SáGa-Foods Zrt.

A 10 milliós beruházást kiváltó szolgáltatáscsomag

„– Nagyon felgyorsította az átállást, hogy nem kellett új hardverekre várnunk, nem kellett helyben telepíteni különböző szoftvereket – ehelyett szinte 2-3 kattintással beregisztráltunk a szolgáltatásra, ezután a levelezés és a naptár gyakorlatilag használható volt. Természetesen a tényleges átállásnak azért van időigénye, nem indulhattunk azonnal élesben, hiszen az új rendszerbe át kellett költöztetni a 330 felhasználói archív adatait.”

Takács Gábor, informatikai vezető, SáGa Foods Zrt.

2012. március közepe óta a SáGa Foods Zrt. 330 munkatársa élvezi az Office 365 szolgáltatásait. A korábban tíz éven át használt levelező és csoportmunka-támogató rendszerüket cserélték korszerűbbre – a váltást megelőzően azonban részletesen elemezték a piacon elérhető megoldásokat. A korszerűsítési törekvések jegyében kialakított informatikai stratégia részeként előzetes költségelemezést készítettek, amelyben a helyben telepített hardverek és szoftverek beruházási költségeit vetették össze a felhőalapú levelezési és csoportmunka szolgáltatások áraival. A mintegy 10 millió forintos beruházás helyett végül a lehető legjobb költséghatékonysági mutatókat jelentő megoldást választották – azóta a beruházás helyett költségként elszámolható, és tervezhető havidíjjakkal kiegyenlíthető Office 365 szolgáltatáscsomagot használják.

Az ügyfél

A SáGa Foods Zrt. több mint 80 éves múltra tekint vissza, ma Magyarország egyik legjelentősebb húsipari vállalata. A korábban állami tulajdonban lévő baromfifeldolgozót 1992-ben privatizálták, majd 1993-ban az angol Bernard Matthews cégcsoport vette át a vállalat irányítását.

A sárvári székhelyű cég három telephelye (Sárvár, Budapest, Szeleste) egy 2002-ben kiépített informatikai hálózathoz csatlakozik. Az IT-rendszerek 450 felhasználója közül 330-an használják a levelezési, naptár és csoportmunka funkciókat: 50 munkatárs a Microsoft Office Professional segítségével, 280 felhasználó pedig webes felületen (Outlook Web Access, OWA) éri el a levelező és naptárfunkciókat.

Előzmények, alaphelyzet

A SáGa Foods Zrt.-nél legutóbb tíz éve került sor nagyobb méretű informatikai beruházásra – az angol anyacég az akkoriban korszerűnek számító technológiákkal alakította ki a magyar leányvállalat informatikai infrastruktúráját. 2002-ban építették ki a három telephely közötti strukturált vállalati hálózatot, akkor telepítették az AS/400-as hardver-rendszereket, és akkor installálták az azokon futó üzleti alkalmazásokat is. Operációs rendszerként a kezdetektől Windowst, irodai programcsomagként pedig a Microsoft Office 2003-as verzióját használták – az elektronikus levelezésről és az alapvető csoportmunka-funkciókról kiszolgáló oldalon a Lotus Domino Server, felhasználói oldalon pedig Lotus Notes kliensek gondoskodtak.

Az évek során megjelent új megoldások azonban az informatikai környezet újragondolására késztették a cég vezetését, ezért már 2009-ben Microsoft platformra helyezték át a cég workflow-jellegű üzleti alkalmazásait. A Microsoft Exchange Server rendszerbe állítása akkor még – a viszonylag magas beruházási költségek miatt – nem kerülhetett szóba, így a levelezés és a naptárfunkciók továbbra is a már meglévő Lotus Notes alapokon futottak.

