Microsoft Office 2010

Az iroda bajnoka

Közös munkakörnyezet

A szervezeti hatékonyság eszközei

Az első lépések

2010. szeptember 07.

Az iroda bajnoka

A Microsoft Office lényegét mindig is az adta, hogy a benne elérhető alkalmazások hatékonyabbá teszik az információval kapcsolatos munkát. Ez kezdetben az egyéni hatékonyságot jelentette, majd az újabb verziók egyre sokrétűbb támogatást adtak a csoportos és a vállalati szintű munkavégzéshez is. A fejlődésnek ezt az irányát viszi tovább az Office 2010 is, amely mindhárom területen számos funkcióval, képességgel bővült.

A Microsoft szoftvertervezői az új termékverzió megalkotásához három csoportba sorolták a felhasználók igényeit. Ennek megfelelően az irodai alkalmazáscsomag még több lehetőséget ad a hatékony együttműködéshez szükséges kommunikáció, kapcsolatfelvétel, információcsere, tartalommegosztás terén. Könnyebbé teszi az információk keresését, elemzését, az elképzelések bemutatását, az ötletek megvalósítását. Az Office 2010-et a PC mellett a weben és a mobiltelefonon is elérhetik az infomunkások, akik idejük mind nagyobb részében íróasztaluktól távol dolgoznak.

Aranyat érő percek

A Microsoft Office 2010-ben elérhető, személyes hatékonyságot előmozdító eszközökkel a felhasználók egyrészt időt takaríthatnak meg, másrészt professzionális színvonalú szöveges dokumentumokat és prezentációkat, számításokat végezhetnek. Az új lehetőségek maradéktalan áttekintése kötetet töltene meg, itt csupán néhányat ragadunk ki közülük.

– Az infomunkások rengeteg időt töltenek az Outlookban – mondta Nagy Levente, a Microsoft Magyarország Office üzletágának vezetője.

– Érdemes lenne utánaszámolniuk, hogy életük párjának vagy a levelezőkliensnek szentelnek-e több időt. De talán jobb, ha mégsem teszik ezt. Éppen ezért az Outlookban megtakarított minden perc aranyat ér. Ezt a célt szolgálja az új Párbeszédnézet. Leveleink egymással összefüggésben érkeznek, de általában időrendi sorrendben szoktuk őket feldolgozni, a közöttük lévő kapcsolatokat fejben tartva. Az új funkció a megadott szempontok szerint – például más mappákba érkező leveleket is bevonva, az elküldött válaszokat elhagyva – párbeszéddé rendezi az összetartozó leveleket, így azok együtt, hatékonyabban dolgozhatók fel. A Párbeszédnézetben a felhasználó egy kattintással le is iratkozhat egy ilyen levélfolyamról, ha abban nem szükséges tovább részt vennie, anélkül, hogy az adott levelezési listáról is eltávolítaná magát.

Az új levelezőkliens egy további hasznos újdonsága a Gyorslépések funkció, amellyel a felhasználó a levelek feldolgozása és rendszerezése során alkalmazott, több lépésből álló műveleteket egyetlen gombhoz tudja rendelni.

Microsoft Word– Az Outlook 2010-ben is elérhető Keresés funkciónak köszönhetően a leveleket többé nem szükséges mappákba rendezni – folytatta Győrffy Péter, a Microsoft Magyarország Office termékmenedzsere. – A keresőmotor színvonala mellett a Szalag kezelőfelület is biztosíték arra, hogy a felhasználók bármekkora levélmennyiségben pillanatok alatt meg fogják találni a ke- resett küldeményeket. Az Office 2010 egyébként az első verzió, amelyben minden irodai alkalmazás Szalag kezelőfelületet kapott. Bebizonyosodott ugyanis, hogy a 2007-es verzióban debütáló Szalag hatékonyabban segíti a felhasználókat az Office képességeinek mélyebb megismerésében.

A Word 2007-ben például négyszer annyian használtak 10 százalék- kal többet az összetettebb funkciókból, mint az azt megelőző verziókban. Az Outlook 2010-ben például a keresőmezőbe kattintva a Szalagon egy legördülő menü jelenik meg, amelyből a felhasználó kiválaszthatja, hogy milyen szempont szerint szeretné szűrni a leveleket.

