Időpont: 2012.01.11.

Tentálen Kft.

Előnyök és hasznok = elkönyvelve
Office 365 a könyvelőirodában

Egy könyvelőirodában alapvető elvárás, hogy üzembiztos informatikai rendszerrel dolgozzanak, az ügyfelekkel kapcsolatos adatokat pedig jól rendszerezve és megbízható módon tárolják. Hasonlóan fontos, hogy korszerű irodai alkalmazások álljanak a munkatársak rendelkezésére, és persze nem elhanyagolható szempont a gazdaságos üzemeltetés sem. Mindezen elvárásokra tökéletes választ adnak a beruházás helyett bérleti konstrukcióban működtethető felhő-alapú számítástechnikai megoldások. A piaci kínálat alapos elemzése után Tentálen Kft. a Microsoft Office 365 csomagját választotta, amely nemcsak a legfrissebb irodai szoftverek használatát tette elérhetővé, hanem új belső és külső kommunikációs funkciókkal is bővítette az iroda lehetőségeit.

Az ügyfél

A Tentálen könyvelőirodát 1994-ben alapították, a 7 mérlegképes könyvelői szakvizsgával és 3 középfokú végzettséggel rendelkező munkatárssal dolgozó cég ügyfélkörébe közel 100 kis- és középvállalkozás tartozik. Mint sok más hasonló könyvelőiroda, a Tentálen Kft. is DOS-alapú könyvelőprogrammal kezdte tevékenységét, később áttértek a Windows platformra épülő integrált ügyviteli rendszer használatára. Számítógépes hálózatukat az iroda bővülésével folyamatosan fejlesztették, szerverükre a Microsoft Small Business Server 2003-as verzióját (SBS) telepítették, emailek küldésére és fogadására az SBS-t használták.

Az üzleti probléma

A Tentálen Kft. telephelyén működő Small Business Server 2003 kiszolgáló fő feladatai közé tartozik az elektronikus levelezés támogatása, a könyvelési rendszer és egyéb alkalmazások futtatása, valamint a dokumentumok tárolása. Korábbi irodai alkalmazásaik kiváltására olyan konstrukciót kerestek, amelynek keretében beruházás helyett havi bérleti díjért használhatják a legkorszerűbb szoftvereket. 2011-ben a cég vezetője elhatározta, hogy az ügyfelek legmagasabb szintű elvárásainak is megfelelő korszerű irodai alkalmazáscsomagra váltanak.

Amikor a szakértők elénk tárták a piacon elérhető felhőalapú megoldások funkcionalitását, akkor számunkra is egyértelművé vált, hogy az Office 365 webes alkalmazásainak szolgáltatásai magasan a legjobbak, pontosan azt nyújtják, amire nekünk szükségünk van.
Hornyák Éva
ügyvezető,
Tentálen

A megoldás

A Zomputer Kft. szakértőivel történt konzultáció során megvizsgálták a kiszolgáló felújításának lehetőségét és a felhő-alapú megoldásokat is és végül a beruházás helyett bérleti konstrukcióban elérhető Microsoft Office 365 Professional rendszerbe állítása mellett döntöttek. A szakmai érvek között nemcsak az szerepelt, hogy a levelezést és a dokumentum-tárolást az Exchange Online és SharePoint Online rendszerekkel oldhassák meg, fontos szempont volt az is, hogy a korábbiaknál sokkal stabilabb működést és nagyobb adatbiztonságot érhessenek el, ugyanakkor alacsonyabb üzemeltetési költségekkel számolhassanak.

„– Azt biztosan tudtuk, hogy az irodai alkalmazásokat nem megvásárolni, hanem bérelni szeretnénk. A Zomputer Kft. szakértőivel megvizsgáltuk azt is, hogy milyen felhő-alapú irodai megoldások közül választhatunk, és persze szem előtt tartottuk a gazdaságossági szempontokat is. Kiderült, hogy az ingyenesnek tartott megoldások 10 felhasználó felett már közel sem ingyenesek, ráadásul az irodában dolgozók is mindenképpen szerettek volna továbbra is a már megszokott Microsoft Office környezetben dolgozni. Mivel a könyvelőszoftverünk is egy professzionális rendszer, így nem akartunk engedni a minőségből. Amikor a szakértők elénk tárták a piacon elérhető felhőalapú megoldások funkcionalitását, akkor számunkra is egyértelművé vált, hogy az Office 365 webes alkalmazásainak szolgáltatásai magasan a legjobbak, pontosan azt nyújtják, amire nekünk szükségünk van. Egy könyvelőirodában a megbízható működés mellett kiemelten fontos szempont az adatbiztonság is, éppen ezért megnyugtató volt számunkra, hogy az adatokat többszörösen duplikálva, az Európai Unión belül tárolják.” – foglalta össze a választás szempontjait Hornyák Éva, a Tentálen Kft. ügyvezetője.