Informatikai stratégia – alapos előkészítés

A korábbi elképzelések összegzéseként a SáGa Foods Zrt. IT-csapata 2011-ben kidolgozott egy három évre előretekintő informatikai stratégiát. Ebben megpróbáltak erényt kovácsolni abból, hogy az elmaradt korszerűsítések megvalósításával nemcsak ledolgozhatják a közel tízéves lemaradást, hanem akár egyszerre több lépcsőfokot is ugorhatnak az IT-fejlesztésekben. A stratégia kialakításába, és annak későbbi végrehajtásába bevonták a 3 for IT Kft. szakértőit is – az együttműködés eredményeként gyorsan megtalálták a minden tekintetben optimális megoldást.

„– Mindenekelőtt készítettünk egy felmérést, amelynek elsődleges célja az volt, hogy kirajzolódjon: milyen igények, és milyen lehetőségek figyelembevételével kell korszerűsíteni szoftverparkunkat. Ebben a döntés-előkészítő tanulmányban áttekintettük, hogy milyen rendszereket és hogyan használunk, milyen jelenlegi és jövőbeni üzleti igényekre kell választ találunk. Végeredményként arra jutottunk, hogy platform-független hardverekre kell cserélni az AS/400-as kiszolgálókat, és annak megfelelően kell megújítani üzleti alkalmazásainkat is. Amikor részletesen is megismerkedtünk a Microsoft szervertermékeinek funkcióival, akkor evidenssé vált, hogy egy homogén környezettel, a gyárilag beépített integrációs képességeket kihasználva egy komfortos és rugalmas környezetet tudunk kiépíteni. Ez a koncepció egyben lehetőséget kínált arra is, hogy a levelezőrendszert egy olyan, a kor kihívásainak megfelelő megoldásra cserélhessük, amellyel kihasználhatjuk az Exchange-alapú levelezés, az Outlook kliensek és egyéb Microsoft termékek integrációjával elérhető előnyöket.” – foglalta össze a tanulmány következtetéseit Takács Gábor, a SáGa Foods Zrt. informatikai vezetője.

Megalapozott döntés – költségelemzéssel

Az informatikai szempontból ideális választást azonban mindig is – az utóbbi években pedig különösen – alá kellett támasztani gazdaságossági érvekkel.

Érthető, hogy a SáGa Foods menedzsmentje költséghatékonysági szempontból is mérlegelte a szóba jöhető megoldásokat. És érthető az is, hogy mindkét megközelítésből kulcsfontosságú volt az adatbiztonsággal kapcsolatban felmerült kérdések megnyugtató megválaszolása is.

„– Készítettünk olyan összehasonlító számításokat, amelyekben a házon belüli üzemeltetett hardverekre és szoftverekre fordítandó beruházások összegét hasonlítottuk össze a szolgáltatás-alapú megoldások költségeivel. A kalkulációban szerepelt, hogy mekkora beruházást jelentene, ha új kiszolgálókat vásárolnánk, helyben telepítenénk az Exchange Servert és az újonnan licencelt Microsoft Outlook klienseket, ehhez hozzávettük üzemeltetési költségeket is. A végeredmény azt mutatta, hogy az új hardverek, új szoftverek valamint az üzemeltetés összesen közel 12 millió forintos beruházást igényeltek volna.” – mondta Takács Gábor.

Mivel a SáGa Foods Zrt. terveiben szerepelt az IT-üzemeltetés kiszervezése is, optimális megoldásnak ígérkezett az időközben a magyarországi piacon is elérhető Microsoft Office 365 szolgáltatáscsomag, amely minden tekintetben megfelelt a cég elvárásainak. Az Office 365 ugyanis hardver- és szoftver-beruházás nélkül kínált teljes körű levelezési, naptár és egyéb csoportmunka funkciókat, a havidíjas bérleti konstrukció kiadásai pedig költségként számolhatóak el.

Ezek után egyetlen kérdés maradt: az adatbiztonság garanciája.

