Időpont: 2008.07.31.

Hirschmann Car Communication Kft.

Átláthatóbb vállalati és gyártási folyamatok, könnyebb felkészülés az auditra

Microsoftos technológiára, a Microsoft Office Visio-ra épülő ViFlow folyamatmenedzsment eszközre alapozva tette átláthatóvá szerteágazó vállalati folyamatait a békéscsabai térség egyik legnagyobb munkáltatója, az antenna rendszereket és csatlakozókat gyártó Hirschmann Car Communication Kft., ahol a bevezetést követően egyrészt jelentősen egyszerűsödött a gyártási folyamatok fejlesztése, változtatása, másrészt az auditálás és az új dolgozók betanítása. A bevezetett megoldásnak köszönhetően a nagy autóipari partnereikkel, például a BMW-vel és a PSA-val, valamint a német anyavállalattal való együttműködés is gördülékenyebbé vált. A Hirschmann Car Communication Kft.-nél ma már elképzelni sem tudják, hogyan lehetne megoldani a vállalat auditálását egy ilyen, a dolgok menetét vizuálisan ábrázoló technológia nélkül.

Átláthatóvá kellett tenni a folyamatainkat, mert már nem tudtunk elbújni az anyacégünk háta mögött. Ráadásul egymás után következtek a minőségügyi ellenőrzések, az ISO/TS 16949 autóipari minőségirányítási és környezetirányítási auditok, és gyakran szembesültünk azzal, hogy a folyamatainkat meglehetősen nehéz áttekinteni, ha csak szöveges leírásokkal dolgozunk.
Tar Krisztián
minőségirányítási vezető,
Hirschmann Car Communication Kft.

A háttér

A Hirschmann Car Communication Kft. a német Hirschmann vállalatcsoport egyik leányvállalata, amelynek magyarországi létszáma mintegy 400 fő, és ezzel Békéscsaba és térségének egyik legnagyobb munkáltatója. Az 1924-ben a Hirschmann család által alapított cégcsoport nemzetközi viszonylatban vezető szerepet tölt be autóantenna rendszerek, csatlakozók gyártásában. Az „antennás cég” Németországban, Magyarországon és Kínában is gyártó telephelyekkel rendelkezik, valamint a fontosabb európai országokban, az USA-ban és Ázsiában is vannak leányvállalatai.

A megoldandó üzleti helyzet

Amikor hat esztendővel ezelőtt Tar Krisztián minőségirányítási vezető a Hirschmann Car Communication Kft. csapatához csatlakozott, a magyar leányvállalat még szinte teljesen egy bérmunka cégként működött, amely alig állt kapcsolatban vevőkkel, és csak a német anyavállalattal érintkezett.

„Ehhez képest nem sokkal később elkezdett kitárulni a világ, mert egyre több vevővel – köztük olyan nagy autógyártókkal, mint a Peugeot-Citroën, a BMW - közvetlenül is kapcsolatba kerültünk. Ekkortól egyre inkább átláthatóvá kellett tenni a folyamatainkat, már nem tudtunk elbújni az anyacégünk háta mögött. Ráadásul egymás után következtek a minőségügyi ellenőrzések, az ISO/TS 16949 autóipari minőségirányítási és a környezetirányítási auditok, és gyakran szembesültünk azzal, hogy a folyamatainkat meglehetősen nehéz áttekinteni, ha csak szöveges leírásokkal dolgozunk. Pedig az előírt minőségügyi szabványoknak való megfeleléshez, azaz az auditáláshoz elengedhetetlen a vállalati, elsősorban termelési folyamatok ismerete és optimalizálása. A vállalati folyamatok feltérképezése folyamán a folyamatokat és az ezekhez tartozó információkat rögzíteni, dokumentálni kell, ez pedig papír alapon, ahogy az korábban történt, eléggé bonyodalmas volt” – mondja Tar Krisztián.

A vezető így folytatja: „Közben ráadásul dinamikusan növekedett a létszámunk is, hiszen a kezdeti 250 főről 400 fölé emelkedett, és ez csakugyan szükségessé tette a folyamatok átláthatóbbá tételét. Fejleszteni kellett az új belépők miatt az oktatási rendszert, miközben világossá vált, hogy meglehetősen problémás elmondani és betanítani a folyamatokat pusztán unalmas szövegek alapján. Éreztük, hogy valami teljesen mást, valami látványosabbat kellene kitalálni”.

