4-page Case Study - Posted 3/12/2012
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Cámara de Comercio de Valencia

Saving up to 30 percent in costs due to the online Cloud services

La Cámara Oficial de Comercio Industria y Navegación de Valencia contaba, desde hace una década, con un entorno Lotus Notes como sistema de colaboración y correo electrónico que a día de hoy ya no satisfacía sus necesidades. Este organismo buscaba un sistema más flexible, con mayores funcionalidades y, sobre todo, que permitiera ahorrar costes y aumentar la productividad.

Tras analizar las distintas opciones del mercado, los responsables de la Cámara decidieron apostar por Office 365 para beneficiarse de su modelo de pago por uso, que les supone un ahorro de hasta el 30%, y de todas las funcionalidades de Office 365 como Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online y Office Web Apps en la Nube).

Situación

La Cámara de Valencia es un organismo que representa, promociona y defiende los intereses del comercio, la industria y la navegación de la provincia de Valencia. Con un claro papel dinamizador de la economía regional, la Cámara fomenta la innovación y la adaptación de las empresas a las nuevas tecnologías, apoyando a los emprendedores y ayudando a que las empresas sean más modernas, competitivas y productivas.

Para su trabajo diario, la Cámara disponía de un entorno Lotus Notes como sistema de colaboración y correo electrónico con las funcionalidades más características de esta solución: correo, agenda, contactos, bases de datos (gestión de salas y recursos, gestión medioambiental, documentación técnica, gestión del contratante y noticias) y mensajería instantánea.

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* Apostamos por Office 365 por el precio tan asequible y por su modelo de pago por uso. Así, el coste de la tecnología no es un problema: pagamos por lo que usamos y podemos prever los gastos cada mes *

Carlos de Cózar,
Director de Sistemas de la Cámara de Valencia

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La herramienta era utilizada tanto en su versión cliente como en su versión online por todo el personal de la Cámara (sede central, escuela de negocios y delegaciones), en total, 145 usuarios. La infraestructura se soportaba en servidores virtuales alojados en la sede central, y existían 145 buzones de personal de la Cámara, 150 genéricos, así como listas de distribución.

Todo este despliegue, si bien había satisfecho las necesidades de la Cámara durante muchos años, la coyuntura económica y los nuevos requerimientos surgidos como consecuencia de la actividad diaria de este organismo, llevaron a sus responsables a plantearse un cambio a principios del año pasado. “Nos planteamos dar un paso adelante, ir más allá con nuestro sistema de colaboración y correo electrónico no solo para adaptarnos a los tiempos que corren, económicamente hablando, sino para poder contar con funcionalidades que no teníamos con Lotus Notes y que son fundamentales para nosotros, como la videoconferencia y las reuniones online”, dice Carlos de Cózar, Director de Sistemas de la Cámara de Valencia. “Queríamos implementar un modelo más flexible y con mayores funcionalidades que nos permitiera ahorrar costes, aumentar la productividad del personal y eliminar gastos de mantenimiento de las infraestructuras en nuestra casa, y que al mismo tiempo, nos ofreciera una mayor integración con las herramientas de trabajo habituales (Word, Excel y Power Point), así como la posibilidad de acceder desde cualquier lugar a través de Internet (OWA)”, añade.

Solución

Tras estudiar las distintas opciones existentes en el mercado, entre ellas la oferta de Google, a mediados de 2011 decidieron confiar en Microsoft e implantar Office 365 como sistema de mensajería, colaboración, gestión documental e intranet bajo sistema Cloud. “Apostamos por Office 365 por los precios tan competitivos que tiene y por su modelo de suscripción (pago por uso). De esta forma, el coste de la tecnología ya no es un problema, sabemos que pagamos por lo que necesitamos y usamos y podemos prever los gastos mensualmente”, asegura el responsable TIC de la Cámara.

Pero no solo el factor coste tuvo que ver en la decisión. El hecho de contar con un fabricante como Microsoft supuso un plus a la hora de dar el paso. “Con Microsoft nos aseguramos tener la tecnología de última generación”, añade de Cózar. La hoja de ruta del producto, por un lado, y la ventaja de contar con el despliegue y soporte de un partner local como Amauta, terminaron de convencer al responsable TIC de la Cámara.

En este sentido, de Cózar destaca el papel de Amauta, con quien dice haber contado en todo momento: “Siempre han estado con nosotros. Ellos han sido el piloto en este viaje a la Nube y nos han proporcionado los medios de transporte más adecuados para llevarlo a cabo con éxito”.

