2 page Case Study - Posted 10/22/2012
Views: 90
Rate This Evidence:

Aviapartner

Aviapartner bespaart geld met flexibele e-mail in de cloud

Voor de vervanging van zijn e-mailsysteem heeft Aviapartner gekozen voor Microsoft Office 365 met licenties op maat van de verschillende gebruikersprofielen. Het bedrijf spaart hierdoor geld terwijl het alle werknemers de meest geschikte e-mail- en communicatiediensten kan bieden om iedereen zo productief mogelijk te laten werken.


Uitdagingen

Aviapartner had het beheer van zijn e-mail al grotendeels uitbesteed om een hoge beschikbaarheid te garanderen en over een uniforme IT-infrastructuur te beschikken. De eigen e-mailservers waren ondergebracht bij een hostingbedrijf en ook het beheer van de toepassing en de helpdesk werd aan Cegeka toevertrouwd.

Met het einde van het hostingcontract in zicht, besliste Aviapartner om e-mail in de publieke cloud te overwegen. Omdat het een aantal bestaande beheerproblemen zou weg-werken, koos Aviapartner voor Office 365 van Microsoft. Cegeka migreerde de 2.400 mailboxen in minder dan twee maand tijd.

Elke medewerker heeft nu een online mailbox met een grote online archiefruimte van 25 gigabyte. Daardoor weet Aviapartner dat het e-mailsysteem altijd beschikbaar is en dat belangrijke archieven niet verloren zullen gaan.

Ook het gebruikersbeheer is sterk vereenvoudigd. In het alge-meen zijn de kosten voor e-mail verder naar beneden gegaan terwijl alle gebruikers over betere en handige software be-schikken, wat hun productiviteit positief beïnvloedt.


Oplossing

Luchthavenafhandelaar Aviapartner heeft veel wisselende teams in dienst die in luchthavens over heel Europa werken. "Een kleine helft van ons personeel, het vaste kantoorpersoneel, heeft een individuele mailbox. Hun communicatiebehoeften verschillen sterk van de medewerkers op de werkvloer die gedeelde mailboxen op een gedeelde pc-infrastructuur gebruikten waarmee ze e-mailberichten van
*
* Wij wilden een e-mailservice die rendabeler en flexibeler was. *

Toon Martens
Chief Information Officer
Aviapartner

*
de vliegmaatschappijen ontvingen", zegt Toon Martens, Chief Information Officer bij Aviapartner. Omdat het aantal grondmedewerkers schommelt volgens de seizoensdrukte op de luchthavens, moest het IT-departement van Aviapartner voortdurend mensen toevoegen en schrappen van de e-mailservice. "Dat was tijdrovend werk dat soms een hele dag in beslag kon nemen", aldus Dominiek Derhore, IT Service Manager bij Aviapartner.

Om iedereen zoveel mogelijk met dezelfde software te laten werken, besteedt Aviapartner de hosting van zijn software en de helpdesk uit aan Cegeka. Ook de e-mail op basis van Microsoft Exchange Server 2003 was uitbesteed aan een extern hostingbedrijf. Alle medewerkers van Aviapartner gebruikten dezelfde e-mailsoftware, namelijk Microsoft Office Outlook en Microsoft Outlook Web Access, ongeacht hun functionele behoeften. "Elke inbox was maximaal twee gigabyte groot, zodat vele medewerkers eigen archiefbestanden aanmaakten", zegt Dominiek Derhore. "Wanneer zij dan kopieën en back-ups van hun archiefbestanden op onze servers plaatsten, vergrootte dat de druk op ons netwerk en zorgde dat voor extra opslagkosten. Wanneer ze hun archiefbestanden alleen opsloegen op hun eigen pc's, dan konden we die bestanden niet beveiligen."


Voordelen

Flexibele licenties

Aviapartner begon uit te kijken naar een andere e-mail-service met flexibele licenties, bij voorkeur een oplossing in de publieke cloud om de investering zo laag mogelijk te houden. "We zagen af van Google Apps for Business omdat we alle werknemers een gelijkaardige en gebruiksvriendelijke interface wilden geven", zegt Martens. Aviapartner koos uiteindelijk voor Microsoft Exchange Online, een van de diensten uit Office 365.

