Időpont: 2013.06.21.

Peerformance Kft.

OFFICE 365: A GYORSULÓ ÜZLETHEZ

NAGYOBB RUGALMASSÁG – KISEBB KÖLTSÉGEK

„Olyan rugalmas üzleti megoldásra volt szükségünk, ami lehetővé teszi, hogy e-mailjeinket bármikor elérhessük, és mindig hozzáférhessünk a legfrissebb dokumentumainkhoz is. Mivel nagyon sok regionális projektünk fut, gyakran kell külföldre utaznunk, ezért az új rendszer kialakításánál az is fontos szempont volt, hogy többé ne kelljen magunkkal vinni mindenféle adathordozókat, ne kelljen külső merevlemezekkel, memóriakulcsokkal kitömni a kézitáskákat. Ezt úgy hirdeti az IT-marketing, hogy „bármit, bármikor, bárhonnan” – és mi éppen ezt akartuk!”

Varga Gabriella, Peerformance Kft. ügyvezető igazgató

Az üzleti és személyzeti stratégiai tanácsadással foglalkozó vállalatok világában is érzékeny pont, hogy a tanácsadó cég milyen informatikai háttérrel dolgozik, s az mennyire van szinkronban a megbízó IT-környezetével.
Ügyféloldalról közelítve kifejezetten vonzó, ha a tanácsadó cég a piacon elérhető legkorszerűbb irodai szoftver-csomaggal, vagy szolgáltatásokkal dolgozik. Az pedig már üzleti versenyelőnyt is jelenthet, ha a tanácsadó cég nemcsak belső kommunikációra, hanem az ügyfél vezetőinek bevonásával megvalósított szervezetfejlesztési folyamatok, tanácsadói projektek, valamint a munkatársak számára tartott coachingok, tréningek, workshopok során is aktívan használja a kölcsönös előnyöket felkínáló megoldásokat. Például videokonferenciák szervezésével váltja ki az egyébként sok utazással, utaztatással járó helyszíni coachingokat, képzéseket, és támogatja a vezetői-, HR- és szervezetfejlesztési projektfolyamatokat.
A Peerformance Kft. infokommunikációs hátterének váltása azért is tanulságos történet, mert az Office 365 bevezetése óta ügyfeleik elégedettsége érezhetően nőtt – miközben több millió forinttal csökkenthették az IT-re, illetve a külső és belső kommunikációra fordított kiadásaikat.

„A levelezés mellett két területen használjuk intenzíven az Office 365 szolgáltatásait. Adatainkat a SharePointon osztjuk meg egymás között, nagyon hasznos, hogy a külső kollegáknak is adhatunk hozzáférési pontokat, a Lyncet pedig elsősorban videokonferenciákra használjuk.”
Varga Gabriella
ügyvezető igazgató
Peerformance Kft.

Az ügyfél

A Peerformance Kft. szakértői csapata több mint 20 éve segíti a hazai és multinacionális vállalatokat üzleti stratégiájuk kialakításában, humán erőforrásaik valódi képességeinek felmérésében, tudatos felismerésében és fejlesztésében, valamint abban, hogy a cégek munkatársai minél eredményesebben használhassák tehetségüket a vállalati célok eléréséhez. Nemzetközi standardokra és tapasztalatokra épített munkamódszereikkel a felső- és középvezetőket, a szervezeti kulcsembereket támogatják szervezeti, csoport és egyéni audit, HR- és szervezetfejlesztési, coaching, tréning folyamatok kidolgozásával, és azok belső vagy külső erőforrások felhasználásával történő megvalósításával.
Öt főállású munkatársuk mellett mintegy 50 külső szakértő segíti ügyfeleiket az üzleti és személyes hatékonyság növelésében.