A kulisszák mögött

Az Office 2010 alkalmazások, így a Word 2010 felületén is új elem a Fájlfül, amelyre kattintva a Háttérnézet (Backstage) jelenik meg. Ez egy több oldalból álló, a teljes kijelzőt kitöltő nézet, amelynek első oldalán a dokumentum összes tulajdonsága látható, szerkeszthető formában, egy előnézettel együtt. Ugyanitt elérhető a dokumentummal kapcsolatos műveletek – felülvizsgálat, verziókövetés, tartalomvédelem stb. – csoportja is. A további füleken a felhasználó a dokumentumsablonokat és a korábban megnyitott fájlokat találja, valamint az új nyomtatási nézetet, amely a dokumentum mellett a nyomtatási beállításokat és a nyomtatás gombot is tartalmazza. Így többé nem kell oda-vissza váltogatni a megnyitott, szerkeszthető dokumentum és a nyomtatási nézet között, a változtatások ebben is végrehajthatók.

– Szintén nem Word-specifikus újdonság, de talán ebben az alkalmazásban a leghasznosabb a Beillesztési előnézet, egy olyan funkció, amelyet teljes egészében a felhasználói visszajelzések hívtak életre – mondta Győrffy Péter.

– A tapasztalat ugyanis azt mutatta, hogy a leggyakrabban használt műveletek, a Kivágás, a Másolás és a Beillesztés után a Visszavonás következik, azaz a felhasználók sokszor nem a kívánt eredményt kapják. Az Office korábbi verzióiban az Intelligens címkék ugyan beillesztés után is lehetőséget adtak a formázásra, de ez a jelekből ítélve nem bizonyult elég hatékony megoldásnak. A 2010-es verzióban megjelent Beillesztési előnézet ezért, miként neve is utal rá, lehetővé teszi a művelet eredményének megtekintését még a végrehajtás előtt. Jobb egérgombbal a beillesztés helyére kattintva egy ikonsor jelenik meg, amelyen a kurzort végighúzva a felhasználó megtekintheti, hogy milyen lehetséges módokon illesztheti be a szöveget, ábrát vagy táblázatot a dokumentumba, és a megfelelő változatra kattintva elvégezheti a műveletet.

Office 2010 – Tippek

Szalag – Office 2010-ben kattintsunk bele a Kereső mezőbe, és nézzük meg, hogy milyen lehetőségeket kínál fel a kezelőfelület.

Háttér-eltávolítás – szerkesszünk képeket Office alkalmazásokban.

Beillesztés előnézet – használjuk tételesen megválaszolt levelek formázásához is.

Word Navigációs ablak – a keresés immár kontextusba ágyazva, oldalképeket mutatva jeleníti meg a találatokat.

Végül lássunk néhány látványos újdonságot a PowerPoint példáján keresztül, mivel ezekkel a lehetőségekkel – amelyek a többi Office alkalmazásban is elérhetők – a felhasználók várhatóan prezentációk készítésekor élnek majd elsősorban. Ezek egyike a Háttér-eltávolítás funkció, amellyel a bemutatóba kerülő képeken a PowerPointon belül is elvégezhető ez a művelet, nem kell többé külön képszerkesztő programot használni erre a célra.

– Ugyanez elmondható a video-fájlok esetében is, amelyek elsőrendű, azaz szerkeszthető objektummá váltak a PowerPoint legújabb verziójában – mutatott rá a termékmenedzser. – Ha a felhasználó egy nagyobb videofájlnak csak egy bizonyos részét kívánja a bemutatóba illeszteni, akkor azt helyben, a készülő prezentáción belül is vághatja. A PowerPoint ráadásul a kiválasztott minőségben újra is kódolja a videofájlt, hogy az ne legyen túl nagy méretű, és effektusok alkalmazására is lehetőséget ad – a videó három dimenzióban elforgatható, átszínezhető, továbbá áttűnések, tükröződések és különféle animációs események is rendelhetők hozzá.

Az így elkészített PowerPoint 2010 prezentációk rendkívül egyszerű módon, egy URL-cím elküldésével közzétehetők, mert a címzettek megtekinthetik azt az interneten – de ez a lehetőség már túlmutat az egyéni hatékonyság keretein, és az együttműködés területére vezet.

A lap tetejére

Közös munkakörnyezet

Az információkkal végzett munka már jó ideje nem magányos foglalatosság egy vállalatnál, hanem elsősorban azt jelenti, hogy az alkalmazottak együtt dolgoznak a dokumentumokon, amelyeket elektronikus formátumban osztanak meg egymással. A korábbi verziókhoz hasonlóan éppen ezért a Microsoft Office 2010 is a csoportmunka támogatása terén szolgál a legtöbb újdonsággal.

