Időpont: 2008.06.09.

Huntraco Zrt.

Teljeskörű üzleti megoldás a Huntraco Zrt.-nél

A Huntraco zrt. az építőgépek piacvezető márkája, a Caterpillar kizárólagos hazai forgalmazója, a piac első számú szereplője. emellett a Challenger mezőgazdasági gépek kizárólagos forgalmazója és további piacvezető márkák értékesítője. Az értékesítés mellett a gépek alkatrész-ellátását, szervizelését, bérbeadását is végzi. A nagy önállósággal rendelkező üzletágak az évek során egymástól független működési módokat és informatikai rendszereket alakítottak ki, amit fejlett integrált vállalatirányítási rendszerrel kívántak kiváltani.

Két évvel az éles indulás után büszke vagyok, hogy választásunkkal megfeleltünk a tulajdonosi elvárásoknak: az AX hosszú távon megoldotta vállalatirányítással kapcsolatos gondjainkat és a költségvetést se léptük túl. Keményen megdolgoztattuk az XAPT szakembereit, de az eredmény magáért beszél: más, Caterpillarral foglalkozó cégeknek is tudjuk ajánlani a nálunk kifejlesztett megoldást. A rendszer beváltotta a hozzá fűzött reményeket, és ami a legnyagyobb előnye egy ilyen megoldásnak – használata rendet követel.
Barci Győző
informatikai igazgató,
Huntraco Zrt.

A háttér

Az angol szakmai befektető tulajdonában levő zártkörű részvénytársaság üzletágai eltérő ügyfélkörrel, más-más üzleti modellel működnek: amíg például az új gép értékesítések száma évente 300 körül mozog, az alkatrészkereskedelem több ezer ügyfelet szolgál ki, és 50-60 ezer tétel fordul meg raktárában, a néhány száz forintostól a sokmilliósig. Így az évek során igen heterogén, és egymástól függetlenül működő informatikai rendszerek alakultak ki, amelyek kiváltására 2003-ban egy integrált vállalatirányítási rendszer bevezetését határozta el a vállalat vezetése.

Teljes AX funcionalitás

A Huntraco tulajdonosa teljesen szabad kezet adott a menedzsmentnek a vállalatirányítási rendszer kiválasztásában, mindössze két dolgot követelt meg. Az egyik, hogy megalapozottan, hosszú távon előnyös megoldást keressenek, hogy ne kelljen a procedúrát pár év múlva újra kezdeni, a másik, hogy a szerződött költségkeretet nem léphetik túl. A vezetés igyekezett a leendő felhasználók véleményét maximálisan meghallgatni, bevonni őket a döntésbe is. A meghívásos pályázaton 15 cég neve merült fel, amelyből 8-an adtak be értékelhető ajánlatot. Négy céget kértek fel egy részletes demó megtartására, ahol a szervezet minden egységéből és minden szintjéről kiválasztott kulcsfelhasználókat kellett meggyőzniük, arról, hogy a bemutatott rendszerek megfeleltethetők az ő speciális igényeiknek. A végső döntést a kollegák véleményének figyelembevételével a felsővezetés hozta meg. A Microsoft Dynamics AX (korábban Axapta) rendszerben látták azt a képességet, hogy a Huntraco meglehetősen bonyolult és összetett folyamatait a lehető legkevesebb kompromisszummal képezze le a vállalatirányítási rendszer.

Főbb funkciók a huntraconál

  • Készletnyilvántartás és Mestertervezés Caterpillar standardok alapján
  • Gépadatbázis és -élettörténet követés, pontos információ gép visszavásárlásához, alkatrészellátáshoz
  • Teljesen integrált értékesítési folyamat az első kapcsolatfelvételtől az üzlet realizálásáig, illetve az újraértékesítésig (sales pipline)
  • Távoli üzletkötők on-line kapcsolatban a rendszerrel
  • Szerviz menedzsment munkalapkezeléssel, garanciával
  • Munkagépek bérbeadásának kezelése
  • Projektek kezelése, bevételek és kiadások nyilvántartása

Választás a felhasználók bevonásával

A Huntraco rendszerében gyakorlatilag az összes fontosabb AX-modul és funkció megfigyelhető működés közben, az alapot jelentő pénzügy és számvitel mellett az értékesítés és beszerzés, logisztika, alkatrészkereskedelem, szerviz, bérbeadás, humánerő-gazdálkodás, projektmenedzsment, jelentéskészítés és CRM is. Ezeknek a funkcióknak természetesen a különböző üzleti egységek eltérő működési módjaihoz is igazodniuk kellett.

