2 page Case Study - Posted 4/18/2013
Views: 37
Rate This Evidence:

AT Computers, a. s.

Lync přinesl AT Computers náhradu ústředny i efektivnější spolupráci

Firma si zvolila Microsoft Lync, který jí nabídl všechny požadované funkce za o 40 % nižší cenu než druhá nejlevnější konkurenční nabídka. Lync navíc používala i řada jejích obchodních partnerů a zákazníků, se kterými firma spolupracuje.

Situace

Firma potřebovala nahradit digitální pobočkovou ústřednu, u níž výrobce ukončil podporu a kterou nebylo možné dále rozšiřovat. Zároveň také hledala náhradu pro instant messaging za Jabber a chtěla řešení pro unified messaging, které by posílilo spolupráci mezi zaměstnanci z pěti poboček v Česku a na Slovensku.

Stará ústředna už dosluhovala
Na začátku roku 2011 bylo hlavním impulsem k nasazení nového komunikačního řešení ukončení podpory stávající digitální pobočkové ústředny ze strany výrobce a nemožnost najít spolehlivého partnera, který by byl schopen zajistit dostatečnou správu a údržbu ústředny. S ústřednou byl navíc problém i v tom, že už nebylo možné ji rozšiřovat o další přípojky. V tu samou dobu se navíc firma potýkala ještě s jedním problémem – ve firmě se masivně rozšířil instant messaging na veřejné platformě ICQ. Firma však v rámci zachování bezpečnosti používala raději vlastní Jabber server, který však vyžadoval náročnou údržbu. Situaci v oblasti instant messagingu navíc komplikoval i fakt, že několikrát ročně docházelo ke změnám protokolu, které bylo nutné okamžitě promítat i do nastavení vlastního serveru. AT Computers se proto rozhodly vyřešit oba problémy najednou a začít hledat řešení pro unified messaging, které by navíc pomohlo firmě s pěti pobočkami ve dvou zemích kromě hlasové a textové komunikace začít používat v masovém měřítku i audio- a videokonference, a to nejlépe přímo z počítačů bez nutnosti dokupovat jakákoliv videokonferenční zařízení.

Řešení

Firma si zvolila Microsoft Lync, který jí nabídl všechny požadované funkce za o 40 % nižší cenu než druhá nejlevnější konkurenční nabídka. Lync navíc používala i řada jejích obchodních partnerů a zákazníků, se kterými firma spolupracuje.

Lync přinesl zcela nové možnosti za nejnižší cenu
Firma měla na začátku na výběr tři řešení – od původního dodavatele telefonní ústředny, od významného hráče v oblasti síťového hardware a od společnosti AutoCont, která firmě nabídla implementaci řešení pro unified communications Microsoft Lync, které sama úspěšně využívala. Právě Lync z těchto tří možností vycházel nejlépe. Nabídl totiž nejen o 40 % nižší cenu než druhé nejlevnější řešení, ale hlavně nabídl všechny funkce, které firma potřebovala, a to včetně klientské aplikace pro mobilní telefony a možnosti snadného propojení s celou řadou dodavatelů a zákazníků AT Computers, kteří už Microsoft Lync řadu let využívají. Microsoft Lync Server totiž nabízí možnost vzájemného propojení serverů jednotlivých firem tak, aby byla možná plnohodnotná komunikace nejen zaměstnanců v rámci jedné firmy, ale také mezi firmami. AT Computers si tak nakonec zvolily Microsoft Lync, a to nejen kvůli výhodné ceně, pokrytí všech funkcionalit, úzkému provázání s Microsoft Office a možnosti propojení s obchodními partnery a zákazníky, ale i díky tomu, že zde existovala garance dlouhodobé kontinuity a podpory ze strany výrobce. Nehrozila tak už, že by firma znovu investovala do komunikačního řešení, které by se po pár letech stalo nepoužitelné.

Přínosy

Jen úspora telefonních poplatků zaplatí celé řešení během tří let
Nasazení Microsoft Lync probíhalo v několika etapách. Ve spolupráci se společností AutoCont došlo nejprve k propojení Microsoft Lync Server se stávajícími telefonními čísly a tím i k postupné náhradě původní digitální pobočkové ústředny. Lync byl nasazován celkem v pěti etapách, a to nejprve v centrále v Ostravě a následně také v jednotlivých pobočkách v Praze, Brně, Bratislavě a Žilině. Díky tomu, že firma má celkem pět poboček ve dvou zemích, tak i když využívala levnější IP telefonii, tak na telefonních poplatcích byla nucena platit nemalé sumy. S nasazením Microsoft Lync do celé firmy však tato potřeba zcela zmizela, protože Lync umožňuje všechny hovory, včetně těch směrovaných na klasické telefonní číslo, přepojovat prostřednictvím datových sítí či internetu. AT Computers tak už za hovory mezi jednotlivými pobočkami a zeměmi nemusí platit ani korunu. Jen na úspoře telefonních poplatků a bez uvážení dalších přínosů by se tak investice do Microsoft Lync firmě vrátila během tří let.

Lync nahradil ICQ a přinesl propojení s partnery i zákazníky
Lync však měl na chod firmy daleko podstatnější pozitivní vliv než jen úsporu nákladů za telefony. Všichni zaměstnanci mají Lync k dispozici přímo ze svých počítačů prostřednictvím jednoduché klientské aplikace. Ta ukazuje i aktuální dostupnost, a to nejen uživatelů z AT Computers, ale také uživatelů od obchodních parterů a zákazníků, se kterými daný zaměstnanec komunikuje. Jediným kliknutím je tak možné se s nimi spojit prostřednictvím instant messagingu, hlasového hovoru anebo videokonference. Extrémně jednoduché je i sdílení obrazovky či konkrétního dokumentu.

