Időpont: 2011.02.01.

Magyar Telekom Nyrt.

Hatékony kommunikáció a siker kulcsa

Hatékonyabbá, mobilabbá tette a Magyar Telekom életét a Microsoft által bevezetett egységes vállalati kommunikációs rendszer. A rendszernek köszönhetően nagymértékben átalakult a vállalati környezet, hiszen a munkatársak sokkal egyszerűbben és gyorsabban tudnak egymással kapcsolatot létesíteni, nem is beszélve arról, hogy sok felesleges kiadástól mentesült a cég.

A háttér

A Magyar Telekom Magyarország legnagyobb távközlési szolgáltatója, amely a telekommunikációs és infokommunikációs (ICT) szolgáltatások teljes skáláját nyújtja, beleértve a vezetékes és mobil telefonos, az adatátviteli és nem hangalapú, valamint az informatikai és rendszerintegrációs szolgáltatásokat. A vállalat ajánlati márkái: az otthonokhoz kapcsolódó T-Home, a mobil kommunikációs T-Mobile és a vállalati ügyfeleket kiszolgáló T-Systems. A Magyar Telekom többségi tulajdonosa a Makedonski Telekomnak, Macedónia legnagyobb vezetékes és mobilszolgáltatójának, és többségi részesedéssel rendelkezik a Crnogorski Telekomban, Montenegró legnagyobb távközlési szolgáltatójában. A Magyar Telekom többségi tulajdonosa (59,21%) a Deutsche Telekom AG.

Az üzleti probléma

Az országban rengeteg telephellyel rendelkező vállalatnál egyre nagyobb kihívást jelentett a távolságok áthidalása, hiszen a személyes megbeszélések nagyon sok utazással jártak, melyek sok időt emésztettek fel, nem is beszélve ezen utazások költségvonzatáról. Ezen felül a találkozók, megbeszélések szervezése is egyre bonyolultabbá kezdett válni és az információ áramlásban is lassuló tendencia volt megfigyelhető. A 2009-es H1N1-es influenza fertőzés kapcsán is felmerült az igény a betegen otthonról dolgozni kívánó kollégák részéről, hogy legyen egy olyan infrastruktúra, amely lehetővé teszi a hatékony otthoni munkavégzést. A Magyar Telekomnál hamar felismerték, hogy egy hatékony belső kommunikációs megoldással ezeket a problémákat nagymértékben ki lehetne küszöbölni. Ekkor fogalmazódott meg az egységes vállalati kommunikációs megoldás gondolata.

A bevezetendő gyors, könnyed, ismerős kezelőfelületen futó kommunikációs megoldással szemben fontos követelmény volt az is, hogy mobiltelefonokon is működjön. Nem szerettek volna új felhasználónevekkel és jelszavakkal foglalkozni, vagyis a meglévő azonosítókkal, a meglévő környezetbe kellett az új megoldásnak beolvadnia.

A Magyar Telekomnál a fenti üzleti szempontokat figyelembe véve 2007 második felében egy kétfordulós tendert írtak ki: az első fordulóban csak információt gyűjtöttek arra vonatkozóan, hogy milyen megoldások léteznek a piacon és ezen megoldások hogyan alkalmazhatók, integrálhatók a Magyar Telekom meglévő rendszerébe. A második fordulóban a technológiai szempontból megfelelt cégeket versenyeztették. Ebből a versenyből került ki győztesen a Microsoft Magyarország által javasolt megoldás. A Microsoft Magyarország Nagyvállalati Szolgáltatások üzletága (Microsoft Services) több éve szoros kapcsolatot ápol a Magyar Telekommal, melynek keretében számos szolgáltatást és terméket vezetett be. A vállalat folyamatos terméktámogatási szerződéssel is rendelkezik.

A megoldás

Ha egy cég alkalmazottai megszokták már a Microsoft irodai termékeit és kommunikációs megoldást keres, akkor a Microsoft rendszere egy természetes fejlődési lehetőséget jelent.
Fekete László
szolgáltatásfejlesztési ágazat vezető,
Magyar Telekom

A Magyar Telekom számára ajánlott megoldás egy magas rendelkezésre állású Office Communications Server 2007 R2 alapú kollaborációs infrastruktúra. A legfontosabb elérhető szolgáltatások köre a következő: kibővített jelenléti információk, azonnali üzenetküldés, azonnali fájlküldés, audió- és videokonferencia, online konferencia (prezentáció, távoli asztalmegosztás, távoktatás stb.), új generációs telefonszolgáltatás – telefonintegráció a meglévő alközpontok számának csökkentésével (belső és PSTN számok hívása, hívások fogadása), telefonkonferencia.