Korábban a cég vezetősége aggályosnak tartotta, hogy a munkatársak levelezése és naptárbejegyzései a számítási felhőbe kerüljenek – csak a helyben történő adattárolásban bíztak. Az évek során azonban folyamatosan javultak a felhőalapú szolgáltatások biztonsági mutatói, ezért – az időközben megújult menedzsment pozitív hozzáállásának köszönhetően – a SáGa Foods IT-csapata ismét megvizsgálta, hogy milyen kockázati elemekkel járhat a felhőalapú kommunikáció. A főként nagyvállalati informatikát használó környezetből érkezett új vezetők személyes tapasztalataik miatt is bizalmat szavaztak a Microsoft által kiépített felhőszolgáltatások adatbiztonságának.

Gyors döntés, gyors megvalósítás

„– 2011-ben, az informatikai stratégia végrehajtása során, a 3 for IT Kft. szakértőivel folytatott konzultációk során került képbe az Office 365. Gyorsan kiderült, hogy a felhőalapú megoldás éppen azt a szolgáltatáscsomagot kínálja, amit mi szerettünk volna, ráadásul nem kellett beruházásként elköltenünk az erre a célra elkülönített összeget, amit végül más területek fejlesztésére fordíthattunk. Érthető, hogy ezután rohamtempóban vizsgáltuk a már „O365”-ként becézett megoldás bevezethetőségét. 2011 novemberében még egyszer összehasonlítottuk a helybeni implementálással és a felhő-szolgáltatással elérhető funkciókat, nagyon részletesen elemeztük, hogy képességekben és korlátokban mit kapunk – de persze változatlanul fontos volt az ár is. Az adatbiztonsággal kapcsolatos érveket könnyen elfogadta a menedzsment, ami annak is köszönhető, hogy időközben a Microsofttól megkaptuk azokat a certfikátokat, amelyek alátámasztották, hogy a felhőalapú szolgáltatás ugyanolyan biztonságos, mintha házon belül tárolnánk az adatokat.” – fogalmazott a SáGa Foods Zrt. informatikai vezetője.

Végül 2011 december közepén a menedzsment egyhangúlag az Office 365 bevezetése mellett döntött, egy héttel később pedig a 3 for IT munkatársainak segítségével megtörtént a regisztráció is.

330 felhasználó átállítása

„– Nagyon felgyorsította az átállást, hogy nem kellett új hardverekre várnunk, nem kellett helyben telepíteni különböző szoftvereket – ehelyett szinte 2-3 kattintással beregisztráltunk a szolgáltatásra, ezután a levelezés és a naptár gyakorlatilag használható volt. Természetesen a tényleges átállásnak azért van időigénye, nem indulhattunk azonnal élesben, hiszen az új rendszerbe át kellett költöztetni a 330 felhasználói archív adatait.” – emlékezett vissza Takács Gábor.

Három hónappal később azonban már minden felhasználó az Office 365-tel dolgozhatott. Március 15-ig párhuzamosan működött a régi és az új levelezőrendszer – de felhasználók ebből semmit sem tapasztaltak. A három hónap az archív állományok áthelyezésével telt, ami 330 felhasználó esetében egyáltalán nem sok idő, hiszen a régi levelezések „múltját” egyesével kellett a felhőbe költöztetni, ami esetenként akár 8-10 gigabájtos fájlméreteket is jelentett.

Az átállási időszakban megtörténhetett a felhasználók oktatása is, így az éles induláskor már mindenki megfelelő gyakorlattal kezelhette levelezését és naptárát.

„– A március 15-i hosszú hétvégén szerda este lekapcsoltuk a régi rendszert – hétfőn pedig már az Office 365-tel indultunk. A felhasználók mindent ugyanúgy értek el, mint a legutóbbi munkanapon – számukra elsősorban a kezelőfelület változása volt érzékelhető. A kibővült szolgáltatásokat folyamatosan megszerették, komoly hiba vagy reklamáció egyszer sem fordult elő.” – mondta az IT vezető.

Gazdasági előnyök

A 10 millió forintos beruházás helyett havidíjas költségként elérhető szolgáltatás önmagában is jól mutatja az Office 365-re történő átállás pénzügyi előnyeit.

