Időpont: 2013.04.25.

Gördülő Kft.

CSOPORTMUNKA MAGAS SZINTEN AZ E-MAILTŐL A DOKUMENTUMTÁRIG

„– Leglátványosabban talán a beszerző kollegánk munkája mutatja a hatékonyságnövekedést, egyelőre ott tudjuk legjobban lemérni, hogy mennyi időt és üzemanyagot spórolunk – úgy is fogalmazhatnék, hogy „kevesebb benzin, több üzlet”… Nálunk az árubeszerző az, aki naponta élvezi az Office 365 minden előnyét, mert okostelefonnal, szinte távmunkában használja a szolgáltatást, és mindig a számára fontos, aktuális információkkal találkozik. Az üzletmenet szempontjából egyáltalán nem mindegy, hogy mikor érkezik meg a három üzletünkbe, sikerül-e zárás előtt átadnia a megrendelő számára sürgős árucikket, vagy az ügyfél csak másnap veheti át a terméket. Lerövidültek a szállítási határidők, és ezt partnereink is nagyra értékelik.”

Steindl Endre, cégvezető, Gördülő Kft.

Elsősorban a csoportmunka kiszélesítéséhez és a céges folyamatok hatékonyabb szervezhetőségéhez keresett jól kezelhető megoldást a Gördülő Kft. Több felhő-alapú lehetőség szolgáltatásainak összevetése után végül a Microsoft Office 365-öt választották, így 2012 szeptembere óta a cég 12 munkatársa akár mobileszközökről is elérheti levelezését, ami a korábbiaknál sokkal rugalmasabb és hatékonyabb munkavégzést tesz lehetővé. A beszerzéseket és az áruterítést végző kolléga akár útközben is aktualizálhatja az új feladatokkal bővített „elektronikus felíró-tábla” tartalmát, ennek köszönhetően a cég nemcsak időt, hanem üzemanyagot is megtakarít – az ügyfelek pedig a korábbiaknál hamarabb vehetik át a megrendelt termékeket. A SharePoint szolgáltatásainak felfedezésével a közelmúltban vezették be az ügyfél-látogatásokról készítendő riportok gyűjtését és archiválását, és folyamatosan bővítik a dokumentumtárban rendszerezett állományokat is.


„– A licencszerződés érvénybe lépése után a levelezési szolgáltatás elindítását külső segítség nélkül, az egyik informatikához értő kollegával karöltve mi saját magunk is el tudtuk végezni, az alapbeállításokhoz még a rendszergazdánk segítségére sem volt szükség.
Steindl Endre
cégvezető
Gördülő Kft.

AZ ÜGYFÉL

Az 1992-ben alakult Gördülő Kft. ipari karbantartási árucikkek kis- és nagykereskedelmével foglalkozik. Az SKF egyik szerződött partnereként fő profiljuk a csapágyforgalmazás, de minden karbantartáshoz tartozó termék (hajtástechnika, lineáris termékek, rögzítés-technika, stb.) beszerzését és kiszállítását vállalják. A két budapesti, és egy dorogi üzletben összesen 12 fő dolgozik, a kis létszám miatt a hatékony munkavégzés elengedhetetlen feltétele a jól szervezett, összehangolt feladatkezelés.

A több mint tíz évvel ezelőtt felépített informatikai rendszer részeként saját, helyben telepített Exchange-alapú levelezőszervert üzemeltettek, irodai programcsomagként a Microsoft Outlookot választották, 2012 szeptemberében az Office 365 szolgáltatásaival korszerűsítették belső és külső kommunikációs rendszerüket.

ALAPHELYZET

Az elektronikus levelezéssel és az irodai alkalmazásokkal nem volt gondja a cég munkatársainak – a feladatok kiosztásával, a szabadság-nyilvántartással, a munkaszervezéssel és a folyamatok követésével kapcsolatban azonban egyre gyakrabban fogalmazódtak meg belső elvárások.

