mire a tényleges bevezetésre és használatba vételre került sor, már az Office 365-öt vehette igénybe az ELTE Informatikai Kara.
A szoftvereszközöket a Digitális Oktatási Alapcsomag részeként kínálta fel az egyetemnek a Microsoft Magyarország. A globális program keretében, ingyenes szolgáltatás formájában elérhető csomag ugyanazokat a szolgáltatásokat és ugyanazon a színvonalon teszi elérhetővé az oktatási intézmények számára, mint amihez a nagyvállalatok is hozzájuthatnak. Része a csomagnak az Exchange Online levelezés, a SharePoint Online csoportmunka, a Lync Online egységes kommunikáció és az Office Web Apps alkalmazások.
"Több szempontból is örültünk, hogy adódott ez a lehetőség. Az Informatikai Karon mindig is törekedtünk arra, hogy újszerű, előremutató és látványos megoldásokat, szolgáltatásokat vegyünk igénybe és kínáljuk fel saját felhasználóinknak. Magyarországon az elsők között vezettük be az Office Communicator 2007-et, illetve az elsők között álltunk át az Exchange 2010 alapú levelezőrendszerre is. Így aztán cseppet sem tartottunk attól, hogy az Office 365-nek is az egyik legnagyobb hazai felhasználói leszünk. Ki legyen innovatív az ELTE-n, ha nem az Informatikai Kar?", mesél az egyetem szakembereinek hozzáállásáról Sándor Antal informatikai csoportvezető.

Könnyű implementáció

Az implementáció során először a meglévő infrastruktúrát kellett felmérni, hogy alkalmas lesz-e a felhőszolgáltatásokkal való együttműködésre. Ennek az ELTE IK esetében azért volt különös jelentősége, mert a felhasználói bejelentkezéshez továbbra is az Active Directoryt akarták alkalmazni, hogy a dolgozók és a hallgatók a megszokott azonosítókat és jelszavakat használhassák. A felmérésben és a bevezetés többi szakaszában a Microsoft Consulting Services segített az ELTE IK szakembereinek.
Ezután kerülhetett sor a felhasználó cég (szakszóval: a tenant) kialakítására a felhőszolgáltatásban. Ebben lehet létrehozni az egyes felhasználókat, beállítani a jogosultságokat és az egyéb paramétereket, végül migrálni a postafiókokat. Műszaki probléma az egész folyamat során egyáltalán nem adódott -- az egyetemi szférára jellemző óriási internetes sávszélesség különösen gördülékennyé tette a postafiókok felvitelét a felhőbe. "Egy általunk készített script segítségével az összes postafiókot egy nap alatt át tudtuk tenni a felhőbe", mondja Papp István.
A legnagyobb figyelmet nem is erre, hanem a felhasználók minél teljesebb tájékoztatására fordították. A tesztelés is arra irányult, hogy milyen változásokat fognak tapasztalni a felhasználók, hogy fel tudják őket készíteni ezekre. Szerencsére az átállás ezen a területen talán még zökkenőmentesebben ment, mint a szerveroldalon, a felhasználói élmény szinte semmit nem változott. "Mivel az Office 365 (és azon belül az Exchange Online) az Exchange 2010-re épül, az Outlook kliensek is automatikusan követni tudják az új szerverbeállításokat. A migráció utáni első bejelentkezéskor a felhasználó csak egy felugró üzenetet kap, hogy indítsa újra az Outlookot; ha ezt megteszi, akkor már a felhőben lévő postaládájához kapcsolódik", magyarázza az átállás egyszerűségét Papp István. A távolból, az interneten keresztül akár az Outlookból, akár az OWA-n keresztül elérhetik a felhasználók a postafiókjaikat; utóbbi esetében még az URL-t sem kellett átállítani, mert a rendszergazdák azt is átirányították az új címre.
" Az átállásból semmit sem lehetett érzékelni. Kiesést egyáltalán nem tapasztaltam. " – mondta el egy megkérdezett hallgató, az átállásra vonatkozóan.

Mivel az Office 365 (és azon belül az Exchange Online) az Exchange 2010-re épül, az Outlook kliensek is automatikusan követni tudják az új szerverbeállításokat.

Papp István,
az ELTE Informatikai Kar Microsoft technológiákért felelős rendszergazdája

