4-page Case Study - Posted 9/19/2013
Views: 16
Rate This Evidence:

BAN Vlaanderen

Meer geslaagde deals bij Business Angels Network Vlaanderen door kwalitatieve communicatie

Overzicht
Land: België
Sector: Financiële dienstverlening

Uitdaging
Om de efficiëntie van het investeringsproces tussen de ondernemers en de business angels te verhogen, had BAN Vlaanderen nood aan een geïntegreerd informatiesysteem waardoor het zoeken en leveren van informatie over lopende dossiers binnen de organisatie en erbuiten, vlotter zou verlopen. BAN Vlaanderen krijgt jaarlijks een grote hoeveelheid aanvragen te verwerken, het komt erop aan om de kwalitatieve dossiers er snel uit te kunnen filteren.

Oplossing
Op vier maand implementeerde Bro Consulting een informatiesysteem voor BAN Vlaanderen, gebaseerd op Microsoft Dynamics CRM en Microsoft SharePoint. CRM zorgt voor een optimale interne samenwerking, SharePoint zit achter een portaalsite die toegankelijk is voor leden en ondernemers via www.angels4me.be.

Voordelen (onder elkaar)
  • Over elk dossier is steeds een actuele stand van zaken voor iedereen beschikbaar
  • Nieuwe registraties en andere informatie van de portaalsite komen onmiddellijk en vanzelf in het CRM-systeem terecht
  • Betere klantenservice door snellere en meer accurate info over dossiers
  • Intuïtieve beslissingen worden bevestigd door meetbare beslissingen
  • Betere interne processen
  • Hogere kwaliteit door dossiers die altijd up-to-date zijn
  • Software die continuïteit waarborgt

Meer geslaagde deals bij Business Angels Network Vlaanderen door kwalitatieve communicatie

BAN Vlaanderen wou meer systematiek in zijn interne werking, het team beter sturen en de communicatie tussen investeerders en ondernemers optimaliseren. Voornamelijk communiceren via meetings en mailverkeer volstond niet langer om informatie over lopende dossiers vlot en gelijktijdig te verspreiden aan iedereen.

Microsoft-partner Bro Consulting stelde voor om via Microsoft Dynamics CRM en Microsoft SharePoint de kwaliteit van de dienstverlening en de gegevensstromen te verhogen. Bij BAN Vlaanderen gebruikt het vijftienkoppig team Microsoft Dynamics CRM als interne tool om beter samen te werken. De directie gebruikt de software om het team aan te sturen. Microsoft SharePoint wordt gebruikt achter de portaalsite voor de leden en ondernemers.

Beide systemen zijn aan elkaar gekoppeld en wisselen informatie uit. Momenteel gebruikt een honderdtal leden de portaalsite; de bedoeling is om in de nabije toekomst de grote meerderheid van de 220 leden ermee te bereiken. Alle ondernemers die via BAN Vlaanderen naar investeerders zoeken, zijn verplicht om hun aanvraag en de opvolging van hun dossier via de portaalsite te doen.

*
* Elk jaar starten we met 600 dossiers, in 25 daarvan wordt door onze leden geïnvesteerd. Vanaf nu gaan we beter zien welke factoren ervoor zorgen dat dossiers al dan niet tot investeringen leiden. *

Reginald Vossen

*
Voor interne en externe communicatie

Reginald Vossen, algemeen directeur bij BAN Vlaanderen: “Voor de omschakeling naar de portaalsite kwamen leden en kandidaten voornamelijk in contact via persoonlijke ontmoetingen en mailverkeer. Dat zorgde voor interessante momentopnames, maar nadien werd het moeilijk om de actuele stand van de dossiers op te volgen. Nu kan men zich aanmelden via de portaalsite, de status van de dossiers volgen, aanvullingen en aanpassingen doorgeven. Via de afgeschermde site presenteren we nu alle ondernemingen die op zoek zijn naar financiering. Onze leden kunnen er bijvoorbeeld een wish list aanmaken.”

Aanvragen op de portaalsite komen vanzelf terecht in het nieuwe CRM-systeem van BAN Vlaanderen. “We controleren eerst de gegevens en wijzen dan het dossier toe aan een van onze medewerkers. We hebben er een heel taakgericht systeem van gemaakt”, aldus Reginald Vossen. “Elk nieuw dossier wordt als een apart project geregistreerd in ons CRM-systeem en gekoppeld aan contactinformatie en de dossierstukken.” De activiteiten van elk dossier zijn nu gecentraliseerd en steeds up-to-date. Die taken en ook de contactinformatie worden bijgehouden in Microsoft Dynamics CRM, alle documenten worden opgeslagen in Microsoft SharePoint. Iedereen met de juiste rechten kan die stukken online raadplegen op de portaalsite.

Reginald Vossen: “Bij het begin van dit IT-project hebben we de verschillende stappen geanalyseerd die een onderneming doorloopt bij het aanmelden. Die processen hebben we gevat in een workflow die nu via Dynamics CRM verloopt. De software maakt automatisch taken aan, die we altijd manueel kunnen wijzigen en aanvullen.”