Bevezetés egy bő év alatt

A Huntraco vezetése tudatában volt annak, hogy nem kis feladat elé állítják a vállalatirányítási rendszert és a bevezető XAPT Hungary csapatát. A 2004 eleji szerződéskötéskor már az előző évben lezajlott BPR – üzleti folyamat újratervezés – projekt eredményeire alapozva kezdődhetett meg a bevezetés, de ezzel együtt is rengeteg speciális folyamatot kellett leképezni az AX rendszerben, a testreszabás mellett egyedi fejlesztésekre is szükség volt. Az adatmigráció – a különállóan működő egységek adatbázisainak különbözőségéből fakadóan – szintén komoly feladat volt, csupán az adatok konszolidálása több heti munkát adott.

A projekt próbára tette az XAPT fejlesztőinek és konzulenseinek tudását, de az éles indulás – az eredeti terveknek megfelelően 2005. január 1-jén megtörtént, csupán a szerviz-alkatrész folyamatok maradtak a régi rendszerben és csatlakoztak egy negyed évvel később.

A webes felületen elérhető Outlook levelezőrendszert használni Outlook felhasználóknak igen könnyű, a felület nagyon sokban hasonlít a szoftver megjelenéséhez, az összes funkció elérhető benne. Ha valaki távolról, VPN-en keresztül jelentkezik be a rendszerbe, akkor el tudja érni az Exchange rendszert, de ha a webes felületet szeretné használni, mert az gyorsabb, akkor azt is megteheti. Az IT részéről naponta maximum egy órát vesz el a rendszer karbantartása.

A használatbavétel úgy lehetett hatékony és eredményes, hogy nagy hangsúlyt fektettek az oktatásra: az XAPT oktatta a kulcsfelhasználókat, akik továbbadták tudásukat a kollegáknak. Ma a Huntraco 200 munkatársából mintegy 130-an használják rendszeresen az AX-et, és még éjjel is be van jelentkezve néhány otthonról dolgozó felhasználó, aki adatokat keres, vagy épp a napközbeni üzleti látogatásait„könyveli le”.

További támogatás

Mint minden ERP bevezetés, a Huntraco projektje se ért véget a kitesztelt és működő rendszer átadásával. Az XAPT munkatársai az éles indulást követően a távoli support mellett még sokáig napi szinten jelen voltak a cégnél, hogy biztosítsák a zavartalan működést. Az újabb és újabb oktatások mellett állandó belsős support áll a felhasználók rendelkezésére az apróbb kérdések megválaszolására, hibák elhárítására. Annak érdekében, hogy hatékonyan használják ki a lehetőségeket, a cég működését, a felhasználók igényeit is jól ismerő belső AX-konzulens segíti a munkatársakat.

Megoldás áttekintése

Ügyfélprofil

A Huntraco Kereskedelmi és Szolgáltató Zrt. 1991-ben alakult meg, mára budaörsi központjában és hét vidéki telephelyén mintegy 200 főt foglalkoztat. Fő profilja a jellegzetes sárga-fekete Caterpillar építőipari földmunkagépek, a Challenger mezőgazdasági gépek árusítása, valamint ezek alkatrész-ellátása és szervizelése, illetve külön üzletág foglalkozik gépek bérbeadásával. A Huntraco 2006-os árbevétele elérte a 13 milliárd forintot, és ezzel a hazai piacon is az iparág vezető szerepét tölti be.

Az üzleti helyzet

A Huntraco-nál korábban a központi könyvelés mellett a nagy önállósággal működő üzletágak egymástól független szoftvereket vezettek be, s az egységes és naprakész információk hiánya már-már a cég működőképességét és a további növekedést veszélyeztette. Stratégiai döntés volt egy egységes adatbázist, egységes felületet biztosító integrált rendszer bevezetése, a korábbi üzleti folyamatok ujratervezési projekt – BPR – eredményeire építve.

Megoldás

2005. január 1-i éles indulással egy átfogó Microsoft Dynamics AX (akkori nevén még AXAPTA) rendszer került bevezetésre, amely a Huntraco teljes ügyviteli rendszerét átfogja, lehetőséget ad egységes jelentések, naprakész adatok kinyerésére.

Előnyök

Az AX-alapú integrált vállalatirányítási rendszer biztosítja, hogy a Huntraco folyamatai szervezettebbek és jobban átláthatóak legyenek, miközben nagymértékben javult az információáramlás, növekedett az elérhető adatok naprakészsége és pontossága.

Szoftverek és szolgáltatások
Iparági szektor
Ország/Régió

Magyarország, Montenegró, Oroszország, Románia, Lengyelország, Szerbia

Tanácsadó és bevezető partner