En cuanto a la elección de la Nube, de Cózar señala: “Estamos convencidos del sistema Cloud. Ahora más que nunca, en estos tiempos de crisis, la flexibilidad, los costes ajustados y el poder acceder desde cualquier dispositivo y lugar, son un valor añadido”. Además, añade, “el pago por uso es una tendencia clara en el mercado”.

Una vez tomada la decisión, los responsables de Amauta, en estrecha colaboración con la Cámara, comenzaron la implantación de Office 365: Microsoft Exchange Online (correo, contactos, agendas, etc.) Microsoft SharePoint Online: (colaboración, gestión documental intranet, etc.), Microsoft Lync Online (presencia, mensajería instantánea, reuniones en tiempo real, etc.) y Microsoft Office Web Apps en la Nube.

Así, de forma escalonada durante un periodo de tres meses, llevaron a cabo la migración: configuración del entorno Office 365 para operatividad total de usuarios, buzones, genéricos, etc., migración de los buzones del sistema Lotus Exchange Online mediante el denominado Weekend Express o migración de fin de semana; creación de los buzones genéricos; migración de los contactos departamentales y de las distintas bases de datos de Lotus a SharePoint Online (recursos, documentación técnica, etc.); configuración y operatividad de la solución para el envío y recepción de faxes de manera electrónica que sustituyera al disponible en ese momento (Extrafax); creación de una colección de sitios intranet en SharePoint Online con funcionalidades extrapolables a cualquier departamento; finalmente, la configuración y operatividad de los puestos móviles, entre los cuales había iphone, Android y Windows Mobile.

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* Con Office 365 estamos seguros de que tendremos acceso a la información que necesitamos estemos donde estemos e independientemente del dispositivo con el que nos conectemos *

Carlos de Cózar
Director de Sistemas, Cámara de Valencia

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Precisamente en lo que al acceso se refiere, el Director de Sistemas TIC de la Cámara explica que con Office 365 los usuarios entran en el sistema a diario tanto desde PCs, como desde portátiles, escritorios virtuales y terminales móviles con distintos sistemas operativos, y que todos funcionan correctamente, sincronizando agendas, contactos y emails. “Con Office 365 estamos seguros de que tendremos acceso a la información que necesitamos estemos donde estemos e independientemente del dispositivo con el que nos conectemos”.

En lo que a la formación se refiere, tanto de Cózar, como Carlos Truyenque, Director General de Amauta, coinciden en señalar la sencillez de la misma y la ausencia de costes añadidos. “Como cualquier cambio, el usuario necesita adaptarse, pero dado que el entorno es Windows, el usuario de Cámara ya está muy habituado a utilizar este tipo de sistemas”, indica de Cózar.

Beneficios

Aunque la implantación de Office 365 se ha hecho con vistas al futuro, a día de hoy son muchos los beneficios que ya son una realidad, como por ejemplo, una evidente reducción de costes: además del ahorro que supone pagar únicamente nueve euros al mes por usuario, la Cámara de Comercio también ha experimentado notables ahorros que llegan hasta el 30%, al eliminar el servicio Webex, tres servidores virtuales, software antispam, eliminación de licencias para estos servidores, eliminación de licencias Extrafax, y eliminación del mantenimiento de estas infraestructuras, es decir, tiempo del personal TIC.

En lo que a productividad y colaboración se refiere de Cózar señala, por ejemplo, que “la colección de sitios intranet que antes no teníamos están funcionando muy bien tanto para la gestión de recursos (salas, proyectores, etc.) como para el día a día del departamento de Sistemas (contactos compartidos, documentación técnica, etc.)”, lo cual redunda en una mayor colaboración y, por ende, una mejora en la productividad.

“También nos ha sorprendido gratamente el control del spam que realiza Exchange Online a través de FOPE (Forefront Online Protection for Exchange) desde los servidores de Irlanda. Casi el 90% del correo que nos llega es spam y Outlook lo elimina, con lo que nos ha liberado de una herramienta interna que teníamos antes y, por ende, nos ha dejado libre el ancho de banda, ya que ahora todo el spam se quedan en los servidores de Microsoft y no consumen nuestras líneas de comunicaciones”, asegura de Cózar.

A todo ello, según el responsable TIC de la Cámara, hay que añadirle una administración sumamente sencilla y una gran flexibilidad para darse de alta o de baja de cualquier servicio en cuestión de minutos.

Por todo ello, y también por su experiencia, sus apuestas en el presente y su visión de futuro, el directivo de la Cámara se muestra convencido de seguirán contando con Microsoft como aliado tecnológico.

Ahorro de costes (pago por uso).

Mayor productividad.

Flexibilidad e integración.

Alta disponibilidad.

Seguridad integral.

Administración TI simplificada.

Microsoft Office 365

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This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.
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