2 page Case Study - Posted 11/13/2013
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Excelsior Hotel Ernst

5-Sterne-Hotel geht neue Wege der Kommunikation

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* Unsere jüngeren Arbeitnehmer schätzen die neuen Technologien. Auch hier gilt es für uns, stets innovativ zu bleiben und Mitarbeiter zu fördern. *

Henning Matthiesen
Geschäftsführender Direktor Excelsior Hotel Ernst

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Das Hotelwesen ist eine traditionsbewusste Branche. Einerseits. Andererseits setzen Hotels längst moderne IT-Technologie ein. Das fängt beim E-Mail-System an, geht über die Dateiablage mit sensiblen Kreditkartendaten und Anbindung an Reservierungssysteme bis hin zu Warenwirtschafts- und Kassensystemen.

Eine weitere Herausforderung sind die zunehmend „digitalen Gäste“. „Von einem Fünf-Sterne-Hotel erwartet man einen bestimmten Komfort, auch im Hinblick auf die IT-Ausstattung“, bestätigt Henning Matthiesen, Geschäftsführender Direktor Excelsior Hotel Ernst. „Das ist ein Weg, den unser Haus, das gerade sein 150. Jubiläum feierte, und unsere 200 Mitarbeiter mitgehen müssen.“

Partner mit Branchen-Wissen

Wegbereiter sollte die ADDAG GmbH & Co.KG sein, die seit mehr als sieben Jahren mit der IT-Strategie des Excelsior Hotel Ernst betraut ist. Das IT-Haus arbeitete eine zeitgemäße Strategie für die IT-Infrastruktur aus, welche die Modernisierung der Arbeitsplätze umfasst und mobile Endgeräte für Gäste einbindet.

Als Rückgrat waren Microsoft Windows Server 2012 R2 und Windows 7-Clients gesetzt, da das Hotel bislang gute Erfahrungen mit Microsoft-Lösungen gemacht hatte. Für die E-Mail-Lösung kamen zwei Varianten in Betracht: Microsoft Office 365 mit Exchange Online oder eine Kombination von Office 2013 mit Google Mailsystem. Die Wahl fiel auf Office 365. „Von Microsoft erhalten wir eine Lösung aus einer Hand – von der Software über die Hardware bis hin zu Partner ADDAG, der das Hotelwesen von der Pike auf kennt“,erläutert Matthiesen.

So übertrug das traditionsreiche Luxushotel im Frühjahr 2013 der ADDAG die Verantwortung für das Projekt und für die Funktionalität bis 2018. Nach nur sechs Monaten Planung stellt ADDAG die IT in vier Tagen um. In dieser Zeit musste der IT-Betrieb insgesamt nur 24 Stunden ruhen.

Die Basis für die IT-Infrastruktur bilden nun vier Windows Server 2012 R2, 55 Windows 7-Clients sowie zwölf Drucker. 20 Mitarbeiter arbeiten mit Office 365 E1, das Exchange Online für E-Mail und gemeinsame Kalender bereitstellt. Zudem lassen sich mit SharePoint Online virtuelle Arbeitsräume und Datenablagen einrichten. Weitere 47 Mitarbeiter erhalten Office 365 E3, das zusätzlich die komplette Desktopversion von Office 2013 mitbringt. Damit konnte das Hotel im Zuge der Umstellung auch die Office-Versionen aktualisieren.

Tablets für die digitalen Gäste

Auf Empfehlung von ADDAG stimmte Matthiesen zu, Microsoft Surface einzuführen: „Unsere Gäste wollen die Technologien möglichst unkompliziert nutzen. Das Surface ermöglicht es uns, ihnen die Services unseres Hauses über eine App nahe zu bringen.“Die Gäste können das Surface kostenlos nutzen und sich über Apps der Tagespresse wie der FAZ oder der SZ über das Tagesgeschehen informieren. Für Geschäftsreisende bietet sich die Möglichkeit, Surface zum Arbeiten im Hotel zu verwenden, über die Cloud kurz die Mails abzurufen oder das korrigierte Dokument des Kollegen zu finalisieren.

IT-Arbeitsplatz in traditioneller Umgebung

„Office 365 ist als Cloud-Lösung von überall aus abrufbar und plattformunabhängig“, erläutert Stephan Viehoff, Leiter des Systemhauses ADDAG GmbH&Co.KG. Damit erhalten die externen, international tätigen Vertriebsmitarbeiter von überall Zugriff auf aktuelle Unterlagen, Fotos und Broschüren – ob mit PC, Laptop oder Tablet.

„Begeistert sind die Mitarbeiter auch von den neuen Office-Funktionen“,sagt Mattiesen. „Durch die Statuseinstellung in Outlook sehen sie nun, ob der zuständige Kollege gerade am Platz ist oder in einer Besprechung und nicht gestört werden möchte.“Veranstaltungen lassen sich nun leichter planen und umsetzen. Alle Aufgaben und Zuständigkeiten der verschiedenen Abteilungen im Hotel sind in einem Funktionssheet in SharePoint hinterlegt, das je nach Veranstaltung leicht 15 bis 20 Seiten umfasst. Ändert sich etwas, wird es sofort im SharePoint eingetragen und alle involvierten Mitarbeiter erfahren es fast zeitgleich. Auch die Abstimmung mit den Gästen hat sich vereinfacht. Mit mobilen Geräten erfassen die Mitarbeiter die Wünsche der Gäste, beispielsweise für die Ausstattung der Zimmer, gleich vor Ort.

„Insbesondere unsere jüngeren Arbeitnehmer schätzen die neuen Technologien“, sagt Matthiesen. „Sie wollen auch am Arbeitsplatz die Tools nutzen, die sie aus dem privaten Bereich kennen. Auch hier gilt es für uns, am Puls der Zeit zu bleiben und in die Bindung unserer Mitarbeiter zu investieren.“

Als nächster Schritt ist die Einführung von Lync geplant. Webkonferenzen und Instant Messaging sollen die Kommunikation zwischen externen Vertriebsmitarbeitern und Kollegen im Stammhaus weiter vereinfachen. Zudem will das Hotel seine Daten in SharePoint Online auslagern, um die Zusammenarbeit weiter zu verbessern.



Diese Fallstudie dient ausschließlich Informationszwecken. MICROSOFT GIBT IN DIESER ZUSAMMENFASSUNG KEINE AUSDRÜCKLICHEN ODER STILLSCHWEIGENDEN GARANTIEN AB.

Solution Overview



Organization Size: 67 employees

Organization Profile
Das Excelsior Hotel Ernst ist das einzige Mitglied der Leading Hotels of the World in Köln und gehört der Selektion Deutscher Luxushotels an. Es beherbergt 142 Zimmer und Suiten und blickt auf eine 150 Jahre lange Geschichte zurück. Unter dem Motto „Tradition & Innovation“ wird die Verjüngung des Grandhotels kontinuierlich vorangetrieben.

Software and Services
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Azure
  • Microsoft Exchange Server
  • Windows Server 2012

Vertical Industries
Other - Unsegmented

Country/Region
Germany

Languages
German

Partner(s)
ADDAG GmbH & Co.KG

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