4-page Case Study - Posted 3/28/2012
Views: 29
Rate This Evidence:

Stockholms universitet

Stockholms universitet sänker driftskostnaderna med 700 000 kronor

Stockholms universitet behövde en toppmodern samarbets- och kommunikationsserver för de 5 000 medarbetarna som ersättning för åtta olika e-postsystem. De tidigare lösningarna var dyra och tidsödande att hantera. Universitetet övergick till Microsoft Exchange Server 2010 som körs på maskinvara från HP. Vi ville utnyttja det nya systemets pålitlighet och nya funktioner som till exempel stöd för Microsoft Outlook. Det skulle kunna öka medarbetarnas produktivitet genom delade kalendrar och onlinebokningar. Implementeringen skedde utan driftavbrott under en helg, och personalen kunde börja jobba för fullt direkt efteråt. Universitetet minskar nu driftskostnaderna med 700 000 kronor jämfört med de tidigare systemen. Dessutom har universitetets miljömål uppnåtts genom att utrymme och energi sparas i datacentret.

Situation
Stockholms universitet har fler än 28 000 studenter och 5 000 medarbetare utspridda över fyra fakulteter och forskningsinstitut i andra delar av landet. Det gör det till ett av Skandinaviens största universitet. Universitetet rankas som ett av de 100 främsta i världen. Stockolms universitet är känt för sin framstående forskningsverksamhet. Det fick universitetsstatus 1960 och är Sveriges fjärde äldsta universitet.

Trots att det fanns ett centralt supportteam hade man under många år tillämpat en decentraliserad syn på informations- och kommunikationstekniken. Varje institution hade rätt att ta fram egna it-lösningar till personalen, inklusive lösningar med öppen källkod. Med åren hade detta resulterat i åtta olika e-postsystem – inklusive Microsoft Exchange Server 2007 och UNIX – för de fyra fakulteterna.

Den centraliserade avdelningen för it-support ville flytta mellan en och två medlemmar i teamet från e-postsupporten till mer avancerade arbetsuppgifter. It-chefen Lotta Ungerth, som hade erfarenhet från den privata sektorn, ansåg också att det var dags att erbjuda kollegorna på universitetsområdet bättre verktyg för kommunikation och samarbete för att öka produktiviteten.

- Vi hade problem med interoperabiliteten och programmens kompatibilitet i vårt befintliga e-postsystem. På grund av det var driftskostnaderna som debiterades de olika avdelningarna på universitetet mycket höga, och styrelsen hade uppmanat oss att sänka dem. Vårt mål var att inte ha någon nedtid över huvud taget – vi ville slippa att hela tiden ingripa när det UNIX-baserade e-postsystemet låg nere. Vi ville också minska energiförbrukningen i datacentret i linje med våra riktlinjer för miljömässig hållbarhet som tillämpas i alla upphandlingsprocesser, säger Ungerth.

Men år 2010 mötte universitetet ytterligare två utmaningar. För det första förändrades personalens sätt att arbeta och för det andra stod man inför avsevärda besparingsmål. 

- Våra kollegor ville ha ett tätare samarbete genom sina PIM-klienter (Personal Information Management) i Microsoft Outlook genom att kunna dela uppgiftslistor, kalendrar och få tillgång till verktyg för att boka konferensrum på nätet. Tidigare hade administratörer och akademisk personal huvudsakligen använt e-postsystemet för kommunikation och inte utnyttjat hela spektrumet av funktioner i Microsoft Outlook, kommenterar Ungerth.

Lösning
Stockholms universitet övervägde först ett e-postsystem från Dell, men efter ett möte med HP valde man att arbeta med HP/Microsoft Frontline Partnership. Beslutet tog bara två dagar att fatta och grundades på kostnadseffektiviteten och behovet av snabb implementering.

Universitet sökte en lösning som skulle vara enkel att få på plats och administrera, och som kombinerade driftsäker maskinvara från HP med de senaste Microsoft-programmen. För att ytterligare backa upp universitetet anlitade HP/Microsoft Frontline Partnership även det svenska företaget Caperio som är Microsoft LAR-auktoriserat (Large Account Reseller).

Inom ramen för Microsoft Campus-avtalet med Enterprise Client Access License (CAL) Suite förvärvade Stockholms universitet en extremt kostnadseffektiv lösning där den senaste versionen av den nödvändiga programvaran automatiskt finns tillgänglig. HP levererade tre stycken HP E5700-meddelandesystem, vart och ett med 80 terabyte lagringsutrymme och med kapacitet för upp till 6 000 postlådor.

HP E5700 erbjuder fullständiga och användningsfärdiga program från Microsoft Exchange Server 2010 som har förenklats för kontinuerlig användning. Varje användare får en postlåda på 2,5 gigabyte. Tidigare fanns ingen sådan begränsning, vilket skapade problem med det tillgängliga lagringsutrymmet.

HP E5700-paketet innehåller två licenser för operativsystemet Windows Server 2008 R2 Enterprise. Ungerth säger: ”Vi använder också skräppostmotorn i Microsoft Forefront Online Protection for Exchange.”

En anledning till att HP/Microsoft Frontline Partnership-erbjudandet var så intressant var att det går så snabbt att implementera tack vare den förkonfigurerade HP E5700-lösningen. Migreringen skedde under en enda helg för att undvika avbrott för användarna. Ungerth uppskattar att implementeringen tog hälften så lång tid som om de hade valt en annan leverantör.

