4-page Case Study - Posted 3/30/2012
Views: 266
Rate This Evidence:

Polska Kancelaria Brokerska Sp. z o.o.

Polska Kancelaria Brokerska z Microsoft Dynamics CRM Online

*
* Naszym celem nie jest pośrednictwo w sprzedaży ubezpieczeń, lecz optymalne doradztwo, pozwalające na indywidualne konstruowanie programu ubezpieczeniowego dla naszych klientów, który zapewnia minimalizację ryzyk i wspieranie procesu sprzedaży u naszych partnerów *

Paweł Janczak
Prezes Zarządu, Polska Kancelaria Brokerska

*

Polska Kancelaria Brokerska Sp. z o.o. wybrała Microsoft Dynamics CRM Online, aby usprawnić obsługę dynamicznie rosnącej liczby klientów i zapewnić im najwyższy standard spersonalizowanych usług.

Wprowadzenie
Polska Kancelaria Brokerska Sp. z o.o. działa na polskim rynku ubezpieczeń od 1994 roku. Wieloletnie doświadczenie i dogłębna znajomość rynku ubezpieczeń sprawia, że firma plasuje się w polskiej czołówce przedsiębiorstw, zajmujących się doradztwem ubezpieczeniowym.

Kancelaria specjalizuje się w zarządzaniu ryzykiem z uwzględnieniem instrumentów ubezpieczeniowych. Oferuje usługi z zakresu doradztwa, planowania i analiz w zakresie prowadzonej działalności, profesjonalne szkolenia, a także bieżący nadzór nad zawartymi umowami ubezpieczenia, negocjacje najkorzystniejszych warunków oraz pomoc w procesie likwidacji szkód (w tym doradztwo prawne).

Kancelaria buduje swój sukces na eksperckiej wiedzy i zaufaniu klientów. Strategia działania firmy oparta jest na długoletniej współpracy z ubezpieczycielami i partnerami. Dlatego też, dane klientów oraz historia ich kontaktów z firmą są niezwykle ważnym zasobem. Kancelaria poszukiwała rozwiązania, które ułatwiłoby sprawne zarządzanie tymi danymi i pozwoliło oferować klientom jeszcze wyższy poziom usług.

Wyzwanie
Polska Kancelaria Brokerska cieszy się silną pozycją na rynku polskim, co przekłada się na stale rosnącą liczbę klientów. Firmie zależy na utrzymaniu, a nawet przyspieszeniu tempa wzrostu, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu świadczonych usług.

Rozwiązania, z których korzystała Kancelaria przed wdrożeniem: baza Access oraz arkusze Excel, w pewnym momencie okazały się niewystarczające. Firma poszukiwała narzędzi, które uwolniłyby jej pracowników od rutynowej, powtarzalnej pracy ograniczającej ich produktywność i pozwoliły im poświęcać więcej czasu na kontakty z klientami, a także na lepsze dopasowanie proponowanych usług do ich indywidualnych potrzeb oraz aktywną sprzedaż.

„Poszukiwaliśmy systemu, który usprawniłby obszar sprzedaży naszych usług i produktów, usystematyzował kampanie marketingowe poprzez odpowiednie rozróżnienie klientów pod kątem ich potrzeb oraz podniósł jakość obsługi klientów. W tym obszarze zależało nam szczególnie na przyspieszeniu procesu likwidacji szkód oraz integracji nowego systemu z równolegle wprowadzoną aplikacją WWW. Wykorzystano do tego technologię ASP.NET, pozwalającą naszym klientom na bieżący wgląd w sprawy dotyczące ich ubezpieczeń.” – mówi Anna Popków, Doradca Klienta Biznesowego, Polska Kancelaria Brokerska.

Rozwiązanie
Aby sprostać wszystkim tym wymaganiom firma potrzebowała wszechstronnego rozwiązania, integrującego najważniejsze obszary jej działania w jednym systemie, który za pomocą urządzeń mobilnych byłby dostępny także poza biurem. Elastyczność, skalowalność i możliwość przystosowania systemu do konkretnych potrzeb firmy przesądziły o wyborze platformy Microsoft Dynamics CRM 2011 Online, wzbogaconej panelem WWW wykonanym w technologii ASP.NET.

