Időpont: 2008.04.12.

Székesfehérvári Épületfenntartó és Hőszolgáltató Zrt.

Egységes licencben az erő!

A folyamatos technológiai fejlődés, az innovatív gondolkodás mára már nem kizárólag a versenypiac sajátja, jól bizonyítja ezt a Székesfehérvári Épületfenntartó és Hőszolgáltató ZRt. története is, akik a késleltetett követő magatartás helyett, a tulajdonos önkormányzat számára is példamutató módon, a lehető legkorszerűbb informatikai megoldásokat használva végzik napi munkájukat. Ezt a szintet tartani ugyan nem könnyű feladat, de a hatékonyság, gördülékenység és elégedettség, melyet a törvény által előírt feladatok teljesítésekor, a napi feladatok megoldásánál vagy az ügyfelekkel való interakciók során könyvelhetnek el, megéri a befektetett munkát.

Beláttuk, hogy az IT nem csak egy kiszolgáló szerep, hanem igenis központi kérdés. Szerencsére a felsővezetés is motivált volt a modernizációban, így évről-évre újabb szolgáltatások kerülhettek az IT által menedzselt koktélba
Iványi Jenő
informatikai és gazdasági vezérigazgató-helyettes,
Székesfehérvári Épületfenntartó és Hőszolgáltató Zrt.

A háttér

Az önkormányzati tulajdonban lévő vállalat fő tevékenységi területe a hőszolgáltatás Székesfehérvár területén, illetve az ingatlankezelő vállalat jogutódjaként társasházak közös képviseletét, könyvelését is ellátja és az önkormányzati házkezelés is az ő feladatuk. Továbbá két leányvállalatuk, a Fűtőerőmű Kft. a hőenergia előállításával, míg a Szépház Kft. építőipari generál kivitelezéssel, valamint a városi gyorsszolgálati teendők ellátásával foglalkozik. A tevékenységi körök láthatóan szerteágazóak, ráadásul közszolgáltatás lévén némely egyszerűnek tűnő feladat is igen bonyolultan kell működjön, elég csak arra gondolni, hogy a hőszolgáltatás számlázását nem lehetséges egységesíteni, ezért legalább tízféle elszámolási rendszerben kell dolgozni hónapról-hónapra. A vállalat egyébként a városon belül három telephellyel rendelkezik, ahol is összesen 130 kliensgépet illetve több szervert működtetnek. A szerverpark a fő telephelyen kapott helyet, valamint itt találhatók a kliensgépek zöme is. Az optikai kapcsolattal közelhozott második telephely (hőelőállítás) számlálja a munkaállomások fennmaradó részét, a főként raktározást végző harmadik telephelyen viszont mindössze 2-3 gépre van csak szükség.

A cég mára többnyire kizárólag Microsoft megoldásokat használ, melyek iránt komolyan elkötelezettek, s ezt a továbbiakban is fent szeretnék tartani, hiszen minden okuk megvan az elégedettségre. Közel egy évtizeddel korábban, 1999-ig vegyesen használtak többféle megoldást, melynek lelke akkor egy Novell rendszer volt, de az akkoriban bevezetett vállalatirányítási rendszerhez „SyBase” alapokra volt szükség, amit a Novell operációs rendszer nem támogatott. Ekkor érkezett el egy fordulópont, amikor is az Windows NT4 platform mellett döntöttek szerveroldalon, míg a kliensek Windows 95/98 illetve NT Workstation operációs rendszert futtattak. Ma már ezt is egyfajta hőskorszaknak tekintik, ráadásul az NT4 viszonylag kevés szerveroldali alkalmazást ismert, ezért várható volt egy újabb átállás. 2001-ben a Windows 2000 számos újdonsággal lepte meg az akkori IT felelősöket, mint a címtár, a hálózati erőforrások, információk és jogosultságok kezelésére szolgáló Active Directory és egyéb mára teljesen alapnak tűnő dolgok.

Kihasználva az akkori újdonságokat, azonnal bekapcsoltak minden adminisztratív munkát végző dolgozót a hálózatba, a korábbi kezdetleges megoldással szemben mindenki kapott személyes email címet, ettől fogva minden gépen teljes értékű internet-hozzáférés, egységes vállalati alkalmazások és a teljes Office csomag tették hatékonyabbá és kényelmesebbé a munkát.

