Időpont: 2009.10.02.

Stiefel Eurocart Kft.

Egy sikeres ERP-rendszer bevezetésének anatómiája (avagy: egy ügyvezető naplójából)

A megtalált megoldás

A Stiefel Eurocart Kft. 2007-ben csak második nekifutásra találta meg a cég számára ideális integrált vállalatirányítási rendszert. Előzőleg egy ismert világcég, az SAP Business One megoldásával próbálkoztak, de a telepítés és a testre szabás a több hónapos próbálkozás ellenére sem sikerült. A MultiSoft Kft. szakértői által javasolt és installált Microsoft Dynamics NAV azonban minden tekintetben kielégíti az elvárásokat – ami a megrendelő szerint főként a bevezetést végző cég alapos termékismeretének, a gyors és profi adaptációnak valamint az egyéni elvárások alapján fejlesztett igényes kiegészítő szoftvereknek köszönhető.

Elég konkrét elképzelésünk volt arról, hogy milyen szolgáltatásokat szeretnénk kapni az új ERP-rendszertől, hiszen a cég 19 éves működése alatt letisztult és stabil üzleti folyamataink alakultak ki – ezek kiszolgálását vártuk az új vállalatirányítási szoftver bevezetésétől. Értelemszerűen azokat a korábban, még a Concorde-ban használt és leprogramozott funkciókat szerettük volna ugyanúgy használni, mint ahogyan azokat már megszoktuk. Ezen elvárások egy részének megvalósítása megoldható volt rutinszerű beállításokkal – egy másik részéhez azonban mély szakértelmet feltételező kiegészítő-programokat kellett írni. Ma már tudom, hogy ebben a munkában ideális partnerre találtunk a MultiSoftban. Segítettek végiggondolni, hogy miként lehetne optimálisan megoldani feladatainkat a Dynamics NAV segítségével, de segítettek abban is, hogy felismerjük: bizonyos folyamatainkat egyszerűbb a rendszer-funkciókhoz igazítani, mint fordítva.
Herczog Gábor
ügyvezető igazgató,
Stiefel Eurocart Kft.

Az ügyfél

A budapesti Stiefel Kft.-t 1991 augusztusában alapították, a cég kezdetben kizárólag iskolai falitérképek elkészítésére és forgalmazására szakosodott. A dinamikus növekedés nemcsak a bevételekben jelentkezett, hamarosan a térképkiadás más területeire is beléptek – ma már oktatótablók és CD-k gyártásával és forgalmazásával is foglalkoznak. A 24 fős cég három üzletággal dolgozik, a divíziók azonban egymástól jelentősen különböző nyilvántartásai és jutalék-elszámolásai a hagyományostól eltérő belső adminisztrációt, és ennek megfelelően egyedi informatikai támogatást igényelnek. A térképek helyi összeszerelését lekövető program is egyedülálló feladatként jelentkezett, a precíz nyilvántartást végül a MultiSoft által fejlesztett plug-in alkalmazásokkal sikerült megoldani.

A váltás szükségessége – az egyéni választás lehetősége

A Stiefel Kft. már a megalapítást követő években is használt vállalatirányítási rendszert, a váltásra azonban a cég növekedése mellett egy kikerülhetetlen ok miatt is szükség volt.

„Korábban a Concorde ERP rendszerrel dolgoztunk (ami valójában a mai Microsoft Dynamics AX „nagymamája”), ám a Concorde-ot nem fejlesztették tovább, a „cserébe” felkínált Axapta azonban túl erős szoftver lett volna számunkra, mivel azt elsősorban a nagyvállalatok számára fejlesztették ki. A Stiefel Eurocart Kft. azonban egy tipikus magyar „kkv”: három üzletágunkban összesen 24 munkatárssal dolgozunk, éves forgalmunk 400 millió forint, 3000-4000 ügyfelet szolgálunk ki évente, ami azt jelenti, hogy 6000-7000 számlát állítunk ki, emellett 1000-1200 bejövő számlával kell foglalkoznunk. Eléggé szerteágazó a tevékenységünk, viszonylag sok bizonylatunk van, ezért a Concorde után egy gazdag funkcionalitású, nagytudású vállalatirányítási megoldást kerestünk.” – foglalta össze a váltás okait Herczog Gábor, a Stiefel Kft. ügyvezetője.

Kézenfekvőnek tűnt, hogy a német anyacégnél bevezetett ERP-megoldást válasszák, ugyanis a központban 2004-ben vezették be az SAP Business One rendszerét. 2006-ban a magyar leányvállalat is az SAP megoldása mellett döntött: megvásárolták a licenceket, és azt remélték, hogy legkésőbb 2007 márciusában már azzal történhet majd a számlázás – de nem így történt. Nem sikerült az adaptáció, pedig az egyik legnevesebb hazai rendszerintegrátor szakértői dolgoztak a bevezetésen. Közel félévnyi kísérletezéssel sem sikerült befejezni a komplett installálást, így 2007 augusztusában békével elköszöntek egymástól. Szerencsére a Stiefel anyacégénél nagy rugalmasságot tanúsítottak az ERP-megoldás kiválasztásával kapcsolatban, nem ellenezték, hogy más rendszer mellett döntsenek.