Mindenki jól járt

A felhőből működő Microsoft Office 365 kommunikációs szolgáltatások mindenki életét megkönnyítették az ELTE Informatikai Karán. A felhasználók a nélkül jutnak hozzá minden megszokott funkcióhoz, hogy új rendszer vagy kezelőfelület használatát kellene megtanulniuk. Közvetlen előny számukra, hogy felgyorsult a levelek kézbesítése, a postafiókok maximális mérete pedig 25 gigabájtra nőtt, ami szinte pazarlóan nagyvonalú méretezésnek tűnik.
A hallgatók a normál levelezésen kívül a korábbival megegyező módon hozhatnak létre saját SharePoint oldalakat is. A Lync Online révén elérhető számukra az azonnali üzenetküldés, a számítógépes hangkapcsolat (akár konferenciahívásba is kapcsolva).
"A Lync segítségével könnyebb megkérdezni a hallgatótársaim, ha valamit nem értek" – mondta el a kar egyik hallgatója.
A dolgozók számára megtartották a belső Lync infrastruktúrát, így ők a hagyományos telefonszámokra továbbra is tudnak hívásokat kezdeményezni. "Számos, egyelőre jobbára kihasználatlan kommunikációs lehetőséget kínál az Exchange és a Lync integrációja. A Lync-en hagyott hangüzenet levélként jelenik meg az Outlookban, és ott meg is lehet hallgatni; a figyelmen kívül hagyott IM-üzenetről a rendszer levelet küld, de a korábbi beszélgetések is elolvashatók az Outlookban", sorolja a funkciókat Papp István.
Nagymértékben egyszerűsödött a rendszeradminisztrátorok munkája is. "Nem kell a fizikai infrastruktúra működtetésével bajlódni, azon aggódni, hogy működőképes marad-e a szerver, lesz-e elegendő tárhely a mentéseknek, naprakészen tartsuk a spam- és vírusszűrőt, és így tovább. Mindezekért már a Microsoft felel, és nem lehet panaszunk a szolgáltatás megbízhatóságára. Bármilyen problémát jelzünk, azt legfeljebb egy munkanap alatt megoldják; a levelezésben még nem volt fennakadás és adatvesztés sem történt. Összességében sokkal üzembiztosabbá váltak a kommunikációs szolgáltatásaink, és ezt a felhasználók is értékelik" mesél a kézzelfogható előnyökről Sándor Antal.
A felhasználók és a jogosultságok kezelése továbbra is az Informatikai Kar szakembereinek feladata. Ezek végrehajtásában azonban semmi változást nem hozott, hogy a levelezés a felhőbe költözött, az eddigi módszerek továbbra is használhatók, csak éppen több idő van az elvégzésükre. Ez pedig nem is baj, mert minden tanév kezdetén 600-700 új felhasználót kell felvenni a rendszerbe, és nagyjából ugyanennyien távoznak minden tanév végén. "A véletlenül törölt leveleket egy darabig vissza tudjuk állítani, de nem őrizzük őket a végtelenségig. Ugyanakkor a felhasználók bármikor készíthetnek róluk lokális másolatot, és ha úgy adódik, ezeket ismét fel lehet tölteni az intézményi postafiókba", mondja Papp István.
Miközben a rendszer napi üzemeltetésének terhe lekerült az adminisztrátorok válláról, az ellenőrzés nem szűnt meg. A felhőszolgáltatás működésének minden aspektusáról napi jelentéseket készíthetnek, így naprakész információkkal rendelkezhetnek a felhasználók számáról, a forgalomról, a postafiókok kihasználtságáról, a megfogott spamek arányáról és számtalan más jellemzőről.
Végül, de korántsem utolsósorban pénzügyi szempontból is hatalmas előrelépést jelentett a Microsoft Office 365. A szoftverlicencekért korábban sem kellett fizetnie az Informatikai Karnak, az része volt a Tisztaszoftver konstrukciónak, de a fizikai infrastruktúra fenntartása, működtetése nem kevés pénzbe került, nem beszélve a hardverek időről-időre szükségessé váló cseréjéről. "Most már az infrastruktúrára sem kell költenünk. Sokkal kisebb költségek mellett tudjuk ugyanazokat a szolgáltatásokat kínálni, magasabb szintű megbízhatóság és változatlan felhasználói élmény mellett, és még az adminisztrátorok munkaideje is felszabadult egyéb feladatok elvégzésére", foglalja össze a legfontosabb előnyöket Papp István.

Áttekintés

Ügyfélprofil

Az ELTE Informatikai Kara Magyarország legrégebbi és egyik legnagyobb presztízsű tudományegyetemének intézménye. Az elsősorban programtervező informatikusokat képző, az informatikai kutatásban is igen aktív kar nappali tagozatos hallgatóinak száma megközelíti a 3000-et, az oktatói létszám eléri a kétszázat.

Üzleti helyzet

Az ELTE IK a Microsoft technológiáira alapozva építette ki levelezési, kommunikációs és kollaborációs infrastruktúráját. A feltételek megváltozása miatt azonban nem használhatta tovább a korábban ingyenesen rendelkezésére álló szoftverlicenceket. A fizikai szerverkörnyezet avulása miatt a rendszer lokális fenntartása egyre kevésbé volt járható út.

Megoldás

Az ELTE IK a Microsoft Digitális Oktatási Alapcsomagját vette igénybe levelezési és kommunikációs szolgáltatásainak biztosítására. A felhő alapú, ingyenesen elérhető szolgáltatások könnyen megvalósítható alternatívát kínáltak a korábban házon belül működtetett rendszerekkel szemben.

Előnyök
  • gyors, egyszerű implementáció
  • fokozott üzembiztonság
  • javuló felhasználói élmény
  • egyszerűbb adminisztráció
Szoftverek és szolgáltatások
Iparági szektor
Ország

Magyarország

Ágazat

Felsőoktatás