Időpont: 2012.06.11.

ÉpGéPész Holding Kft.

Másodszor is Microsoft Dynamics AX

„– 2008-tól számítva most kezdtük a negyedik válságévet, de a szűkülő piac ellenére nemcsak talpon maradtunk, hanem folyamatosan növelni is tudtuk árbevételünket, ami manapság ritkaságszámba megy az építőiparban. A kisebb tortából nagyobb szeletet tudunk kihasítani, százalékosan és abszolút mértékben is növekedtünk, ami nagy eredmény.”

Németh János, az ÉpGéPéSZ Holding Kft. IT managere

Funkcionalitás, rendszer-bevezetési határidő, szoftveres támogatás – három kiemelt szempont az ERP-rendszerek megválasztásánál.


Ha 2008 őszén nem használhattuk volna a Microsoft Dynamics AX-et, akkor csak jóval nagyobb időráfordítással és magasabb költségekkel tudtuk volna kinyerni azokat az üzleti információkat, amelyek birtokában meghozhatók a kritikus döntések. Gyorsan tudtunk reagálni minden piaci változásra, és ebben pótolhatatlan segítséget jelentett az a tény, hogy a menedzsment azonnal elérhette az aktuális készlet, pénzügyi és forgalmi információkat.
Németh János IT manager
ÉpGéPéSZ Holding Kft.

Az ÉpGéPéSZ Holding Kft. feljebb lépett a Microsoft Dynamics AX lépcsősorán. 2007-től az AX 3.0-ás verzióját vezették be – következő lépésként pedig a 2012-es verzióra váltottak. Új szerverekre, a hardverpark bővítésére nem volt szükség, köszönhetően az XAPT segítségével jól kialakított hardver-struktúrának, valamint a folyamatos és célirányos szerverfejlesztéseknek.

A cégcsoport adatbázisában akár 800000 árral kapcsolatos adat is szerepelhet, mivel 800 beszállítói partner és 4000 nyilvántartott ügyfélkapcsolat megrendelési, beszállítási, pénzügyi, logisztikai és egyéb információit kell naprakészen kezelni.

AZ ÜGYFÉL

Egészen 1982-ig kell visszamennünk az időben, amikor a Gépész cégcsoport legrégebbi tagcége a Plan Zrt. Kecskeméten megalakult. 1984-ben Szombathelyen a Gravitáció Kft. megkezdte működését, majd 1991-ben a társaság 3. tagja a Szido Kft. is megnyitotta kapuit Cegléden.

A cégek, tulajdonosaik az elkövetkező évek alatt markáns és ismert szereplőivé váltak a hazai épületgépész szakkereskedelmi piacnak. Gyorsan felismerték, hogy az erőforrások hatékony koncentrálásával további fejlődési lehetőségek, potenciálok nyílhatnak meg előttük. Így 2003-ban Kecskeméten megalapították a GéPéSZ Koordinátor Kft-t beszerzésük centralizálásához, hogy minél versenyképesebbé válhassanak az épületgépészeti piacon. Négy év pozitív beszerzési tapasztalat után a Gépész cégcsoport 2 tagja (a Plan Zrt. és a Szido Kft.) elérkezettnek látta az időt arra, hogy egy új cégbe, holdingba vonja össze a kereskedelmi és marketing tevékenységét, így 2007-ben megalakult az ÉpGéPéSZ Holding Kft. Ma már országszerte 18 szakáruházban 337 felkészült és szakmailag képzett kollégával várják a vásárlókat, szakmai partnereket. A modern logisztikai központjaik, több mint 25000 négyzetméteres területen képesek befogadni, tárolni és hatékonyan mozgatni termékeiket, ezzel is biztosítva a gyors és rugalmas vevőkiszolgálást. Az ÉpGépész Holding Kft. ma már mérföldkőnek számít a magyar épületgépész piacon, hiszen napjainkra Magyarország egyik legjelentősebb víz-gáz-fűtés vállalatává nőtte ki magát, éves árbevétele több mint 17,5 milliárd forint. Nem utolsó sorban pedig manapság igazi unikumnak számít, hogy megalakulásától kezdve olyan beszerzési és értékesítési társulásként működik, amely 100%-ban magyar tulajdonosi körrel büszkélkedhet.

A cégcsoport a vállalatirányítási rendszer indításakor 8 jogi személyből állt, üzlethálózata összesen 13 telephellyel rendelkezett – azóta 18-ra bővült a telephelyek száma.

