4-page Case Study - Posted 9/19/2013
Views: 49
Rate This Evidence:

Cegeka

Microsoft Lync améliore la collaboration au sein de Cegeka

Synopsis
Pays: international
Secteur: IT

Défi
Les collaborateurs de Cegeka voulaient communiquer plus efficacement les uns avec les autres. Dans un premier temps, ils ont utilisé MSN et Skype. Étant donné que ces initiatives n’étaient ni coordonnées ni intégrées, des îlots de communication séparés sont apparus…

Solution
Cegeka a décidé d’installer Microsoft Lync comme plate-forme logicielle centrale pour toute communication. Les collaborateurs de Flandre l’ont adopté en premier. C’est ensuite au tour des collègues de Roumanie, Pologne et Pays-Bas et, enfin aux collaborateurs de Wallonie et du Luxembourg (NSI, Amster et Multidata).

Avantages
  • Tout en un: chat, e-mail, téléphonie, audioconférence, vidéoconférence
  • Accessibilité efficace grâce au statut de présence
  • Liste d’adresses centrale pour toutes les filiales
  • Meilleure communication avec les collègues et les clients
  • Intégration parfaite à d’autres technologies Microsoft
  • Gains de temps et économies
  • Travail en toute flexibilité
  • Disponibilité optimale avec Metropolitan Site Resiliency

Microsoft Lync améliore la collaboration au sein de Cegeka 

*
* Depuis que nous utilisons Lync, nous organisons beaucoup plus de réunions à distance de manière à perdre moins de temps et d’argent avec les déplacements. *

Luc Greefs
Director Shared Technology & Infrastructure Delivery
Cegeka

*
Cegeka, fournisseur de services ICT, a adopté la communication intégrée avec Microsoft Lync. À terme, les 2100 collaborateurs de l’entreprise communiqueront entre eux, avec les fournisseurs et avec les clients par le biais de ce logiciel central.

« Lync rassemble toutes les possibilités de chat, e-mail, téléphonie, audioconférence et vidéoconférence », explique Luc Greefs, Director Shared Technology & Infrastructure Delivery chez Cegeka. « Nous utilisons souvent plusieurs fonctions simultanément ; on peut, par exemple, partager un document tout en transmettant une URL ou en envoyant un message par la messagerie instantanée. Il est très simple de passer d’un moyen de communication à un autre. Ainsi, lorsque vous êtes au téléphone, il est possible d’inviter quelqu’un à se joindre à la conversation de manière à transformer l’appel en téléconférence, voire en vidéoconférence. Depuis que nous utilisons Lync, nous organisons beaucoup plus de réunions à distance de manière à perdre moins de temps et d’argent avec les déplacements. Dans nos invitations de conférence, nous pouvons déjà joindre un lien vers la conférence. Il ne reste plus alors au destinataire de cliquer pour participer à la réunion. Par ailleurs, nous ne devons plus investir dans des téléphones classiques, tout bénéfice pour notre budget et pour l’environnement. Tout le monde a pu choisir sa manière de téléphoner : oreillette, dispositif USB, casque ou ordinateur portable, tout simplement. »

Économies et efficacité accrue
S’il est vrai que Cegeka gagne du temps et de l’argent avec Lync, le principal avantage de cette solution réside toutefois dans une plus grande efficacité. « Aujourd’hui, les contacts et les questions entre collègues sont beaucoup plus rapides et nettement plus simples », confirme Benny Weymans, responsable du projet. « Grâce au statut de présence il est possible de voir immédiatement si un collègue est disponible et via quel canal. Il est aussi possible de définir une alerte de manière à être automatiquement prévenu quand le statut de votre contact repasse à ‘disponible’. »

Le déploiement de Lync chez Cegeka est intervenu en parallèle à l’augmentation du nombre de sites à l’étranger. « Lync facilite les contacts avec les collègues à l’étranger », explique Luc Greefs. « Grâce à la petite photo placée à côté du nom, la communication est devenue beaucoup plus personnelle. Vous voyez ainsi votre interlocuteur, ce qui est bien plus agréable. C’est la raison pour laquelle nous prenons toujours une photo de chaque nouveau collaborateur. Au sein d’une entreprise comme la nôtre, il nous arrive parfois de rencontrer des collègues pour la première fois chez des clients où nous collaborons sur un projet. Dans ce cas aussi, c’est un avantage de savoir directement qui est qui… Pour la communication avec les clients, partenaires et fournisseurs, nous pouvons créer des « fédérations » dans Lync, le cas échéant pour la durée d’un projet. »

*
* L’amélioration de notre communication nous permettra en pratique d’intégrer plus rapidement les entreprises reprises dans notre organisation et notre culture d’entreprise. *

