4-page Case Study - Posted 2/19/2014
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Lippens Grondwerken

Lippens Grondwerken: professionnalisme et efficience grâce à Dynamics NAV

Synopsis
Pays: Belgique
Secteur: construction

Défi

Les clients de Lippens Grondwerken exigent une réactivité toujours plus grande. Le fait que la société utilisait des logiciels d’administration et de comptabilité désuets et non intégrés rendait les choses toujours plus difficiles.

Solution

En tant que PME, la société de construction a opté pour le riche potentiel de Microsoft Dynamics NAV combiné au progiciel standard Astena Project Comfort, conçu pour le secteur de la construction. En choisissant cette solution standard, Lippens a pu l’utiliser immédiatement de manière efficace. Le déploiement du logiciel se fait progressivement, au rythme des priorités de la société.

Avantages
  • retour sur investissement accéléré, favorisé par la nature du produit
  • recherche de documents accélérée
  • image de professionnalisme
  • amélioration du service à la clientèle
  • plate-forme parée pour l’avenir
  • intégration avec Microsoft Office
  • meilleure gestion des coûts
  • informations partout disponibles
  • un seul système et un seul partenaire

L’entreprise de travaux Lippens Grondwerken (Lippens Terrassements) utilise Microsoft Dynamics NAV en guise de système central de gestion administrative. Son partenaire informatique Astena a installé l’Astena Project Comfort, version standard de Dynamics NAV qu’il a lui-même adaptée aux spécificités du secteur de la construction.

« Nous proposons Astena Project Comfort depuis déjà de nombreuses années », déclare Wim Vandesompele, directeur général d’Astena. « Les clients veulent de plus en plus de garanties et éviter les risques qui vont souvent de pair avec un projet ERP. Nous avons donc développé un produit standard. Dynamics NAV 2013 permet de ne pas utiliser des éléments dont on n’a pas besoin, ce qui rend le logiciel encore plus accessible pour de petites entreprises telles que Lippens Grondwerken. Lorsque l’équipe administrative ne compte que 5 personnes, il est en effet inutile d’automatiser certains processus, comme par exemple les procédures d’autorisation. »

Dynamics NAV représente un pas important de la professionnalisation de Lippens Grondwerken. Les anciens logiciels de comptabilité et d’administration avaient fait leur temps et n’étaient en outre pas intégrés. Il en résultait d’importantes pertes de temps dans la mesure où les collaborateurs devaient se rendre systématiquement dans les bureaux de leurs collègues pour demander des informations.

Un travail plus structuré

« Microsoft Dynamics NAV nous procure un système central où l’ensemble de nos employés de bureau peuvent rechercher eux-mêmes les informations », explique Markeen Lippens, gérante de la société. « Cela nous évite de devoir faire deux fois le même travail, en devant réencoder la même information. Chacun travaille ainsi de manière plus structurée et surtout identique. Notre intention est d’améliorer encore davantage la gestion de nos projets et de nos coûts. Ayant désormais une meilleure vision des choses, nous pouvons identifier les goulets d’étranglement plus aisément. Ce professionnalisme n’échappe pas aux clients potentiels. Nous sommes désormais en mesure de répondre plus vite et de manière plus précise aux questions d’un client ou d’un prospect. »

Bien plus qu’un logiciel comptable

A l’origine, la gérante de la société estimait qu’un système ERP serait surdimensionné et trop complexe pour une PME comme la sienne. « Nous n’étions pas convaincus à l’époque », déclare Marleen Lippens. « Toutefois, lorsque nous nous sommes mis en quête d’un nouveau logiciel comptable, nous nous sommes rendu compte que nous devions voir plus grand et que nous devions intégrer l’ensemble de nos processus administratifs. Cela nous a pris un certain temps pour réfléchir à la question et définir nos besoins. »