Olyan, a cég méretéhez és igényeihez igazítható informatikai megoldást kerestek, amely javíthatja a cég hatékonyságát, egyszerűbbé, átláthatóbbá és szervezhetőbbé teheti a mindennapi munkához kapcsolódó feladatok elvégzését és dokumentálását.

„– Van néhány informatikában jártas, az újdonságok iránt érdeklődő kollegánk, akikkel körülnéztünk, hogy milyen, egyszerűen bevezethető, ugyanakkor megfizethető megoldási lehetőségeket kínál a piac. Megvizsgáltuk, milyen lehetőségeket kínálnak az online elérhető ingyenes szolgáltatáscsomagok, kipróbáltuk többek között a Google által kínált megoldást is, de két nagyobb problémával kellett szembesülnünk. Mivel kereskedő cég vagyunk, közel 20 e-mail címet használunk, ami a Google esetében bőven meghaladja az ingyenesen használható licencszámot. Sokkal nagyobb gondot jelentett azonban, hogy a szolgáltatáscsomag funkcionalitása nem volt kielégítő. Több mint tíz éve a Microsoft Outlookot használjuk, megszoktuk, megszerettük az irodai alkalmazáscsomagot – a Google megoldásából azonban számunkra nagyon fontos funkciók hiányoztak, így ezt a lehetőséget elvetettük.” – idézte fel a kezdőlépéseket Steindl Endre, a Gördülő Kft. cégvezetője.

A MEGOLDÁS

Az interneten is folytatták a megfelelő megoldás keresését, a cég beszerzéssel foglalkozó munkatársának figyelmét egyre többször ragadták meg az Office 365-ről olvasottak. Konzultáltak korábbi szoftverbeszállítójukkal is, akik felvázolták a felhő-alapú irodai alkalmazáscsomag szolgáltatásait, többek között azt emelték ki, hogy az Office 365 beruházás nélkül használható, a havi bérleti díjat pedig az aktuális felhasználószám alapján kell majd megfizetni. Mindezek ismeretében a Gördülő Kft. megkötötte a szerződést, ám a szoftverszállító csak az adminisztrációs munkát vállalta. A telepítéshez ajánlottak ugyan bevezetőpartnert – ám annak munkájával nem volt elégedett a cégvezető.

„– A licencszerződés érvénybe lépése után a levelezési szolgáltatás elindítását külső segítség nélkül, az egyik informatikához értő kollegával karöltve mi saját magunk is el tudtuk végezni, az alapbeállításokhoz még a rendszergazdánk segítségére sem volt szükség. Nem sikerült azonban elérnünk, hogy az e-mailekhez pdf-állományokat is csatolhassunk, és erre a problémára a kijelölt bevezetőpartner sem talált megoldást. Ismét a világhálón kerestünk tovább, egy megbízható, megfelelő szakvizsgákkal felvértezett IT-partnert szerettünk volna találni. A csatolmányok problémáját végül a Systemfarmer Kft. oldotta meg alig egy héttel a licencszerződés aláírása után. Emlékszem, hogy a cég szakemberei nagy hozzáértéssel módosították a számunkra titokzatos „registry-bejegyzéseket”, ennek eredményeként 2012. szeptember vége óta problémamentesen használhatjuk az Office 365-öt. Ezek után kézenfekvő volt, hogy ugyanezt a céget bíztuk meg a rendszer finomhangolásával is.” – mondta a cégvezető.

A LEVELEZÉSEN TÚL: ELEKTRONIKUS FELÍRÓ-TÁBLA, SZABADSÁGTERVEZÉS

A cég központi irodájában, és a három szaküzlet minden számítógépén Microsoft Office fut, így a munkatársak szinte semmit nem vettek észre az átállásból. A rövid oktatás során azonban felfedezhették az Office 365 egyik előnyét: elektronikus leveleikhez teljes körű távoli elérést nyújt a rendszer, egy internet-kapcsolattal bárhonnan, akár okostelefonnal vagy táblagéppel is megnyithatják e-mailjeiket, de hozzáférhetnek a SharePointon tárolt dokumentumokhoz is.