A közös munkavégzést segítő új funkciók egyik leglátványosabb példája a Párhuzamos szerkesztés, amelynek lényege, hogy ugyanazt a Word, Excel, PowerPoint vagy OneNote fájlt egyszerre több felhasználó is megnyithatja, és azt egy időben módosíthatja.

Az egyes alkalmazásokban a felhasználók különböző módszerekkel elkülönítve dolgozhatnak egyszerre ugyanazon a fájlon. A Microsoft Word 2010 például bekezdésenként zárolja a dokumentumot, amelyet egyszerre egy felhasználó szerkeszthet. A munkatársak azt is látják, hogy a szöveg melyik részén ki dolgozik, mivel az adott bekezdésnél olvasható a nevük. Ha a vállalat Office Communications Servert is használ, akkor a nevek mellett megjelenő gomb interakcióra is lehetőséget ad: a kollégák például felhívhatják egymást IP-telefonon, és megbeszélhetik az aktuális változtatásokat.

– Alkalmazásonként eltérő, hogy ezek a változtatások miként válnak láthatóvá a dokumentumon dolgozó összes kolléga számára – mondta Nagy Levente Office üzletágvezető.

– A Wordben a közösen szerkesztett fájl mentéskor frissül. Amikor a felhasználó elmenti a gépén megnyitott dokumentumot, abban megjelennek a többiek módosításai, az általa végzett változtatások pedig kikerülnek a szerverre. Az Excel és a OneNote esetében a böngészős kliens tartalmazza ezt a funkciót, amelyben a változtatások néhány másodperces késleltetéssel késleltetéssel a fájl minden megnyitott példányában megjelennek.

Bemutató közvetítése Microsoft PowerPoint 2010 segítségével
Bemutató közvetítése Microsoft PowerPoint 2010 segítségével

A Párhuzamos szerkesztéshez szükséges szerverkomponens lehet az ingyenes SharePoint Foundation vagy maga a SharePoint Server 2010, illetve a SkyDrive is, amelyet elsősorban kisvállalatok és magánszemélyek használhatnak jól erre a célra. A Windows Live SkyDrive ugyanis tartalmazza az Office Web Alkalmazásokat, az irodai alkalmazáscsomag ingyenes szolgáltatásként elérhető változatát, amelyhez csupán egy böngészőprogram szükséges az internetre csatla- kozó PC-n.

Levéltippek

Az Office 2010 kliens még számos olyan új funkciót kínál a csoportmunka-támogatás terén, amely a Microsoft szervertermékeivel együtt használva válik igazán izgalmassá. Ezek egyike a MailTips, amely a levél elküldése előtt információkat gyűjt az Exchange Server 2010-ről a címzettekkel kapcsolatban.

– A felhasználó így előre értesülhet róla, ha a címzett például irodán kívül tartózkodik, mert szabadságra ment, betelt a postaládája, ezért nem kapja meg a küldeményeket, vagy vállalaton kívüli személy, aki a szabályzat értelmében nem kaphatja meg a postázni kívánt dokumentumot – fejtette ki az üzletágvezető. – Ezek az információk a címzett beírásakor jelennek meg annak neve mellett, így a felhasználó más címzettet választva eleve olyan személynek küldheti el a levelet, akitől választ várhat, és ezzel jelentős időveszteségtől kímélheti meg magát.

Hasonlóan érdekes újítás a Share-Point Server 2010-ben elérhető Workspace is, amely a korábbi Groove örökébe lépett, és két vonatkozásban is rendkívül hasznos lehet. A Workspace egyrészt onnan kapta nevét, hogy segítségével a felhasz- náló teljes SharePoint oldalakat vihet magával a PC-n olyankor is, amikor offline körülmények között – mondjuk repülőgépen utazva – dolgozik. Ez a munkakörnyezet ugyanakkor hálózati kapcsolat nélkül is változatlanul megőrzi a SharePoint funkcionalitását, például elérhető marad benne a dokumentumtár a különböző listákkal együtt.

