Időpont: 2014.04.11.

MVM Magyar Villamos Művek Zrt.

Az értékteremtés informatikai eszköze

Beruházás-menedzsment az MVM Csoportnál


„Minden projektigénynek végig kell haladnia egy strukturált és koordinált úton, amely során minden illetékes megfogalmazhatja észrevételeit és véleményét. Ez a kötött folyamat biztosítja, hogy végül helyes, megalapozott döntések szülessenek.”

Krausz Zoltán,
az MVM Zrt. Beruházás és Programmenedzsment osztályának vezetője

Az MVM Csoportban évente átlagosan 100-150 beruházási projektet indítanak, nagyságrendileg 50-100 milliárd forint összértékben. A projektek zöme nem fejeződik be az indítás évében, így a menedzsmentnek az áthúzódó beruházásokkal együtt mintegy 600 tétellel kell foglalkozni egyidejűleg, amelyek negyede kisebb értékű, vagy kisebb komplexitású beruházás – ám a többi 450 projekt igénylése és költséghatékony megvalósítása folyamatos figyelmet és gazdasági döntéseket igényel.

2011 végén az MVM Csoport menedzsmentje a projektek racionálisabb felügyelete mellett döntött, ezért életre hívta a Beruházás és Programmenedzsment osztályt. Az új szervezet kialakításakor fontos szempont volt, hogy egy megbízható informatikai rendszer is segítse a beérkező igények elbírálását, majd az elfogadott projektek nyilvántartását és folyamatos követését. Az információ-felhozó és döntés-előkészítő rendszer kiválasztását alapos piacelemzés, valamint az elérhető megoldások összehasonlítása előzte meg.

A lehetőségek és ajánlatok összehasonlítása után az MVM Csoport 2011-ben végül a Microsoft Project Server megoldását választotta, amelyet az Expertive Informatikai és Szolgáltató Kft. vezetett be. A rendszer bevezetésére fordított összeg azóta megtérült.

„A beruházási igények és a döntések kezelésének folyamati gerincét a Microsoft Project Server adja. Az egész projektelőkészítési és -kezelési rendszernek tulajdonképpen az a célja, hogy rövid idő alatt átadott egzakt információkkal cselekvési helyzetbe hozza a vezetést.”
Krausz Zoltán,
az MVM Zrt.
Beruházás és Programmenedzsment osztályának vezetője

AZ ÜGYFÉL

Az MVM Csoport sikeres, nemzeti tulajdonú integrált energetikai vállalatcsoport, működése lefedi a hazai energiarendszer szinte teljes vertikumát. Magyarországi piaci szerepe mellett az MVM regionális szinten is meghatározó társaságcsoporttá kíván
válni. Erőművein keresztül aktív szereplője az energiatermelésnek, a megújuló energiaforrásokat is kiaknázza. A nagyfeszültségű villamos hálózat és a villamosenergia‑ rendszer irányítását végző társaság tulajdonosa. Kereskedőcégei révén a nagyfogyasztók, valamint a kis- és középvállalkozások villamosenergiával és gázzal való ellátásában is részt vesz. Tagjai között megtalálhatók a különféle műszaki (mérnökiroda, távvezeték építő, üzemeltető), valamint ügyviteli (pénzügyi, informatikai) szolgáltatásokat nyújtó vállalatok is. Az MVM Csoport jelen van a távközlési szegmensben is a Nemzeti Távközlési Gerinchálózat üzemeltetőjeként. A cégcsoporthoz tartoznak a hazai áramtőzsdét, illetve a gáztőzsdét működtető társaságok is. Az MVM Csoport a régió ellátásbiztonságának növelése érdekében diverzifikálta portfolióját és belépett a gázpiacra. 2011 óta az MVM Partner Zrt. a földgáz nagykereskedelmi piacon is jelen van. Az MVM két fontosabb befektetése, a Magyar Gáz Tranzit Zrt. felügyeli a Magyar-Szlovák Összekötő Földgázvezeték magyar szakaszának megépítését, míg a Déli Áramlat Zrt. a Fekete tengeren keresztül érkező orosz gázvezeték megépítéséért felel. Az MVM Csoport új társaságai révén a régió ellátásbiztonságát szavatoló földgáztárolás és kereskedelem területén is piacvezető szerepet tölt be.

