Egységes üzenetkezelés hangpostával

A kommunikációs technológia egy többéves nyugalmi időszak után gyors változásnak indult. Egyre több szervezet tesz nagy erőfeszítéseket azért, hogy mobil munkaereje számára hatékony hangposta-kezelési lehetőségeket biztosítson. A rendszergazdáknak mind gyakrabban kell biztosítaniuk az egységes üzenetkezelés biztonságos és egyszerű elérését a hatékonyság növelése és a felügyeleti költségek csökkentése érdekében.

Ennek az igénynek a kielégítésére kínál költséghatékony és a hagyományos hangpostarendszereknél összehasonlíthatatlanul rugalmasabb megoldást az Exchange Server 2010, amely az elektronikus levelezés és a hangposta egyetlen postaládába történő összevonásával növeli a felhasználók napi hatékonyságát. Az egységes üzenetkezelés új, egyedi és hatékony lehetőségeket biztosít a felhasználók számára az információk telefon, számítógép vagy mobil eszköz segítségével történő eléréséhez.

Az Exchange Server 2010 egységes üzenetkezelési szolgáltatása a következő lehetőségeket biztosítja:

• A beérkező hangposta azonnal osztályozható a beszéd-szöveg átalakítási funkciók segítségével annak érdekében, hogy az üzenetekre telefon vagy számítógép-hangszórók nélkül is gyorsan és hatékonyan lehessen reagálni.
• A hangposta és a levelezőrendszerek közös platformról történő kezelése. A felhasználók egyéni üdvözlőszöveget és hívásátadási beállításokat adhatnak meg.
• Az egységes üzenetkezelő rendszer parancsfájlok segítségével is kezelhető, ami megkönnyíti a testre szabható munkafolyamatok létrehozását.
• Magas rendelkezésre állású és megbízható egységes üzenetkezelési infrastruktúrák alakíthatók ki a szervezet igényei szerint.
• A rendszer az új hangpostaüzenetek beérkezését vizuális formában jelzi a telefonon.

Funkcióleírások

Hangposta szövegének megtekintése: Az Exchange Server 2010 megkönnyíti a hangüzenetek kezelését, ami sokszor fárasztó és nehézkes feladatot jelent. Az Exchange Server 2010 beszéd-szöveg átalakítási funkciójának köszönhetően a hangfelvételek tartalma az e-mailekhez hasonlóan szövegként is megjeleníthető. Ha pedig a felhasználó a beérkezett hangüzeneteket a Microsoft Office Outlook 2010 alkalmazásban nyitja meg, a hangposta előnézetben megjelenő szövege „hasznosíthatóvá” válik. A program által felismert neveket, névjegyeket és telefonszámokat azonosító ikonok segítségével a felhasználók új névjegyeket vehetnek fel, hívásokat kezdeményezhetnek az Office Communicator alkalmazásban, vagy e-mailt küldhetnek. Ha a felhasználó valamelyik szóra kattint a szövegben, a hangpostaüzenetben is az adott szóra ugorhat, és onnan folytathatja a lejátszást, ami megkönnyíti a hangfájlban való navigálást.

Védett hangposta: Az Exchange Server 2010 azáltal kínál megoldást az üzenetek jogosulatlan terjesztésének problémájára, hogy lehetővé teszi az üzenet tartalmának titkosítását, valamint a tartalom elérésére jogosult felhasználók és a végrehajtható műveletek megadását. A rendszer az Active Directory tartalomvédelmi szolgáltatások segítségével „Nem továbbítható” jelzéssel látja el a felügyeleti házirend által megjelölt vagy a küldő által magánjellegűként megjelölt hangüzeneteket. Ezzel az adott levelezőprogramtól függetlenül megakadályozható a védett hangpostaüzenetek lejátszható formában, jogosulatlan személyeknek történő továbbítása.

Beérkező üzenet jelzése (MWI): Az egységes üzenetkezelés már azt is lehetővé teszi, hogy a program a támogatott asztali telefonokon fényjelzéssel és az üzenetek számának megjelenítésével értesítse a felhasználókat az új vagy még meg nem hallgatott hangpostaüzenetekről. A felhasználók továbbá konfigurálhatják a szöveges üzenetekkel történő értesítési funkciót, ha a hangpostaüzenetek szövegének kezdetéről SMS-t kívánnak kapni.

Segítő: Gyakran előfordul, hogy a felhasználók keresnek valakit egy szervezetnél, de nem ismerik a mellékét vagy közvetlen telefonszámát. Az Exchange egységes üzenetkezelési szolgáltatásának segítője lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy egy szervezet felhívásakor könnyen megtalálhassák a keresett személyt. Ehhez a telefon billentyűzetének használatával vagy hangutasítások segítségével navigálhatnak a menüstruktúrában, felhívhatják a kívánt felhasználót, vagy megkereshetik a kívánt felhasználót és felhívhatják. A segítő a következő lehetőségeket biztosítja:

• Testre szabható menük létrehozása a hívók számára
• Tájékoztató, munkaidő alatti, munkaidőn kívüli és szabadság alatti üdvözlőszöveg definiálása
• A szervezet címtárában való keresés és a felhasználói mellékek tárcsázásának ismertetése
• A telefonközpont-kezelő elérése a külső felhasználók számára

Intelligens hangpostaszabályok: Az egységes üzenetkezelés lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy beérkező hívásaikat minden eddiginél jobban szabályozzák. Egy értékesítő esetében ez jelentheti azt is, hogy hangpostaüzenetben kapja meg egy fontos lehetséges ügyfél adatait, és nem a mobil- vagy otthoni telefonján próbálják meg elérni. Az intelligens hangposta a hangpostaüzenet mellett olyan szolgáltatásokat biztosít, mint az egyéni üdvözlőszövegek, a „keress meg” funkció és a hívásátadási lehetőségek. Ráadásul az intelligens hangposta szabályainak érvényesítése feltételekhez (például hívóazonosítókhoz, időpontokhoz vagy az Exchange rendszerben megjelenő elfoglaltsági adatokhoz) köthető, így a felhasználók pontosabban szabályozhatják, hogyan érhetik el mások telefonon őket.

Outlook Voice Access: E szolgáltatás lehetővé teszi, hogy a felhasználók a telefon billentyűzete vagy hangutasítások segítségével kezeljék postaládájukat. Ez biztosítja a postaláda tetszőleges helyről történő elérését, ha a felhasználó nem tartózkodik a számítógépénél, vagy nem rendelkezik internetkapcsolattal. A felhasználóknak már nem kell aggódniuk amiatt, hogy lekésnek egy találkozóról, vagy bármiről is lemaradnak utazás közben, mivel bármikor felhívhatják postaládájukat, és telefonon keresztül kezelhetik naptárukat, névjegyeiket és levelezésüket.

Nyelvi támogatás: Az új verzióban a korábbinál több felhasználó kezelheti e-mail és hangpostaüzeneteit saját anyanyelvét vagy dialektusát használva. Az Exchange Server 2010 kiadás 16 nyelvhez nyújt széles körű nyelvi támogatást, így többek között az angol nyelv három változatához, a mandarin és a kantoni nyelvhez, a spanyol és a francia nyelv európai és észak-amerikai változataihoz, valamint számos más európai nyelvhez.

A lap tetejére