ALAPHELYZET, ALAP PROBLÉMA

A Peerformance Kft. irodájában – számtalan hazai kisvállalkozáshoz hasonlóan – hosszú évekig helyben telepített Windows és Exchange Server gondoskodott az elektronikus levelezésről, a hálózatba kötött kliensgépek pedig a Windows Server-hez, mint fájlszerverhez csatlakoztak. A rendszer működött, de a folyamatos munkát jó néhány apró gond nehezítette.
„A teljes csapatunk a régió hat országában dolgozik, ezért sok problémát okozott, hogy a VPN-kapcsolaton keresztül csak belföldről tudtuk elérni leveleinket és a központi szerveren tárolt állományokat. Ha pedig valaki kikapcsolta a szervert, vagy éppen biztonsági mentést végzett a kiszolgáló, akkor kitehettük az „átmeneti szünet” táblát. A rendszeres biztonsági mentés egyébként is egy bonyolult procedúra volt, mindig az volt a kérdés, hogy mikor és mennyi időnként mentsünk – és persze a mentés idejére is leállt az effektív munka. Mivel a külső helyszíneken mindenképpen szükségünk volt az előre elkészített prezentációkra, ezért memória-kulcsokra, DVD-kre, külső merevlemezekre másolva vittük magunkkal az állományokat, ha egy ügyfélhez mentünk továbbképzést, tréninget tartani.” – vázolta fel a kiinduló helyzetet Varga Gabriella, a Peerformance Kft. ügyvezető igazgatója.
A rendszerfelügyeletről egy külső szolgáltatócég gondoskodott, akikkel a Peerformance átalánydíjas szerződést kötött. Az üzemeltető cég munkatársai viszonylag gyorsan megoldották a felmerült gondokat, de a hibaelhárítás idején ismét állt a munka. Az üzemeltetésért természetesen minden hónapban egy fix költséget kellett kifizetni, amihez még hozzájöttek az eseti problémák elhárításáért számlázott összegek is.
„Mi nem az informatikához, hanem az üzleti tanácsadáshoz értünk, így sok esetben nem is tudtuk pontosan, hogy éppen mi a baj – azt viszont biztosan tudtuk, hogy az IT nem úgy működik, ahogyan szeretnénk. Ma már tisztán látjuk, hogy indokolatlanul sok humán erőforrást, ráadásul rengeteg elektromos energiát fogyasztott az akkori IT-rendszerünk. A legnagyobb baj azonban az volt, hogy az informatikai hátterünk egyre kevésbé tudta kiszolgálni azt a rugalmasságot, ami a Peerformance munkastílusát jellemzi, és ami manapság feltétlenül szükséges a magas színvonalú üzleti tanácsadói tevékenységhez.” – folytatta Varga Gabriella.
„Olyan rugalmas üzleti megoldásra volt szükségünk, ami lehetővé teszi, hogy e-mailjeinket bármikor elérhessük, és mindig hozzáférhessünk a legfrissebb dokumentumainkhoz is. Mivel nagyon sok regionális projektünk fut, gyakran kell külföldre utaznunk, ezért az új rendszer kialakításánál az is fontos szempont volt, hogy többé ne kelljen magunkkal vinni mindenféle adathordozókat, ne kelljen külső merevlemezekkel, memóriakulcsokkal kitömni a kézitáskákat. Ezt úgy hirdeti az IT-marketing, hogy „bármit, bármikor, bárhonnan” – és mi éppen ezt akartuk!”– fogalmazta meg röviden az évek alatt kikristályosodott igényeket az ügyvezető igazgató.