Het contract, getekend in december 2011, omvatte 1.100 Exchange Online mailboxen en 1.300 mailboxen van de specifieke dienst Exchange Online Kiosk. "Met Exchange Online kregen we bovendien een ogenblikkelijke upgrade naar de laatste versie van Microsoft Exchange Server zonder te moeten investeren in nieuwe servers", zegt Martens. De meeste werknemers met Exchange Online zijn hun Microsoft Office Outlook blijven gebruiken, inclusief e-mail, kalender, contactpersonen en eventueel een persoonlijk archief. Ze kunnen ook kiezen voor Outlook Web Apps, een online versie van Outlook waarin onder meer de recent geïntroduceerde functie Conversation View beschikbaar is. Die functie laat berichten in hun context zien. Synchronisatie tussen mobiele toestellen en Exchange Online is standaard inbegrepen, ook voor gebruikers van Exchange Online Kiosk. Werknemers met Exchange Online Kiosk gebruiken nu Outlook Web Apps.

De IT-mensen van Aviapartner wisten dat de werknemers die overschakelden naar Exchange Online Kiosk een aanpassingsperiode nodig zouden hebben om te begrijpen hoe de nieuwe versie beter beantwoordde aan hun behoeften. "Het is niet alleen een kwestie van technologie", zegt Derhore. "Change Management mag niet worden onderschat. De migratie was zorgvuldig gepland in diverse fases en onze IT-mensen stonden op verschillende locaties klaar om ondersteuning te geven."

Lagere kosten voor betere service

Sinds de overgang naar Office 365 heeft Aviapartner zijn IT-kosten verlaagd door zijn e-mail en communicatiediensten af te stemmen op de behoeften van verschillende groepen werknemers. "Office 365 gaat over het optimaliseren van onze IT-uitgaven", zegt Martens. "We kregen een up-to-date en flexibele e-mailservice voor minder kosten. Dat is goed voor onze exploitatiecijfers.”
Aviapartner herzag de functiebeschrijvingen van zijn werknemers en evalueerde hun e-mailvolume en werkgewoonten om hen de e-mailservice te geven die ze nodig hadden. "Met Office 365 hebben we de flexibiliteit om onze IT-investeringen accuraat toe te wijzen, wat betekent dat we meer waarde per gebruiker krijgen", aldus Derhore. "We hebben beduidende besparingen gerealiseerd tegenover vroeger."

Aviapartner heeft een nu private cloud in het datacenter van Cegeka voor de eigen bedrijfssoftware in combinatie met een publieke cloud voor de e-mail. Dit hybride model maakt de vlotte IT-service mogelijk die deze snel groeiende luchthavenafhandelaar nodig heeft.

Snelle installatie, eenvoudig beheer

Aviapartner moest Office 365 installeren in minder dan twee maanden, vooraleer zijn contract met het hostingbedrijf afliep. "We waren onder de indruk hoe snel Cegeka erin slaagde om 2.400 mailboxen te migreren", zegt Martens. "Technisch verliep de migratie zeer vlot, er was bijna geen enkele onderbreking voor de werknemers op geen van de luchthavens."

Het IT-departement was ook blij om te zien hoe snel Aviapartner tijdelijk personeel kan toevoegen binnen Office 365. "De helpdesk bij Cegeka kan gebruikers aansluiten in een periode van minuten in plaats van een dag", zegt Derhore."Daardoor kunnen we onze wisselende personeelsbezetting gemakkelijk aanpassen en zijn nieuwe medewerkers onmiddellijk productiever."

Nu de werknemers een mailbox van 25 gigabyte hebben, zijn de lokale archieven (Outlook Data Files) niet langer nodig. Elke gebruiker kan zijn e-mailberichten indelen tussen een doorzoekbare mailbox en een persoonlijk archief. De online software Outlook Web Apps is sterk verbeterd, wat het rendement van de gebruiker ten goede komt. "Mensen zijn gewoon aan mobiele toegang tot hun mailboxen. We zijn tevreden dat Microsoft ook de gebruikers van Exchange Online Kiosk toegang zal geven tot mobiele synchronisatie", zegt Martens. "Dit voordeel toont nogmaals aan dat we met Office 365 de juiste keuze gemaakt hebben."


This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.
Solution Overview



Organization Size: 6000 employees

Organization Profile
Aviapartner levert afhandelingsdiensten aan meer dan 250 luchtvaartmaatschappijen en 32 luchthavens in Europa. Ze dragen bij tot een aangename reiservaring voor meer dan 30 miljoen passagiers per jaar. Aviapartner doet ook vrachtafhandeling voor circa 1 miljoen ton vracht elk jaar. De diensten van Aviapartner omvatten check-in en ticketing, bagagebehandeling, laden en lossen van vliegtuigen, klaarmaken van vluchtdocumenten, gewichtsberekening, opslag en in- en uitvoerdocumenten.

Software and Services
  • Microsoft Office 365
  • Exchange Online

Vertical Industries
Logistics

Country/Region
Belgium

Languages
Dutch

Partner(s)
Cegeka

RSS