„– Az Office 365 nem azonnal kifizetendő beruházásként, hanem havonta elszámolható költségként, ráadásul előre tervezhető kiadásként jelenik meg a könyvelésünkben. Ez a konstrukció tökéletesen összecsengett az informatikai stratégiánkban meghatározott elképzelésekkel. A szolgáltatást használat-arányos havidíjjal tudjuk fizetni, ami nagy rugalmasságot, kiszámítható költséget jelent. Pontosan azt kaptuk, amit szerettünk volna, pontosan annyi felhasználó után kell bérleti díjat fizetni, amennyire szükségünk van, ha pedig megváltozik a felhasználók száma, akkor a következő hónaptól már az aktuális helyzetnek megfelelően fizethetjük a költségeket. Ráadásul mindig a legfrissebb szoftver-verziót használhatjuk, míg a telepített rendszernél a verziófrissítésért is fizetni kellett volna.” – foglalja össze a gazdasági előnyöket Takács Gábor, a SáGa Foods Zrt. informatikai vezetője.

Felhasználói előnyök

„– A felhasználók szerint az új levelezőrendszer gyorsabb, szebb és könnyebben kezelhető. Az Office 365 olyan eszközöket adott munkatársaink kezébe, ami a korábbi rendszerből hiányzott, például a korlátlan kereshetőséget. Az átállás előtt legtöbb gondot a levelek keresése okozta: ha a felhasználó emlékezett arra, hogy hova mentette, vagy helyezte át a leveleit, vagy tudta, hogy mikor kapta az e-mailt, akkor megtalálta a keresett levelet. Ha azonban nem emlékezett pontosan, akkor csak sziszifuszi küzdelemmel tudta megtalálni a dokumentumokat, ami rengeteg időt vett igénybe, sőt, az is előfordult, hogy meg sem találta, amit keresett. Az Office 365 bevezetés után hatalmas eufóriát okozott a felhasználóknak, hogy akár a feladóra, akár a levél tartamának egy fontos részletére, vagy például egy csatolmányban található szöveg részletre rákeresve azonnal megtalálják az e-mailt, ráadásul nagyon egyszerűen rendszerezhetik és csoportosíthatják leveleiket. Néhány hét után még azok a kollégák is felismerték ezeket az előnyöket, akik az első napokban még azt mondták, hogy „ezt nem lehet megszokni, kérem vissza a régit”. Ma már senki sem szeretne a régi megoldással dolgozni, a kérdések most így szólnak: „eddig miért nem ezt használtuk?” – mondta Takács Gábor.

Partnerinformáció

A 3 for IT Kft. a hazai informatikai piac új szereplője. A tulajdonosi kör jelentős informatikai tapasztalatokkal és ismeretekkel rendelkezik. A cég alapítói több mint 15 éve foglalkoznak informatikai szolgáltatások tervezésével és kivitelezésével. A cég tevékenységi körébe a tanácsadás mellett projektvezetési szolgáltatások, üzemeltetési feladatok és a műszaki kivitelezések tartoznak. A 3 for IT Kft. gyártó- és beszállító-független cég, megoldásaikat minden esetben az ügyfél igényeinek és elvárásainak megfelelően alakítják ki. A társaság ügyfélkörét közép- és nagyvállalatok jellemzik – jelentős nagyvállalati tapasztalattal rendelkező szakembergárdával rendelkeznek.

A Microsoft Dynamics

A Microsoft Dynamics termékcsalád integrált, teljes körű üzleti alkalmazásokat kínál a kis-, közép- és nagyvállalatok számára. Alkalmazásaink átfogóan optimalizálják a vállalatok stratégiai folyamatait a pénzügy, az adatelemzés, a humánerőforrások, a projektvezetés, az ügyfélkapcsolat-kezelés, a helyszíni szervizelés, az ellátásilánc-kezelés, az e-kereskedelem, a termelésirányítás és a kiskereskedelem területén.

További információ a SáGa Foods Zrt.-ről: www.saga.hu/hu
További információ a 3 for IT Kft. -ről: www.3forit.hu
További információ az Office 365-ről: www.office365.hu