– A Workspace kliens segítségével másrészt olyan kollaboratív munkaterületek hozhatók létre, amelyek peer-to-peer alapon szinkronizálódnak az egyes számítógépek között, így ehhez SharePoint Server sem szükséges – folytatta Nagy Levente. – Ezek a PC-k vállalaton kívül, más szervezeteknél is működhetnek. Sok vállalat dolgozik például ügynökségekkel, amelyekkel gyakran nagyméretű, akár száz megabájtnál is nagyobb dokumentumokat szükséges megosztania. Ilyenkor a felhasználók általában CD-re írják a dokumentumot és futárt hívnak, ami időigényes és költséges megoldás, vagy internetes fájlmegosztó szolgáltatást keresnek, amely azonban nyilvános, ezért adatbiztonság szempontjából kockázatos választás lehet. A SharePoint Workspace ezeket a gondokat megszünteti. A benne létrehozott munkaterületre az érintettek e-mail címük alapján egyszerű módon meghívhatók, és az ott közzétett dokumentum mindegyikük gépére letöltődik. A csoportmunkába bevont felhasználók arról is értesítést kapnak, ha a dokumentumon valamelyi-kük változtatott, és azonnali üzeneteket is küldhetnek egymásnak, naptárakat, listákat oszthatnak meg ugyanezen a felületen.

Távelőadás a weben

Összeállításunk előző cikkében említettük a PowerPoint 2010-ben készült prezentációk közvetítésének lehetőségét. A hasonló nevű gombra kattintva a felhasználó választható módon egy internetszolgáltatás vagy a SharePoint Server 2010 segítségével közvetlenül a bemutatókészítő alkalmazásból hálózaton keresztül egy böngészőbe vetítheti prezentációját.

Office 2010 – Tippek

Windows Live SkyDrive – az interneten ingyenesen elérhető tárterület beépítve tartalmazza az Office Web Alkalmazásokat. A Microsoft Word, Excel, PowerPoint és OneNote online változatával közvetlenül a webböngészőből is elérhetők, megtekinthetők és szerkeszthetők a dokumentumok – akár mobiltelefonról is. A Microsoft ingyenes internetes szolgáltatása azon felhasználóknak is alkalmat ad az Office 2010 kipróbálására,akik még nem telepítették az irodai alkalmazáscsomagot számítógépükre.

BPOS – az Office 2010-et kiegészítő csoportmunka-támogatás minden beruházás nélkül, havidíjas szolgáltatásként is elérhető a Microsoft Business Productivity Online Suite szolgáltatás formájában.

– A gyakorlatban ez úgy működik, hogy a bemutatót tartó felhasználó egy URL-t küld át a közönség tagjainak – világított rá az üzletágvezető. – Erre kattintva böngészőjükben megnyílik a prezentáció, és ahogyan az előadó lépteti a diákat, azok az ő gépükön is követik egymást.

A Microsoft alkalmazásai természetesen a csoportmunka formális, magas szinten szabályozott támogatásához és lebonyolításához is segítséget adnak. A Microsoft Project 2010 és Project Server 2010 is számos újdonságot kínál ezen a téren. A Project kliens az Office alkalmazásokhoz hasonlóan Szalag kezelőfelületet kapott, amely sok egyéb funkció mellett tartalmaz egy speciális projektidő-nézetet is. Szerveroldalon pedig az egyik legnagyobb újítás, hogy a Project Server 2010 immár a korábbi Microsoft Office Project Portfolio Server funkcionalitását is magában foglalja. A Project Server így a projektek megtervezése és lebonyolítása, az ezzel összefüggő elemzés és riportolás mellett a projektek priorizálásában, a rendelkezésre álló erőforrások függvényében ténylegesen megvalósítható projektek kiválasztásában is segít.

A lap tetejére

A szervezeti hatékonyság eszközei

A vállalat felépítésének és tevékenységének függvényében a szervezeti hatékonyság sokféle módon javítható. Az Office 2010 vonatkozásában ezek közül itt két olyan lehetőséget emelünk ki, amellyel a legkülönfélébb szervezetek élhetnek, illetve amelyet a vállalatok többsége eddig nem aknázott ki mélyebben. Ez a két terület az elemzés és a keresés.

Üzletiintelligencia-eszközöket számos szervezet alkalmaz, ezeket azonban jellemzően csak a felhasználók egy szűkebb körében, a vezetők számára teszi hozzáférhetővé. A keresés vonatkozásában pedig tapasztalhatjuk, hogy egyelőre nagyon kevés szervezet gondolt bele abba, milyen haszna származna abból, ha aktívan támogatná ezt a funkciót, miként nőne ezáltal a munka hatékonysága.

