2 page Case Study - Posted 3/19/2013
Views: 47
Rate This Evidence:

CREAM Real Estate, s. r. o.

Microsoft Dynamics AX pomohl CREAM Real Estate s pohledávkami, firmě se zaplatil za 6 měsíců

Společnost CREAM Real Estate spravuje více jak 300 pozemků a 120 komerčních, rezidenčních, logistických a průmyslových nemovitostí s 525 435 m2 pronajímatelných ploch ve vlastnictví CREAM uzavřeného investičního fondu. Nemovitostní aktiva skupiny CREAM jsou ve výši několika miliard korun. Nemovitosti firma spravuje pomocí specializovaného CAFM řešení provázaného s document management systémem (DMS). Pro zajištění finanční a procesní stránky chodu firmy si vedení zvolilo Microsoft Dynamics AX, který se CREAM Real Estate zaplatil již během prvních šesti měsíců.

Situace

Na začátku byla konsolidace firem v rámci skupiny
Společnost CREAM Real Estate (dříve Uni reality) je součástí skupiny firem ve vlastnictví CREAM uzavřeného investičního fondu, který se zaměřuje na investice na realitním trhu. Fond v současné době vlastní na 120 nemovitostí a více jak 300 pozemků v celé České republice. CREAM Real Estate se během pěti let stal jedinou servisní organizací Fondu pro oblast facility managementu a postupně přebral agendu celkem 15 společností. Ty Fond akvíroval spolu s jednotlivými nemovitostmi. Proces konsolidace správy nemovitostí do jediné firmy započal již v roce 2006. Tehdy každá z 15 společností využívala vlastní účetní systém, měla nastaveny vlastní procesy i systém vedení dokumentace k spravovaným nemovitostem a mezi jednotlivými firmami neexistoval žádný jednotný systém výměny dat. Účetní uzávěrka za celou skupinu probíhala pomocí manuální konsolidace účetních výstupů jednotlivých subjektů. To s sebou samozřejmě neslo zbytečné vícenáklady, které se Fond rozhodl vyřešit konsolidací všech firem pod jednu servisní organizaci. V rámci tohoto strategického kroku bylo také rozhodnuto o nasazení jednotného podnikového informačního systému i profesionálního systému pro facility management za účelem maximálního zefektivnění chodu firmy i za účelem sjednocení všech procesů.

Řešení

Firma se rozhodla využít pro všechny informační systémy jednotnou platformu. S ohledem na fakt, že zvolené CAFM řešení i DMS využívaly platformu Windows Server/SQL Server, vyžadovala, aby i ERP systém byl postaven na této platformě a zároveň aby byl mezinárodní a podporoval jak účtování podle národních standardů, tak podle IFRS. Proto si zvolila Microsoft Dynamics AX, který jediný plně reflektoval všechny její požadavky.

Microsoft Dynamics AX byl pro firmu jedinou volbou
Jako první začal CREAM Real Estate hledat kvalitní specializované řešení pro CAFM (Computer Aided Facility Management), které umí vizualizovat CAD výkresy jednotlivých budov a výkresy propojit s informacemi o pronajímatelných prostorách, vytěžit z nich informace o technologických celcích včetně souvisejících provozních nákladů (související faktury a objednávky) apod. Firma zpočátku hledala velké nadnárodní řešení, ale žádné z těchto řešení nenabízelo českou jazykovou mutaci, což pro českou firmu s českými zaměstnanci byla překážka. CREAM Real Estate se proto nakonec obrátil na českou společnost Alstanet a její řešení Alstanet Facility Management (AFM) vybudované na platformě společnosti Microsoft. Stejně tak i document management systém (DMS), který si firma zvolila, využíval platformu společnosti Microsoft. Když proto CREAM Real Estate začal vybírat podnikový informační systém, bylo rozhodnuto, že musí být z důvodu efektivnější správy a údržby IT infrastruktury na stejné platformě. Firma zároveň hledala mezinárodní systém, který by jí případně umožnil v budoucnu expandovat do zahraničí a který je zároveň schopný poskytovat auditovatelné účetní výkazy jak podle lokální legislativy, tak podle IFRS, a který je od důvěryhodného dodavatele, u kterého je zajištěna garance budoucí podpory i rozvoje systému. Jediným výrobcem, který byl schopen splnit všechny požadavky firmy, byl Microsoft. CREAM Real Estate proto vypsala interní výběrové řízení na podnikový informační systém od Microsoftu, do kterého se přihlásilo hned několik certifikovaných partnerů společnosti Microsoft. Nakonec si firma zvolila Microsoft Dynamics AX a partnera ze stejného regionu, který jí vyhovoval nejvíce.

Implementaci převzal jiný partner
V průběhu implementace se však ukázalo, že daný partner neměl dostatečné zkušenosti v oblasti facility managementu a nedokázal si také efektivně poradit s vnitropolitickými problémy, které konsolidaci tak velkého množství různorodých firem s původně různými vlastníky provázejí. Společnost CREAM Real Estate se proto obrátila na druhého partnera v pořadí, společnost AutoCont. Ten si musel nejprve poradit s personální částí celé implementace a získat na svou stranu budoucí uživatele nového systému. To se AutoContu nakonec skutečně povedlo, takže po technické a procesní stránce už nebyl problém implementaci úspěšně dokončit. CREAM Real Estate proto mohl od 1. ledna 2011 spolu s novým hospodářským rokem také kompletně přejít na nový systém.