A magyarországi gyártó cégnél akkoriban az egyes folyamatok vagy nem voltak részletesen szabályozottak, vagy csak papíron és hosszadalmas folyamatszabályozásokban voltak leírva, így egy-egy módosítás is komoly kihívást jelentett.

„A gyártási tevékenységünk meglehetősen szerteágazó, ami talán érzékelhető, ha eláruljuk, hogy egy-egy termékkategóriához akár 300 különböző folyamatábra is készíthető. Ebből adódóan, amikor az egyes technológiai folyamatainkon változtatni, fejleszteni kívántunk (például egy új gyártóeszközt szereztünk be), igencsak összetett és időigényes feladat volt ezeket a folyamatokat átlátni és frissíteni. Márpedig a gyártási folyamatokat nem csak a belépő kollégáknak kellett betanítani, de az egyes változásokat a régi kollégákkal, a vevőinkkel és az auditorokkal is meg kellett értetni, ami szintén nagy energiát emésztett föl” – említ egy példát a megoldandó problémák közül. – említ egy példát a megoldandó problémák közül.

Hamar megfogalmazták azt az igényt, hogy a folyamatokat vizuálisan is érdemes dokumentálni, amihez olyan eszközre van szükség, amivel a folyamatokat átláthatóan lehet modellezni, karbantartani és elérhetővé tenni más felhasználók számára, elősegítve többek között a sikeres minőségirányítási és vevői auditokat.

„Afféle technológia bevezetésén gondolkodtunk, amivel a munkatársak oktatása egy könnyen kezelhető, felhasználóbarát online képzési felülettel valósítható meg, és amelyben az adott munkatárs pontosan meg tudja ismerni a munkájával kapcsolatos feladatait, függelmi viszonyait, illetve a felületből az auditálást elősegítő információk is könnyen kinyerhetők” – szól néhány szót az igényekről a vezető.

„Olyan megoldást kerestünk, amellyel rendszerben gondolkodhatunk, és az egyes gyártási és egyéb folyamatok között ugrálni lehet, de összességében is mutat egy folyamatmodellt, hogy minden a lehető legegyszerűbben átláthatóvá és nyomon követhetővé váljon” – foglalja össze Tar Krisztián.

A bevezetett technológiának köszönhetően, ha a BMW szeretné látni a folyamatainkat (például a reklamációkezelés pontos menetét), akkor a németet, ha a francia Renault, akkor az angol nézetet vesszük elő. Pontosan látszanak a felelősök, a határidők, a folyamatban használt gépek, és a megalapozott reklamációt követő szükséges változtatandók a technológiai folyamatokban.
Tar Krisztián
minőségirányítási vezető,
Hirschmann Car Communication Kft.

A bevezetett megoldás és előnyei

Bár felmerülhet, hogy egy multinacionális cég leányvállalataként a tulajdonos beleszól egy ilyen probléma megoldásába, ez jelen esetben nem így történt: a bevezetendő terméket szabadon választhatták ki Békéscsabán. Igaz, a szoftver kiválasztásakor azért jól jöttek a németországi központban látottak. Az anyavállalatnál ugyanis egy ideje már használták a Microsoft Office Visio alapokon működő ViFlow folyamatmodellező technológiát, és ennek sikeres működését a gyakorlatban is látva hamar megbizonyosodtak arról, hogy nekik is erre az eszközre van szükségük. Ráadásul a ViFlow beszerzése a cég költségvetését sem terhelte meg túlságosan: a termék ára nagyságrendekkel marad el a konkurensekétől, miközben tudását tekintve nem kell emiatt kompromisszumokat kötni. Sőt!

„Amikor az anyacégnél először láttuk ezt a megoldást, még úgy gondoltuk, hogy túl sokat markoltak, hiszen beillesztették majdnem az összes vállalati folyamatukat. Tehát nem csak az ISO/TS által megkövetelt folyamatokat vitték fel és szabályozták le, hanem a komplett cégmodellt, a pénzügyi folyamatoktól kezdve sok mindent. Aztán végül, látva a Németországban már alkalmazott technológia előnyeit és azt, hogy milyen változásokat hozott a cég életében, mi is ebbe az irányba mozdultunk el. Először a szabályozó folyamatleírásokat, dokumentumokat kezdtük el felvinni a ViFlow-ba, hogy azokat azután ott érjük el, majd annyira megszerettük a programot, hogy most már komplett gyártási folyamatok is szerepelnek a rendszerben, tehát nem csak az adminisztratív, illetve általános folyamatok. Mivel a rendszer tartalmazza a főbb gyártóeszközöket is, és így láthatóvá váltak az egyes folyamatok, ha bármi változik a gyártás során, azt mindenki könnyen le tudja kérdezni” – avat be a minőségirányítási vezető.