A BI alfája és ómegája

Az IT története elválaszthatatlanul összeforr az elemzéssel – már az első számítógépek is nagy mennyiségű adat gyors feldolgozására készültek. A vállalati informatika mindig is egyfajta döntés-előkészítő, összegző és elemző jelleggel bírt.

A döntés-előkészítő funkciókhoz, amelyek a személyi számítógépeket megelőző időkben rengeteg manuális munkát követeltek, hagyományosan csupán a felső vezetők fértek hozzá. Történeti szempontból érdekes vonulat, hogy sok informatikai elemzőeszköz napjainkig megtartotta ezt az exkluzivitást. Más szóval, nagyon bonyolult és költséges módon csupán a felhasználók elit körén belül segítik a döntések előkészítését.

– A Microsoft szerint akkor lehet igazán hatékony egy szervezet, ha a folyamatokat előbbre vivő döntéseket mindig a lehető legalacsonyabb szinten tudja meghozni – mondta Nagy Levente, a Microsoft Magyarország Office üzletágának vezetője. – Ezért a Microsoft az Office, a SharePoint és az SQL Server termékekbe építette be az adatelemzés, az üzleti intelligencia lehetőségét. Ismert az a mondás, hogy szállítótól függetlenül minden üzletiintelligencia-megoldás Excelben végződik, mert a felhasználók végül mindig rákattintanak az Exportálás gombra, hogy az adatokat átemeljék a táblázatkezelőbe, és készítsenek belőlük még néhány diagramot. Ezzel a gyakorlattal teljes mértékben egyetértünk, sőt az Office 2010 segítségével azt egy lépéssel tovább kívánjuk vinni, és azt mondjuk, hogy az üzleti intelligencia kezdődjön is az Excelben.

PowerPivot for Excel 2010: villámgyors adatszűrés a Szeletelők segítségével
PowerPivot for Excel 2010: villámgyors adatszűrés a Szeletelők segítségével
A Microsoft Excel 2010-es verziójában az egyik legizgalmasabb újdonság, hogy az elemzés lehetősége immár kiterjed az akár több száz millió sort tartalmazó adathalmazokra is. Ezt a képességet az Excelhez készült PowerPivot beépülő modul kínálja.

– A PowerPivot segítségével a felhasználók különböző háttér-adatbázisokból több száz millió rekordból álló adatmennyiséget is lekérhetnek, amelyet azután az Excelnél megszokott könnyedséggel sorba rendezhetnek és szűrhetnek – emelte ki az üzletágvezető. – Így akár nyers tranzakciós adatokat is elemezhetnek anélkül, hogy ehhez különösebb háttérrendszeri feldolgozó kapacitást kellene telepíteni. Ez azt jelenti, hogy az üzleti felhasználók önállóan is el tudják végezni az ilyen elemzéseket, nem kell minden alkalommal az IT-oldal segítségét kérniük.

Az ebből eredő hatékonyság itt nem ér véget. Az elemzések eredményét tartalmazó táblák például ugyanilyen könnyen közzétehetők a Microsoft SharePoint Serveren. Ha a vállalatnak van egy olyan adatelemző eszköze, mint a Microsoft SQL Server Analysis Services, amely a legtöbb SQL Server verziónak része, akkor az ezzel felépített adatkockát a felhasználók Excelből is elérhetik. Ezen a téren az Excel 2010 újdonsága, hogy lehetővé teszi a szűrési feltételek szabad szavas keresését. Ezeket a feltételeket eddig egyenként kellett kiválasztani a listáról, ezért aki gyakran használ Pivot táblát, az értékelni fogja ezt az újítást.

– Az Office 2010 portfólióba tartozó Microsoft SharePoint Server 2010 szintén sok új funkcióval érkezik – folytatta Nagy Levente. – Közülük kiemelkedik az Excel Services, a szolgáltatás, amellyel az Excel táblák úgy tehetők közzé a portálon, hogy mögöttük továbbra is élni fognak az adatkapcsolatok és az adatokon végzett számítások. Ezek a táblák az Excel Web App segítségével közzétételüket követően is szerkeszthetők maradnak.

A SharePoint új verziója a korábbi PerformancePoint Server képességeinek jelentős részét is tartalmazza PerformancePoint Services néven. Ez egyrészt műszerfal (dashboard) funkciókat kínál, azaz a felhasználók a fő teljesítménymutatókból (KPI-kből) scorecardokat építhetnek segítségével, és azokat megoszthatják a portálon.