MINDEN A BPOS SZABADSÁGÁVAL KEZDŐDÖTT…

2010-ben már több felhő-alapú megoldást is kínált a piac. A Peerformance vezetői az interneten is keresték azt a rendszert, amely valóban felkínálja az elvárt rugalmasságot, ugyanakkor a felhasználókat megkíméli az üzemeltetéssel járó gondoktól és kiadásoktól.
„Így visszagondolva, nagyon prózai történet, ahogyan megtaláltuk a számunkra ideális megoldást. Az interneten is kerestünk, több közismert megoldásszállító rendszere megfelelőnek is mutatkozott – ám amikor kiderült, hogy az egyik nagynevű szolgáltató téves címekre is kiküldött bizalmas információkat tartalmazó üzleti leveleket, akkor újragondoltuk a felhő-alapú megoldások közötti választás szempontjait.” – idézte fel a döntés előtti időszakot Varga Gabriella.
Egy kiterjedt ügyfélkörrel rendelkező tanácsadó cégnél értelemszerűen kiemelt szempont az adatbiztonság. Amikor 2010 márciusában az adatvédelmi és biztonsági elvárások szem előtt tartásával újra feltérképezték a piacot, akkor került ismét látótérbe a Microsoft Business Productivity Online Suite (BPOS), amely akkoriban vált elérhetővé Magyarországon.
A szolgáltatáscsomagban felkínált funkciók megfeleltek az elvárásoknak, és a számítási felhőben tárolt adatok biztonságára vonatkozó garanciák is meggyőzőek voltak. A rövid tesztidőszak alatt pedig kifejezetten kedvező tapasztalatokat szereztek a Peerformance munkatársai.
„Egy széleskörű funkcionalitást felkínáló, ugyanakkor meglepően egyszerűen kezelhető rendszerrel találkoztunk, amit jól illusztrál a következő példa. Éppen abban az időben vettünk fel egy új kollégát, akinek néhány perc alatt kialakíthattam a felhasználói profilját, beállíthattam a jogosultságait. Mivel üzleti és személyzeti tanácsadással foglalkozunk, nincs közöttünk komolyabb informatikai képzettségű szakember, mégis gyorsan elsajátítottuk az üzemeltetéshez szükséges ismereteket. A végső döntés előtt már csak azt kellett mérlegre tenni: maradjunk-e a házon belül telepített, és külső cégnek fizetendő átalánydíjas rendszer-felügyelettel működtetett megoldásnál – vagy a sokkal nagyobb rugalmasságot kínáló felhő-alapú szolgáltatást válasszuk, amelynek kezelését házon belül is meg tudjuk oldani? Érthető, hogy gyorsan eldőlt a kérdés – 2010 júniusától a BPOS-t használtuk.” – mondta Varga Gabriella.

…ÉS JÖTT AZ OFFICE 365: LEVELEZÉS, DOKUMENTUM-MEGOSZTÁS, VIDEO-KONFERENCIA

A BPOS továbbfejlesztett változata 2011 áprilisában jelent meg a magyar piacon. A közel egy évnyi tapasztalat után a Peerformance Kft. esetében sem okozott gondot az Office 365-re történő átállás.
„Az Office 365 megjelenésekor nagy örömmel vettük, hogy szebb, barátságosabb lett a kezelőfelület, és gazdagabb funkciókínálatból válogathatunk. A levelezés mellett két területen használjuk intenzíven az Office 365 szolgáltatásait. Adatainkat a SharePointon osztjuk meg egymás között, nagyon hasznos, hogy a külső kollegáknak is adhatunk hozzáférési pontokat, így egyszerűen megoldható, hogy mindenki a legfrissebb verziókkal dolgozhasson. Egy jól átgondolt dokumentum-struktúrát alakítottunk ki, így a verziókövetésnek köszönhetően az is egyértelműen látható, hogy ki, mikor, milyen módosításokat hajtott végre egy adott anyagban. A Lyncet pedig elsősorban videokonferenciákra használjuk, de nagyon hasznos a jelenlét-érzékelés is, így mindig láthatjuk, melyik munkatársunk elérhető.” – kezdte a tapasztalatok összegzését Varga Gabriella.
Az ügyvezető külföldi példákon keresztül mutatta be, hogy az online kommunikáció térhódítása egyre jobban érezhető az üzleti tanácsadás világában is. A gazdasági világválság miatti költségcsökkentési törekvések következtében az ügyfelek is kevesebbet szeretnének (és tudnak) továbbképzésekre és üzleti tréningekre költeni – de a tanácsadó cégek is keresik azokat az informatikai megoldásokat, amelyek rendszerbe állításával költséghatékonyan tudják megoldani a korábban csak személyes részvétellel kivitelezhető eseményeket.
„Pontosan érezhető az a tendencia, hogy az ügyfeleknél egyre kevesebb idő és pénz jut a továbbképzésekre, a náluk, vagy a mi irodánkban megtartott tréningnapokra – viszont egyre nagyobb az igény az online módszerekkel megvalósítható képzésekre. Úgy is mondhatnám, hogy tanácsadói szakterület is erősen virtualizálódott, ehhez azonban nagy segítséget kaptunk a Lync videokonferencia funkciójától.” – mondta az ügyvezető.