A bevezetést a békéscsabai üzemben mindössze 3 hónap alatt bonyolították le 2005-ben úgy, hogy ez alatt az időtartam alatt elkészültek a főbb modellekkel is, amelyeket nem sokkal később, az audit alkalmával az auditorok már érdemben használni tudtak. „Mostanra 22 főfolyamatot és ezek számtalan részfeladatát vittük fel a ViFlow-ba, így számos folyamatábrát kérdezhetünk le” – mondja. A vezető ezután sorolni kezdi azokat az üzleti előnyöket, amelyeket a rendszer használatának köszönhetnek.

„Ahogy említettem, a legnagyobb problémát korábban az jelentette, hogy a folyamataink nem voltak átláthatók, és emiatt nehézkes, esetleges volt a belépő dolgozók oktatása, akiknek betanítása helyett inkább az élesben történő beleszokás volt a jellemző. Ha jött egy mérnök, akkor igyekezett minden egyes esetre összeállítani valamit a felelős vezetője, hogy körülbelül miket kellene neki tenni. Azután azonban ide-oda „dobálgatták” őt, hogy na, tudnál vele foglalkozni egy kicsit? Ehhez képest most az oktatás során szinte csak tanulmányozni kell a ViFlow-ban tárolt folyamatokat. Egyértelművé váltak a munkakörök is, és az új dolgozók munkába állása is szabályozottabb lett, hiszen modulokat tudtunk felvinni, hogy miket kell elvégezni, és ezekhez felelősöket tudtunk rendelni. Mindez egy olyan rendszerré állt össze, hogy ha bejön egy frissen csatlakozott munkatárs a humánpolitikai osztályra, akkor rögtön a kezébe tudnak nyomni egy oktatási lapot, amin ő végig tud menni” – mondja Tar Krisztián.

Szerinte azáltal, hogy a ViFlow-s rendszerben tárolt adatokat a vállalati intranetre is ki lehet exportálni, az adatok egyfajta tudásbázissá álltak össze. „Ez fontos a vállalati kultúra megteremtése és a humánerőforrás megtartása szempontjából is, hiszen korábban előfordult, hogy valaki mindössze egy hét után elment a cégtől, mert nem tudta átlátni a munkafolyamatokat” – árulja el vendéglátónk.

Nagyon fontos a modellek megléte akkor is, amikor valamelyik folyamaton a cégünk változtatni kíván, és azt engedélyeztetnünk kell a tulajdonos mellett az autógyártókkal, azaz a megrendelőinkkel is. A program egy olyan látványos és informatív képet ad a vevőinknek is a gyártási folyamatainkról, ami egyfajta igényességet sugall számukra. De ebből a rendszerből dolgoznak az új és a meglévő dolgozóink mellett még az auditorok is, akik könnyedén át tudják tekinteni a fejlesztéseinket.
Tar Krisztián
minőségirányítási vezető,
Hirschmann Car Communication Kft.

Megfelelés az ügyféligényeknek

Tar Krisztián nem rejti véka alá azt a véleményét sem, hogy a csodával volt határos, hogy korábban egy efféle technológia nélkül évről-évre fel tudtak készülni a vállalat auditálására. „Az egyik nagy autógyár auditján kaptunk is egyszer egy olyan megjegyzést, hogy a minőségbiztosításunknak jobban láthatóvá kellene tennie a folyamatokat.” Vagyis valódi ügyféligények is generálták a bevezetést. „Meglehetősen kínos volt, amikor kérdéseket tettek fel a nagy autógyártók, és el kellett kezdenünk kutakodni a hálózaton, hogy körülbelül mire gondolhatnak, mit kérhetnek tőlünk a folyamatainkkal kapcsolatban. Ehhez képest nagyon nagy utat tettünk meg, mert ez a mostani technológia lehetővé teszi, hogy akár három nyelven is áttekinthessük a folyamatokat – a váltás a nézetek között mindössze néhány gombnyomás. Ha a BMW szeretné látni a folyamatainkat (például a reklamációkezelés pontos menetét), akkor a németet, ha a francia Renault, akkor az angol nézetet vesszük elő. Pontosan látszanak a felelősök, a határidők, a folyamatban használt gépek, és a megalapozott reklamációt követő szükséges változtatandók a technológiai folyamatokban. És már tudunk mibe kapaszkodni, hogy itt van nálunk egy folyamatmodell, és bele tudunk menni a részletekbe” – hangsúlyozza a minőségirányítási vezető. „Ha kell, a folyamatábra kiválasztott pontján egy dupla kattintással elővehetők a kapcsolódó formanyomtatványok, munkautasítások is, tehát nem kell ezeket a fájlrendszer mappái között keresgélni” – folytatja az üzletmenetekre gyakorolt pozitív hatások felsorolását.