ALAPHELYZET: BERUHÁZÁS-KEZELÉS ÚJ MEGKÖZELÍTÉSBŐL

Három évvel ezelőtt az MVM Csoport a korábbiaknál szorosabb integráció irányába indult, ami a gyakorlatban azt jelentette, hogy mind az információ-kezelést, mind a döntéshozatalt egy jobban integrált, és némiképpen centralizált módon kívánták megvalósítani. A folyamat egyik kiemelt célja a beruházási források racionálisabb kezelése volt.

„2011 végén azzal a céllal hoztuk létre a Beruházás és Programmenedzsment Osztályt, hogy a beruházások területén is minden projektről a korábbiaknál sokkal mélyebb információtartalommal rendelkezzünk, tisztábban és részletesebben lássuk, hogy az MVM Csoport társaságai milyen céllal, milyen ütemezésben költik az egyes projektekre elkülönített összegeket. Az új szervezet működési modelljének fontos alapköve volt, hogy egy olyan informatikai támogatórendszer is segítse a munkát, amelyből bármikor aktuális és egzakt adatokat kaphatunk.” – vázolta fel az előzményeket Krausz Zoltán, az MVM Zrt. Beruházás és Programmenedzsment osztályának vezetője.

DÖNTÉS TÍZ MEGOLDÁS VIZSGÁLATA UTÁN

Szakértők segítségével született döntés arról is, hogy milyen informatikai eszköz támogassa a projektigények elbírálásának döntési-előkészítési folyamatát, és később milyen metódussal kövessék a folyamatban lévő beruházásokat.

„Több mint tíz projektkezelést támogató informatikai rendszert vizsgáltunk meg, közülük hét-nyolc már az első körben kiesett. Kiemelt elvárás volt, hogy könnyen kezelhető megoldást találjunk, mivel az MVM Csoporton belül kisebb-nagyobb rendszerességgel összesen 50-60 munkatársunk dolgozik a szoftverrel, ezért volt fontos szempont az egyszerűen kezelhető felhasználói felület. Egy másik kiemelt szempont volt az egyszerű adaptálhatóság – azt ugyanis már előre láttuk, hogy bármelyik rendszert választjuk is, az alapszolgáltatásokat az MVM Csoport igényeinek megfelelően kell majd bővíteni. Végül a Microsoft Project Server megoldását választottuk, nemcsak a szoftvercsomag szolgáltatásainak gazdagsága, hanem a kedvező költségek miatt is – de az is sokat nyomott a latban, hogy ennek a rendszernek már volt itthon is működő referenciája.” – mondta az osztályvezető.

„Az üzletfejlesztési céllal előterjesztett projekt javaslatoknak csak akkor adunk zöld utat, ha megfelelnek azon elvárásnak, hogy a finanszírozási költségek megtérülésén túl is teremtenek értéket. Ezen feltételek biztosításához a bevezetett megoldás a magasabb szintű kontroll és a fejlettebb elemzési képességeken keresztül járul hozzá. Ha ilyen logikával vizsgáljuk a Project Serverrel kapcsolatos ráfordításainkat, akkor kijelenthető, hogy az elért megtakarításoknak köszönhetően már megtérültek kiadásaink.”
Krausz Zoltán,
az MVM Zrt.
Beruházás és Programmenedzsment osztályának vezetője

ADAPTÁCIÓ, EGYEDI FEJLESZTÉSEK

A Microsoft Project Server installálása 2011 decemberében kezdődött, azonban az MVM Csoport speciális igényeit is figyelembe kellett venni, így a szokásosnál némileg hosszabb időt vett igénybe az adaptáció és a rendszerbeállítás.