AZ ÜGYFÉL ÜZLETI PROBLÉMÁJA

2006-ig a 8 tagvállalat mindegyikénél egyedi fejlesztésű, DOS-alapú rendszereket használtak a raktárkészlet nyilvántartására és a számlázásra – az elszórtan megtalálható információk, az ebből adódó átláthatatlanság összerendezése azonban sok élőmunkát igényelt. Az adatbázisok egymástól függetlenül, szigetszerűen működtek, minden cégnek saját cikktörzse, saját vevőtörzse volt, és különálló szoftverekkel végezték a pénzügyek kezelését is. A megalakulást követően hamar felmerült annak igénye, hogy az üzletmenet minden fontos adatát összesítve is láthassa a menedzsment, ami azonban csak az egységes ár-, cikk- és partnertörzs-kezelés bevezetésével, egy integrált rendszerre történő átállással volt megvalósítható.

Az ÉpGépéSZ olyan megoldást keresett, amely mindezeket az elvárásokat egyetlen integrált, hosszú távon is megbízható megoldást jelentő szoftvercsomaggal valósítja meg, ugyanakkor a vállalatirányítási rendszer szolgáltatásai a cégcsoport sajátos igényeinek megfelelően testre szabhatók.

ELVÁRÁSOK, ADATBÁZISMÉRETEK

Termékoldalról és árakról közelítve az ÉpGéPéSZ Holding cégeinek összesített adatbázisában 60 ezer tétel vagy árucikk (szaknyelven: cikkszám) szerepel, amelyekhez egyenként akár 10-15 ár (beszerzési, eladási, akciós, stb.) is tartozik, így végül 700000-800000 olyan ár és engedménysor is megjelenthet az adatbázisban, amit napi szinten kell karbantartani, frissíteni, újraértelmezni.

A bevezetendő ERP-rendszernek az átlagos hazai forgalomnál kkv-szegmensben szokásosnál jóval nagyobb fogalmat kellett kiszolgálni.

Gyakorlatilag mindent újraépítünk – de ezt már hatalmas tapasztalatok birtokában tesszük. Most még pontosabban tudjuk, hogy mit is várhatunk el a vállalatirányítási rendszertől. A Microsoft Dynamics AX 2012 bevezetése kapcsán – a számla-megjelenítés megújításától kezdve a vadonatúj funkciók kialakításáig – több mint 200 fejlesztést hajtottunk végre. Az AX új verziója minden lehetőséget megadott ahhoz, hogy saját igényeinknek megfelelően hajlítgassuk, alakítgassuk a szolgáltatásokat.
Németh János IT manager
ÉpGéPéSZ Holding Kft.

Más közelítésből nézve közel 800 beszállítói partner és 4000 nyilvántartott ügyfélkapcsolat megrendelési, beszállítási, pénzügyi, logisztikai és egyéb információit kell naprakészen kezelni. Ráadásul a cégcsoport belső árumozgásának egyszerű és precíz nyomon követése is kiemelt elvárás volt a rendszerrel szemben.

„– Az XAPT szakértőivel folytatott konzultációk során a tranzakciószámok és az egyéb folyamatok elemzéséből egyértelműen kiderült, hogy az ERP-piacon 2006-ban elérhető vállalatirányítási rendszerek közül a Microsoft Dynamics, vagy az SAP nagyvállalati rendszereinek egyike jelentheti a megoldást – utóbbi azonban túlságosan merev rendszernek tűnt. A termékismertetők elemzéséből az is látszott, hogy a Microsoft Dynamics NAV ekkora forgalom és cikkszám kezeléséhez nem lesz elegendő, ráadásul számunkra nagyon fontos volt az is, hogy a cégek közötti árumozgás adminisztrációja automatikusan történjen meg. Ha egyik cégünk felad egy vevői megrendelést, akkor annak azonnal meg kell jelennie a másik cégnél is, de már „tükrözve”, szállítói rendelésként. Végül a Microsoft Dynamics AX 3.0-át választottuk, mert pontosan olyan, rugalmasan alakítható szolgáltatáscsomagot kínált, amelyre szükségünk volt. 2006-ra a cégcsoportban már kialakult egy olyan szokásrendszer, ami nem a standard üzleti folyamatokra épült – ezeket szerettük volna leképezni a bevezetendő vállalatirányítási rendszerben is. A megoldást a Microsoft Dynamics AX jelentette, a rendszer testre szabásával és az egyedi adaptációk kifejlesztésével az XAPT Hungary Kft.-t bíztuk meg.” – mondta Németh János, az ÉpGéPéSZ Holding Kft. IT managere.