Átállás

A Tentálen Kft.-nél ma már minden szoftvert bérleti konstrukcióban használunk. Ez a megoldás kifejezetten előnyös, mivel a programok egyszeri megvásárlása nem köt le nagyobb összeget, a bérleti díj magában foglalja a folyamatos szoftver-frissítést és egyéb háttér-támogatást is.
Hornyák Éva
ügyvezető,
Tentálen

A szerződéskötés után felgyorsultak az események: a Zomputer Kft. szakemberei napokon belül elvégezték a megfelelő beállításokat, így a Tentálen Kft. munkatársai szinte azonnal használatba vehették az Office 365 szolgáltatásait. Tálasi Gergely, az üzemeltetést végző Zomputer Kft. szakmérnöke így emlékszik vissza az átállásra. „– Korábban a Small Business Server 2003 kiszolgálón és a helyi szolgáltatón keresztül történt a levelezés. Mindenekelőtt kiváltottuk a levelezést, a szerveren lévő adatokat átmigráltuk az Office 365 alá. A kiszolgáló azonban továbbra is működik, azon tároljuk például a telepítő-fájlokat és az archív állományokat, de fájlszerverként is használjuk az eszközt, és azon fut az integrált könyvelő-szoftver, valamint az azonosítást és kliensfelügyeletet biztosító Active Directory címtárszolgáltatás is.”

Egy könyvelőirodában különösen fontos a belső rend kialakítása, az ügyfelekhez tartozó papíralapú és elektronikus dokumentumok precíz, mindenki által ismert struktúrában történő tárolása, valamint az információmozgások, és az ügyféllel történő kommunikáció dokumentálása. Ezért az elektronikus dokumentumok rendszerezésére egy testreszabott könyvtárstruktúrát építtettek fel a szerveren, így minden könyvelőn saját mappájában tárolhatja az ügyfelekkel kapcsolatos dokumentumokat, feljegyzéseket.

„– Természetesen a lényeges fájlok, az úgynevezett „üzletikritikus adatok” az iroda valamennyi munkatársa számára hozzáférhetők, így nem okoz gondot, ha valaki szabadságon vagy betegállományban van. Ez a könyvtárrendszer pillanatnyilag a Small Business Serveren van, de a következő lépésben áthelyezzük azokat a SharePoint Online-ra.” – mondta Tálasi Gergely.

…az Office 365-öt már mindenki megszerette – ha vissza kellene állni a régi rendszerre, akkor bizony lenne egy kis morgás.
Hornyák Éva
ügyvezető,
Tentálen

Eredmények és tapasztalatok

„ – Mivel nem régóta használjuk az Office 365 szolgáltatásait, még csak most fedezzük fel a hasznos funkciókat, naponta szembesülünk azzal, hogy milyen sokféle szolgáltatást kaphatunk az Office 365-től. Egyelőre egy központi asztali naptárban vezetjük a tárgyalásokat, ügyféltalálkozókat – de a közeljövőben a Zomputer segítségével tervezzük bevezetni a közös naptár funkció használatát is, így láthatjuk majd a foglaltságot, és bejegyezhetünk új találkozókat, eseményeket. Azt már tudom, hogy ha később mobiltelefonos elérést is használunk majd, akkor még rugalmasabban kezelhetjük a közös naptárunkat, mert az tényleg bárhol, bármikor elérhetővé válik. Azt biztosan mondhatom, hogy az Office 365-öt már mindenki megszerette – ha vissza kellene állni a régi rendszerre, akkor bizony lenne egy kis morgás.” – fogalmazott Hornyák Éva, ügyvezető.

Távmunka, elérés otthonrólvagy akár külföldről is

Mint általában a könyvelőirodákban, a Tentálen Kft-nél is többnyire nők, családanyák dolgoznak, ezért számukra nagy előny, ha nem az irodában kell túlórázni, hanem otthonról is elvégezhetik a csúcsterheléskor jelentkező többletmunkát. A féléves, éves zárásokat például szinte lehetetlen a rendes munkaidőben elvégezni, hiszen köztudott, hogy az ügyfelek az utolsó pillanatban adják le a könyveléshez szükséges számlákat és egyéb dokumentumokat.

„– Korábban kizárólag az irodában lehetett elvégezni a pluszmunkát – bejöttünk szombaton és vasárnap is, akár éjfélig is maradtunk, ha szükséges volt. Az Office 365 bevezetése óta már nem kell bent maradniuk, munkatársaink otthonról is rögzíteni tudják a számlákat, mivel a könyvelői rendszer is elérhető távolról. Ennek a lehetőségnek mindenki örül, mert a túlórában elvégezendő feladatokkal akkor foglalkozhatnak, amikor már lepihent a család, és van idő az elmélyült munkára. Számomra is fontos, hogy akár otthonról, akár külföldről is elérhetem a levelezést, mert így a sürgős dolgokat azonnal továbbíthatom az illetékes kolleganőnek.” – mondja Hornyák Éva ügyvezető.

Word, Excel, Lync

A levelezés és a Word mellett a könyvelőirodában is az Excelt használják leggyakrabban.