„Ha mindenben a standard kiépítettséget választottuk volna, akkor minden bizonnyal ugyanolyan egyszerű dolgunk lett volna, mint a többi Microsoft alkalmazás installálása esetében. Az MVM-nél azonban több társaságnál is be kellett vezetni a Project Servert, voltak speciális szempontok és elvárások is, amelyek érvényesítése elengedhetetlen volt ahhoz, hogy a rendszer minden előnyét ki tudjuk használni. Ilyen egyedi igényünk volt többek között a jogosultsági rendszer struktúrájával kapcsolatban: elvárás volt például, hogy az egyik tagvállalat ne láthassa a másik projektjeit, az is érthető, hogy előre meg kellett határozni bizonyos jóváhagyási szinteket, tehát szükség volt egy testre szabott workflow kifejlesztésére is. Ha ez a rendszer csak egy adminisztrációs eszköz lett volna, akkor a standard funkcionalitásából sokkal többet tudtunk volna használni, de a Project Servert mi kontrolleszköznek is szántuk. Most minden projektigénynek végig kell haladnia egy strukturált és koordinált úton, minden szint illetékesei hozzátehetik észrevételeiket és véleményüket, így ez a kötött folyamat biztosítja, hogy végül helyes, megalapozott döntések szülessenek. A projektigények elbírálásának, és később a projektek követésének állomásait a Project Server szolgáltatásaival le kellett követni, amihez viszonylag bonyolult fejlesztésekre volt szükség. Másfél év elteltével már kimondható, hogy a bevont szakértők kiválóan oldották meg az adaptációs feladatokat.” – mondta Krausz Zoltán.

CSELEKVÉSI HELYZETBEN A VEZETÉS

Egy beruházási projekt igényének benyújtásakor viszonylag kevés alapadatot kell rögzíteni a Project Server által felkínált formanyomtatványon. Az adott társaságnak a kitűzött cél és a gazdaságossági alapszámítások mellett elegendő olyan alapinformációkat megadni, mint például a kezdés és befejezés időpontja, beruházás tervezett büdzséje, fel kell tüntetni, hogy szerepelt-e az éves üzleti tervben, stb. Az MVM Zrt.-nél havonta megtartott vezetőségi ülésen az adott területek gazdasági, műszaki felelősei és a menedzsment értékelik és minősítik az új igényeket, majd együttesen áttekintik az éppen futó aktuális projektek helyzetét is.

„A vezetőség ilyenkor nagyon sokrétű információhalmaz alapján dönt arról, hogy elindít-e egy nagy értékű beruházást, megállítja, vagy felgyorsítja, esetleg csak tudomásul veszi egy-egy projekt megkezdését. A beruházási igények és a döntések kezelésének folyamati gerincét a Microsoft Project Server adja. Az egész projekt-előkészítési és -kezelési rendszernek tulajdonképpen az a célja, hogy rövid idő alatt átadott egzakt információkkal cselekvési helyzetbe hozza a vezetést. A Beruházás és Programmenedzsment osztály feladata, hogy Project Server szolgáltatásainak támogatásával egy strukturált, de jól áttekinthető formában tálalja a felső vezetés elé az egzakt információkat.” – fogalmazott az osztályvezető.

MEGALAPOZOTTABB DÖNTÉSEK

Az MVM menedzsmentje és Krausz Zoltán eddigi tapasztalatai azt mutatják, hogy az új működési modell, illetve a Project Server rendszerbe állítása óta nagyságrendekkel több információ alapján dönthetnek egy beruházás indításáról, illetve a többéves projektek megvalósítási folyamatának alakításáról.