Zarząd Kancelarii zdecydował się na współpracę z SaaS Solutions Sp. z o.o. z uwagi na nieszablonowy, a zarazem partnerski sposób podejścia do współpracy z klientem i realizacji celów wdrożenia. Firma została też polecona bezpośrednio przez Microsoft Dynamics jako partner wdrożeniowy specjalizujący się w rozwiązaniach opartych na technologii cloud computing.

Eksperci z SaaS Solutions, oprócz oczywistych zmian, związanych ze specyficznymi potrzebami branży w kwestii ewidencji danych (dodanie nowych pól itp.), zaimplementowali również rozbudowane przepływy pracy i zaawansowany system powiadomień. Partner wdrożenia opracował także szereg funkcjonalności odpowiadających na szczególne potrzeby organizacji w tym m.in. aplikacje pozwalające usystematyzować procesy sprzedaży i obsługi klienta.

„Rok poszukiwań, wiele miesięcy testów, spotkań z dostawcami rozwiązań – poświęciliśmy dużo czasu, aby dokonać wyboru właściwego systemu CRM. Ostatecznie nasz wybór padł na Microsoft Dynamics CRM w technologii cloud computing. Implementacji dokonała firma SaaS Solutions, która wdrożyła szereg funkcjonalności, pozwalających na lepszą obsługę naszych klientów i integrację z naszymi systemami. Implementacja rozwiązania zajęła 4 miesiące.”– mówi Paweł Janczak, Prezes Zarządu, Polska Kancelaria Brokerska.

Wpływ na tempo implementacji miał model rozwiązania – cloud computing – oraz opracowana przez Microsoft, zapewniająca najlepsze efekty metodologia Sure Step, według której wdrożenie zostało przeprowadzone.

*
* Wykorzystując CRM Online osiągnęliśmy już takie cele jak wzrost satysfakcji klienta oraz uporządkowanie pracy w naszej Kancelarii. Chcemy dalej osiągać takie efekty, jak
m. in. wzrost wydajności pracy o 30%, skrócenie czasu ofertowania o 50%, zwiększenie przełożenia szans sprzedaży na faktyczną sprzedaż o 30%, wzrost zyskowności poprzez selekcję klientów nierentownych oraz dalsze podnoszenie poziomu zadowolenia naszych klientów.
*

Paweł Janczak
Prezes Zarządu, Polska Kancelaria Brokerska

*
Jak to działa?

Microsoft Dynamics CRM Online został wdrożony z myślą o wspieraniu takich procesów jak obsługa klienta, sprzedaż i marketing. Polska Kancelaria Brokerska postawiła przed systemem znacznie więcej zadań. Aplikacja jest podstawą efektywnej współpracy z ubezpieczycielami i integruje działalność całej firmy. Dzięki Microsoft Dynamics CRM Online księgowość, sprzedaż, likwidacja szkód, ofertowanie, prognozy i rozliczanie pracowników odbywają się za pomocą jednego narzędzia.

W stałym kontakcie z otoczeniem
W samej Kancelarii z rozwiązania korzystają użytkownicy w departamentach: sprzedaży, zarządu, zarządzania ryzykiem, likwidacji szkód. Jednak poprzez aplikację ASP.NET, wgląd do systemu ma też ok. 2000 klientów firmy, dzięki czemu mogą oni na bieżąco sprawdzać wysokość swoich rachunków ubezpieczeniowych i wartość polis oraz śledzić proces wypłaty odszkodowań.

Moduł dedykowany wspiera Kancelarię we współpracy z firmami i towarzystwami ubezpieczeniowymi. Aplikacja ewidencjonuje dane o polisach, przedmiotach ubezpieczeń, szkodach i procesach ich likwidacji, a także automatyzuje proces rozliczania się z ubezpieczycielami oraz naliczanie prowizji dla handlowców. Automatyzacja licznych formalności wpływa też na przyspieszenie wypłat odszkodowań.