Ettől kezdve minden dolgozónak alanyi jogon járt a számítógép, illetve elvégezhették az ECDL tanfolyamokat is. A vállalat részeinek elektronikusan való összefűzése megkönnyítette az közös munkát és a változások követését. Az Önkormányzat felé például XLS formátumban, Excel táblákon keresztül számolnak el.

Ebben a generációváltásban nem az volt a fő előny, hogy az Excel újabb 15 függvényt ismer, hanem egy produktívabb felületet kaptak, amivel minden felhasználó „ügyesebb” lett.
Iványi Jenő
informatikai és gazdasági vezérigazgató-helyettes,
Székesfehérvári Épületfenntartó és Hőszolgáltató Zrt.

Kihívás a fejlődésben

Az azóta eltelt időben természetesen a rendszerek lecserélődtek, frissültek, igaz csak mostanra sikerült elérni a teljesen konzisztens szoftverfelhozatalt. Átéltek már négy operációs rendszert és három Office verziót, örültek, hogy túlléphettek a hálózati megoldásokat még nem túl jól kezelő Windows 98-on és 2000-en. A szakaszosan történő vásárlások akár káoszba is fojthatták volna a vállalat IT rendszerét, de ezt a problémát már a kezdetektől kezelték korábban az OSL (Open Subscription Licence), illetve a tavalyi évtől az OVS (Open Value Subscription) előfizetéses licenckonstrukciókkal. Ennek a két szoftvervásárlási megoldásnak a legnagyobb előnye, hogy sem dobozos, sem OEM szoftvereket nem kell a számítógép vásárlásakor hozzáadni, hanem az egész vállalatra érvényes licence szerződés biztosítja, hogy a cég bármely számítógépén minden érintett szoftverből a legújabb változat kerülhessen telepítésre egységesen.

A folyamatos változtatással lépést akartak tartani a korral, ami jelentős hatékonyság javulást eredményezett a munkájukban és meg tudtak felelni az önkormányzati elvárásoknak, sőt minél hamarabb fel szerették volna számolni a tarthatatlan kommunikációs helyzetet, ráadásul a város előtt nem csak megfelelni akartak, de követendő példaként is szerettek volna állni. A bevezetett megoldások eredménye kézzelfogható, hiszen legyen szó akár a hőszolgáltató, akár az épület kivitelezési, karbantartási feladatról, az összehangolt folyamatokkal, a gyorsabb és egyszerűbb adminisztrációval egészen új üzleti előnyök nyílnak meg, több munkát tudnak azonos idő alatt elvégezni, gyorsabban tudják az ügyféligényeket kielégíteni.

Fokozatosan új alkalmazásokat indítottak útnak, mint a kommunikációt helyre rakó SharePoint alapú intranet megoldást vagy a vertikális áttekinthetőséget szolgáló vezetői információs rendszert. Az említett Sharepoint szolgáltatás bevezetése egyébként számos üzleti problémára jelenthet könnyű megoldást, hiszen a teljesen web-alapú közös munka- és dokumentumkezelő platform akár belső weboldalak futtatására, akár információs- vagy tudásbázis létrehozására, belső kommunikációra, fórumok, hirdetmények, teendő listák kezelésére is tökéletesen alkalmas, sőt az általános ASP.NET programnyelv használata lehetővé teszi teljesen egyedi alkalmazások fejlesztését is.

A gyakori cserék és a gyors tempó miatt viszont hamar követhetetlenné vált a szoftverlertár, ami belső problémaként is jelentkezett, de a hatóságok és a jogvédők felé is alapos kimutatásokkal kell szolgálni. Így licencelési oldalon a fő céllá az egységesítés vált. Tudni kellett, hogy melyik szoftverből van dobozos változat, melyhez van csak licenc jog, miből mennyit vásároltak meg és hány gépre telepítették fel, sőt követni kellett, hogy melyik szoftverből melyik verzió van éppen használatban az adott klienseken. Azon túl, hogy ez adminisztrációban is egy komoly kihívás lenne manuálisan követni, a support területén is egy komoly stressz lenne életben tartani egységesítés nélkül.