„A döntések minősége lényegesen javult, a bevezetés óta már olyan tényezőket és részleteket is látunk, amelyekről régebben csak gondoltuk, hogy léteznek. Mivel már az igényléshez, a későbbiekben pedig a futó projektekről is sokkal több információt kérünk be, így tisztább képet kapunk, és időben jóval előbbre látunk. Sokkal hosszabb idő jut arra, hogy beavatkozzunk a folyamatokba, megteremtődött annak lehetősége is, hogy szükség esetén javítsunk is azokon. Általános alapelv, hogy minden induló projektről ugyanazokat az információkat kérjük be, így minden egyes projektről pontosan tudjuk, hogy mi a tartalma, tudjuk, hogy mi a szakterületi kapcsolódása. Már az indítás előtt azonosítjuk, hogy az adott tétel egy alacsony komplexitású eszközberuházás – például egy alkatrész cseréje –, vagy biztonsági, minőségügyi, informatikai vonzata is van az adott beruházásnak. A Project Serverből kinyerhető információkból bármikor pontosan meg tudjuk mondani, hogy hány olyan projektünk fut, amelyek egy-egy szakterülethez, például az informatikai vagy a biztonsági igazgatósághoz kapcsolódnak. Korábban ez nem így volt.” – foglalta össze a széleskörű információ-nyilvántartás előnyeit Krausz Zoltán.

GAZDASÁGI ELŐNYÖK, ÖSSZEHANGOLT ELŐKÉSZÍTÉS

A beruházások kezelését támogató alkalmazás rendszerbe állítása óta több mint másfél év telt el, azóta kiépítették az SAP vállalatirányítási rendszer megfelelő moduljaival történő adatszinkronizálás lehetőségét, így a Project Server ma már nem önállóan, hanem az SAP rendszerekkel integráltan működik. Az indított beruházások az engedélyezési folyamat során a Project Servertől kapnak olyan azonosítót, amely a SAP rendszerben történő kezeléshez, így többek között a beszerzéshez, kifizetéshez szükséges. A két rendszer között aktív, kétirányú kapcsolat van, így a részlegek együttműködése és információval való ellátottsága biztosított.

„A 2013 elején indított új SAP modul már eleve a Project Serverrel integráltan startolt, így minden regisztrált beruházásra csak akkor lehet kifizetéseket indítani, ha az a megfelelő paraméterekkel átfutott a Project Server által támogatott döntés-előkészítési folyamaton – tavaly év vége óta pedig teljes adatszinkron van a Project Server, a kontrolling rendszer és az SAP között. Így visszagondolva, hosszas evolúció után jutottunk el oda, hogy minden projektet nyilvántartunk, minden projektről részletes információnk van. A Project Server egyik előnye, hogy a kisebb – akár tízmillió forintos – projekteket is ugyanolyan pontossággal kezelhetjük, mint korábban a milliárdos giga-projekteket. Kiszélesedett a spektrum, ráadásul előre tudható, milyen gazdasági eredményt hozhat egy beruházási projekt. Ennek következtében csak a tervezett eredményes és hatékony, illetve a leginkább szükséges projektekbe vágunk bele.” – összegezte a hatékonyság-növekedés mutatóit az osztályvezető. Az MVM Csoport beruházásértékelő ülésein érthetően nincs idő a több száz aktív tétellel részletesen foglalkozni, a stratégiai szempontból fontos projektek természetesen prioritást kapnak. Az éves szinten 5-10 különösen nagy értékű, kiemelt beruházás nyomon követése mellett havonta értékelik a projektindítási igényeket, valamint az éppen futó projekteket. A fókuszban azonban a beruházások 15-20 százaléka szerepel, mivel a projektek értékét tekintve azok képviselik a kiadások 80 százalékát. Összességében 2013-ban így is kétszer annyi projekt gazdasági értékelésére került sor, mint az előző években. Krausz Zoltán egy példán keresztül azt is bemutatta, milyen megtakarításokat hozhat a projekt menedzsmentet támogató informatikai rendszer a központi beszerzések területén.

„Minden tagvállalatnál szükség van biztonsági rendszerekre, a pályázati kiírásoknál és a beszerzéseknél érthetően gazdasági előnyt jelent, ha nagyobb tételt rendelünk, üzemeltetési és technológiai szempontból pedig az egységes műszaki tartalommal kiépített rendszerek jelentenek előnyt. A közelmúltban az MVM Csoport társaságai rövid időn belül olyan beruházási igényeket jeleztek, amelyek célja a biztonsági kamerarendszerek telepítése volt. Az igényeket összegyűjtve és előre látva több előnyt is élvezhettünk: lehetővé vált, hogy mindenhol egységes és szabványos eszközöket tervezzünk, amelyek beszerzése is standardizálhatóvá vált. Az egyik alapvető cél természetesen az volt, hogy minél kedvezőbb beszerzési feltételekkel, öt helyett egyféle biztonsági rendszerrel csökkentsük az üzemeltetési komplexitást és a költségeket egyaránt.” – mondta az osztályvezető.