Zaawansowana analityka
Chcąc zwiększyć efektywność swoich działań, Kancelaria potrzebowała narzędzi, które wsparłyby ją w ocenie poszczególnych procesów i pomogły ukierunkować priorytety i dalsze plany firmy.

System pozwala monitorować czynności i zadania wykonywane przez poszczególnych pracowników oraz analizować je, poprzez określanie efektywności finansowej z obsługi zdefiniowanej liczby klientów.

Oprogramowanie umożliwia też ocenę wartości klientów poprzez zestawienie danych na temat czasu i nakładów pracy im poświęconych, w stosunku do nabytych przez nich usług i wysokości uzyskanych prowizji.

Narzędzia analityczne pomagają również prognozować sprzedaż, zainteresowanie klientów nowymi produktami oraz wyznaczać cele leżące u podstaw strategii firmy. Aplikacje do analityki celów pozwalają przeprowadzać symulacje różnych scenariuszy działań i ich efektów na podstawie wcześniej zgromadzonych danych. Dzięki temu, zanim firma podejmie jakiekolwiek kroki, jej zarząd może porównać różne warianty działania i wybrać najkorzystniejszy. Co więcej, taka analiza sprawia, że kluczowe decyzje obarczone są mniejszym ryzykiem.

Zarządzanie przez cele
Platforma, dostarczając narzędzi automatyzujących rutynowe czynności oraz umożliwiających kontrolę nad zdefiniowanymi zadaniami, wspiera pracowników w realizacji priorytetów firmy. Poszczególne zadania przyporządkowane konkretnym pracownikom mają przypisane rangi, określone na podstawie szczegółowych analiz, które jasno sygnalizują brokerom, które zadania mają status priorytetu.

System pomaga zorganizować pracę w taki sposób, aby poszczególne zadania miały formę zamkniętych całości. Liczne badania potwierdzają, że taki sposób organizacji pracy poprawia wydajność i zaangażowanie pracowników. Kierowanie firmą poprzez zarządzanie projektami pozwala też lepiej kontrolować efekty poszczególnych działań i oceniać ich opłacalność.

Przemyślana sprzedaż
Moduł sprzedaży pomaga pracownikom Kancelarii zarówno w samym procesie sprzedaży, jak i w planowaniu działań handlowych, a także wolumenu oraz celów sprzedażowych. Aplikacja wspiera pracowników w dokumentacji współpracy i korespondencji z klientami, a także w dotrzymywaniu terminów, co znacząco wpływa na stopień ich zadowolenia i chęć podtrzymania współpracy.

Marketing oparty na wiedzy
Aplikacja wyposażona jest w mechanizmy segmentacji bazy klientów według dowolnego kryterium. Dzięki temu można wysortować z listy grupy klientów o zbliżonych cechach i na ich podstawie wybrać i zaproponować im najlepsze rozwiązania, tym samym zwiększając skuteczność działań promocyjnych i szanse sprzedaży. Usystematyzowanie kampanii marketingowych umożliwia też lepszy wgląd w ich skuteczność. Na podstawie danych dotyczących efektywności poszczególnych akcji promocyjnych, można stale ulepszać stosowane narzędzia marketingowe.

Dbałość o relacje
Obsługa klienta na najwyższym możliwym poziomie to absolutny priorytet Kancelarii. Oprogramowanie firmy Microsoft pozwala zautomatyzować wiele rutynowych, czasochłonnych czynności, w efekcie czego pracownicy mogą poświęcić więcej czasu na rozwijanie relacji z klientami, poznanie ich potrzeb, dopasowanie ofert do ich indywidualnych wymagań, omówienie warunków umów i wiele innych, bardziej produktywnych aktywności.

