2 page Case Study - Posted 4/12/2013
Views: 23
Rate This Evidence:

Bílovecká nemocnice, a. s.

Nemocnice v Bílovci přešla s poštou z Linuxu na Exchange, ušetří tak desítky tisíc ročně

Nemocnice v Bílovci je relativně malou nemocnicí nedaleko Ostravy. Má celkem 250 zaměstnanců, se kterými se snaží vytvořit takové prostředí, v němž léčba, přístup k pacientovi, komunikace s ním, respektování jeho potřeb a zájmů budou tvořit jednotu s kvalitou poskytované péče. A nemocnici se to skutečně daří, v roce 2009 byla v žebříčku Top Standard vyhodnocena jako nejlepší nemocnice v Moravskoslezském kraji. Pro dosahovaní skvělých výsledků je však velice důležitá také bezproblémová komunikace. Tu přinesl až přechod z Linuxového poštovního serveru Horde na Microsoft Exchange Server 2010.

Situace

Časté výpadky i chyby – to byl původní system
Nemocnice v Bílovci je poměrně malou nemocnicí, což do jisté míry determinuje i výši jejího rozpočtu na IT. Nemocnice se proto vždy snažila najít co nejvíce muziky za co nejméně peněz. Linux spolu s poštovním serverem Horde v tomto ohledu vypadal velice atraktivně. Nestál totiž ani korunu, tedy aspoň v pořizovacích nákladech. Horší to ale bylo už s údržbou. Ta je totiž u Linuxu poměrně náročná a jen za údržbu poštovního serveru nemocnice platila několik tisíc měsíčně. To ale nebyl jediný problém. Poštovní server zhruba v týdenních intervalech přestával fungovat a bylo nutné jej ručně restartovat, což způsobilo jeho zhruba desetiminutovou nedostupnost. Přepočteno na roční výpadky pak jeden celý pracovní den v roce poštovní server nefungoval. Navíc v poštovním serveru vznikaly i nemilé chyby. Konkrétně se některým uživatelům stávalo, že když poslali e-mail určený jednomu adresátovi, tak jej poštovní server svévolně doručil ještě několika dalším uživatelům, což nebylo vždy zcela žádoucí. Problémy s poštovním serverem byly ale i při přístupu k webovému rozhraní zvenčí, tedy přes internet a nikoliv z nemocniční sítě. Odezva serveru v tu chvíli byla totiž podstatně pomalejší, a to bez žádného zjevného důvodu. Tento problém se přitom nepodařilo vyřešit ani správcovské firmě.

Nekomfortní webové rozhraní zdržovalo od práce
Problémy s „bezplatným“ linuxovým poštovním serverem však měly i další rozměr. Uživatelské rozhraní z internetu nemělo úplnou českou lokalizaci, což uživatelům dělalo problémy. Webové rozhraní přitom využívá poměrně velká část uživatelů jako jediný nástroj pro přístup k e-mailům. Lékaři a staniční sestry totiž z důvodu úspor nemají k dispozici Microsoft Outlook. Díky nepřehlednému webovému rozhraní však uživatelé měli problémy s nastavením základních úkonů jako je automatické přesměrování pošty. Nastavení zprávy v nepřítomnosti pak nebylo možné vůbec. Velké problémy byly také s automatickým tříděním zpráv do podsložek, které fungovalo značně nespolehlivě. Uživatelé tak museli třídit zprávy často ručně. Ani vyhledávání nebylo vůbec ideální. Sdílení kontaktů a kalendáře pak nebylo k dispozici vůbec.

Řešení

Změna správce vyústila ve změnu poštovního serveru
Nemocnice v Bílovci celkově s daným poštovním řešením nebyla příliš spokojena. I kvůli některým problémům a nestandardnímu chování, které poštovní server vykazoval, se rozhodla změnit firmu, která systém spravovala. Nová firma však prohlásila, že s takto nakonfigurovaným systémem nemůže nic udělat, a že pokud se o něj má starat, musí proběhnout kompletní reinstalace, což by znamenalo další vynaložené náklady, které by stejně neodstranily elementární nedostatky poštovního serveru. Ve stejnou dobu navíc stávající fyzické servery morálně dožívaly a nemocnice plánovala pořídit nové. V červnu 2010 tak padlo rozhodnutí udělat radikální změnu a spolu s nákupem nových serverů přejít z Linuxu, který se příliš neosvědčil a byl finančně náročný na správu, na Microsoft Windows Server 2008 a Microsoft Exchange Server 2010 coby poštovní systém. Jeho webového rozhraní má totiž identický vzhled jako Microsoft Outlook 2010, který si jeho uživatelé v nemocnici pochvalovali (někteří se s ním ještě seznamují, spousta z nich zná nejlépe rozhraní, které je na seznam.cz, centrum.cz, gmail atp.).