Under utformnings- och implementeringsfaserna samarbetade Microsoft, HP och Caperio nära med universitetets interna team.

- HP/Microsoft Frontline Partnership har hjälpt oss att bredda vår teknikbas, vilket är särskilt viktigt med tanke på att vi gör allting inhouse utan några externa konsulter, säger Ungerth.

Fördelar
Stockholms universitet förbättrar personalens produktivitet med ett centralt hanterat meddelande- och samarbetssystem som använder Microsoft Exchange Server 2010 och maskinvara från HP. Det har en solid grund som går att utöka med fler kommunikationslösningar för universitetet, så att personalen får breddade valmöjligheter när det gäller arbetssätt. Universitetet minskar nu driftskostnaderna med 700 000 kronor jämfört med de tidigare e-postsystemen. Dessutom har universitetets miljömål uppnåtts genom att utrymme och energi sparas i datacentret.

Att spara 700 000 kronor hjälper universitet att uppnå besparingsmålen
De flesta högre utbildningsinstitutioner i Europa har krav på sig att sänka underhållskostnaderna där så är möjligt. Stockholms universitet är inget undantag, men genom att övergå till ett modernt system för kommunikation och samarbete investerar universitetet också i it-infrastruktur, med målsättningen att spara pengar i framtiden.

- Microsoft Exchange Server 2010 ger oss omedelbara besparingar på 700 000 kronor, och vi behöver inte längre debitera avdelningarna per användare. E-post är den primära tjänsten och den som våra kollegor inte kan klara sig utan, säger Ungerth.

Exchange Server 2010 är ett system som ger användarna hög tillförlitlighet
På universitetet upplever man att strukturen hos Exchange Server 2010 gör det möjligt att underhålla flera exemplar av en databas och tillhörande postlådor för ökad redundans. Med den nya miljön kan en server i systemet gå ner utan att det orsakar e-poststörningar, eftersom systemet korrigerar sig självt inom 30 sekunder.

Personalen blir mer produktiv med den nya meddelandeplattformen
Stockholms universitet har nu ett meddelandesystem som ger en hög nivå av tillgänglighet kombinerat med förenklad drift och stöd för lagringskapacitet till låg kostnad. De här funktionerna bidrar till att öka medarbetarnas produktivitet och förbättra kommunikationen inom hela universitetet.

Fakulteterna, personalen och administratörerna har fått nya meddelandeverktyg – som röstmeddelanden, snabbmeddelanden och Unified Messaging – till sitt förfogande. Och den universella inkorgen i Exchange Server 2010 levererar de här meddelandefunktionerna till praktiskt taget vilken enhet som helst. Medarbetarna kan också arbeta mer effektivt tack vare sökfunktionen för bland annat komplexa termsökningar som gör att det går snabbt att hitta meddelanden.

Plattformen kan utökas för att hantera framtidens tillväxtplaner
Universitets meddelandeinfrastruktur rymmer ytterligare 1 000 anställda och kapaciteten kan utökas för att klara universitets framtida tillväxtplaner.

- Att vi infört Exchange Server 2010 gör oss mycket mer energieffektiva. Som helhet är det ett mycket mer miljövänligt e-postsystem och det upptar mindre utrymme i datacentret, berättar Ungerth.

Förenklad hantering underlättar arbetsbördan för systemadministratörerna
Universitetets systemadministratörer är mer produktiva tack vare att de kan administrera lösningen via en säker webbportal. Deras arbete underlättas också av de förbättrade spårningsmöjligheterna och automatiseringsmöjligheterna som de fått i och med Exchange Server 2010. Även identitetshanteringen har underlättats.

- Den förbättrade och förenklade hanteringen med Exchange Server 2010 har gjort det möjligt för en till två it-anställda att jobba med andra viktigare projekt, säger Ungerth.

Microsoft Server-produktportföljen
För mer information om Microsoft Server-produktportföljen kan du besöka:
www.microsoft.com/servers/default.mspx

Syftet med denna fallstudie är endast att informera. MICROSOFT LÄMNAR INGA GARANTIER, VARE SIG UTTRYCKLIGA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, I DENNA TEXT.
Solution Overview




Organization Profile
Stockholms universitet är med sina 28 000 studenter det fjärde äldsta universitetet i Sverige och rankas som ett av världens 100 främsta universitet.

Business Situation
Universitetet saknade en gemensam plattform för meddelanden och samarbete för medarbetarna och det var dyrt och tidsödande att hantera åtta separata kommunikationssystem.

Solution
Inom ramen för HP/Microsoft Frontline Partnership införde Stockholms universitet Microsoft Exchange Server 2010 med operativsystemet Windows Server 2008 R2 på maskinvara från HP

Benefits
  • Minskar driftskostnaderna med 700 000 kronor
  • Erbjuder hög tillgänglighet
  • Ökar personalens produktivitet
  • Skalbar för att kunna utökas i framtiden
  • Underlättar arbetsbördan för systemadministratörer

Software and Services
  • Microsoft Exchange Server 2010
  • Microsoft Forefront Security for Exchange Server
  • Windows Server 2008 R2 Enterprise

Vertical Industries
  • Education
  • Higher Education

Country/Region
Sweden

Business Need
  • Business Productivity
  • Cost Containment
  • Corporate Software Licensing
  • Identity and Security
  • Support and Services
  • Environmental Sustainability

IT Issue
Personal Productivity

Languages
Swedish

Partner(s)
HP

RSS