To představuje oproti kombinaci ICQ a klasického telefonu, kterou firma využívala dříve významný kvalitativní posun. Drtivá většina zaměstnanců má u počítače připojená sluchátka s mikrofonem a telefonické hovory tak vyřizují přímo z počítače. Kdo chce, může využívat i klasického IP telefonu. AutoCont navíc systém nastavil tak, že příchozí hovor vyzvání paralelně na počítači i mobilním telefonu. V okamžiku, kdy je uživatel u počítače nedostupný, jsou všechny telefonické hovory přesměrovány přímo na jeho telefon.

Spolupráce uvnitř firmy se díky Lyncu zrychlila, pocítili to i zákazníci
AT Computers, coby firma využívající široké spektrum serverových technologií od Microsoftu, plně využila všech integračních možností, které Lync nabízí. Lync je tak přímo propojený s Active Directory a s Microsoft Exchange Serverem, odkud si bere aktuální informace o pracovním zařazení jednotlivých uživatelů, které pak zobrazuje přímo v klientské aplikaci a jejím adresáři. Uživatelé navíc přímo v Outlooku vidí u každého e-mailu aktuální informace o dostupnosti jeho odesílatele i jednotlivých adresátů. Pokud se tak chtějí například spojit s odesílatelem e-mailu a prodiskutovat dokument v jeho příloze, mohou tak učinit jedním kliknutím. Dalším kliknutím pak mohou daný dokument zobrazit na společné pracovní ploše a případně ho i společně upravovat. To má velice pozitivní vliv na zrychlení a zefektivnění spolupráce mezi zaměstnanci. Lync je však provázaný také s firemním intranetem na portálu Microsoft SharePoint. Na stránce každého oddělení je tak okamžitě vidět i aktuální dostupnost jednotlivých pracovníků. To výrazně přispívá i při řešení požadavků zákazníků. Pokud pracovník servisu potřebuje např. odborníka na SAN, může si velice rychle na intranetu zjistit, kdo mu s daným problémem může pomoci a kdo ze zaměstnanců je aktuálně k dispozici. Aktuální dostupnost jednotlivých specialistů se však zobrazuje i zákazníkům a uživatelům B2B portálu. Ten je postaven na technologii Microsoft .NET a využívá možností otevřeného přístupu ke službám Lync Serveru i pro aplikace třetích stran.

Mobilní klient dal obchodníkům do ruky efektivní nástroj pro komunikaci s produktovými specialisty
Lync znamenal také obrovský průlom v oblasti komunikace uživatelů na cestách. Kromě toho, že uživatelé notebooků mohou Lync využívat při připojení prostřednictvím libovolné WiFi či mobilní sítě, a to bez nutnosti připojovat se přes VPN, tak je Lync dostupný i přímo v mobilních telefonech. Tam jej masivně využívají zejména pracovníci oddělení obchodu. Ve firmě jsou nejrozšířenější mobilní platformy Android a iOS (iPhone), pro které jsou k dispozici plnohodnotní mobilní klienti. Ti podporují jak instant messaging, tak informace o aktuální dostupnosti jednotlivých uživatelů a nabízejí i jejich adresář. Pokud tedy obchodník například sedí na schůzce se zákazníkem, který mu položí nějaký technický dotaz např. na blade servery od konkrétního výrobce, může si obchodník přímo v mobilním telefonu vyhledat, kteří zaměstnanci AT Computers se na tuto oblast specializují, kteří z nich jsou aktuálně dostupní a buď jim položit textový dotaz anebo je rovnou telefonicky kontaktovat. Obchodníci jsou tak díky klientské aplikaci pro mobilní telefony nyní schopni operativně řešit i odborné dotazy a požadavky klientů.

V plánu je rozšíření Lyncu na oblast školení a online konferencí pro obchodní partnery
Nasazení Microsoft Lync výrazně zefektivnilo a zlevnilo komunikaci a celkovou spolupráci zaměstnanců AT Computers. Firma navíc už teď ve spolupráci s AutoContem plánuje další rozšíření Lyncu. Chce totiž začít pořádat na Lyncu online školení jak pro vlastní zaměstnance, tak i pro své obchodní partnery, kteří navíc v řadě případů taktéž využívají Lync. Vize firmy je taková, že jednotlivá zaměstnanecká i produktová školení by byla navíc ukládána v archivu a byla by tak kdykoliv dostupná i v budoucnu. To by přineslo jednak úspory např. na povinných školení BOZP a řidičů referentů, a jednak by to zlepšilo informovanost obchodních partnerů o produktech v nabídce AT Computers, což by mělo i pozitivní efekt na výši tržeb.

Hlavní přínosy řešení:

  • Náhrada nevyhovující telefonní ústředny
  • Náhrada nevyhovujícího řešení pro instant messaging
  • Úspora na telefonních poplatcích zejména za mezinárodní volání
  • Zpřístupnění nových komunikačních nástrojů všem zaměstnancům, zejména audio- a videokonferencí
  • Přímé propojení s obchodními partnery a zákazníky využívajícími Lync
  • Neustálý přehled o aktuální dostupnosti zaměstnanců na intranetu, v mobilních telefonech, v Outlooku a v aplikaci Lync
  • Možnost okamžité komunikace nad konkrétními dokumenty, včetně online spolupráce na jejich úpravách
  • Rychlý přístup obchodníků k produktovým specialistům přímo prostřednictvím aplikace v mobilním telefonu
Solution Overview



Organization Size: 250 employees

Software and Services
Microsoft Lync Server 2010

Vertical Industries
IT Services

Country/Region
Czech Republic

Business Need
  • Unified Communications
  • Cost Containment

IT Issue
Hosted Messaging and Collaboration

Languages
Czech

Partner(s)
AutoCont CZ a.s.

RSS