„Moduł obsługi flot pojazdów usprawnił obsługę i umożliwił przekazanie znacznej części prac schematycznych pod kontrolę systemu informatycznego. Teraz dużo więcej czasu mogę poświęcić na negocjacje, kontakt z klientem i bardziej transparentną prezentację danych.” – mówi Anita Stasiów, Doradca Klienta Biznesowego, Polska Kancelaria Brokerska.

Korzyści biznesowe
Decydując się na wdrożenie Microsoft Dynamics CRM Online, Polska Kancelaria Brokerska oczekiwała wymiernych korzyści w dalszej perspektywie czasowej.

„Wykorzystując CRM Online osiągnęliśmy już takie cele jak wzrost satysfakcji klienta oraz uporządkowanie pracy w naszej Kancelarii. Chcemy dalej osiągać takie efekty, jak m.in. wzrost wydajności pracy o 30%, skrócenie czasu ofertowania o 50%, zwiększenie przełożenia szans sprzedaży na faktyczną sprzedaż o 30%, wzrost zyskowności poprzez selekcję klientów nierentownych oraz dalsze podnoszenie poziomu zadowolenia naszych klientów.” – mówi Paweł Janczak, Prezes Zarządu, Polska Kancelaria Brokerska.

Już teraz pracownicy Kancelarii odczuwają liczne korzyści w związku z wprowadzeniem i użytkowaniem nowego systemu, w tym m.in.:
  • Uporządkowanie informacji i lepszy dostęp do danych na temat klientów ułatwia lepsze dopasowanie ofert do indywidualnych oczekiwań klienta i zwiększa szanse sprzedaży.
  • Automatyzacja rutynowych czynności zapewnia określony standard wykonania i pozostawia więcej czasu na bardziej twórcze zadania.

  • Narzędzia dedykowane automatyzują formalności i rozliczenia z ubezpieczycielami.

  • Możliwość korzystania z aplikacji za pomocą narzędzi mobilnych zapewnia dostęp do istotnych w danym momencie informacji biznesowych poza obrębem biura.

  • Moduły analityczne pozwalają na bieżąco kontrolować wyniki realizowanych działań, co umożliwia podejmowanie ważnych decyzji biznesowych na podstawie realnych danych.

  • Zaawansowane przepływy pracy poprawiają komunikację wewnątrz firmy i organizację pracy.

  • Przypisanie poszczególnym pracownikom konkretnych zadań sprawia, że czują się oni autorami sukcesów firmy.

Planowana jest dalsza rozbudowa systemu. Kancelaria ma zamiar wdrożyć narzędzia raportujące, wspierające procesy zarządcze oraz poszerzyć rozwiązanie o nowe funkcjonalności wspierające bezpośrednią sprzedaż ubezpieczeń.

Referencje
„O wyborze systemu zadecydowała przede wszystkim jego elastyczność i skalowalność pozwalająca na dopasowanie go do konkretnych potrzeb. Ważna okazała się także możliwość jego modyfikacji wraz z rozwojem firmy. Planujemy ciągły rozwój systemu w kwestiach raportowo-zarządczych oraz poszerzanie zakresu funkcjonalności o takie rozwiązania jak usługi wspierające sprzedaż u naszych klientów.”– mówi Paweł Janczak, Prezes Zarządu, Polska Kancelaria Brokerska.

„Bardzo często pracujemy poza biurem. Wdrożony system umożliwił nam dostęp do ważnych informacji poza jego obrębem za pomocą mobilnych urządzeń – tabletu, laptopa czy smartfona. Co więcej, system pozwolił na integrację obszarów działania firmy, takich jak likwidacja szkód, sprzedaż, księgowość, ofertowanie, prognozowanie, rozliczanie pracowników oraz na integrację z już działającymi u nas systemami.”– dodaje Andrzej Ziemichód, Dyrektor Handlowy, Polska Kancelaria Brokerska.