Luc Greefs
Director Shared Technology & Infrastructure Delivery
Cegeka

*
Le nouveau monde du travail

Cegeka estime que Lync s’intègre aussi au nouveau monde du travail. « Nous encourageons nos collaborateurs à travailler au moins une fois par semaine à domicile », poursuit Luc Greefs. « C’est un choix stratégique, car notre entreprise affiche une forte croissance, mais nous ne voulons pas à chaque fois investir dans de nouveaux bureaux. Par le passé, la communication constituait parfois une pierre d’achoppement au travail à domicile. Nous disposons désormais des mêmes fonctions à toute heure et en tout lieu via une connexion internet. De cette manière, nous évoluons vers une entreprise avec des postes de travail flexibles. »

Cegeka est passée à Microsoft Lync lorsqu’elle a remarqué que ses collaborateurs avaient besoin d’une manière plus rapide et plus efficace de communiquer entre eux. « Un grand nombre ont d’ailleurs pris l’initiative d’utiliser des outils tels que MSN et Skype » ; souligne Benny Weymans. « Chaque collaborateur avait même commencé à créer ses contacts en l’absence de tout lien avec notre Active Directory. Petit à petit, nous avons vu apparaître de petits îlots de communication séparés. Étant donné que nous sommes orientés Microsoft pour nos applications de productivité au sein de notre entreprise, nous avons opté pour Microsoft Lync. De cette manière, nous pouvons parfaitement intégrer la technologie à notre logiciel Microsoft. »

En septembre 2012, tous les collaborateurs de Cegeka de Flandre ont utilisé Microsoft Lync. Les sites de Roumanie, de Pologne et des Pays-Bas lui ont emboîté le pas et nos collègues de NSI ferment la marche. Les filiales ont été intégrées à Lync au niveau de l’Active Directory. Luc Greefs : « Quand nous reprendrons encore de nouvelles entreprises, nous les intégrerons également à notre nouvelle plate-forme de communication. L’amélioration de notre communication nous permettra en pratique d’intégrer plus rapidement les entreprises reprises dans notre organisation et notre culture d’entreprise.»

Central téléphonique superflu
Au cours d’une première phase, Cegeka n’a utilise que les fonctions de base de Lync, mais l’entreprise entend exploiter pleinement la technologie à terme. Benny Weymans : « Pour le centre de contacts, nous avons intégré notre centrale téléphonique sur IP d’Avaya à une passerelle vers Lync. À terme, nous rechercherons encore une solution de remplacement de sorte que le central téléphonique ne soit plus nécessaire. »

Comme toutes les communications empruntent Lync, il est bien évidemment crucial que cet environnement soit toujours disponible. « C’est pourquoi nous avons tout dédoublé dans une architecture Metropolitan Site Resilience », poursuit Luc Greefs. « Nous avons l’avantage de pouvoir utiliser notre propre infrastructure dans les centres de données de Hasselt et de Louvain, de sorte que nous sommes certains d’avoir une disponibilité optimale. Nous testons aussi régulièrement notre plan de reprise après sinistre. »

*
* Aujourd’hui, les contacts et les questions entre collègues sont beaucoup plus rapides et nettement plus simples. *

Benny Weymans
*
Respect d’une certaine « étiquette »

Les premiers échos des utilisateurs de la nouvelle plate-forme de communication chez Cegeka sont d’ores et déjà positifs. « Dans un premier temps, nous avons désigné des « key users » dans tous les départements et le cercle des utilisateurs s’est ensuite élargi progressivement », explique Benny Weymans. « La réaction a été très rapide et tout le monde voulait adopter la nouvelle solution. Nos développeurs utilisent ainsi désormais Lync pour des sessions virtuelles de scrum. Parmi les autres fonctions souvent utilisées figurent le partage d’écrans et les présentations à distance. »

Afin de faciliter le passage, Cegeka a dispensé des formations aux utilisateurs. « Nous nous sommes aussi penchés sur l’« étiquette » de l’utilisation de Lync », indique Luc Greefs. « Elle a son importance, car le but n’est pas de déranger vos collègues en permanence comme ils sont toujours joignables. C’est pourquoi nous avons placé un guide de bonnes pratiques de Lync sur le portail de l’entreprise. »
Solution Overview



Organization Size: 1650 employees

Organization Profile
Forte de ses 2 100 collaborateurs, l’entreprise TIC Cegeka, dont le siège central est établi en Belgique, a réalisé un chiffre d’affaires de 214,35 millions d’euros en 2012. Cegeka a plusieurs filiales en Belgique, mais également à l’international (Pays-Bas, Luxembourg, Pologne et Roumanie). Par ailleurs, Cegeka possède ses propres centres de données à Hasselt, Louvain et Veenendaal (Pays-Bas).

Business Situation
Different locations in Belgium & abroad. Improve collaboration

Solution
Microsoft Lync

Benefits
Better accessability, all in 1 solution, Centralization of contacts, cost efficiency, flexible work

Software and Services
Lync Online

Vertical Industries
Communications and Network Service Providers

Country/Region
Belgium

Business Need
Unified Communications

IT Issue
Cloud Services

Languages
French

Partner(s)
Cegeka

RSS