A beszerzéssel és áruterítéssel foglalkozó munkatárs hatékonysága kulcsfontosságú a Gördülő Kft. életében: a beszállítóktól az árubeszerző hozza el a megvásárolt termékeket, illetve ő szállítja ki azokat a cég szaküzleteibe, vagy a megrendelők által megadott címekre.

„– Októberig ez a folyamat úgy működött, hogy mindenki egy úgynevezett felíró-táblára gyűjtve tüntette fel a következő napok úti céljait, így állt össze a beszerző következő napjainak programja. Másnap a kolléga bejött a központba, leírta a menetrendet a saját füzetébe, majd körbejárta a címeket. Ha valamilyen változás történt, akkor csak telefonon tudtuk értesíteni az új címekről, ami bizony sok hibalehetőséggel járt. Ma már a SharePointra gyűjtjük a beszerző feladatait – ez a gyakorlatban hasonlóan működik, mint a régi felíró-tábla, de sokkal korszerűbb, hiszen ez egy online kezelhető feladatlista. Bár eredetileg úgy terveztük, hogy egy ideig megmarad a felíró-tábla is, de a SharePoint-os változat annyira jól sikerült, hogy még az átállás délutánján letöröltük a táblát, és azóta sem használjuk. Az Office 365 kezelőfelülete olyan felhasználóbarát, olyan egyszerűen kezelhető, hogy néhány óra alatt mindenki megszerette, és másnap csupa pozitív visszajelzést kaptam a kollegáktól.” – emlékezett vissza a cégvezető az elektronikus felíró-tábla bevezetésére.

Nagy előny, hogy a beszerzőnek reggelente már nem kell a központban kezdeni. Okostelefonján olvashatja el feladatait, azokat még indulás előtt sorrendbe állíthatja, a módosításokról azonnali értesítést kap – a már elvégzett feladatokat pedig néhány kattintással megjelölheti. Így a központban is mindenki aktuálisan követheti, hogy éppen merre jár, és gyorsan eldönthető: beilleszthető-e még egy, vagy több új feladat a napirendbe. A beszerző pontosabban tud tervezni, priorizálhatja a sürgős és kevésbé sürgős feladatokat – szükség esetén rugalmasan áttervezheti az útvonalat.

„– Beszerző kollégánk láthatja azt is, ha éppen egy másnapra felírt cím közelében jár, így azonnal beugorhat oda, és még aznap teljesítheti a feladatot. Ezzel a megoldással azt is automatikusan dokumentáljuk, hogy melyik munkatársunk adta ki a feladatot, ezért mindenki precízebb lett, érezhetően csökkent a hibák száma, ugyanakkor felgyorsultak a körutak, ráadásul jóval kevesebb üzemanyagot használunk fel. Ez az eddigi legsikeresebb alkalmazásunk” – mondta Steindl Endre.

Október óta egy közös naptárfelületen történik az egyéni szabadságok kezelése is. Korábban egy szabadságigénylő nyomtatványt kellett elküldeni a cégvezetésnek, a papíralapú nyilvántartás azonban hibalehetőségekkel járt, időnként átfedések is elfordultak. A naptárfunkció használatával azonban minden érintett láthatja, hogy ki, és mikor megy szabadságra, ennek következtében pontosan tervezhetők a távollétek.

SHAREPOINT: RIPORTOK ÉS DOKUMENTUMTÁR

A Gördülő Kft. kereskedőcég, érthető tehát, hogy az értékesítéssel foglalkozó munkatársak nagy figyelmet fordítanak az ügyfélkapcsolatokra. Megrendelőiket rendszeresen felkeresik, a vevőlátogatásokról riportokat készítenek, amelyek a későbbikben is segítik az ügyfelek minőségi kiszolgálását.