Az XAPT szakértőivel folytatott előkészítő-megbeszélések során az is egyértelművé vált, hogy még a bevezetés előtt „normalizálni” kell az adatokat: olyan egységes törzsszerkezetet kell kialakítani, amelyben minden vevőnek csak egyetlen kódja van.

„– A törzsszerkezet struktúrájának kialakításához nagy segítséget kaptunk az XAPT-tól, ám a partnertörzs és a cikktörzs szinkronizálását már önállóan oldottuk meg. Szintén még a bevezetés során derült ki, hogy nagy keveredést okozna, ha minden cégünk bevihetne új vevőket vagy árucikkeket. Mivel nagyon sok adatot kell feldolgozni, ezért ennek a feladatnak az egységes kezelésére egy külön üzemeltetési csoportot állítottunk fel, az 2007-ben még négyfős csapat létszáma 2012-re már 7 főre bővült. Az adminisztrátorok Excel táblákban kezelik az árképzést, az alkalmazandó árak az adat import után már a Microsoft Dynamics AX-ban vannak rögzítve. Mindez nagy szakértelmet igényel, ugyanis ha például egy 4000 cikkszámból álló radiátortörzs árai egyszerre változnak meg, akkor azt lehetetlen lenne manuálisan átvezetni – ilyenkor tömegesen, paraméterezve, képletekkel kell kezelni módosításokat. Az XAPT támogatásával sikerült megoldani ezt a feladatot is – az importálás módszerének kialakításában sokat segítettek az XAPT szakemberei, de mára már „megtanultuk a leckét”, így mi magunk tudunk definiálni import-fájlokat.” – fogalmazott Németh János.

A MEGOLDÁS

Végül az ÉpGéPéSZ ERP rendszere, a Microsoft Dynamics AX a következő üzleti területeket fedi le: pénzügy, számvitel, készletkezelés, beszerzés, raktárkezelés, értékesítés és ügyfélkapcsolat-kezelés.

„– A 2006-os előkészítés után azt céloztuk meg, hogy 2007 januárjában már a Microsoft Dynamics AX 3.0-val indulunk, de különböző gondok miatt két nap után átmenetileg visszaálltunk a korábbi rendszerre. Végül február 1-jén két cégnél indítottuk el élesben a Microsoft Dynamics AX-et, egy év tapasztalatszerzési idő után pedig folyamatosan bevezettük a többieknél is. 2008 januártól kéthavonta léptettük be a többi egységet, így év végére az összes cégnél megtörtént a bevezetés. Azóta a raktárostól kezdve a bolti eladókon, a logisztikai csapaton át egészen a számvitelig és a könyvelésig összesen 125 munkatársunk dolgozik naponta az AX-szel. A cégvezetés főként a vállalatirányítási rendszerből kinyerhető jelentéseket és kimutatásokat használja napi munkája során – számukra elsősorban az fontos, hogy az aktuális készletlistát és a különböző kiértékeléseket azonnal megkaphassák.” – mondta Németh János, az ÉpGéPéSZ Holding Kft. IT managere.

ELŐNYÖK – VÁLSÁGIDŐSZAKBAN IS

Mivel évek óta készültünk a vállalatirányítási rendszer frissítésére, a Microsoft Dynamics AX 2012 bevezetéséhez nem kellett új hardvereket vásárolnunk. Mindez annak is köszönhető, hogy az XAPT-tal történő rendszeres konzultációk eredményeként fokozatosan és célirányosan úgy bővítettük a szerverek képességeit, így azok alkalmassá váltak az új verzió fogadására is. A körültekintő fejlesztéseknek köszönhetően nagyon biztonságos rendszerrel dolgozhatunk, majdnem mindegyik telephelyünk redundáns internet-eléréssel rendelkezik.
Németh János IT manager
ÉpGéPéSZ Holding Kft.

A cégcsoport néhány egységénél éppen akkor kezdték élesben használni a Microsoft Dynamics AX szolgáltatásait, amikor 2008-ban „beköszöntött” a világgazdasági válság első fázisa.