“We organiseren bijvoorbeeld regelmatig zogenaamde matching events, waarbij telkens een zestal ondernemers hun investeringsdossier voorstellen aan de business angels. Op het evenement registreert de coördinator van BAN Vlaanderen de interesses. Die gegevens houden we bij in onze CRM-toepassing. Vervolgens gaat het dossier naar een dealmaker die ook alle stappen van de afhandeling bijhoudt. We hebben een veel beter zicht op onze werklast en de stand van de dossiers.”

Lokale leverancier
BAN Vlaanderen ging eerst op zoek naar bestaande software om dit project uit te voeren. Een Zwitserse software leek interessant, maar was eerder bedoeld voor fondsenbeheer. Een Amerikaans leverancier had een goede software, maar ze was in conflict met de Belgische wetgeving en de garantie op de privacy van gegevens was helemaal onvoldoende.

“We hebben dus beslist om een eigen informatiesysteem te laten ontwikkelen op basis van bestaande CRM-software”, zegt Reginald Vossen. “Via onze Raad van Bestuur zijn we terecht gekomen bij Bro Consulting en een andere potentiële leverancier. We hebben voor hen geen uitgebreid lastenboek opgemaakt, wel een soort high level scope, waarin we in grote lijnen omschreven wat we nodig hadden. Daarop kregen we eerste voorstellen en kozen we voor Bro Consulting. Ze zijn van start gegaan met een volledige procesbeschrijving.”

Bro Consulting heeft deze opdracht om verschillende redenen mogen uitvoeren. Reginald Vossen: “De aanbevelingen vooraf en het feit dat de ze deel uitmaken van een grotere groep gaven ons vertrouwen. We hebben ook heel duidelijk gekozen voor een systeem waarbij we zeker zijn dat alle gegevens veilig en alleen in België bewaard worden. We werken met cloudsoftware, maar dan wel in een zogenaamde private cloud op systemen die in België staan.”

*
* Dynamics CRM maakt automatisch taken aan, die we altijd manueel kunnen wijzigen en aanvullen. *

Reginald Vossen
*
Focus op kwaliteit en meetbare processen

Reginald Vossen: “We hebben als organisatie de beslissing genomen om heel sterk op kwaliteit te focussen, de kwantiteit was al aanwezig. Elk jaar starten we met 600 dossiers, in 25 daarvan wordt door onze leden geïnvesteerd. Vanaf nu gaan we beter zien welke factoren ervoor zorgen dat dossiers al dan niet tot investeringen leiden. We hebben nog andere zaken meetbaar gemaakt, terwijl dit vroeger eerder intuïtief gebeurde. De uitdaging bestaat erin onze capaciteit beter te gebruiken, het nieuwe systeem helpt ons efficiënter te werken. Enkele voorbeelden? De coördinator in Antwerpen krijgt elk jaar een 230-tal dossiers binnen. Hij kan dit nu zo snel mogelijk naar een 100-tal kwalitatieve dossiers herleiden. Een ander voorbeeld van efficiëntie: wanneer meerdere business angels interesse hebben in een bepaald dossier, maar slechts de helft daarvan kan aanwezig zijn op de meeting, blijven ze via de portaalsite nu toch even goed geïnformeerd.”

De overgang naar de portaalsite was vooraf goed gepland, de leden vonden de weg naar de site en de nieuwe manier van werken redelijk vlot. BAN Vlaanderen zorgde daar onder andere voor via een teasingcampagne en reclame via de BAN Academy waarna er meteen 40 leden aanmeldden. “Wie er deze zomer nog geen gebruik van maakt, mag zeker een bezoekje verwachten van onze coördinator”, lacht Reginald Vossen.

Vier intensieve maanden
“In februari dit jaar zijn we gestart met een analyse van het project, eind mei zijn we live gegaan. Het waren vier zeer intensieve maanden, ook voor de interne organisatie. Je moet toch een aantal mensen kunnen vrijmaken. Er was te lang terughoudendheid om aan een dergelijk project te beginnen, maar we zijn heel blij dat het er is. We hebben onszelf een spiegel moeten voorhouden en hebben ook veel bijgeleerd over onze eigen werking. Uiteindelijk is het de bedoeling om dankzij het nieuwe systeem meer deals te kunnen afwerken. Er is meer zicht op de verschillende processen en alle informatie is gecentraliseerd”, besluit Reginald Vossen.
Solution Overview



Organization Size: 25 employees

Organization Profile
BAN Vlaanderen is een netwerk tussen private investeerders (business angels) en startende of groeiende ondernemers die op zoek zijn naar risicokapitaal. De business angels bij BAN Vlaanderen brengen niet alleen geld in maar ook knowhow, ervaring en contacten.

Business Situation
Need of integrated information system

Solution
Microsoft Dynamics

Benefits
Continuity, Available for everyone, Automatisation, Better client support, measurable Roi

Software and Services
Microsoft Dynamics CRM 2013

Vertical Industries
Banking

Country/Region
Belgium

Business Need
Business Productivity

IT Issue
CRM

Languages
Dutch

Partner(s)
BRO Consulting

RSS