„– A vevőlátogatásokat úgy szeretnénk dokumentálni, hogy a korábbi ajánlatadások és riportok is könnyen és gyorsan legyenek visszakereshetőek. Ennek megvalósítására kitűnő eszköz a SharePoint, ahol megtaláljuk a tervezett vevőlátogatásokat, elolvashatjuk a régebbi riportokat. További segítség lesz a kollegáknak, hogy előre meghatározott szempontok szerint tölthetik ki a közösen szerkesztett formanyomtatványt. Ezeket a riportokat utólag is értékelhetjük majd, láthatjuk, hogy egy adott kolléga mikor, milyen vevőlátogatásokat végzett. Kis cég vagyunk, tehát mindenki tudja, hogy milyen feladatokkal foglalkoznak a többiek, mégis nagyon hasznos, ha a riportok elemzéséből láthatjuk: milyen üzleti potenciálok várhatók az egyes ügyfeleknél, milyen nyitott kérdések maradtak, mik a következő napok-hetek teendői egy adott megrendeléssel kapcsolatban. A korábbi papíralapú dokumentálásnál nem nagyon volt lehetőség a riportok gyors áttekintésére.” – vázolta fel a közeljövő terveit a cégvezető.

„– A vevőlátogatásokat úgy szeretnénk dokumentálni, hogy a korábbi ajánlatadások és riportok is könnyen és gyorsan legyenek visszakereshetőek. Ennek megvaló-sítására kitűnő eszköz a SharePoint, ahol megtaláljuk a tervezett vevőlátogatásokat, elolvashatjuk a régebbi riportokat. További segítség lesz a kollegáknak, hogy előre meghatározott szempontok szerint tölthetik ki a közösen szerkesztett formanyomtatványt.
Steindl Endre
cégvezető
Gördülő Kft.

Már elkezdték feltölteni azt a dokumentumtárat is, amelyben a cég minden fontos alapadata mellett a gyors ajánlatadásokhoz, a vámoláshoz, és egyéb üzleti tevékenységhez szükséges kísérő-dokumentumokat gyűjtik össze.

„– Ez is nagyon fontos funkció, hiszen ha mindenki egységes logika alapján használja a SharePointot, akkor hatalmas előrelépést tehetünk a dokumentum-rendszerezés területén. Egyelőre ott még nem tartunk, hogy a régebbi anyagokat is áthelyezzük az új környezetbe, de már érezhetők a közös dokumentumtár előnyei. Előfordul, hogy nem a hagyományos, bejáratott csatornákon keresztül kell beszereznünk egy árucikket, lehet, hogy csak az Európai Unión kívül találunk szállítót. Ilyenkor az adott megrendelő kapcsolattartója bonyolítja a teljes projektet, az import-beszerzéshez azonban számos különböző adat, információ szükséges, amit a lehető leggyorsabban kell összegyűjtenie. Nagy segítség, hogy a vámoltatás teljes folyamatának leírását, a cégadatoktól kezdve az ISO tanúsítvány beszkennelt változatáig minden szükséges adatot rendszerezve találja meg a SharePointon. Fontos az is, hogy ezeknek a dokumentumoknak mindig a legfrissebb verzióit találják meg, de ha szükséges, akkor a verziókövetésnek köszönhetően előhívhatóak a korábbi változatok is. Folyamatosan töltjük fel a dokumentumtárat, végül több mint 100 állomány lesz elérhető.” – mondta a cégvezető.

ELŐNYÖK: GYORSASÁG, RUGALMASSÁG

„– Leglátványosabban talán a beszerző kollegánk munkája mutatja a hatékonyságnövekedést, egyelőre ott tudjuk legjobban lemérni, hogy mennyi időt és üzemanyagot spórolunk – úgy is fogalmazhatnék, hogy „kevesebb benzin, több üzlet”… Nálunk az árubeszerző az, aki naponta élvezi az Office 365 minden előnyét, mert okostelefonnal, szinte távmunkában használja a szolgáltatást, és mindig a számára fontos, aktuális információkkal találkozik. Az üzletmenet szempontjából egyáltalán nem mindegy, hogy mikor érkezik meg a három üzletünkbe, sikerül-e zárás előtt átadnia a megrendelő számára sürgős árucikket, vagy az ügyfél csak másnap veheti át a terméket. Lerövidültek a szállítási határidők, és ezt partnereink is nagyra értékelik.” – kezdte az előnyök felsorolását a Steindl Endre.