A PerformancePoint Services emellett a korábbi szerver analitikai képességeit is megörökölte, így például a portálon közzétett diagramban a felhasználók leáshatnak, és megnézhetik, hogy annak egy-egy értéke milyen komponensekből tevődik össze, azaz ad hoc elemzéseket végezhetnek egy-egy fő teljesítménymutató kapcsán.

Ez a néhány kiragadott példa is jól szemlélteti, hogy a Microsoft termékei, amelyeket a vállalatok sok esetben más okból – adatbázis-kezelés, csoportmunka-támogatás, portálépítés céljából – egyébként is bevezettek, milyen átfogó és széles körben hozzáférhetővé tehető BI-funkcionalitást adnak legújabb verziójukban.

– Százmillió rekord kezelése az Excelben, adatbányászat, többdimenziós elemzési szolgáltatások – mind-mind nélkülözhetetlen technológiai feltétel a hatékony vállalati működéshez – mondta Kővári Attila független adattárház- és üzletiintelligencia-szakértő. – Az Office, SQL Server és SharePoint trió azonban ennél sokkal többet ad: annak lehetőségét, hogy a szakterületek saját maguk építsék fel döntéstámogató rendszereiket, méghozzá az általuk magabiztosan használt Excel segítségével. Az infrastruktúrát az IT adja, de az üzleti tudást igénylő elemzéseket már a szakterület készíti. Így mindenki azzal foglalkozhat, amihez a legjobban ért, és amivel legjobban hozzájárulhat a hatékonyság növeléséhez.

Információk és szakértők azonnal

Minél több dokumentumot használunk munkánk során, minél többféle módon és eszközön tároljuk azokat, újbóli megtalálásuk annál nehezebbé válik. Ha belegondolunk, hogy naponta mennyi időt töltünk ezzel, kollégáinkkal egyetemben, akkor könnyű belátni, hogy ezt a folyamatot mindenképpen érdemes a keresés funkciójával támogatni.

– Ezzel együtt a legtöbb vállalatvezető sajnos még nem ismeri fel, hogy milyen fontos a hatékony keresési architektúra kialakítása – mondta Molnár Ágnes, az L&M Solutions vezető tanácsadója. – Az adatokat, dokumentumokat nem elég tárolni, azokat a felhasználók számára elérhetővé, megtalálhatóvá kell tenni. Az adatmennyiség növekedésével ehhez a statikus navigáció egyre kevésbé elég, mind nagyobb szerepet kapnak a dinamikus, keresésalapú megoldások. A SharePoint 2010 erre is megoldást kínál: hatékony, funkciógazdag és testre szabható felhasználói felületén a vállalati portál tartalma mellett külső háttérrendszerekben tárolt adatokat is integrálhatunk a találati halmazba, sőt Windows 7 kliens alá is beépíthetjük a szerveroldali keresési funkciót.

A keresés támogatását tehát jelentősen megkönnyíti, hogy a vállalatnak ehhez sokszor nem kell új alkalmazásokat bevezetnie vagy új eszközöket beszereznie. A Microsoft termékeibe beépített keresési funkcióval a felhasználók különböző formátumú – szöveges, kép-, hang-, videó és webes – dokumentumokat egyaránt pillanatok alatt megtalálhatnak. Gyakran adódik azonban olyan helyzet is, amikor a keresett információ nem valamilyen dokumentumban, hanem valamely munkatárs fejében, ismeretanyagában található meg.

– Ezért a SharePoint legújabb verziójában található People Search funkcióval a felhasználók emberekre is kereshetnek, az általuk megadott, illetve a vállalat HR-rendszeréből származó, szakmai kompetenciákat ismertető információk, valamint az általuk létrehozott dokumentumok alapján – fejtette ki Nagy Levente. – Így a szervezeten belül pillanatok alatt megtalálható egy adott terület szakértője, aki azokat a válaszokat is meg tudja adni, amelyeket a vállalat még semmilyen formában nem rögzített.

Office 2010 – Tippek

Értékgörbe – a Microsoft Excel 2010 új szolgáltatása, a munkalap egyik cellájában megjelenő, kisméretű diagram, amellyel vizuálisan is bemutathatók az adatsorokban jelentkező trendek.

