4-page Case Study - Posted 8/28/2013
Views: 199
Rate This Evidence:

MT Højgaard A/S

Byggegigant optimerer forretningsgange med Office 365

Situation:
MT Højgaard er som alle andre i byggeindustrien udfordret af intens konkurrence. Dertil kommer lange tilbudsperioder og efterfølgende byggeprojekter. Byggebranchen har traditionelt brugt relativt færre penge på IT end andre brancher, men nu har MT Højgaard valgt at gå imod strømmen og tage en visionær tilgang til IT. De vil bruge IT som et af midlerne til at optimere alle forretningsgange fra tilbud over projektering og produktion til aflevering og ibrugtagning. Og dermed mindske spild og nedbringe omkostninger.

Det første skridt på rejsen har været at implementere en mobil- og cloud-baseret strategi.

I mange år har Lotus Notes været den primære platform for emailkommunikation, men løsningen har vist sig at være for dyr og kompleks i vedligeholdelse og drift. Derfor har MT Højgaard efterspurgt en sikker løsning i skyen, som er let at skalere, billig at vedligeholde og brugervenlig. Samtidig ønsker virksomheden fremadrettet at gøre medarbejderne mobile, således at de kan arbejde og være effektive fra en hvilken som helst smartphone eller tablet og med en platform, der er let at tilgå på farten.

*
* Mobilitet er vigtig, og vores medarbejdere skal kunne arbejde, når og hvor de har behovet. Vi ønsker derfor en moden infrastruktur og enkel platform, som giver os nem adgang til systemer og langt større diversitet i brugen af smartphones og tablets. *

Kerny Ustrup
IT-direktør
MT Højgaard

*

Solution:
I 2012 begyndte IT-direktør Kerny Ustrup at se på muligheder for at realisere visionen om en fuldt integreret, skalerbar og fleksibel IT-understøttelse, der udover bedre og mere værdiskabende services samtidig medvirkede til at reducere omkostningerne.

Et af de første fokusområder var fremtidens måde at arbejde på – nemlig med information og kommunikation ved fingerspidserne og fra en hvilken som helst enhed. MT Højgaard valgte at gøre op med gammeldags pc’er og vpn-opkoblinger og i stedet realisere en cloud-baseret mobilunderstøttelse af kommunikation og samarbejde. Valget af Office 365 blev truffet i januar 2013 efter en grundig analyse, og løsningen giver besparelser på it-budgettet, hvormed den økonomiske investering er tjent ind inden for 1 ½ år, mens de ’bløde’ fordele giver positive resultater allerede fra starten.

I dag er 2000 faste medarbejdere i virksomheden brugere af Office 365. Flere brugere i virksomhedens datterselskaber samt freelancere og timeansatte håndværkere bliver næste skridt i implementeringsprocessen, således at alle medarbejdere og partnere benytter samme platform. Med Office 365, Lync og fremadrettet SharePoint får medarbejderne glæde af en fælles platform for mail, kalender, kommunikation og intranet.

Udover Office 365, er MT Højgaard begyndt at anvende den sociale virksomhedsnetværkstjeneste Yammer som samarbejdsværktøj. Yammer bruges både til kommunikation og videndeling mellem en række lukkede og åbne grupper. I dag er ca. 300 medarbejdere tilknyttet Yammer, men Kerny Ustrup forudser at antallet vil stige markant i takt med introduktionen af MT Højgaards social media strategi samt det faktum at nye, yngre medarbejdere kommer til, og eksisterende medarbejdere oplever gevinsterne ved at kunne samarbejde og kommunikere via Yammer.

IT-direktøren ser det som afgørende, at IT er tæt på forretningens behov og medvirker til at skabe vækst i virksomheden. Derfor har han valgt en model, hvor repræsentanter fra hele forretningen i fællesskab beslutter, hvad IT-budgettet skal bruges på. Således sikrer MT Højgaard, at IT skaber værdi og udnyttes optimalt. Ifølge Kerny Ustrup bør IT-afdelingen primært være en troværdig rådgiver for forretningen og altid være værdiskabende. Hans mission er at effektivisere og konsolidere leverancer og processer samt reducere forbruget på ikke-værdiskabende services. Med andre ord: Standardisere og simplificere.

Benefits:
Business casen har som udgangspunkt været ’ligegyldig’ for beslutningen om skiftet til Office 365, da det strategiske sigte omkring mere mobilitet og en løsning i skyen har været vigtigst. Men faktum er, at business casen har vist sig at være positiv. Det er dokumenteret, at MT Højgaard kan reducere omkostningerne ved hjælp af Office 365. Office 365 har således vist sig at være et både billigere og mere funktionelt alternativ.

De største gevinster ved platformsskiftet har dog været forbedringen af mobiliteten samt muligheden for at kunne skalere op og ned uden at skulle gennem tidskrævende og omkostningstunge processer, da løsningen er abonnementsbaseret og dermed er nem at skalere til flere eller færre brugere. Og netop muligheden for at kunne skalere op og ned er vigtig i byggebranchen, hvor forretningen skal være agil i forhold til at skrue op og ned for ressourcer alt afhængig af, om der i en pågældende periode er mange projekter.

De næste gevinster kommer når MT Højgaard begynder at udnytte SharePoint til intranet, deling af dokumenter samt får omlagt forskellige applikationer til den nye platform.

Andre fordele ved løsningen er, at single sign-on i fremtiden giver nem adgang til alle systemer fra alle enheder. Brugeroplevelsen er med andre ord bedre. Dertil kommer, at selve migreringen forløb uden problemer, og medarbejderne har haft nemt ved at tilpasse sig den nye platform. I overgangsfasen har MT Højgaard da også brugt meget energi og mange ressourcer på at uddanne superbrugere, lave introduktionsvideoer og i det hele taget gøre det nemt for medarbejderne at skifte platform. At de fleste så kender til Microsoft og Office fra deres hjemme-pc eller tidligere, har kun gjort overgangsfasen lettere.

Solution Overview




Organization Profile
MT Højgaard er en af Nordeuropas førende bygge- og anlægsvirksomheder. Opgaverne omfatter projektering, opførelse og renovering af anlæg, broer, boliger og erhvervsbygninger. Virksomheden har hovedkontor i Danmark, dækker hele landet og har fokuserede internationale aktiviteter. MT Højgaard omsætter for 7 mia. kr. om året og har 4.700 medarbejdere.

Business Situation
MT Højgaard har været udfordret af intens konkurrence, dårlig risikostyring og for lave dækningsgrader gennem de sidste tre år. I understøttelse af virksomhedens turnaround har IT-direktøren lavet en vision for, hvordan IT kan bidrage til at optimere forretningsprocesser ved at give medarbejderne nem adgang til systemer samt gøre dem mobile.

Solution
MT Højgaard har valgt en cloud- og mobil-strategi, hvor første skridt på rejsen har været at udskifte den eksisterende Lotus Notes platform med Office 365 til alle medarbejdere.

Benefits
  • Dokumenterede besparelser på IT-budgettet
  • Færre systemer og mere integrerede processer
  • Mulighed for skalering
  • Mobiladgang fra enhver pc, smartphone eller tablet
  • Brugervenlighed, der gør det nemt at anvende systemer og enheder på projekterne

Software and Services
Microsoft Office 365

Vertical Industries
  • Heavy Construction
  • Architecture, Engineering & Construction

Country/Region
Denmark

Business Need
  • Business Productivity
  • Enterprise Project Management
  • Business Agility

Languages
Danish

RSS