De nemcsak a beszerzésnél és áruterítésénél érzékelhető, hogy felgyorsult a cég működése – az e-mailek okostelefonokról történő online elérhetősége más területen is kibővítette a cég lehetőségeit.

„– Az Office 365-re történt átállás előtt külső helyszínről nem nagyon néztük meg a levelezésünket, a korábbi POP3-as rendszer sajátosságai miatt ugyanis csak az újonnan érkezett e-maileket láthattuk, a számítógépre már letöltött leveleket nem érhettük el. Emiatt távoli eléréssel képtelenség lett volna újraolvasni a naprakész üzletvitelhez szükséges információkat – érdemleges, valódi választ viszont csakis az előző mailekből kiolvasható ügyféltörténet ismertében adhatunk. Az Office 365 bevezetése óta mindenki távolról is elérheti teljes levelezését – ezt a lehetőséget akár szombat-vasárnap is kihasználjuk: okostelefonokon olvassuk az üzeneteket, és ez új üzletkötéseket is eredményezhet.” – fogalmazott a cégvezető.

A Gördülő Kft. rendszergazdájának a bevezetés óta nem kell foglalkoznia a levelezőszerver üzemeltetésével, ráadásul az Office 365 azt is biztosítja, hogy a felhasználók mindenkor a szolgáltatáscsomag legfrissebb verziójával dolgozhassanak.

„– Összefoglalva elmondhatom, hogy kisimultabbak, racionálisabbak lettek az üzleti folyamataink. Én azt az elvet képviselem, hogy munkatársainktól csak azt a feladatot lehet számon kérni, amit előre definiáltunk. Az Office 365 bevezetése óta jobban definiálhatók a személyre szóló feladatok, mindig az intézkedések aktuális helyzetét látjuk, de bármikor visszakereshetőek az előzmények. Kifejezetten kedvezőek a tapasztalataink, meg tudtuk valósítani, mindazt, amit elterveztünk. Cégen belül gyakran beszélünk arról, hogyan tudnánk még jobban kihasználni az Office 365 funkcióit. Az új igények kikristályosodásáig a Systemfarmer Kft. segítségével folyamatosan finomítjuk és bővítjük a mindenki által elérhető szolgáltatásokat.” – mondta végül a Steindl Endre, a Gördülő Kft. cégvezetője.

További információ a Gördülő Kft.-ről: www.gordulo.hu
További információ a Systemfarmer Kft.-ről: http://systemfarmer.hu
További információ az Office 365-ről: www.office365.hu

Áttekintés

Ágazat:

kereskedelem

Ügyfélprofil

A Gördülő Kft. ipari karbantartási árucikkek kis- és nagykereskedelmével foglalkozik, az SKF egyik szerződött partnereként fő profiljuk a csapágyforgalmazás. Két budapesti, és egy dorogi üzletükben összesen 12 fő dolgozik, a kis létszám miatt a hatékony munkavégzés elengedhetetlen feltétele a jól szervezett, összehangolt feladatkezelés.

Az üzleti igény

Olyan, a cég méretéhez és igényeihez igazítható informatikai megoldást kerestek, amely javíthatja a cég hatékonyságát, egyszerűbbé, átláthatóbbá és szervezhetőbbé teheti a mindennapi munkához kapcsolódó feladatok elvégzését és dokumentálását.

Megoldás

Microsoft Office 365

Előnyök
  • a levelezés bárhonnan elérhető táblagéppel, vagy okostelefonnal is,
  • nincs szükség külön vírusirtó szoftverre, a spam-szűrés ingyenes,
  • a beszerzéssel foglalkozó munkatárs SharePointra feltöltött napi feladatai bármikor aktualizálhatók, ami jelentős idő és üzemanyag megtakarítást eredményez,
  • a SharePointon keresztül történik a szabadságtervezés, a vevőlátogatások riportjainak, valamint a közösen használt dokumentumtár kezelése,
  • a szolgáltatás havidíja költségként számolható el.