„A Lync azért is ideális az online-workshopok megszervezésére, mert olyan ügyfelek munkatársai is behívhatók az értekezletbe, akik még nem használják az Office 365-öt. A Peerformance szakértői ugyanis tudnak olyan, e-mailben elküldhető, és egyetlen egér-kattintással aktivizálható hivatkozást generálni, amelyre klikkelve a meghívottak beléphetnek a virtuális videokonferen-ciába.”
Varga Gabriella
ügyvezető igazgató
Peerformance Kft.

„NE UTAZZ, KOMMUNIKÁLJ” – AVAGY: LYNC A GYAKORLATBAN

A Peerformance 2013 tavaszán egy nemzetközi program keretében szervezett online meetinget valósított meg az Office 365 Lync funkciójával. Az idő rövidsége miatt megoldhatatlan volt, hogy a résztvevők egy közösen kiválasztott helyszínen találkozzanak – a Lync segítségével azonban tökéletes hangminőséggel hallhatták, és HD-felbontású mozgóképen láthatták egymást. Az értekezlet közben a mindenki számára megjelenő PowerPoint prezentáció mellett pedig egyéb dokumentumokat is megoszthattak a szervezők. Ez a videokonferencia önmagában is jól demonstrálja, hogy a Lync segítségével milyen idő- és költséghatékony módon valósítható meg egy virtuális megbeszélés. A 24 részvevő ugyanis 10 országból jelentkezett be egyetlen kattintással.
A felmerült költségeket ezek után nehezen lehetne (és talán fölösleges is) összehasonlítani a közös helyszínre szervezett személyes találkozások utazási kiadásaival.
„Éppen most készítünk elő egy másik regionális online workshopot, amelynek résztvevői olyan nők lesznek, akik felsővezetői pozícióban dolgoznak. Három különböző témában hetente háromszor másfél órás videokonferenciára hívjuk a részvevőket. A Lync azért is ideális az online workshopok megszervezésére, mert olyan ügyfelek munkatársai is behívhatók az értekezletbe, akik még nem használják az Office 365-öt. A Peerformance szakértői ugyanis tudnak olyan, e-mailben elküldhető, és egyetlen egér-kattintással aktivizálható hivatkozást generálni, amelyre klikkelve a meghívottak beléphetnek a virtuális videokonferenciába. Biztos vagyok abban, hogy ennyi embert, ilyen gyakorisággal valódi aktivitásra bírni más eszközökkel nem lehet.” – emelte ki Varga Gabriella az online video-konferenciákkal elérhető versenyelőnyöket.