ÉRTÉKTEREMTÉS ÉS MEGTÉRÜLÉS

Gazdaságossági szempontból nézve egy üzletfejlesztési célú beruházás akkor mondható eredményesnek, ha a ráfordítások megtérülése mellett profitot is termel.

„A beruházásoknál számolni kell a tőkeköltséggel, ami a hitel- és kamatköltségen túl a tulajdonosok profitelvárásait is teljesíti. Ezért az üzletfejlesztési céllal előterjesztett projekt javaslatoknak csak akkor adunk zöld utat, ha megfelelnek azon elvárásnak, hogy a finanszírozási költségek megtérülésén túl is teremtenek értéket. Ezen feltételek biztosításához a bevezetett megoldás a magasabb szintű kontroll és a fejlettebb elemzési képességeken keresztül járul hozzá. Ha ilyen logikával vizsgáljuk a Project Serverrel kapcsolatos ráfordításainkat, akkor kijelenthető, hogy az elért megtakarításoknak köszönhetően már megtérültek kiadásaink.” – foglalta össze az előnyöket Krausz Zoltán, az MVM Zrt. Beruházás és Program - menedzsment osztályának vezetője.

Áttekintés

Vállalat:

MVM Magyar Villamos Művek Zrt.

Honlap

www.mvm.hu

Iparág

Energiaszektor

Partner
Partner honlap:

www.expertive.hu

Cégprofil

Az MVM Csoport sikeres, nemzeti tulajdonú integrált energetikai vállalatcsoport, működése lefedi a hazai energiarendszer szinte teljes vertikumát. Magyarországi piaci szerepe mellett az MVM regionális szinten is meghatározó társaságcsoporttá kíván válni. Erőművein keresztül aktív szereplője az energiatermelésnek, a megújuló energiaforrásokat is kiaknázza. A nagyfeszültségű villamos hálózat és a villamosenergia-rendszer irányítását végző társaság tulajdonosa. Kereskedőcégei révén a nagyfogyasztók, valamint a kis- és középvállalkozások villamosenergiával és gázzal való ellátásában is részt vesz.

Szoftverek
  • Microsoft Project Server 2010
  • Microsoft Project Professional
PARTNERINFORMÁCIÓ

Az Expertive Informatikai és Szolgáltató Kft. 2001-ben alakult. Tevékenységi köre a projekt-, program- és portfolió-menedzsment, az üzletviteli, vezetői és stratégiai tanácsadás, a projekt-menedzsment kultúrafejlesztés, kompetencia-felmérések és képzések, valamint az informatikai támogató eszköz bevezetés szakértői tanácsadás területére terjed ki.
A cég szakértői több éves tapasztalatot mondhatnak magukénak a projekt- és portfoliómenedzsment működést támogató informatikai eszközök piacán – különösen a Microsoft vállalati és személyi projekt-menedzsment eszközeink bevezetésében, testre szabásában, fejlesztésében és oktatásában szereztek kiemelkedő jártasságot.
Az Expertive Kft. mindig ügyfelei igényeiből (illetve a már meglévő szabályzataikból és folyamataikból) indul ki. Az ügyféllel együttműködve olyan megoldást alakítanak ki, amely nemcsak kiszolgálja az információs igényeket, hanem időben előrejelzi a beavatkozási pontokat, támogatja a közös munkát, ugyanakkor nem ró túlzott adminisztrációs terhet az érintett munkatársakra.
www.expertive.hu

TOVÁBBI INFORMÁCIÓK

A Microsoft termékeiről és szolgáltatásairól az alábbi honlapon találhatók részletes információk: www.microsoft.hu

Az MVM Csoportról a következő weboldalon olvashatók további információk: www.mvm.hu