Az ügyvezető az ERP-rendszerválasztás előzményeinek áttekintése mellett fontosnak tartotta azt is, hogy rövid összegzéssel segítse a kkv-szektor azon cégvezetőit, akik egy vállalatirányítási megoldás bevezetésére készülnek.

„Alaposan körülnéztünk a piacon, nem sajnáltuk az időt, hiszen tudtuk, hogy hosszú távra szeretnénk megbízható megoldást találni. A menedzsment tagjaival szoftverbörzékre jártunk, bemutatókat hallgattunk végig, különböző rendszerek szolgáltatásait nézegettük, teszteltük és hasonlítottuk egymáshoz. Közel 15 szoftvert vizsgáltunk meg, de a legtöbbnél éppen azt a sokrétűséget hiányoltuk, amire nekünk szükségük volt, amit szerettünk volna megkapni, ami kiszolgálja a három üzletágat, valamint azt, hogy export-import tevékenységet is folytatunk. Ma már tudom, hogy megérte a hosszas előkészítés. Egy szoftverbörzén találkozunk a MultiSofttal, az általuk felvázolt megoldási struktúra előrevetítette, hogy a Microsoft Dynamics NAV képes lesz a speciális, egyedi igényeink kielégítésére. Akkor már pontosan láttuk, mennyire meghatározó az ERP-rendszert bevezető cég szerepe: hogy mennyire ismerik a bevezetendő szoftver-csomagot, menyire képesek felismerni, majd alkalmazni az ügyfélnél felmerülő szoftver-adaptálás lehetőségeit, mennyire rugalmasan alkalmazkodnak az ügyfél egyedi igényeihez, elvárásaihoz. Már az első megbeszélések után is megállapítottuk, hogy az ár/érték arányt vizsgálva számunkra a NAV ideális választás, mivel ez a megoldás megfizethető, ugyanakkor elég funkciógazdag ahhoz, hogy megfelelő kiegészítésekkel teljes körűen megvalósíthassuk elképzeléseinket. Nagyban befolyásolta a végső döntést, hogy a MultiSoft elvállalta azokat a testre szabásokat, igazításokat, adaptálásokat, amelyekre nekünk mindenképpen szükségünk volt. Azóta bebizonyosodott, hogy nemcsak elvállalták, hanem magas szinten meg is valósították elvárásainkat. Elkészítettek például egy különálló, de a NAV rendszeréhez is illeszkedő almodult, amely azt támogatja, hogy a félkész termékekből összeállított késztermék alkatrészenként is követhető legyen a raktárban és a számlázásban.”

A három divízióban – iskolai, céges B2B, lakossági üzletág – különböző termékeket kínálnak, amelyek üzletkötői elszámolása, jutalékszámítása egymástól eltérő szempontrendszerek alapján történik. Természetesen szerették volna egymástól függetlenül is mérni a divíziók eredményességét, ezen felül különböző gyűjtéseket, elemzéseket is elvárták a bevezetendő rendszertől.

„Ezeket a kiegészítő fejlesztéseket a MultiSofttól rendeltük meg – egy részük a Stiefel térkép-összeszerelő tevékenységének elszámolását, másik része pedig az üzletkötői jutalékok kalkulációját támogatja. Ha megfogalmazhatok néhány javaslatot, akkor a következőket tanácsolom az ERP-rendszerek bevezetése előtt álló cégvezetőknek: pontosan tudd, hogy mit akarsz – tűzd ki a célt – teremtsd meg a feltételeket – tartsd a szemed a projekten – ne engedj a határidőből!”– mondta Herczog Gábor.

Gyors bevezetés, gyors testre szabás

A szerződéskötést követően szinte azonnal megkezdődött a telepítés: 2007 februárban indult a bevezetés, akkor a Stiefel vezetői a MultiSoft szakembereinek részvételével véglegesítették, hogy milyen funkciókra, szolgáltatásokra van szükség. Végül a Microsoft Dynamics NAV főkönyv, pénzügy,befektetett eszközök, készlet, vevők és értékesítés, raktár, szállítók és beszerzés moduljait állították rendszerbe. Eredetileg a NAV 4.03-as verziójával indultak, de azóta az áttértek 5.01-ás változatra, valamint az MS SQL Server 2008 használatára.