Az IT területen ténykedő magányos hősök kora lejárt, már nem lehet esetlegesen kezelni az IT infrastruktúrát, hisz a rendezetlen viszonyok gyengítik, veszélyeztetik az egész cég működését. Egy felelős IT vezető ma úgy képes üzemeltetni hatékonyan a rendszerét, hogy az közben jól dokumentált, átlátható, átjárható, átadható és élhető is egyben.”
Iványi Jenő
informatikai és gazdasági vezérigazgató-helyettes,
Székesfehérvári Épületfenntartó és Hőszolgáltató Zrt.

OSL = 1 papír + a legújabb egységes szoftverek

Egy minden kellemetlenséget és felesleges erőforrás pazarlást maga mögé utasító megoldásra volt tehát szükség, melyre a Microsoft OSL konstrukciója tökéletesen alkalmas volt. A vállalat 2002-ben vette igénybe először az OSL-t, melynek egyik legnagyobb előnye az volt, hogy nem kellett többé számolgatni a géppark moduljait, hanem a teljes állomány alapján került megállapításra a licencdíj. A számítógépek számát a Microsoft felé minden év elején kell jelenteni, így az esetleges év közbeni bővítések miatt sem kell aggódni, hiszen azok csak a következő évi díj megállapításakor lesznek figyelembe véve. Ennek ellenére a megvásárolt szoftverek, az operációs rendszer és az irodai programcsomag legújabb változatai legálisan kerülhetnek telepítésre minden új gépre is.

Az OSL megoldás másik sarkalatos pontja, hogy állandó verziókövetést tartalmaz, így a vállalatnak nem kellett a licenceket variálni, amennyiben egy újabb termékgeneráció érkezett, hanem egyszerűen, amikor készen álltak rá, lecserélhették a korábbiakat a legújabbra. A leglátványosabb fejlődést a dolgozók az Outlook átalakulásán követhették figyelemmel, hiszen az évekkel korábbi Outlook Express helyett ma már a legmodernebb Outlook 2007-et használhatják annak minden előnyével együtt. Az évek során az IT vezetés pedig megbizonyosodott arról is, hogy a konstrukció nem csak hatékonyabb és rugalmasabb, hanem üzletileg, költség szempontból is kifizetődő.

Zökkenőmentes modernizálás

Az OSL szerződést leváltandó a vállalat 2007-ben OVS (Open Value) licencszerződést kötött a Microsofttal, melynek keretein belül lehetőségük nyílt az Office 2007 és Vista migráció egyszerű elindítására. A kevésbé munkaigényes feladat az irodai szoftvercsomag legújabb verziójára való áttérés volt, hiszen nem igényelt különösebb változtatásokat. Mindössze két kihívásnak kellett eleget tenni, mégpedig az XML formátumra való áttérés, illetve az új grafikus interfésszel kapcsolatos oktatások megszervezése.

A formátumváltás viszonylag zökkenőmentesen zajlott, egyedül akkor okozott némi kellemetlenséget, mikor a gépek egy része még a régit, másik része már az új verziót használta és a dolgozók gyakorta véletlenül az új formátumban küldték a még Office 2003-at használó kollégáiknak a dokumentumokat. Az átállás közel másfél hónapot vett igénybe, hiszen praktikus okokból nem a távmenedzsment rendszeren keresztül folytak a telepítések, hanem minden munkaállomáson egyesével, hogy az esetleg felmerülő kérdéseket azonnal meg lehessen válaszolni a dolgozóknak és a legfontosabb különbségeket külön bemutassák nekik. Minden dolgozó részt kellett vegyen egy szervezett oktatáson is, illetve az IT csapat már jó előre legyártotta a segédanyagokat is, elkerülve ezzel az egyébként biztosan beérkező kérdések özönét. A jól előkészített segédanyagok szinte minden felmerülő kérdésre tartalmazták a választ, ez alkalommal már sokkal simábban zajlott az átállás. A plusz gondoskodás és a személyes interakció tehát meghozta a gyümölcsét, hamar szívükbe zárták a programcsomagot, amivel gyorsabban tudnak dolgozni, sőt stílusosabb, látványosabb, igényesebb dokumentumokat adnak ki a kezükből hosszas tréningezés nélkül. Aki eddig is rutinos volt, az nagyon hamar megszokta az új felületet, aki pedig gyengébb, arra külön figyelmet fordítottak.

