Időpont: 2010.03.16.

IBUSZ Utazási Irodák Kft.

Irodai migráció az IBUSZ-nál

A nyílt forráskódú szoftvercsomagról Microsoft Office 2007-re átálló turisztikai szolgáltató változatlan birtoklási összköltség mellett intett búcsút a produktivitást és együttműködést érintő, dokumentum-kompatibilitási problémáknak.

Az IBUSZ Utazási Irodák Kft. a magyarországi idegenforgalom egyik meghatározó szereplője. A közel ötszáz főt foglalkoztató, budapesti székhelyű cég hatvan telephelyet felölelő, országos hálózatában éves szinten százezernél több ügyfél vásárol bel- és külföldi utat, illetve repülőjegyet. A vállalat tevékenysége emellett a jegyértékesítésre, valamint a vám- és pénzügyi szolgáltatásokra is kiterjed.

Az IBUSZ-nál 2000-ben, az ügyviteli és turisztikai alkalmazások bevezetésével vettek lendületet az informatikai fejlesztések. A vállalat az ezredfordulón alakította ki központi szerverkörnyezetét és országos számítógépes hálózatát, amelyet a központból menedzsel. Akkoriban OpenOffice irodai alkalmazáscsomagot telepítettek a kliens gépek túlnyomó többségére – egyedül a budapesti központban futott a gépek egy kisebb csoportján a Microsoft Office. Ezt a teljes, Office-alapú munkakörnyezetet 150 PC képezi.

– Az OpenOffice bevezetése kapcsán nem fogalmaztunk meg különösebb elvárásokat, pusztán a költségkeretet szem előtt tartva döntöttünk az ingyenesen telepíthető irodai alkalmazáscsomag mellett – idézte fel Csekey Gábor, az IBUSZ Utazási Irodák IT-vezetője. – Ezzel kapcsolatban azonban már a kezdet kezdetén jelentkezett egy probléma, amely végig fennállt, és tulajdonképpen az átálláshoz vezetett. Alkalmazottaink ugyanis a Microsoft Office munkakörnyezetét ismerik, ezért kisebb-nagyobb nehézséget jelentett számukra az OpenOffice használatának elsajátítása.

Az IBUSZ informatikai rendszereinek fejlődésével az irodai alkalmazások használata is egyre intenzívebbé vált, a napi munka során kezelt dokumentumokat vállalaton belül és a partnerek körében is mindinkább elektronikus formában osztották meg. Az OpenOffice-ban készült dokumentumok azonban nem voltak teljesen kompatibilisek a Microsoft Office alkalmazásokkal, a formázások, a táblázatokban használt képletek nem működtek mindig helyesen.

– Ez az inkompatibilitás különösen vállalatunk kiterjedt, bel- és külföldi szállásadókat, rendezvényszervezőket és vállalati ügyfeleket felölelő, ezres nagyságrendű partnerkörében okozott gondot – mondta Csekey Gábor –, hátráltatta a napi munkát, és az együttműködés, a kapcsolattartás színvonalát is rontotta.

Az OpenOffice – noha az IT-osztály be tudta vonni a Microsoft System Center alapú, központi menedzsment alá – az üzemeltetést is megnehezítette. A hibabejelentések számát tekintve az OpenOffice kapcsán, nagyrészt a felhasználók bizonytalanságából adódóan, lényegesen több volt a probléma, és az esetek 30 százalékában azok elhárítása is több időt vett igénybe, mint a Microsoft Office esetében. A nehézkességeket ráadásul az ingyenes szoftvercsomagtól várt költségmegtakarítás sem ellensúlyozta.

– A Microsoft termékeit OVS (Open Value Subscription) licenckonstrukcióban használjuk, amelyet háromévente újítunk meg – fejtette ki Csekey Gábor. – Ezért hároméves időszakra vetítettük az OpenOffice használatával járó költségeket is, és arra a megállapításra jutottunk, hogy a két irodai alkalmazáscsomag birtoklási összköltsége gyakorlatilag azonos. Ilyen eredmény mellett egyértelmű volt, hogy a Microsoft Office-hoz fűződő felhasználói elégedettség és üzemeltetési hatékonyság, valamint a partnerek irodai alkalmazáskörnyezetével való kompatibilitás olyan többletérték, amely a rá épülő munkakörnyezet kiterjesztése mellett szól.

Az IBUSZ vezetői erről 2009 tavaszán döntöttek, és a vállalat – miután az év augusztusában megújította Microsoft OVS szerződését – egy hónap leforgása alatt a hálózatában működő, irodai alkalmazáscsomagot futtató 150 PC-n Microsoft Office 2007-re migrált.

– Az átállás eredményeként megszűntek a korábbi kompatibilitási problémák, az alkalmazottak hatékonyabban és elégedettebben végezik munkájukat – emelte ki Csekey Gábor. – A Microsoft platformon kialakított kliens oldali környezetbe immár szervesen illeszkedik az irodai alkalmazáscsomag, ami az üzemeltetést is hatékonyabbá tette. Ehhez a Microsoft System Center olyan menedzsment eszközei, mint például a Configuration Manager, hathatós támogatást adnak. Az OVS konstrukciónak köszönhetően a licencgazdálkodás is egyszerűbbé vált számunkra.

Az OVS licencszerződés értelmében az IBUSZ mindig a Microsoft Office legfrissebb verzióját használhatja, amelyre pluszköltség nélkül frissíthet. A vállalat ennek alapján hamarosan megkezdi a Microsoft Office 2010 tesztelését, és várhatóan még az év vége előtt erre a verzióra frissíti munkakörnyezetét.

Az IBUSZ emellett a Microsoft Sharepoint portálmegoldásának bevezetését is tervezi, amelyhez a kliens oldalon végrehajtott Office-migráció megteremtette az alapot. A vállalat a Microsoft termékek minden előnyét ki tudja majd használni annak érdekében, hogy a csoportmunka támogatást még magasabb szintre emelje.

– Hat hónap elteltével visszamértük a migráció eredményeit – mondta Csekey Gábor –, és meggyőződtünk róla, hogy nem léptük túl az OpenOffice-nál megállapított TCO-költségkeretet, miközben a felhasználói hatékonyság, a kompatibilitás és az üzemeltetés terén a Microsoft Office-tól megkaptuk mindazokat az előnyöket, amelyekre számítottunk.

Megoldás áttekintése

Szoftverek és szolgáltatások
Iparági szektor
Ország/Régió

Magyarország

Tanácsadó és bevezető partner