2 page Case Study - Posted 3/15/2013
Views: 26
Rate This Evidence:

PORTALMEDIA production agency, s. r. o.

Office 365 přinesl Miss Princess of the World úspory i nové možnosti

Společnost PORTALMEDIA production agency, která už 10 let každoročně organizuje v 50 zemích světa mezinárodní soutěž krásy Miss Princess of the World se rozhodla přejít na Microsoft Office 365. Původně u AutoContu hledala řešení pro videokonference, ale Office 365 jí nabídl mnohem víc. S Office 365 tak nyní ušetří čas, peníze, získá atraktivní porotce z nejrůznějších zemí a získá kvalitnější soutěžící pro světové finále.

Insert into case study

Mezinárodní soutěž s kořeny v   Česku

Mezinárodní soutěž Miss Princess of the World existuje již 10 let. Samotná soutěž se koná v 50 zemích světa a je provozována formou franšízy. V únoru se koná první oficiální mezinárodní akce zvaná Miss na sněhu a v první polovině roku pak probíhají v jednotlivých zemích národní finále, ze kterých z každé země vzejde miss a dvě vicemiss.

Do celosvětového finále Miss Princess of the World pak postupuje jen jedna z těchto tří dívek, právo výběru má právě organizátor finále na základě jejich jazykových znalostí, skutečného vzhledu i na základě toho, zda třeba příslušná dívka získá vízum pro vstup do země, kde se koná finále. S ohledem na to, že soutěž probíhá i v poměrně exotických zemích, včetně třeba Afriky a Karibiku přitom právě tyto organizační formality mohou působit nečekané problémy. Organizace celé soutěže je proto nesmírně náročná, zejména pak na komunikaci s jednotlivými partnery, organizátory národních kol i jednotlivými členy týmu, kteří hodně cestují.

Rok příprav, 50 zemí a tisíce e-mailů

Aby mohl na konci září proběhnout finálový večer Miss Princess of the World, musí všechny organizační práce začít už rok předtím. Soutěž naplno vytěžuje 10 zaměstnanců, přičemž na finálový večer si organizátor najímá dalších až 250 brigádníků. Komunikace s jednou zemí zahrnuje přibližně 500 e-mailů ročně, celkem si jich tak PORTALMEDIA s organizátory národních kol ročně vymění na 25 000. Problém byl však v tom, že při komunikaci s mnohdy exotickými destinacemi docházelo k tomu, že přibližně pětina e-mailů nedorazila tak, jak měla. Potíže nastávaly i při výměně mnohamegabajtových fotografií dívek a problém se opakovaně vyskytl i v tom, když finalistka deklarovala, že umí perfektně anglicky a ve skutečnosti neuměla ani slovo, což komplikovalo organizaci i její účast na finálovém večeru. Samostatnou kapitolou byla také komunikace s více než stovkou partnerů konference. Od každého z nich je přitom kromě základních právních a účetních dokumentů potřeba získat všechny podklady potřebné pro přípravu veškerých marketingových materiálů jako jsou loga, odkazy na webové stránky a podklady do tištěných propagačních materiálů. Velké množství komunikace a výměny dokumentů navíc probíhá i mezi jednotlivými členy organizačního týmu. Firma proto začala v roce 2011 hledat nějaký nástroj pro olehlivou elektronickou komunikaci, sdílení informací a pro videokonference, který by jí pomohl vyřešit problémy s komunikací s jednotlivými zeměmi a pomohl by ji předem ověřit skutečné jazykové dovednosti a skutečný vzhled vítězek národních kol. Proto se také obrátila na jednoho z dlouholetých partnerů Miss Princess of the World – společnost AutoCont.