A bevezetés során a Microsoft Services tervezte meg az megoldás infrastruktúráját, illetve a bevezetést - beleértve a már létező pilot rendszerbe felvett felhasználók migrációját is. Megtervezte az új generációs telefonszolgáltatást, kiépítette a Cisco Unified Managerrel történő SIP trönk-öt. Szakmai segítséget nyújtott a Magyar Telekomnak a rendszer implementációjában, a migrációban és a telefonintegráció kiépítésében. Funkcionális teszttervet készített és hajtott végre a Magyar Telekommal közösen, továbbá kialakította a rendszerfelügyeletet a meglévő Operations Manager 2007 R2 megoldáshoz való integrációhoz. A mentést a Data Protection Manager 2010-zel oldotta meg.

A projekt 2008-ban kezdődött, előkészítési fázis előzte meg, az első beszélgetés 2008 májusában volt. A tényleges munka 2009 novemberében indult el és az első telepítési fázis - közel 5000 aktív felhasználóval - 2010 júniusára fejeződött be.

A Microsoft javasolta megoldást először a technológiai egységen belül, szűk körben vezették be, tesztelési céllal, száz felhasználó próbálta a rendszer lehetőségeit. Miután minden apró gondra fény derült, azt a Microsoftos kollégákkal közösen megoldották. Ezután következett a többi felhasználó tömeges bevonása a projektbe. Elképzelésük szerint első fázisban csak a budapesti telephelyeket látták volna el az egységes vállalati kommunikációs rendszerrel. Ám a vidéki, és az országban mindenfelé utazó rádiós kollégák hamar felismerték a megoldásban rejlő potenciált, és kérésükre őket is bevonták a felhasználói körbe.

Ahhoz, hogy a megoldást ne csak a technikailag elkötelezett munkatársak, hanem minden kolléga használja, számos oktatást szerveztek. Meg kellett mutatni a munkatársaknak, hogy a tengernyi lehetőség közül melyek azok, amelyeket napi szinten érdemes használni. „A Microsoft Services munkatársai igen aktívan támogattak bennünket ebben a tanulási folyamatban:tananyagokat gyártottak, külön erre a célra használható weboldalt készítettek.” - emlékezik vissza Fekete László, Magyar Telekom Nyrt. Szolgáltatásfejlesztési ágazatának vezetője. „Szinte ugyanolyan óriási munkát jelentett technológiai szempontból felépíteni ezt a projektet, mint megtanítani a rendszer használatára a munkatársakat.”

A kollégák elégedetten használnak egy olyan megoldást, mely a közösségi hálózatok világának is megfelel. Így a fiatalabb munkatársak is szívesebben választják a Magyar Telekomot munkahelyüknek.
Fekete László
szolgáltatásfejlesztési ágazat vezető,
Magyar Telekom

Előnyök

A Magyar Telekom irodai számítógépein Microsoft Office termékek futnak, a megvalósított egységes vállalati kommunikációs megoldás a meglévő irodai alkalmazásokhoz illeszkedve, beépülve működik, így az Office csomag használatához szokott munkatársaink számára nem jelentett különösebb gondot megszokni annak használatát - mondja Fekete László, a Magyar Telekom Nyrt. Szolgáltatásfejlesztési ágazatának vezetője. Kevesebbet kell a telephelyek közötti utazással tölteni az időt, egy-egy dugóban vesztegelni, kevesebb szén-dioxidot bocsát így ki a vállalat. Noha azért a személyes jellegű utazásokat teljes egészében kiiktatni nem lehet, a hatékonyabb kommunikációnak köszönhetően érezhetően csökkent az utazások száma. Kevesebbet használják a telefont, sokkal többet az internet alapú hang és videókommunikációt, így a telefonszámlán is pénzt takarítunk meg.

Hogy pontosan milyen jellegű és mekkora költségcsökkentést hozott az egységes vállalati kommunikációs rendszer bevezetése, képtelenség kiszámítani, ám azt látni lehet, hogy nőtt a kollégák elégedettsége, hiszen munkájuk végzésével és nem szükségtelen utazásokkal töltik idejüket. Több belsős rendezvényen is megkérdezték a kollégákat, hogy milyennek tartják az új kommunikációs rendszert, és a döntő többség pozitív fejleményként élte meg a bevezetést.

Nálunk az a szokás, hogy vasárnap esténként mindenki megnézi, hogy a következő hete hogyan alakul, hogy milyen találkozásokra, megbeszélésekre, feladatokra kell felkészülnie - ismerteti Fekete László. Ez az előkészület otthonról, az irodai rendszerbe való belépéssel történik. Ha ilyenkor a jelenléti információ azt üzeni, hogy az a kolléga, akihez még egy gyors kérdésünk lenne, épp a számítógépe előtt van, akkor egy gyors üzenetváltással megbeszéljük teendőinket, így hétfőn felkészülten, egy gonddal kevesebbel vágunk neki az előttünk álló feladatoknak – tette hozzá Fekete László. Vagyis az üzleti hatékonyság messzemenően megnövekedett, a kollégák elégedetten használnak egy olyan megoldást, mely a közösségi hálózatok világának is megfelel. Így a fiatalabb munkatársak is szívesebben választják a Magyar Telekomot munkahelyüknek.