„– Ha 2008 őszén nem használhattuk volna a Microsoft Dynamics AX-et, akkor csak jóval nagyobb időráfordítással és magasabb költségekkel tudtuk volna kinyerni azokat az üzleti információkat, amelyek birtokában meghozhatók a kritikus döntések. Gyorsan tudtunk reagálni minden piaci változásra, és ebben pótolhatatlan segítséget jelentett az a tény, hogy a menedzsment azonnal elérhette az aktuális készlet, pénzügyi és forgalmi információkat.” – emlékezett vissza a válság első periódusára az IT manager.

„– 2008-tól számítva most kezdtük a negyedik válságévet, de a szűkülő piac ellenére nemcsak talpon maradtunk, hanem folyamatosan növelni is tudtuk árbevételünket, ami manapság ritkaságszámba megy az építőiparban. A kisebb tortából nagyobb szeletet tudunk kihasítani, százalékosan és abszolút mértékben is növekedtünk, ami nagy eredmény. Azt nehéz lenne pontosan kimutatni, hogy ehhez milyen arányban van köze az üzletpolitikának és milyen arányban az ERP rendszernek – de az biztos, hogy a Microsoft Dynamics AX nélkül ezt nem sikerült volna elérnünk. Mivel az AX egy nagyvállalati modell ideális működésének leképezése, ahhoz tudtuk igazítani az üzleti folyamatainkat, s végül megtanított minket egy másfajta, egy integrált rendszerben való gondolkodásra is.” - foglalta össze az előnyöket Németh János, majd részletesen is kifejtette, hogy a Microsoft Dynamics AX bevezetése milyen előnyökkel járt az ÉpGéPéSZ működésének különböző területein.

A központi partnertörzs kezelésben minden telephelyről lehetővé tette az egységes ár- és engedmény alkalmazását a partnerek felé, így megoldódott a hitelkeret és fizetési feltételek központi kezelése, valamint a közös partneradatbázis célzott marketing tevékenységre történő használata is.

A központi vezetés a szükséges információkhoz lényegesen gyorsabban és rendezettebb formában jut hozzá. A cikk és ártörzs kezelésében már nincs szükség a cégenkénti ár- és cikk-felelősi munkakörre, egy központi csapat látja el ezeket a feladatokat – a készlet és forgalmi adatok azonnal láthatók, ami jelentősen megkönnyíti a helyes döntések meghozatalát.

A készletszintek automatikus kezelése is komoly előrelépést jelentett: a készletszinteket előre megadott korlátok között tartva a rendszer telephelyenkénti bontásban automatikus megajánlást készít, amivel rengeteg élőmunka takarítható meg, ugyanakkor megszűntek a hibalehetőségek is.

A banki interfészek és számlázó rendszer összekötésének eredményeként már nem kell külön felvinni mindkét rendszerbe a be- és kifizetéseket – mindez jelentősen megkönnyítette és felgyorsította a pénzügyi csoport munkáját, egyúttal naprakész információhoz juttatja a kereskedőket is.

ÚJ PROJEKT – MICROSOFT DYNAMICS AX 2012

2012-ben elérkezett a korszerűsítés ideje: az új projekt céljai között szerepel az adattárház kiépítése és riportolás új rendszerének kialakítása. Az ÉpGéPéSz-nél idén a Microsoft Dynamics AX 2012-s verziójára váltanak, ami bizonyos tekintetben új bevezetésnek is mondható.

„– Gyakorlatilag mindent újraépítünk – de ezt már hatalmas tapasztalatok birtokában tesszük. Most még pontosabban tudjuk, hogy mit is várhatunk el a vállalatirányítási rendszertől, természetesen vannak új igényeink, az elvárások megfogalmazása és a rendszer finomhangolása ezekben a hetekben zajlik. Az adatanalízis szolgáltatásokat már most is használjuk, de a riportolási lehetőségeket szeretnénk még hatékonyabban kihasználni. Ehhez kapcsolódóan, és a Microsoft Dynamics AX 2012 bevezetése kapcsán – a számla-megjelenítés megújításától kezdve a vadonatúj funkciók kialakításáig – több mint 200 fejlesztést hajtottunk végre. Az AX új verziója minden lehetőséget megadott ahhoz, hogy saját igényeinknek megfelelően hajlítgassuk, alakítgassuk a szolgáltatásokat.” – mondta Németh János, aki fontosnak tartotta annak kihangsúlyozását is, hogy az ERP-rendszer frissítéséhez nem volt szükség a hardverpark cseréjére.