Közös nyelv, informatív kép

A Hirschmannál azt is mondják, a ViFlow egyfajta „közös nyelv” lett az anyavállalattal, hiszen ha náluk van valamilyen olyan új tevékenység, ami idehaza még csak kialakulóban van, vagy össze szeretnék hangolni a gyártást, akkor el tudják küldeni egymásnak a modelleket e-mailben, és ezeket be tudják építeni a mindennapi üzletmenetbe. „Nagyon fontos a modellek megléte akkor is, amikor valamelyik folyamaton a cégünk változtatni kíván, és azt engedélyeztetnünk kell a tulajdonos mellett az autógyártókkal, azaz a megrendelőinkkel is. A program egy olyan látványos és informatív képet ad a vevőinknek is a gyártási folyamatainkról, ami egyfajta igényességet sugall számukra. De ebből a rendszerből dolgoznak az új és a meglévő dolgozóink mellett még az auditorok is, akik könnyedén át tudják tekinteni a fejlesztéseinket” – veszi át a szót ismét a Hirschmann Car Communication munkatársa.

Egyértelmű felelősségi körök, feladatok

Az előnyök további sorát hallva megtudjuk azt is, hogy ez a technológia alkalmas a munkatársak számon kérhetőségének megteremtésére is, hiszen már senki sem hivatkozhat arra, hogy nem ismerte a dolgok elvárt menetét, és ezért nem tartott be egy utasítást. Másképp fogalmazva: folyamatmodellezés révén csökkent a hibalehetőségek száma, hiszen mindenki tisztában van vele, hogy mit, hogyan kell elvégezni. „Korábban nemritkán megbeszéléseket kellett összehívni hasonló problémák miatt, hogy egyeztessük, hogy az adott feladat kihez tartozik, vagy hogyan kell elintézni. A szabályozó dokumentumok és az automatizmusok lévén most minden jóval egyszerűbb lett, és flottul mennek a dolgok” – beszél lelkesen Tar Krisztián.

Egyszerű kezelhetőség

Tar Krisztián arról is beszél, hogy a ViFlow kiválasztásakor fontos szempont volt a program könnyű kezelhetősége, és a tapasztalatok ezen a téren is kedvezőek. „A felhasználóink hamar megbarátkoztak a rendszerrel, és azt ténylegesen használják. Ők a rendszerből annyit látnak, mint egy weboldalból, hiszen az intraneten keresztül érhetik el az ábrákat, vagyis mindössze kattintaniuk kell az őket érintő területre. Az ábrákat én magam szerkesztem, és meg kell hagyni, nagyon szeretem ezt a programot. Amikor megnyitom a szoftvert, hogy egy vázlat alapján elkezdjek tervezni, mindig azt érzem, hogy ismét valamilyen előrelépés történik a cégnél. Hiszen a vizualizáció révén gyorsan áttekinthetővé válik az, amiről korábban 3 héten át kellett egyeztetnünk. A ViFlow gyakorlati használata is könnyű, például az, hogy egy központi adatbázis van mögötte, és mindig szépen menti magát, nincsenek adatvesztések sem” – számol be gyakorlati tapasztalatairól Tar Krisztián.

„Előnyös az is, hogy a ViFlow valójában egy Microsoft Visio-ra integrált szoftver. Ez utóbbit nagyon rég óta használjuk, például a gyártósor és az iroda átrendezéskor, a tervezésekor, illetve például organigramot rajzoltunk vele” – teszi hozzá a minőségügyi kérdésekben járatos szakember.