„A telepítés, majd az egyedi igények kielégítésére történő adaptálás során kifejezetten jó tapasztalatokat szereztünk a MultiSoft szakembereinek felkészültségével, rugalmasságával kapcsolatban. Nagy megnyugvást jelentett, amikor az egyik „kritikus pont”, a korábbi vállalatirányítási rendszer adatainak áttöltése, konvertálása is hibátlanul sikerült – május végéig elkészültek a szükséges adaptációk is. Időközben kértük munkatársaink betanítását is: a MultiSoft nagy gyakorlattal, kiváló felkészültséggel szervezte meg az oktatást – így már júniusban sort keríthettünk egy olyan intenzív időszakra, amikor párhuzamosan könyveltünk a régi és az új rendszerben. Eközben a MultiSoft szakértőinek segítségével kollegáink elsajátították a speciális funkciók kezelését is, két-három kollega ült egy gép előtt, de a kezdetektől fogva konkrét, valós napi adatokat vittek be a rendszerbe. Az „éles üzem” 2007 július első napján indult. Menetközben kiderült, hogy milyen új szolgáltatásokra van még szükségünk – ezek megvalósításában azóta is gyors és precíz segítséget kapunk a MultiSoft szoftveres szakembereitől. Az egyedi fejlesztéseknek köszönhetően hathatós segítséget kaptunk a gazdaságtalan területekről is. A lakossági ágazatban volt például egy olyan üzletkötői hálózat, amit két évig üzemeltettünk, de a költségelemezésekből kiderült, hogy az ágazat semmilyen hasznot nem hozott, sőt, időnként ráfizetéses volt. Mindez csak az adott költséghely részletes elemzéséből derült ki – azóta természetesen megszüntettük, és más csatornákon értékesítünk, de ez is egy olyan felismerés volt, amit a kiegészítő fejlesztéseknek köszönhettünk.”

Az anyacég is elégedett

Természetesen fontos volt a németországi központ véleménye, reakciója is – a bevezetett megoldás azonban gyorsan elnyerte a kinti szakértők elismerését is.

„Korábban egy nagy Excel-táblázatban elektronikus úton küldtük ki a forgalmi és egyéb jelentéseket. A NAV bevezetését követően összeállítottunk egy olyan kimutatást, amihez az anyacég egy „megtekintési hozzáférést” kapott. A táblázatot a NAV automatikusan frissíti, karbantartja, így a központban bármikor ránézhetnek, és mindig az aktuális forgalmi helyzetet látják. A táblázat struktúráját pontosan olyanra szabtuk, ahogyan a jelentést az anyacég azt látni szeretné: mivel riport-táblázat közvetlenül a NAV adatbázisából veszi az adatokat, mindig a naprakész helyzetet, a friss üzleti eredményeket látják a központban. Ha valaki Budapesten megír egy számlát, az automatikusan azonnal belekerül a táblába, nem kell külön gondoskodni a frissítésről. Ez a kiegészítő funkció elég sok munkát igényelt, amelynek elvégzésében a MultiSoft szakértői (különösen Kárpáti Zoltán projektigazgató) pótolhatatlan segítséget nyújtottak. Néhány nap alatt összeválogattuk azokat az adatokat, amelyeket a központ igényelt, majd ellenőriztük, hogy ugyanazok a számok szerepelnek-e a mi főkönyvünkben. Mindennek stimmelni kellett, és sikerült is elvégezni a megfelelő beállításokat.” – mondta Herczog Gábor.

A bevezető partner

A MultiSoft Kft. a Microsoft Gold Certified Partnere, eddig háromszor nyerte el a kiváló Dynamics partneri díjat. Jelentős részt vállaltak a Microsoft Dynamics NAV (korábban Navision) rendszer fejlesztésében és lokalizálásában. Kiemelt feladatként kezelik a Microsoft Dynamics NAV vállalatirányítási és a Microsoft Dynamics CRM ügyfélkapcsolat-kezelési szoftverek testre szabását, oktatását és támogatását. Eddig több mint 125 kis- és középvállalatnál vezették be a rendszert – a hatékony terméktámogatásról ma már több mint 20 szakértő gondoskodik. Nagy hangsúlyt fektetnek munkatársaik folyamatos továbbképzésére, ennek eredményeként a szoftvermérnökök és tanácsadók mindegyike rendelkezik Microsoft Dynamics NAV, illetve CRM vizsgákkal (Microsoft Certified Professional tanúsítvánnyal), és ezeket a minősítéseket az új verziók megjelenésekor folyamatosan megújítják.

„Kétéves együttműködésünk során mindig azt tapasztaltam, hogy a MultiSoft kiemelt figyelmet fordít az ügyfélre. Ha felvetettünk egy problémát, akkor arra szinte azonnal igyekeztek megoldást találni. Soha nem olyan szemlélettel gondolkodtak, hogy amit kértünk, azt hogyan lehetne sok időt igénylő programozással és fejlesztéssel, sok pénzért megvalósítani. Mindig azt keresték, hogy van-e olyan lehetőség, amit viszonylag kis átalakítással, gyorsan lehet igazítani az adott probléma megoldásához, és ez nagyon szimpatikus megközelítés. Egy vállalatirányítási rendszer bevezetésekor nagyon sok múlik azon, hogy melyik cég, milyen felkészültséggel és későbbi támogatással valósítja meg a projektet. A MultiSoft remek partner.”– Herczog Gábor, Stiefel Eurocart Kft., ügyvezető igazgató

Megoldás áttekintése

Szoftverek és szolgáltatások
Iparági szektor
Ország/Régió

Magyarország

Tanácsadó és bevezető partner