TAPASZTALATOK, GAZDASÁGI ELŐNYÖK, MEGTAKARÍTÁSOK

Időközben a Peerformance minden számítógépén Windows 8-ra cserélték a korábbi Windows 7-es operációs rendszert – a váltás zökkenőmentesen zajlott, semmilyen kompatibilitási problémával nem találkoztak.
Az ügyvezető fontosnak tartotta kiemelni, hogy sem a BPOS bevezetésekor, sem az Office 365-re történő átállás során nem volt szükség semmilyen informatikai beruházásra – nem kellett új hardvereket vagy szoftvereket vásárolniuk.
A BPOS, majd az Office 365 bevezetése viszont jelentős megtakarításokat eredményezett – több területen is.
Mivel az üzemeltetési feladatokat házon belül is el tudják végezni, 2010 júniusa óta nem kell fizetniük a külső szolgáltató rendszer-felügyeleti átalánydíját, valamint a hiba-elhárítások eseti kiadásait – ami évente több mint másfél millió forintos megtakarítást jelent.
Az e-mailek és a SharePointra feltöltött dokumentációk a számítási felhőből mindig elérhetőek, így a biztonsági mentésekhez és az aktuális állományok tárolásához nincs szükség külső adathordozókra – ami szintén érezhető kiadáscsökkentéssel jár, hiszen szükségtelen újabb memóriakulcsok, hordozható merevlemezek és DVD-k beszerzése.
„Ráadásul nem kell foglalkoznunk rendszer-karbantartási feladatokkal és biztonsági mentések készítésével, ami korábban rengeteg időt vett igénybe. Meggyőződésem, hogy az adatbiztonság terén is előrelépést jelentett az Office 365, adatainkat sokkal nagyobb biztonságban tudhatjuk, mintha külső adathordozókon vinnénk magunkkal egy vidéki vagy külföldi prezentáció helyszínére”. – kezdte a megtakarítások összesítését Varga Gabriella.
Köztudott, hogy az utazásokkal kapcsolatos kiadások radikálisan csökkenthetők a Lync használatával. A kimutatások szerint az egynapos belföldi workshopok útiköltsége átlagosan 40-50 ezer forint, külföldi prezentációk esetén ennek közel a duplája – a többnapos rendezvényeknél pedig a szállásköltségekkel is számolni kell.
A Peerformance esetében mindez igen súlyos kiadásokat – vagy éppen megtakarításokat jelent.
„Van olyan hónap, amikor akár 10-15 egynapos workshopot is tartunk, ami összességében komoly addicionális költséggel jár. A jövőben a külföldi utazásokkal járó regionális workshopokat szinte kizárólag a Lync segítségével szervezett video-konferenciákkal oldjuk meg, a hazai rendezvényeket pedig a Peerformance irodájába szervezzük. Mindez az ügyfelek számára is kedvező, mivel így a „business management” tanácsadói díj is alacsonyabb lehet. Bár tételes számításokat nem végeztünk, de azt biztosan állíthatom, hogy a jövőben a bel- és külföldi utazások több mint fele kiválható a Lyncnek köszönhetően, így az utazással kapcsolatos kiadásaink is a felére csökkenthetők.”
A Peerformance-nál már a közeljövőben is további megtakarításokkal számolhatnak.
A cég mobiltelefonjait is átirányítják a Lyncre, így összesített telefonszámlájuk az előzetes számítások szerint havonta legalább 100 ezer forinttal csökken majd.

További információ a Peerformance Kft.-ről: www.peerformance.hu/
További információ az Office 365-ről: www.office365.hu

Áttekintés

Ágazat:

Szolgáltatás: üzleti és személyzeti stratégiai tanácsadás

Ügyfélprofil

A Peerformance Kft. szakértői csapata több mint 20 éve segíti a hazai és multinacionális vállalatokat üzleti stratégiájuk kialakításában, humán erőforrásaik valódi képességeinek felmérésében, tudatos felismerésében és fejlesztésében, valamint abban, hogy a cégek munkatársai minél eredményesebben használhassák tehetségüket a vállalati célok eléréséhez. Nemzetközi standardokra és tapasztalatokra épített munkamódszereikkel a felső- és középvezetőket, a szervezeti kulcsembereket támogatják szervezeti, csoport és egyéni audit, HR- és szervezetfejlesztési, coaching, tréning folyamatok kidolgozá-sával, és azok belső vagy külső erőforrások felhasználásával történő megvalósításával.

Az üzleti igény

A Peerformance Kft. vezetősége olyan rugalmas informatikai megoldást keresett, amely lehetővé teszi, hogy a hazai és regionális projektekben résztvevő szakértőik bármikor, bárhonnan elérhessék e-mailjeiket, és mindig hozzáférhessenek a legfrissebb dokumentumokhoz is. Az új rendszer kialakításánál fontos szempont volt, hogy többé ne kelljen magukkal vinni külső adathordozókat.

Megoldás

Microsoft Office 365

Előnyök
  • a levelezést és a SharePointon megosztott dokumentumokat az egyes projektekben dolgozók bárhonnan elérhetik,
  • az üzemeltetési feladatok házon belül megoldhatók – ez évente több mint 1,5 millió forintos megtakarítást jelent,
  • az utazásokkal kapcsolatos költségek felére csökkenthetők.