Pivot Search – szabad szavas keresési funkció a Pivot táblán belül, amellyel a találatok továbbszűrhetők, illetve a meglévők megtartása mellett újabb szűrési feltételek adhatók hozzá.

Desktop Search – a Windows Start menüjéből elérhető keresőfunkció.

Ebből is kitűnik, hogy a keresés által miként és milyen számottevő mértékben növelhető a vállalat hatékonysága. A funkció által adott támogatás azonban a FAST Search for SharePoint segítségével még hathatósabbá tehető. A FAST Search ugyanis a találati oldalon továbbszűrhetővé teszi a keresés eredményét. Így például egy kattintással megtalálható valamely dokumentum legfrissebb verziója vagy a legutolsó módosítást végző kolléga. A keresési oldalon emellett a dokumentumok előnézete is megtekinthető. A felhasználó ezáltal meggyőződhet róla, hogy biztosan azt a dokumentumot fogja letölteni, amelyre szüksége van.

A vállalat azonban még ennél is továbbmehet egy lépéssel, és keresésalapú alkalmazásokat fejleszthet a SharePointban elérhető funkciókra. Egy telefonos ügyfélszolgálaton például a betelefonáló ügyfél azonosításakor a FAST Search a különböző alkalmazásokból pillanatok alatt összegyűjtheti a vele kapcsolatos összes információt, és az ügyfélszolgálat alkalmazottja előtt teljes ügyfélképet jeleníthet meg. Ez a megoldás ráadásul rendkívül rugalmas, az újabb információforrások egyszerű indexelés által integrálhatók vele, ami nemcsak a munka, hanem a költségek terén is hatékonyságot eredményez.

A lap tetejére

Az első lépések

A Microsoft Office 2010 a korábbi verziókhoz képest egyszerűbb licenckonstrukcióban érhető el. Az eddigi nyolc vagy ennél is több helyett öt termékváltozat közül választhatnak a felhasználók.

Mennyiségi licencben összesen két változat kapható, az Office 2010 Standard és az Office 2010 Professional Plus, dobozos termékként és termékkulcs-kártya formájában pedig három – az Otthoni és diák, az Otthoni és kisvállalati, valamint a Professional változat került forgalomba. Az Office 2010 magyar nyelvű változata mennyiségi licencben június óta kapható, a dobozos és termékkulcs-kártya változatok pedig szeptember 7-én, e sorok közzétételével egy időben jelentek meg a hazai boltokban.

Mindegyik változat tartalmazza az Office Web Alkalmazások elérhetőségét (a további részleteket lásd a mellékelt táblázatban).

– Az Office 2010 Otthoni és diák verziója, teljes dobozos változata a licenc értelmében 3 darab PC-re telepíthető – emelte ki Győrffy Péter Office termékmenedzser. – A felhasználók a 2010-es verzióhoz ún. Office termékkulcs-kártyát is vásárolhatnak, amellyel az új PC-kre előre telepített irodai alkalmazáscsomagot aktiválhatják (ebben az esetben azonban az Otthoni és diákverzió licence csak egy gépre szól). Újdonság, hogy amíg a korábbi verziók esetében erre az aktiválásra a gépvásárlást követő 60 napban nyílt lehetőség, addig az Office 2010-nél eltöröltük ezt a korlátot.

Az Office 2010 fájlformátumai megegyeznek a 2007-es verzióban bevezetett formátumokkal, és a megbízható futtatáshoz szükséges hardvererőforrások tekintetében sincs változás. A mennyiségi licencet vásárló vállalatok számára további hasznos információ, hogy a Microsoft az Office 2010-hez számos eszközt biztosít, amelyekkel ellenőrizhető a régebbi verziókban létrehozott dokumentumok kompatibilitása.

– Az Office 2010-zel minden korábbi verzióban készült dokumentum megnyitható, és menteni is lehet vele az adott verziónak megfelelő módon – mondta a termékmenedzser. – A korábbi termékverziók egy kis beépülő modullal tehetők képessé az Office 2010-ben létrehozott dokumentumok megnyitására. A csoportházirendben így például az is beállítható, hogy az Office 2010 a korábbi, alapértelmezett formátumban mentse a dokumentumokat, amíg a vállalat az összes PC-n frissíti az irodai alkalmazáscsomagot.

Microsoft Office 2010 licencelés, termékverziók, különbségek
Microsoft Office 2010 licencelés, termékverziók, különbségek

A lap tetejére