„Wprowadzono również rozbudowane przepływy pracy i system powiadomień. Zaawansowane narzędzia pozwoliły na analizę działań pracowników, w tym określanie liczby wykonywanych przez nich czynności i zadań, czy też nakładu pracy na rzecz klienta w stosunku do wyników z obsługi. Dzięki narzędziom analitycznym możemy przygotować sprzedaż i wyznaczać dalsze cele, analizować je, wyciągać wnioski z wyników, rozliczać sprzedawców z ich pracy oraz kontrolować zadania i zarządzać nimi poprzez ustalanie priorytetów.” – podsumowuje Paweł Janczak, Prezes Zarządu, Polska Kancelaria Brokerska.

Microsoft Dynamics
Dynamics jest integralną częścią Microsoft, oferującą szeroki zakres zintegrowanych rozwiązań biznesowych dla rynku dużych i średnich przedsiębiorstw. Oferta firmy w tym zakresie obejmuje systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem (ERP) oraz systemy wspomagające zarządzanie relacjami z klientami (CRM). Rozwiązania te pomagają dużym oraz średnim przedsiębiorstwom w tworzeniu i ulepszaniu łączności z klientami, pracownikami, partnerami i dostawcami.

Głównymi produktami Microsoft Dynamics oferowanymi na rynku polskim są: Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV oraz Microsoft Dynamics CRM.

Aplikacje Microsoft Dynamics optymalizują strategiczne procesy biznesowe w organizacji, tj.: zarządzanie finansami, zasobami ludzkimi, łańcuchem dostaw i usługami, projektami, relacjami z klientami oraz e-handel, analitykę i produkcję.

Rozwiązania Microsoft Dynamics są sprzedawane przez sieć firm współpracujących – Partnerów, którzy posiadają wyspecjalizowane zespoły wdrożeniowe, szkoleniowe i serwisowe. Obecnie do sieci Partnerów Microsoft Dynamics na świecie należy ponad 4500 resellerów (VAR), integratorów systemowych, konsultantów, niezależnych dostawców oprogramowania (ISV), firm doradczych oraz dostawców zintegrowanych rozwiązań biznesowych i usług.

Ponad 305 000 firm i organizacji na całym świecie używa rozwiązań Microsoft Dynamics.

Więcej informacji na temat systemu Microsoft Dynamics: http://www.microsoft.com/poland/dynamics/

Solution Overview



Organization Size: 25 employees

Organization Profile
Polska Kancelaria Brokerska Sp. z o.o.

Business Situation
Firma zajmuje wysoką pozycję wśród firm z sektora ubezpieczeń. Obecnie ma swoje przedstawicielstwa w największych miastach Polski: Wrocławiu, Warszawie, Legnicy, Wałbrzychu, Opolu, Szczecinie, Katowicach, Kłodzku, Poznaniu, Olsztynie, Łodzi, Koszalinie i Rzeszowie.

Solution
Stale powiększające się grono klientów oraz rosnąca liczba zapytań ofertowych sprawiły, że Kancelaria zdecydowała się unowocześnić rozwiązania informatyczne. Wybór padł na platformę Microsoft Dynamics CRM Online pozwalającą nawiązywać, utrzymywać i rozwijać intratne relacje z klientami.

Benefits
  • Zaimplementowane rozwiązanie wspiera firmę w kluczowych obszarach jej działalności: bieżących kontaktach z klientami i ubezpieczycielami, sprzedaży produktów i usług ubezpieczeniowych oraz profesjonalnym doradztwie.

  • Aplikacja pozwala na dostęp do istotnych informacji przez urządzenia mobilne, takie jak smartfon, laptop czy tablet.

  • System ułatwia wykonywanie zarówno najprostszych, rutynowych czynności, jak i opracowywanie skomplikowanych analiz dotyczących strategicznych celów firmy.


Software and Services
Microsoft Dynamics CRM Online

Vertical Industries
  • Financial Services
  • Power & Utilities

Country/Region
Poland

Business Need
  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Enterprise Project Management
  • Mobility
  • Support and Services

IT Issue
  • Development
  • Document and Records Management
  • Hosted Messaging and Collaboration
  • Interoperability
  • Risk Analytics and Reporting

Languages
Polish

Partner(s)
SaaS Solutions Sp. z o.o.

RSS