Un jour, ayant reçu d’Astena un mail l’invitant à participer à un séminaire Web sur Microsoft Dynamics, Marleen Lippens décida de s’y inscrire. « Ce genre de démo en-ligne est idéale: il n’est pas nécessaire de se déplacer et vous pouvez tout suivre de votre bureau. C’est un bon moyen pour collecter pas mal d’informations en quelques heures. » Après quelques échanges avec Astena, l’entreprise de construction décida de faire appel à cette société.
« Nous pouvons tirer parti des nombreuses possibilités d’une plate-forme qui s’intègre parfaitement avec notre environnement Microsoft existant et qui est adaptée à notre taille », explique Marleen Lippens. « Si nous le désirons, nous pourrons étendre plus tard le système et le faire évoluer au gré de nos besoins. D’autres logiciels destinés au secteur de la construction ne nous proposaient pas le même potentiel d’intégration, cette richesse de fonctionnalités et cette flexibilité. »

Débuts rapides, sans développement sur mesure

Lippens Grondwerken a donc choisi le progiciel Astena Project Comfort parce qu’il répondait à son attente. L’entreprise de construction a ainsi pu mettre son nouveau système ERP en oeuvre très rapidement. « Nous voulions éviter les développements sur mesure et rester le plus possible dans un cadre standard », souligne Marleen Lippens.

En choisissant un progiciel standard, Lippens Grondwerken a non seulement été opérationnel rapidement mais a également limité les risques d’implémentation. « Notre volonté est de fournir un produit prêt à l’emploi qui couvre la totalité des besoins d’une société de construction de petite à moyenne envergure », déclare Wim Vandesompele. « Cela nous permet de nous concentrer sur le déploiement du logiciel au sein de l’entreprise, ce qui garantit au CEO un retour sur investissement plus rapide et plus important. Nous constatons d’ailleurs que le marché des PME est très demandeur d’une telle approche et se montre de plus en plus réticent par rapport à la démarche classique qui exige souvent pas mal de développements sur mesure. »

Passerelle entre le business et l’IT

Il est parfaitement possible, tout en respectant le cadre de ces fonctions standard, d’adapter le progiciel aux processus spécifiques de chaque entreprise. « Il reste difficile pour nous de “traduire” le business en IT. Astena nous aide en la matière », explique Marleen Lippens. « Le fait que cette société ait de l’expérience à la fois en technologie et dans le secteur de la construction est pour nous une situation idéale. »

Mise en oeuvre progressive

Lippens Grondwerken procède à un déploiement progressif du logiciel ERP. La comptabilité fut la première à basculer vers le nouveau système. Sa mise en oeuvre et la formation des utilisateurs ont duré cinq jours. Lors de la phase suivante, ce fut au tour de la gestion de projets administratifs de passer à Dynamics NAV. Cette gestion de projets est relativement complexe et implique notamment de tenir à jour les chantiers et matériaux qui y sont utilisés. Ces données sont ensuite utilisées pour la facturation. « Les utilisateurs actuels sont d’ores et déjà enchantés », déclare Marleen Lippens. « A terme, nos anciens logiciels disparaîtront entièrement. Astena continuera de nous accompagner dans les étapes suivantes et supportera nos projets futurs. »

Projets futurs

A terme, Lippens Grondwerken envisage d’utiliser également Dynamics NAV pour l’enregistrement des temps de travail et la gestion de documents. L’intention est également d’intégrer dans le système ERP les bons de pesée du deuxième entrepôt, qui sont encore saisis manuellement, ainsi que les achats de carburant. A terme, les chefs de chantier pourront consulter à distance toutes les informations projet sur leur tablette.
« Nous nous sommes engagés dans un parcours de longue haleine et dans une modification de nos processus qui favorise le développement de notre entreprise », conclut Marleen Lippens.
Solution Overview




Business Situation
improve the helpdesk services

Solution
modernisation of software for a better and faster customer service

Benefits
professionality, productivity, better customer service

Software and Services
Microsoft Dynamics

Vertical Industries
IT Services

Country/Region
Belgium

Business Need
Customer Service Management

IT Issue
CRM

Languages
French

Partner(s)
Astena

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