A Hirschmann Car Communication Kft. tehát maximálisan elégedett a bevezetett folyamatelemző technológiával, sőt mint mondják, el sem tudják képzelni, hogyan tudott működni a gyár nélküle.

„A vizualizáció révén gyorsan áttekinthetővé válik az, amiről korábban 3 héten át kellett egyeztetnünk” – mondja Tar Krisztián.

Megoldás áttekintése

Ügyfélprofil

A Hirschmann Car Communication Kft. a német Hirschmann vállalat egyik leánycége, amelynek magyarországi létszáma mintegy 400 fő, és ezzel Békéscsaba és térségének egyik legnagyobb munkáltatója. Az 1924-ben a Hirschmann család alapította cégcsoport nemzetközi viszonylatban vezető szerepet tölt be autóantenna rendszerek, csatlakozók gyártásában. Az „antennás cég” Németországban, Magyarországon és Kínában is gyártó telephelyekkel rendelkezik, valamint a fontosabb európai országokban, az USA-ban és Ázsiában is vannak leányvállalatai.

Az üzleti helyzet

Egyre nagyobb nehézséget okozott a szerteágazó gyártási tevékenység folyamatainak áttekintése és a különböző auditokra történő felkészülés. Hosszadalmas egyeztetést igényelt a gyártási folyamatokon történő változtatás és a munkatársak betanítása, valamint az egyes információk felkutatása. Sok munkafolyamat pedig egész egyszerűen szabályozatlan volt, illetve az egyes feladatok felelősei sem voltak egyértelműen kijelölve.

Egyes autóipari ügyfelek részéről is igényként fogalmazódott meg, hogy a békéscsabai cég tegye átláthatóbbá a folyamatait.

Megoldás

A folyamatok vizuális dokumentálásához szükséges olyan eszközt vezettek be, amellyel a felhasználó a folyamatokat átláthatóan tudja modellezni, karbantartani és elérhetővé tudja tenni más felhasználók számára, elősegítve többek között a sikeres minőségirányítási auditokat. A bevezetett technológia a Microsoft Visio alapon működő ViFlow folyamatmodellező eszköz, amivel az egyes folyamatokhoz a szükséges információk, felelősségek, dokumentumok hozzárendelhetők, és ily módon egy komplett tudás- és adatbázis hozható létre a vállalaton belül.

Előnyök
  • Átláthatóbb vállalati folyamatok
  • Gyorsabb, egyszerűbb audit
  • Az új munkatársak betanítása a gyártási technológiára kényelmesebb, gyorsabb és átgondoltabb
  • Megfelelés az ügyféligényeknek
  • A gyártási technológián végzendő módosítások hamar végrehajthatók
  • „Közös nyelv” az anyavállalattal
  • Rugalmas, szakértő partnerek
  • Nagyon kedvező ár
  • Gyors bevezethetőség
  • Többnyelvűség
  • Az adatok exportálhatók az intranetre/internetre
Szoftverek és szolgáltatások
  • Office Visio alapú ViFlow 4
  • Office Visio alapú ViFlow Reporter 4
Iparági szektor
Ország/Régió

Magyarország

Tanácsadó és bevezető partner
Ügyfélprofil

A bevezetett ViFlow és ViFlow Reporter termékeket a Hirschmann a BISS Kft.-től, a szoftver hivatalos magyarországi kompetencia központjától és kizárólagos forgalmazójától szerezte be.

A BISS Kft. (Business Intelligence Solutions & Services) szakterületükön komoly tapasztalattal bíró, magyar magánszemélyek által alapított konzutációs cég. Fő profilja üzleti intelligencia megoldások szállítása, valamint az azzal kapcsolatos szakértői támogatás.

A tevékenység üzleti konzultáció (szakterületi know how-ra alapozva, kontrolling szemlélet alapon) alapú és lehetőség szerint gyártó független. A megoldások minden esetben az igények, az aktuális környezet mentén testre szabottak, kontrolling és folya-mat orientáltak. A tevékenység kiterjed a megoldásokkal kapcsolatos bevezetési, tanácsadási, audit, licensz szállítási, support és oktatási tevékenységekre, így biztosítva a teljeskörű szolgáltatást.

A BISS Kft. az Üzleti Intelligencia megoldások területén a Microsoft Magyarország partnere.

A Hirschmann Car Communication Kft.-nél bevezetett technológia Microsoft megoldáson, a Microsoft Office Visio-n alapszik.