Přínosy

Microsoft Dynamics AX plně automatizoval řízení pohledávek
Microsoft Dynamics AX přinášel do chodu firmy celou řadu velice podstatných novinek. Jako takový měl primárně na starosti finanční řízení podniku a automatizaci některých klíčových procesů. Součástí implementace také bylo úzké provázání s Alstanet Facility Management (AFM) předávající Microsoft Dynamics AX důležitá data např. o nájemnících a jejich pronajatých prostorách, provozních nákladech technologických celků jednotlivých budov, o schválených přijatých fakturách od pronajímatelů nebo dodavatelů služeb týkajících se jednotlivých prostor a naopak z něj čerpá informace např. seznam dodavatelů či odběratelů. Právě automatizované řízení pohledávek se stalo vůbec největší devizou Microsoft Dynamics AX. To funguje u všech typů nemovitostí – průmyslových, komerčních, logistických i rezidenčních. 3 dny po splatnosti faktury systém automaticky odešle dlužníkovi informativní SMS a zároveň informuje příslušného obchodníka o vzniku pohledávky. 7 dní po splatnosti Microsoft Dynamics AX vygeneruje personalizovaný e-mail obsahující všechny údaje potřebné pro provedení platby a odešle ho příslušnému zákazníkovi. Stejně tak je informován i obchodník. 14 dnů po splatnosti faktury je vygenerována písemná upomínka, kterou podatelna vloží do obálky a odešle poštou. 21 dní po splatnosti je pak vygenerována výpověď a pohledávka je na základě nájemní smlouvy v účetnictví automaticky započtena s příslušnou kaucí. Firma navíc motivuje obchodníky k tomu, aby se zajímali o platební morálku svých zákazníků. Každý obchodník přímo v Microsoft Dynamics AX vidí informaci o celkovém stavu pohledávek po splatnosti jeho zákazníků a na jejich platební morálku má navázánu i část své vlastní odměny. Je tak motivován k tomu, aby jednak vybíral důvěryhodné nájemníky a jednak proaktivně řešil případný vznik pohledávek po splatnosti. Podobný systém přitom firma v minulosti, kdy byly faktury i platby párovány ručně či za použití lokálního účetního software v rámci každé jedné firmy ve skupině, nemohla vůbec použít. Data o platbách totiž byly neaktuální a faktury bývaly často ručně zaúčtovávány až s několikadenním zpožděním, vždy v jednotlivých dávkách. Jen díky přechodu na účtování v reálném čase a využití automatizovaného systému správy pohledávek se investice do Microsoft Dynamics AX vrátila firmě během prvních šesti měsíců od jeho nasazení.

Microsoft Dynamics AX usnadnil firmě stát se obchodníkem s energiemi
To však nebyl jediný přínos. V dalším kroku se firma rozhodla vstoupit na trh s energiemi. To bylo díky vzájemně propojenému informačnímu systému Microsoft Dynamics AX, AFM a DMS, který firmě dal okamžitý a detailní přehled o každé jedné pronajímatelné ploše i o spotřebě energií u jednotlivých objektů, relativně snadné. To, že se firma stala obchodníkem s energiemi, jí umožnilo zajistit dodávky energií do všech svých objektů svépomocí a začít o energiích účtovat na měsíční bázi dle skutečné spotřeby. Oproti situaci, kdy firma musela náklady na energie přeúčtovávat distribuční společnosti a řešit platbu ve formě záloh tak odpadla jednak část náročné administrativy u nájmů ukončovaných/zahájených v průběhu roku a jednak došlo k dalšímu vylepšení cashflow a snížení rizika vzniku nesplacených pohledávek převyšujících jistinu složenou nájemníkem.

Firma si nad Dynamics AX vyvinula během pár desítek hodin i vlastní řešení
S ohledem na úzkou provázanost klíčových firemních procesů se všemi třemi informačními systémy se vedení rozhodlo vyvinout vlastní aplikaci, která by poskytla jednotlivým uživatelům – hlavně členům vedení a obchodníkům – okamžitý a rychlý přehled o údajích, které je z každého ze systémů nejvíce zajímají. Právě díky tomu, že se firma v minulosti rozhodla pro všechny tři systémy využít identickou platformu Microsoft Windows Server/SQL Server byl vývoj takového nástroje velice jednoduchý. Díky otevřenosti systému Microsoft Dynamics AX a využití standardní databázové technologie Microsoft SQL Server mohla firma takový systém vyvinout čistě svépomocí, bez nutnosti asistence implementačního partnera. Programátoři se pro vývoj aplikace nazvané e-commerce rozhodli využít platformu PHP a MySQL, kterou dobře znali a která je systémem Microsoft Windows Server 2008 plně podporována. Vývoj první verze trval pouhých 40 člověkohodin. Desítky uživatelů ve firmě tak mohli s e-commerce i s daty ze všech třech systémů začít pracovat již krátce po nasazení Microsoft Dynamics AX a dnes je právě e-commerce tou aplikací, na kterou se tito uživatelé obracejí nejdříve.

Hlavní přínosy řešení:

  • Zaúčtovávání všech faktur v reálném čase
  • Neustálý okamžitý přehled o finanční situaci podniku
  • Automatizace systému správy pohledávek
  • Výrazné vylepšení cashflow z důvodu eliminace pohledávek po splatnosti převyšujících kauci od nájemníků
  • Podpora dalšího rozvoje firmy a jejích nových činností jako např. obchodníka s energiemi
  • Výrazné zkrácení přípravy konsolidovaných finančních výsledků za všechny nemovitosti ve skupině spravované Fondem
  • Firma je připravena na eventuální vstup na zahraniční trhy
Solution Overview



Organization Size: 50 employees

Software and Services
Microsoft Dynamics AX

Vertical Industries
Other Services

Country/Region
Czech Republic

Languages
Czech

Partner(s)
AutoCont CZ a.s.

RSS