A gyors megbeszéléseket a beosztottakkal ezen a rendszeren keresztül bonyolítják le, így időt és pénzt lehet megtakarítani. A kommunikációs rendszer használatának intenzitása egyéntől, beosztástól és főleg az épp futó projekttől függ. Gyakran előfordul, hogy az egyik projekt kevésbé igényli ezt a kommunikációs lehetőséget, ám a másik e nélkül megvalósíthatatlan lenne.

A Microsoft megoldásának egyik hátránya az, hogy egyelőre csak a Windows operációs rendszeren működik, így a más gyártók mobiltelefonjaival egyelőre nem kompatibilis, de ennek a megoldásán is dolgoznak. Fekete László szerint a Microsoft ezen a téren tudja továbbfejleszteni megoldását.

Noha az elején voltak olyanok, akik nem láttak új lehetőséget ennek a rendszernek a bevezetésében, most, hogy az egységes kommunikációs megoldás működik, mindenki saját bőrén tapasztalhatta a vele járó előnyöket, és mindenki pozitívan, elismerően nyilatkozik vele kapcsolatban.

Ha egy cég alkalmazottai megszokták már a Microsoft irodai termékeit és kommunikációs megoldást keres, akkor a Microsoft rendszere egy természetes fejlődési lehetőséget jelent - vonja le a következtetést Fekete László.

További tervek

A megoldást a belső kommunikáció gyorsítására használják, vagyis kifejezetten a Magyar Telekomon belül használják. A nemzetközi cégcsoporton belül is ismerik a Magyarországon telepített rendszert, de még nem döntöttek arról, hogy ők is bevezessék, használják ezt a rendszert. A nemzetközi kapcsolattartásban a Cisco Telepresence nevű videokonferencia megoldását használják, amit a tervek szerint a most bevezetett vállalati kommunikációs rendszerrel egységesítik.

A projekt folytatásaként teljes átjárhatóság valósul meg a mobil eszközök és a desktop eszközök között, személyenként egy telefonszám használatát tervezik bevezetni minden kommunikációra. Az irodán belül egy kiterjedt Cisco IP telefon rendszer működik, amit a kiépített kommunikációs rendszerhez terveznek csatolni. Mivel különböző gyártók különböző termékeiről van szó, az integráció több időt vesz igénybe. Továbbá azt tervezik, hogy egy alkalmazott számára csak az asztali számítógép vagy a notebook és a mobiltelefon marad. Az IP alapú új generációs, standard szoftverkörnyezet vezérelte számítógépes telefonközpont, vagyis a Next Generation Network a fejlesztés következő célpontja, a vállalati kommunikációs megoldást ezzel a rendszerrel is összekötik, így további innovatív megoldásokat tudnak kiaknázni. Továbbá belső, jelenléti információ alapú alkalmazások fejlesztését is tervbe vették, valamint gondolkodnak az Exchange Unified Messaging (hangposta szolgáltatás) integrált bevezetésén is - úgy tűnik a munka csak most, az alapok lefektetésével indult el.

Megoldás áttekintése

Ügyfélprofil

A Magyar Telekom Magyarország legnagyobb távközlési szolgáltatója, amely a telekommunikációs és infokommunikációs (ICT) szolgáltatások teljes skáláját nyújtja, beleértve a vezetékes és mobil telefonos, az adatátviteli és nem hangalapú, valamint az informatikai és rendszerintegrációs szolgáltatásokat.

Az üzleti helyzet

Az országban kiterjedt telephely hálózattal rendelkező Magyar Telekomnál egyre nagyobb kihívást jelentett a távolságok áthidalása, bonyolultabbá vált egy-egy találkozó megszervezése és az információ áramlásában is lassuló tendecia volt megfigyelhető. E mellett a munkatársak körében egyre nagyobb lett az igény egy olyan infrastruktúra iránt, amely lehetővé teszi akár a hatékony otthoni munkavégzést is.

Megoldás

A magas rendelkezésre állású Office Communications Server 2007 R2 alapú kollaborációs infrastruktúra választásával a Magyar Telekom egy olyan egységes vállalati kommunikációs megoldás mellett döntött, amelynek gyakorlati alkalmazása az Office használatához szokott munkatársak számára könnyen elsajátítható volt. A hatékonyabb kommunikáció általános elégedettséget eredményezett.

Szoftverek és szolgáltatások
Iparági szektor
Ország/Régió

Magyarország

Tanácsadó és bevezető partner