AutoCont přišel s  řešením všech problémů najednou

Pro řešení problémů s komunikací navrhl AutoCont využít čerstvě uvedenou novinku Office 365 a komplexní řešení pro textovou, hlasovou a videokomunikaci Lync Online. Záhy se přitom ukázalo, že PORTALMEDIA by přišly vhod i ostatní součásti Office 365. Situace s 20 % ztracených e-mailů byla totiž pro firmu už neúnosná a výměna dokumentů a fotografií přes e-mail byla neuvěřitelně zdlouhavá a zbytečně zatěžovala členy realizačního týmu. Exchange Online proto nahradil stávající poštovní řešení s tím, že ředitelé národních kol získali uživatelské účty přímo na Exchange Online. Tím se automaticky předešlo jakýmkoliv stávajícím problémům s nedoručováním pošty. SharePoint Online zase pomohl vyřešit výměnu dokumentů i rozměrných fotografií a v příštím ročníku také výrazným způsobem zjednoduší práci při zajišťování aktuálních obrazových a textových podkladů od partnerů soutěže. Ti totiž nově získají přístup k SharePoint Online úložišti, kam budou mít za úkol do předepsaného termínu uložit všechny aktuální podklady. Případná změna názvu firmy, grafické podoby loga, či úprava v doprovodném textu apod. už tak nebude muset zbytečně zatěžovat. Office 365 se navíc uplatnila i přímo v soutěži. V rámci PC disciplíny na finále Miss Princess of the World měly soutěžící za úkol vyplnit a odeslat znalostní dotazník umístěný na týmovém webu na SharePoint Online, stáhnout si z týmového webu svoji fotografii a poslat ji prostřednictvím Outlook Web App na předepsanou e-mailovou adresu.

Lync Online otevřel nové možnosti

Insert into case study

Nejzajímavější funkce však přinesl Lync Online – nástroj pro videokonference a hlasovou komunikaci. Ten totiž otevřel organizátorům Miss Princess of the World zcela nové možnosti. Prostřednictvím videokonference si nyní mohou velice rychle ověřit skutečné jazykové znalosti vítězek všech 50 národních kol i její skutečnou podobu. Už se tak nebudou opakovat případy z minulosti, kdy organizátoři národního kola zaslali do PORTALMEDIA ne zcela přesné podklady k jednotlivým dívkám. Lync Online však přináší i další změny. Kupříkladu organizační tým bude nově pořádat porady online, a to dvakrát týdně. Doposud přitom porady mohly, i díky tomu, že prezident soutěže tráví velkou část roku v zahraničí, probíhat pouze dvakrát do měsíce. „Lync Online nám navíc částečně nahradí i telefony. Každý měsíc na nich ušetříme přibližně 35 000 Kč,“ uvedl Viktor Krča, prezident soutěže Miss Princess of the World. „Tím největším přínosem Lync Online jsou však nové možnosti, které nám pomohl otevřít. Už v rámci finálového večera Miss Princess of the World 2011 tak mohli do poroty vzdáleně zasednout porotci z Itálie, Spojeného království a Jihoafrické republiky. Příští rok pak počítáme s až 50 vzdálenými porotci, kteří budou nejen hlasovat, ale budou se také prostřednictvím živého vstupu moci účastnit finálového večera,“ dodal. PORTALMEDIA si navíc od Lync Online slibuje, že bude moci za přijatelné náklady přilákat divácky atraktivní porotce z řad celebrit. Vzdálená účast porotce, kdy musí být k dispozici jen tři hodiny u svého počítače, totiž vyjde nesrovnatelně levněji, než kdyby organizátor musel porotci zařizovat letenky 1. třídou, luxusní ubytování a ještě honorář.

Office 365 přinese úsporu nákladů i nové partnery

Office 365 proto přináší PORTALMEDIA výrazné časové úspory, zkvalitnění výběru finalistek Miss Princess of the World, výrazně efektivnější a rychlejší komunikaci, úspory v nákladech na cestování a jako „drobný“ bonus úsporu 600 000 Kč ročně v nákladech za telefony. „Tím nejpodstatnějším z přínosů jsou pro nás všechny ty změny, které budeme moci provést. Atraktivnější finalistky a mezinárodní celebrity ve vzdálené porotě připojené přes Lync Online totiž přilákají více partnerů a pomohou nám tak zvýšit i tržby a prestiž celé soutěže. Navíc, díky zefektivnění celé komunikace při organizaci soutěže, bude moci firma využít stávající personální kapacity na cílené oslovování nových těchto nových partnerů,“ uvedl Viktor Krča, prezident soutěže Miss Princess of the World.

Solution Overview



Organization Size: 50 employees

Software and Services
Microsoft Office 365

Vertical Industries
Other Services

Country/Region
Czech Republic

Languages
Czech

Partner(s)
AutoCont CZ a.s.

RSS