„– Cégvezetőként sok információra, adatra van szükségem, amelyeket legegyszerűbb táblázatokba foglalni és azokból kinyerni bizonyos kimutatásokat. Az Excel nagyon hasznos segítség, amikor például egy ügyfél optimális üzleti eredményét szeretnénk meghatározni: a táblázat megfelelő rovataiba beírjuk a sarokszámokat, az ügyfél pedig megvizsgálhatja, mi történik, ha még az adott elszámolási időszakban kiszámláz egy tételt. Gyakorlatilag az ügyfél egy precíz döntés-előkészítési segítséget kaphat tőlünk. A gazdasági eredmények levezetését, a társasági adóval kapcsolatos fizetési kötelezettség adatait is táblázatokba foglalják a kolleganők. Az Office 365 abban segít, hogy az Excel legfrissebb verzióját egy havidíjas konstrukcióban érhetjük el és nem kell előre beruháznunk.” – mondja Hornyák Éva.

A cég összes számítógépére feltelepítették a Microsoft Lync belső kommunikációt támogató alkalmazását is, így az utóbbi időben gyakran ezt a megoldást használják például azonnali üzenetváltásra. Chat-ablakot nyitnak, ha az üzemeletetést végző Zomputer munkatársától szeretnének informatikai segítséget kérni, de az egymás közötti kommunikációra is egyre sűrűbben használják a Lync-et. Mivel a chatablakba gépelt üzenetek elmenthetők, azokat is archiválják, ha később szükséges lehet az információk visszakeresése.

Üzemeltetési előnyök, számszerűsíthető megtakarítások

Adatbiztonsági szempontból az Office 365 bevezetésének egyik előnye, hogy a könyvelőirodában keletkező adatokat már nem a helyi szerveren, hanem a számítási felhőben tárolják. Ebből következően az üzemeltetési feladatok is jelentősen csökkentek, hiszen távoli szerverek maximális rendelkezésre állását a Microsoft biztosítja. Felhasználói oldalról további előny, hogy az iroda minden munkatársa számára 25 Gbyte méretű postafiók áll rendelkezésre, így szükségtelen a levelek helyi mentése. Könyveléstechnikai közelítésből nézve pedig a számszerűsíthető gazdasági előnyök is kimutathatók.

„– A Tentálen Kft.-nél ma már minden szoftvert bérleti konstrukcióban használunk. Ez a megoldás kifejezetten előnyös, mivel a programok egyszeri megvásárlása nem köt le nagyobb összeget, a bérleti díj magában foglalja a folyamatos szoftver-frissítést és egyéb háttér-támogatást is. Tudni kell, hogy a bérleti díjak, előfizetési díjak egészen másképp könyvelhetők el, mint a beruházások: egy megvásárolt szoftver ára ugyanis csak több év alatt írható le költségként. A bérleti díj teljes összegét azonban folyamatosan költségként tudjuk elszámolni, nem pedig több évre elosztva beruházásként, így sokkal kevésbé terheli meg a költségvetést.” – sorolja a gazdasági előnyöket Hornyák Éva, a Tentálen Kft. ügyvezetője.

Partner információ

A Zomputer Kft. a Microsoft piacvezető magyarországi partnere a felhő-alapú szolgáltatások értékesítésében.
Elnyerték az „Accelerated partner” státuszt, Zombory Zoltán, a cég ügyvezetője a világon harmadikként szerezte meg az Office 365 Most Valuable Professional (MVP) minősítést, amellyel a Microsoft az adott témában legkiemelkedőbb közösségi hozzájárulást mutató szakembereket jutalmazza.

Megoldás áttekintése

Ügyfélprofil

A Tentálen könyvelőiroda 10 munkatársa közül heten rendelkeznek mérlegképes könyvelői szakvizsgával, a cég ügyfélkörébe közel 100 kis- és középvállalkozás tartozik.

Az üzleti helyzet

A cég telephelyén működő Small Business Server 2003 kiszolgáló már régi darab és szerették volna lecserélni. Korábbi irodai alkalmazásaik kiváltására olyan konstrukciót kerestek, amelynek keretében beruházás helyett havi bérleti díjért használhatják a legkorszerűbb szoftvereket.

Megoldás

Az IT-rendszer üzemeltetését végző Zomputer Kft. szakértőivel történt konzultáció során megvizsgálták a kiszolgáló felújításának lehetőségét, valamint a felhő-alapú megoldásokat végül a beruházás helyett bérleti konstrukcióban elérhető Microsoft Office 365 Professional rendszerbe állítása mellett döntöttek.

Előnyök
  • beruházás helyett bérleti konstrukcióban, előre tervezhető havidíjért elérhető szolgáltatás
  • stabilabb működés, nagyobb adatbiztonság
  • alacsonyabb üzemeltetési költségek
  • a bérleti díj teljes összege költségként leírható
  • segíti a távmunkát, a szolgáltatás bárhonnan elérhető
Szoftverek és szolgáltatások
Iparági szektor
Ország/Régió

Magyarország

Tanácsadó és bevezető partner