A sikeres és problémamentes Office 2007 bevezetés után 2008. első félévére tervezik a teljes Vista átállást, ehhez viszont komolyabb felkészülésre volt szükség. A Microsoft migrációt könnyítő eszközeivel és a sokgépes hálózatok kezelésére specializált Microsoft System Management Server (SMS) használatával könnyedén át lehetett tekinteni, hogy minden használt perifériához található-e Vista driver, illetve könnyen kiderült, mely gépek szorulnak hardveres feljavításra. AZ SMS segítségével egyszerűen elérhetőek távolról a kliens gépek, könnyedén lehetséges a frissítéseket, új szoftvereket telepíteni, illetve nem okoz problémát a gépek szoftver és hardver leltárának valós idejű nyilvántartása sem.

2007. végére a szükséges video vezérlő, merevlemez és memória fejlesztések befejeződtek, így mindegyik gép legalább 1Gbyte memóriával van felszerelve és teljes egészében alkalmas a Vista kényelmes futtatására. Az átállásig fennmaradó időszakot tesztelésre és tanulásra fordítják, viszont az új munkahelyek már Vistával indulhatnak. Mindezt természetesen licenc bonyodalmak nélkül.

Az átállás előtt természetesen folyamatosan tartanak oktatásokat a dolgozóknak, de nem vettek igénybe külső segítséget, hiszen a helyi IT csapat nemcsak a szükséges szaktudással rendelkezik, de ismerik a saját felhasználóikat és azok igényeit is. Az oktatás mellett az elmúlt hónapokban befejeződött az eszközkezelő programok teljes tesztje és az alkalmazások kompatibilitási tesztje, a kiemelt rendszerek tesztelése pedig még a 2008-as év elején is folyik a teljes biztonság érdekében.

Folyamatos jövőkép

Az Hiába óriási lépés áttérni a teljes 2007-es platformra, az élet ezután sem áll meg. Ugyan még be sem fejeződött a projekt, de már a további bevezetéseken gondolkodnak a vállalat IT vezetői, melyek a munka hatékonyság növelése mellett komoly előrelépést jelentenek a hálózati biztonság kérdésében is. A Microsoft 2007-es szoftverei minden eddiginél sikeresebben veszik fel a harcot a rosszindulatú programok, vírusok, Spamek ellen, egy teljes egészében egységes rendszer pedig további biztosítékokkal szolgál. Például az új Office lehetőségeinek teljes kiaknázásához a későbbiekben áttérnek az Exchange 2007-re, de a szerver oldali migráció nem merül ki ennyiben. Már most túl vannak egy SQL 2000-ről 2005-re való áttérésen, megtörtént az internet biztonságért felelős ISA szerver 2004 cseréje a 2006-os verzióra, és hamarosan sorra kerül a SharePoint Portal 2003 és az SMS 2003 cseréje is, sőt hamarosan döntenek a jelenlegi SyBase ASE alapú vállalatirányítási rendszer MS SQL alapokra helyezésének lehetőségéről is.

A Széphő Zrt. felfogása valóban nem mindennapi, de rájöttek, hogy megéri gyorsan követni a változásokat, hiszen egy ilyen kritikus feladatot ellátó vállalat esetében minden fejlesztés biztonságot ad a szolgáltatás színvonalas nyújtásához. Az egyre jobbá váló belső kommunikáció, az átlátható belső folyamatok, az egyszerű dokumentumkezelés mind rendelkezésükre áll, ráadásul nem áldoztak érte a tehetetlenség, a sötétben tapogatózás és az összekuszálódott adminisztráció oltárán, köszönhetően a rugalmas és egyszerű licenc megoldásnak. Ez a folyamatos modernizáció ugyan nem jár együtt kézzelfogható költségcsökkenéssel, viszont a simán üzemeltethető rendszerek és a technológiai előny révén olyan projektekben is versenyképessé váltak, melyre korábban nem lett volna esély. Az azonos költségek melletti hatékonyabb működés eredménye pedig a nagyobb kapacitás, több elvégezhető feladat, ami pedig nagyobb árbevételeket jelent. A modern IT rendszerek létrehozása nem önmagáért való feladat, hanem segít több lépéssel a világ előtt járni, felpörgeti az üzleti növekedést anélkül, hogy ehhez további erőforrásokat kellene bevonni.

Megoldás áttekintése

Szoftverek és szolgáltatások
Iparági szektor
Ország/Régió

Magyarország

Tanácsadó és bevezető partner