Přínosy

Přechod na Exchange Server 2010 přinesl okamžité přínosy
Nemocnice v Bílovci na Exchange Server 2010 přešla už v srpnu 2010. Před jeho spuštěním proběhlo i krátké školení uživatelů webového rozhraní, pro které byla změna nejzásadnější. Proškoleni však byli i uživatelé Outlooku. Ti na první pohled viděli sice totéž, ale objevili se jim nové možnosti v oblasti sdílení kalendářů a hlavně sdílení kontaktůNavíc si nově mohli také nastavit zprávu v nepřítomnosti. Uživatelé se přitom na nový systém sami velice rychle adaptovali. Díky tomu, že vše bylo v češtině a díky velice přehlednému uživatelskému rozhraní s tzv. pásem karet (Ribbon) známým již z Office 2007 se uživatelé sami rychle naučili používat vše, co potřebovali. Oproti webovému rozhraní Horde byl přechod na webové rozhraní Exchange shodné s tím u Outlooku 2010 obrovským skokem kupředu. Uživatelé nyní mohou pomocí pravidel automaticky třídit zprávy do podsložek. Veškeré podsložky i pravidla nastavené ve webovém rozhraní se objeví i v Outlooku a naopak. Je možné vyhledávat podle celé řady kritérií a vyhledávání je přitom velice rychlé. Navíc zprávy je možné přehledně sdružovat do konverzací, což se velice rychle mezi uživateli stalo velmi využívanou funkcí. Zprávám je možné přidělovat data zpracování, uživatelsky nastavitelné barevné kategorie, atd. Práce s elektronickou poštou se tak, zejména pro uživatele webového rozhraní, stala podstatně rychlejší a efektivnější než dřív. Navíc je naprostou samozřejmostí, že e-maily chodí jen těm, komu jsou adresovány a poštovní server běží stále – tj. nezaznamenává žádné pravidelné výpadky jako dřív. Pomyslnou třešničkou na dortu je pak podpora pro push e-mail neboli automatickou okamžitou synchronizaci mobilního telefonu a Exchange Serveru, která se týká nejen elektronické pošty, ale také kalendáře, kontaktů, úkolů a poznámek. Tu zatím využívá jen několik málo uživatelů, kteří se častěji pohybují mimo kancelář.

Přechodem na placený Exchange nemocnice paradoxně ušetřila
I přes všechny funkce, které Exchange přinesl navíc i přes jeho podstatně propracovanější uživatelské rozhraní je přitom Exchange Server pro nemocnici paradoxně levnější, než byl „bezplatný“ Horde na Linuxu. U Exchange Serveru už totiž nemusí nemocnice platit desítky tisíc ročně někomu za údržbu. Exchange Server je prakticky bezúdržbový a případné aktualizace si server buď může instalovat sám anebo stačí jejich instalaci jedním kliknutím v administračním rozhraní Windows Server potvrdit. Celá údržba Exchange Server tak zabere pár minut měsíčně, což zvládne IT manažer nemocnice sám, bez nutnosti platit si správcovskou firmu. Navíc, díky vysoké spolehlivosti poštovního serveru má i tak IT manažer méně práce s poštovním serverem, než měl dřív. Finanční úspory z přechodu na Exchange Server se však projevují i nepřímo – a to ve vyšší produktivitě práce, a to zejména u těch uživatelů, kteří přistupují k elektronické poště prostřednictvím webového rozhraní. Práce se však zrychlila i těm ostatním, a to díky sdílení kontaktů, které dříve museli občas uživatelé dohledávat u svých kolegů. Celkově tak přechod na Exchange Server pro nemocnici znamenal zrychlení a zefektivnění komunikace, zejména uživatelům webového rozhraní přinesl zcela nové možnosti práce s elektronickou poštou a navíc nemocnici také ušetřil peníze za údržbu, které může nyní investovat do rozvoje IT.

*
* Přechodem z bezplatného Linuxového poštovního serveru na Exchange Server 2010 jsme ušetřili finance za správu serveru v řádu desítek tisíc korun ročně a zvýšili jsme spokojenost a produktivitu zaměstnanců. S Exchange Server 2010 už nemáme žádné výpadky jako dřív a jeho nové funkce i intuitivní webové rozhraní vysoce předčí předchozí pro uživatele nekomfortní řešení. *

Josef Šustek
IT manažer Bílovecká nemocnice, a. s.

*

Solution Overview



Organization Size: 250 employees

Software and Services
Microsoft Exchange Server 2010

Vertical Industries
  • Public Health & Social Services
  • Health Provider

Country/Region
Czech Republic

IT Issue
High Availability

Languages
Czech

Partner(s)
Amenit s. r. o.

RSS