„– Mivel évek óta készültünk a vállalatirányítási rendszer frissítésére, a Microsoft Dynamics AX 2012 bevezetéséhez nem volt szükség új hardverek beszerzésére. Mindez annak is köszönhető, hogy az XAPT-tal történő rendszeres konzultációk eredményeként fokozatosan és célirányosan úgy bővítettük a szerverek képességeit, így azok alkalmassá váltak az új verzió fogadására is. A körültekintő fejlesztéseknek köszönhetően nagyon biztonságos rendszerrel dolgozhatunk, majdnem mindegyik telephelyünk redundáns internet-eléréssel rendelkezik. Ha kiesik egy net-bekötés, akkor a másik lehetőség azonnal helyébe léphet, a felhasználó észre sem veszi, mert a rendszer automatikusan átáll, így a Microsoft Dynamics AX szolgáltatásai mindig elérhetőek.” – fogalmazott az IT manager.

PARTNER INFORMÁCIÓ

Az XAPT Hungary Kft. az ausztriai New Frontier Group tagja, a Microsoft Dynamics vállalatirányítási rendszerek legnagyobb hazai és nemzetközi téren elismert forgalmazója. Fő tevékenységi köre a Microsoft Dynamics integrált vállalatirányítási és ügyfélkapcsolat kezelő rendszerek bevezetése, valamint az azokhoz kapcsolódó oktatás és a rendszerek vállalati igényeknek megfelelő testre szabása, tovább-fejlesztése. Ezekre a rendszerekre alapozva fejleszt egyedi igényeket kielégítő speciális iparági megol-dásokat többek között az építőipar, a disztribúció, a logisztika valamint a vagyonkezelés és közműszolgáltatás, az autó alkatrész és a nehézgép kereskedelem területén működő vállalatok számára.

Portfoliójában szerepel továbbá üzleti intelligencia és döntéstámogató, jelentéskészítő és üzleti folyamat-menedzsment megoldás. Ezeket olyan vállalatok számára kínálja, akik a piaci és üzleti lehetőségeik és versenyelőnyük lehető legjobb kihasználásához és növeléséhez keresnek megoldást és partnert. A többéves tapasztalattal rendelkező szakemberekből álló XAPT a saját fejlesztésű iparági megoldásainak köszönhetően rendkívül eredményes mind a hazai, mind a nemzetközi piacokon.

A MICROSOFT DYNAMICS

A Microsoft Dynamics termékcsalád integrált, teljes körű üzleti alkalmazásokat kínál a kis-, közép- és nagyvállalatok számára. Alkalmazásaink átfogóan optimalizálják a vállalatok stratégiai folyamatait a pénzügy, az adatelemzés, a humánerőforrások, a projektvezetés, az ügyfélkapcsolat-kezelés, a helyszíni szervizelés, az ellátásilánc-kezelés, az e-kereskedelem, a termelésirányítás és a kiskereskedelem területén.

További információ: www.microsoft.com/hun/dynamics

Áttekintés

Az ügyfél

A magyar tulajdonosok által alapított ÉpGéPéSZ Holding Kft. épületgépészeti termékek nagy- és kiskereskedelmével foglalkozik. A cégcsoport a vállalatirányítási rendszer indításakor 8 jogi személyből állt, üzlethálózatuk összesen 13 telephellyel rendelkezett – azóta 18-re bővült a telephelyek száma. A 150 alkalmazottat foglalkoztató ÉpGéPéSZ Holding Kft. éves árbevétele több mint 17,5 milliárd forint.

Az üzleti probléma

2006-ig a 8 tagvállalat mindegyikénél DOS-alapú rendszereket használtak a raktárkészlet nyilvántartására és a számlázásra. Az adatbázisok egymástól függetlenül, szigetszerűen működtek, minden cégnek saját cikktörzse, saját vevőtörzse volt, és különálló szoftverekkel végezték a pénzügyek kezelését is.

Szoftverek és szolgáltatások
Előnyök
  • nem volt szükség új hardverek beszerzésére
  • a cégvezetés lényegesen gyorsabban és rendezettebb formában jut hozzá a szükséges információkhoz
  • a készletszintek automatikusan kezelhetők
  • a banki interfészek és számlázó rendszer összeköthető.
Iparági szektor
Ország/Régió

Magyarország

Tanácsadó és bevezető partner