Innovatív eszköztár cégvezetőknek
– hogy a valóban fontos feladatokra összpontosíthassak

Cégvezetőként az a legfontosabb feladatom, hogy a vállalkozásomat nyereségesen működtessem. Korábban úgy gondoltam, hogy minden vállalati erőforrást megfelelően kihasználok, ám az eredményeink – különösen az elmúlt években megváltozott gazdasági helyzetben – nem mindig úgy alakultak, ahogy terveztem. A problémákat nem csak az árbevétel változása, de az elmulasztott találkozók, későn leadott árajánlatok, ügyfélpanaszok és egyre gyakrabban becsúszó, félig befejezett projektek is jelezték. Hamar rádöbbentem: ahhoz hogy megnyugtató megoldásokat találjak a nehézségekre, elsőként a saját időmet kell hatékonyabban beosztanom, de azt még nem tudtam, hogy hogyan.

Partnereimtől hallottam az Office 2010 programcsomagról, illetve arról, hogy annak különböző alkalmazásai képesek megkönnyíteni egy cégvezető életét. Most, négy hónappal az átállás után nekem már egyértelmű, hogy a korábban használt csomaghoz képest az Office 2010 egy komplett, innovatív kisvállalati megoldásrendszerré változott, és a használata messze túlmutat egy egyszerű irodai programcsomag lehetőségein. És hogy mit jelent nekem ez a mindennapokban?

Pót-titkárnő – innovatív munkaszervezés

A megbeszéléseinket és a közös eszközeink foglalását korábban a titkárnőnk szervezte, többkörös egyeztetések árán, a munkaidejének felét ezzel töltve. Ma már az érintett kollégák néhány perc alatt megszervezik a megbeszéléseket egymás közt az Outlook naptáron keresztül. Mivel mindenki vezeti a saját elektronikus naptárját, amit meg is osztanak egymással, már nincs szükség harmadik személyre a szervezéshez. Ezen túlmenően a naptáron keresztül lehetőségünk van a vállalati erőforrások –projektor, céges autó– fogalására is, így nincs többé vita, ki mikor szeretné használni ezeket az eszközöket. Ami külön öröm, hogy a titkárnőnket hasznosabb feladatok elvégzésével bízhatom meg, így ő is jobban kiveheti a részét a mindennapos üzleti feladatokból.

Hatékony feladatkiosztás

A futó projektjeink részfeladataihoz kapcsolt határidőket és felelősöket például ma már az Outlook 2010-ben tartjuk nyilván, amelyet a megosztási lehetőségnek köszönhetően minden érintett lát. Így mindenki mindig pontosan tudja, hogy a csapat éppen melyik projekten dolgozik, és ki hol tart a kiosztott feladatokban. Nekem ez azt is jelenti, hogy egyetlen kattintással meggyőződhetek arról, hogy a határidőket betartjuk, és nem veszítünk üzletet csak azért, mert nem tudja a bal kéz, hogy mit csinál a jobb. Ráadásul a feladatkiosztás, és az egyeztetések is percek alatt megvannak, a régi, órákig tartó telefonálgatások, egyeztetések helyett. Ennek a pozitív hatásait a már kollégáim is észrevették.

Átlátható értékesítési folyamatok

Ugyanakkor cégvezetőként nekem az értékesítés átláthatóságának és hatékonyságának változása volt a legfontosabb eredmény. Míg korábban öt-hat különböző helyről kellett összevadásznom az ügyfeleinkre vonatkozó fontos információkat, ma már az Outlook beszélgetés nézetében követem hogy éppen hol tart az egy-egy ügyfelünkkel folytatott levelezés, a Business Contact Manager for Outlook alkalmazással pedig a kapcsolattartók nevét, a kiadott árajánlatokat is áttekinthetem. Ugyanitt ellenőrizhetem az elküldött marketing anyagokat és figyelhetem a kampányaink alakulását. Az Excel 2010 legújabb funkcióival – például a cellákba szúrható értékgörbékkel, feltételes formázással – pedig egy pillantással látom, hogy melyik ügyfelünknél, hogyan alakulnak a forgalmi adatok. Így gyorsan tudok döntést hozni és azonnal be tudok avatkozni, ha valahol negatív változást látok.

Az új Office 2010 nem csak a korábbi működésünk gyenge pontjaira mutatott rá, hanem megoldást is nyújtott ezek megerősítéséhez – átállási nehézségek és hosszas betanulás nélkül. A váltás hatásai pedig az én munkám hatékonyságán és a cégünk üzleti teljesítményén is jól látszanak.

Kapcsolódó bemutatók

Az esettanulmányok kitalált történetek.